特級建筑集團合同交底及履約管理操作手冊

1、合同交底及履約管理操作手冊1 合同交底的重要性1.1 合同交底是項目部技術(shù)和管理人員了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護自身合法利益的依據(jù)。因此， 項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內(nèi)容，并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認識，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`。由于項目部成員知識結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，條款之間的聯(lián)系復(fù)雜，合同語言難以理解，因此難于保證每個成員都能吃透整個合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢必影響其在遇到實際問題時處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對項目部全體成員進行合同交底是必要的，特別是合

2、同工作范圍、合同條款的交叉點和理解的難點。1.2 合同交底是規(guī)范項目部全體成員工作的需要。界定合同雙方當(dāng)事人（業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商）的權(quán)利義務(wù)界限，規(guī)范各項工程活動，提醒項目部全體成員注意執(zhí)行各項工程活動的依據(jù)和法律后果， 以使在工程實施中進行有效的控制和處理，是合同交底的基本內(nèi)容之一，也是規(guī)范項目部工作所必須的。由于不同的公司對其所屬項目部成員的職責(zé)分工要求不盡一致，工作習(xí)慣和組織管理方法也不盡相同， 但面對特定的項目，其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求，必須用合同規(guī)范自己的工作。要達到這一點，合同交底也是必不可少的工作。通過交底，可以讓內(nèi)部成員進一步了解自己權(quán)利的界限和義務(wù)

3、的范圍、工作的程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位， 有效防止由于權(quán)利義務(wù)的界限不清引起的內(nèi)部職責(zé)爭議和外部合同責(zé)任爭議的發(fā)生，提高合同管理效率。1.3 合同交底有利于發(fā)現(xiàn)合同問題，并利于合同風(fēng)險的事前控制。 合同交底就是合同管理人員向項目部全體成員介紹合同意圖、合同關(guān)系、合同基本內(nèi)容、業(yè)務(wù)工作合同約定和要求等內(nèi)容。它包括合同分析、合同交底、交底的對象提出問題、再分析、再交底的過程。因此，它有利于項目部成員領(lǐng)會意圖，集思廣益，思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問題，如合同中可能隱藏著的各類風(fēng)險、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免因在工作過程中才發(fā)現(xiàn)問題帶來的措手不及和失控，同時也有

4、利于調(diào)動全體項目成員完善合同風(fēng)險防范措施，提高他們合同風(fēng)險防范意識。1.4 合同交底有利于提高項目部全體成員的合同意識，使合同管理的程序、制度及保證體系落到實處。合同管理工作包括建立合同管理組織、保證體系、管理工作程序、工作制度等內(nèi)容，其中比較重要的是建立諸如合同文檔管理、合同跟蹤管理、合同變更管理、合同爭議處理等工作制度，其執(zhí)行過程是一個隨實施情況變化的動態(tài)過程，也是全體項目成員有序參與實施的過程。每個人的工作都與合同能否按計劃執(zhí)行完成密切相關(guān)，因此項目部管理人員都必須有較強的合同意識， 在工作中自覺地執(zhí)行合同管理的程序和制度，并采取積極的措施防止和減少工作失誤和偏差。為達到這一目標(biāo)，在合同

5、實施前進行 詳細的合同交底是必要的。2、合同交底的步驟2.1 合同交底是公司合同簽訂人員和精通合同管理的專家向項目部成員陳述合同意圖、合同要點、合同執(zhí)行計劃的過程，通?？梢苑謱哟伟匆欢ǔ绦蜻M行。層次一般可分為三級，即公司向項目部負責(zé)人交底， 項目部負責(zé)人向項目職能部門負責(zé)人交底，職能部門負責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員交底。這三個層次的交底內(nèi)容和重點可根據(jù)被交底人的職責(zé)有所不同。2.2 公司合同管理人員向項目負責(zé)人及項目合同管理人員進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理，并解答項目負責(zé)人及項目合同管理人員提出的問題，最后形成書面合同交底記錄。2.3 項目負責(zé)人

6、或由其委派的合同管理人員向項目部職能部門負責(zé)人進行合同交底，陳述合同基本情況、合同執(zhí)行計劃、各職能部門的執(zhí)行要點、合同風(fēng)險防范措施等，并解答各職能部門提出的問題，最后形成書面交底記錄。2.4 各職能部門負責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點、合同風(fēng)險防范措施等，并解答所屬人員提出的問題，最后形成書面交底記錄。2.5 各部門將交底情況反饋給項目合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計劃、 合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險防范措施進行進一步修改完善，最后形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動。2.6 合同交底是合同管理的一個重要環(huán)節(jié)，需要各級管理和技術(shù)人員在合

7、同交底前，認真閱讀合同，進行合同分析，發(fā)現(xiàn)合同問題， 提出合理建議.避免走形式，使合同管理有一個良好的開端。3、合同交底的內(nèi)容3.1 合同交底是以合同分析為基礎(chǔ)、以合同內(nèi)容為核心的交底工 作，因此涉及到合同的全部內(nèi)容，特別是關(guān)系到合同能否順利實施的 核心條款。3.2 合同交底的目的是將合同目標(biāo)和責(zé)任具體落實到各級人員 的工程活動中，并指導(dǎo)管理及技術(shù)人員以合同作為行為準(zhǔn)則。3.3 施工合同簽訂并組織進場施工后 10天內(nèi)，經(jīng)營科長必須組 織經(jīng)營副科長、技術(shù)質(zhì)檢科長、材料科長、財務(wù)科長、項目經(jīng)理、生 產(chǎn)經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)、預(yù)算員、質(zhì)量員及項目主要管理人員進行合同交 底。3.4 合同交底一般包括以下主要內(nèi)

8、容：A）工程概況及合同工作范圍；B）合同關(guān)系及合同涉及各方之間的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任；C）合同工期控制總目標(biāo)及階段控制目標(biāo)，目標(biāo)控制的網(wǎng)絡(luò)表示及 關(guān)鍵線路說明；D）合同質(zhì)量控制目標(biāo)及合同規(guī)定執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序；E）合同對本工程的材料、設(shè)備采購、驗收的規(guī)定；F）投資及成本控制目標(biāo)，特別是合同價款的支付及調(diào)整的條件、 方式和程序；G）合同雙方爭議問題的處理方式、程序和要求；H）合同雙方的違約責(zé)任；I） 索賠的機會和處理策略；J） 項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題；K）合同風(fēng)險的內(nèi)容及防范措施；L） 合同文檔管理要求；M）其他有關(guān)內(nèi)容。3.5 分公司經(jīng)營科長在交底完后必須填寫合同交底記錄并由被交底人

9、員簽字。以使所有人員熟知合同的各項約定，指導(dǎo)、規(guī)范自己的管理行為，確保合同履約。4、合同履行檢查4.1 分公司經(jīng)營科每月對各項目合同履行情況進行檢查，檢查結(jié)果在檢查當(dāng)天錄入信息化管理之經(jīng)營管理模塊。市場經(jīng)營管理部定期對合同簽訂內(nèi)容是否與合同評審內(nèi)容相一致進行檢查。4.2 對于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，經(jīng)營科長及時召集分公司經(jīng)理、副經(jīng)理及相關(guān)職能部門人員進行評審，采取措施，并將解決方案在評審?fù)旰箐浫胄畔⒒芾碇?jīng)營管理模塊。如果分公司無法解決應(yīng)及時報市場經(jīng)營部解決。4.3 對合同履行過程中業(yè)主（工程發(fā)包方）的違約情況或違反合同的干擾事件，分公司經(jīng)營科長應(yīng)當(dāng)及時協(xié)助項目部查明原因，通過取證并按照合同規(guī)

10、定及時、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r。4.4 我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。4.5 我方收到對方的索賠（含違約、罰款）通知后應(yīng)當(dāng)及時與法律部取得聯(lián)系，認真研究并及時處理、答疑、舉證或提出反訴，力求與對方協(xié)商解決。有關(guān)人員收到對方的索賠報告后不得扣押或故意隱瞞，不得自作主張不經(jīng)集體討論進行私下處理。4.6 若在合同履行過程中出現(xiàn)對合同條款理解上的爭議，繼續(xù)履行將造成公司損失的，分公司及項目部應(yīng)當(dāng)及時分析并查明原因，提出解決辦法上報市場經(jīng)營部和法律服務(wù)部，并及

11、時與對方進行洽談，力爭達成補充協(xié)議。4.7 若在檢查過程中發(fā)現(xiàn)我方合同履行過程中出現(xiàn)問題，市場經(jīng)營管理部可建議工程副總、常務(wù)副總、總經(jīng)理召開專題會議研究解決方案，并報董事長審批。4.8 各級人員須嚴(yán)格履行合同條款，維護企業(yè)形象。如發(fā)生爭議，要積極尋求解決辦法，做到不卑不亢、堅持原則、有理有節(jié)。確實得不到解決，要及時向上級匯報。5、合同變更與解除管理規(guī)定5.1 依法成立的合同受法律保護，我方均不能擅自變更或解除。為維護本企業(yè)利益，確需我方主動提出變更、解除合同而無法定事由的，應(yīng)當(dāng)由經(jīng)營科長查明原因、提出意見，以書面形式報原合同評審人員進行評審并經(jīng)審核批準(zhǔn)后，再與對方協(xié)商，達成一致意見，簽署變更或

12、解除合同的書面協(xié)議。5.2 重大設(shè)計變更、功能變化、市場形勢及環(huán)境變化、業(yè)主無法履行合同所引發(fā)的變動，由分公司經(jīng)營科科長根據(jù)總公司評審意見與業(yè)主簽訂補充協(xié)議。5.3 變更、解除、撤銷合同系理由正當(dāng)且符合法律規(guī)定的，由分公司經(jīng)營科長負責(zé)上報市場經(jīng)營部及法律服務(wù)部，由有關(guān)部門按照法定程序?qū)贤M行變更、解除或撤銷。5.4 我方因故變更或解除合同，分公司經(jīng)營科長應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達成變更或解除合同的協(xié)議。5.5 變更、 解除系對方提出的，分公司經(jīng)理必須將這一情況及時上報市場經(jīng)營部，由市場經(jīng)營部會同法律服務(wù)部、經(jīng)營副總、常務(wù)副總、總經(jīng)理或董事長研究決定是否同意對方要求。5.6 我方在履行合同時遇有不可抗力或者其它原因無法履行合同時， 分公司經(jīng)營科長應(yīng)當(dāng)督促和協(xié)助項目部及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補救措施，減少損失。5.7 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，分公司經(jīng)營科長應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人全面履行合同，督促項目部收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向法律部、市場經(jīng)營部報告。6、合同終止與恢復(fù)6.1 在合同履行中由于甲方原因出現(xiàn)中止（包括工程停緩建）情形的， 分公