全宗卷規(guī)范xx

1、全宗卷規(guī)范及相關模板2014年4月一、范圍 本標準規(guī)定了全宗卷的編制原則、內(nèi)容構成、整理方法和基本格式。 本標準適用于各級各類檔案館和檔案室。二、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T 970588 文書檔案案卷格式GB/T 1296792 全宗單GB/T 1296892 檔案交接文據(jù)格式DA/T 1494 全宗指南編制規(guī)范DA/T 181999 檔案著錄規(guī)則

2、DA/T 12000 檔案工作基本術語DA/T 222000 歸檔文件整理規(guī)則三、術語和定義全宗卷： 定義：由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。 內(nèi)涵：全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的。是管理檔案的檔案。 通過全宗卷可以了解該全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況，可以了解該全宗管理過程的情況。它對于澄清事實、明確責任，保持檔案管理的連續(xù)性具有不可替代的作用。 四、全宗卷編制原則檔案館（室）應以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關文件材料。全宗卷中收集的文件材料應做到齊全、

3、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。全宗卷的整理應做到分類合理、方法科學、格式規(guī)范。簡單地說，就是以全宗為單位進行編制，收集材料要齊全、完整，整理要科學、規(guī)范。五、全宗卷的內(nèi)容構成1、 全宗（館藏）介紹類全宗（館藏）介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。2、 檔案收集類檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據(jù)及相關目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程說明材料等。3、 檔案整理類檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結等。4、 檔案鑒定類檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔

4、案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。5、檔案保管類檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破 損情況調查與修復（搶救）、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結、報告等。6、檔案統(tǒng)計類檔案統(tǒng)計類：檔案基礎統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，檔案工作統(tǒng)計分析材料等。7、檔案利用類檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。8、新技術應用類

5、新技術應用類：應用現(xiàn)代技術管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等。六、全宗卷的整理 全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預設的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時，及時進行整理組卷。 文件材料的排序文件材料的排序。以件為單位，按照全宗介紹類、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、新技術應用類的順序進行排列。 文件材料的編號文件材料的編號。在文件材料首頁上方的空白處進行編號。文件材料的編號由全宗號-件號兩部分組成。 編制文件材料目錄編制文件材料

6、目錄。其格式如下頁： 文件材料裝盒文件材料裝盒。全宗卷文件目錄 件號件號責任者責任者 題題 名名日期日期備注備注1XX局檔案室XX局全宗指南2013.03.01七、全宗卷的管理 保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一起保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。 檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時，應同時移交與該批移交檔案相關的全宗卷文件材料。附件：全宗卷部分基本項 全宗指南(全宗介紹) 組織機構沿革 大事記 檔案整理工作方案(三定方案) 檔案安全檢查記錄 檔案工作管理制度全宗指南(全宗介紹) 概念：全宗指南是向利用者介紹和報道全宗構成

7、者（立檔單位）及其所形成檔案的情況。 由組織機構沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡介和全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹三部分組成。 組織機構沿革組織機構沿革:由全宗構成者名稱、成立時間、主要職能、隸屬關系、全宗構成者主要負責人、內(nèi)部機構設置及各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。 全宗內(nèi)檔案情況簡介全宗內(nèi)檔案情況簡介:(a)檔案的數(shù)量及保管期限；(b)檔案的完整程度；(c)檔案的利用價值及鑒定情況；(d)檢索工具的配置情況；(e)檔案的整理情況。（有話則長，無話則短） 全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹:這是全宗介紹的重點內(nèi)容，應作較全面而具體的介紹。以文章敘述的形式，按檔案的實際分類體系結合問題介紹。沿革

8、簡介由全宗構成者名稱、時間、主要職能、隸屬關系、全宗構成者主要負責人、內(nèi)部機構設置及各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。 (a)名稱：全宗構成者名稱首次出現(xiàn)時應按全稱書寫，并將通用簡稱寫在全稱后面的圓括號內(nèi)。如：威海市人民代表大會常務委員會（威海市人大常委會）全宗構成者所有曾用名按其時間先后順序書寫在全宗構成者的沿革中。(b)時間：沿革應結合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關的時間應反映在全宗構成者沿革中。全宗構成者成立、合并、改組、更名和撤銷的時間；內(nèi)部機構設置及重要部門調整、增設、合并、更名、撤銷的時間；全宗構成者的上級主管機關變更的時間；其它所有反映全宗構成者重要活動的時間。(c)主要職能：包括全宗構成

9、者的性質特征、職權范圍，主要工作和任務。(d)隸屬關系：主要寫全宗構成者與其上級主管機關和與其重要的直屬下級機關的組織關系、業(yè)務關系。(e)全宗構成者負責人名錄：包括正、副職負責人姓名、職務、任職時間。(f)內(nèi)部機構設置及其各歷史階段演變情況：主要介紹內(nèi)設機構的名稱及其變化情況。(g)其它對全宗構成者有重大影響的事件或活動。 全宗內(nèi)檔案情況簡介全宗內(nèi)檔案情況簡介:(a)檔案的數(shù)量及保管期限：一般先介紹室藏檔案的總數(shù)（包括卷/件數(shù)和排架長度），再分別介紹各類檔案的數(shù)量，最后介紹保管期限的劃分情況。(b)檔案的完整程度：主要是說明庫存的各類檔案中，有無斷年、缺項、少頁等現(xiàn)象。(c)檔案的利用價值及

10、鑒定情況：一般先介紹各類檔案的利用情況（含人次、卷次、取得明顯效益的突出事例等），再介紹檔案的鑒定銷毀情況（包括鑒定時間、方法、結果、銷毀檔案的種類和數(shù)量等）。(d)檢索工具的配置情況：主要介紹室藏檔案檢索工具的種類、數(shù)量等。(e)檔案的整理情況：主要介紹室藏檔案的分類及各類檔案整理的基本方法。如果每一類檔案先后采用了不同的整理方法，也要一并交待（如，從何年開始實行文書檔案立卷改革，以單份文件為單位歸檔；從2007年開始所有檔案的保管期限由原來分為永久、長期、短期等改為永久、30年、10年等）。大事記 大事記是以時間為線索記載一個地區(qū)（或一個部門、一個專題）所發(fā)生的重大事件和重要活動的概要性資

11、料。 在整理編寫過程中，盡可能把握以下幾條： 一是真實準確。大事記是對于客觀史實的敘述，無論是時間、地點、還是事情的始末，必須查實出處，真正做到確鑿無疑。 二是記述合體。要把握“一條一事”、擇要而述、詳略得當?shù)仍瓌t。 三是文字簡明。用最精煉的文字講清事實即可，不加任何評說，不帶作者觀點，并盡可能地不用任何形容詞匯。 四是行文一致。重在史實，重在精當?shù)皿w，保持通篇文風一致和記述規(guī)范的基本一致。威海市XX局2012年大事記 3月7日，XXX局長出席在深圳召開的全國商業(yè)質量工作會議并做典型發(fā)言。檔案整理工作方案 室藏檔案的分類及各類檔案的整理方法 （含分類標識示意圖） 各類檔案的歸檔范圍、歸檔時間、

12、歸檔要求、保管期限。 檔案分類標識示意圖 永久 01文書檔案 30年 10年 0201貸款檔案02專業(yè)檔案 0202提取檔案 0203匯繳檔案03人事檔案 0401憑證04會計檔案 0402賬簿05聲像檔案 0403報表06實物檔案 錯例: 0301 履歷材料 0302自傳及屬于自傳性質的材料 0303鑒定、考核、考察材料 0304學歷和評聘專業(yè)技術職務材料 03人事檔案 0305政治歷史情況的審查材料 0306參加黨團組織的材料 0307獎勵材料 0308處分材料 0309反映職務、職稱、工資等方面材料 0310其他可供組織上參考的材料 檔案安全檢查記錄 檢查人員： 檢查日期： 年 月 日檔

13、案安全檢查記錄表檢查人員: 檢查日期: 年 月 日檢查項目檢查項目檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容檢查要求檢查要求檢查情況檢查情況整改措施整改措施一、檔案室安全情況防火滅火器是否正常運行，是否存在其它消防隱患防水是否有水管通過，管道是否有破裂，屋頂排水是否良好等防盜防盜門窗是否齊全，是否及時關閉，監(jiān)控是否正常運轉二、檔案保管保護情況防強光窗簾是否達到防光防紫外線要求防蟲/鼠是否放有驅蟲防霉藥防潮/防高溫檔案是否受潮、霉變，是否進行溫濕度測量記錄防塵是否有檔案裝具，是否清潔衛(wèi)生三、檔案實體安全檢查檔案數(shù)量檔案數(shù)量是否有缺失檔案質量盒內(nèi)檔案有無破損、缺頁、褪跡現(xiàn)象檔案工作的制度建設 檔案法第十三條規(guī)定：“各級各類

14、檔案館、機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度”各單位要依據(jù)檔案法律、法規(guī)、規(guī)章以及行政規(guī)范性文件，結合實際情況，建立、健全檔案工作制度。 為了促進檔案工作規(guī)章制度的落實，各單位對于一些需要全體工作人員周知并貫徹執(zhí)行的制度，應將其內(nèi)容以公告形式或展板形式張掛上墻。 檔案工作管理網(wǎng)絡圖 檔案人員崗位職責 檔案借閱制度 檔案保管制度 檔案保密制度檔案工作管理網(wǎng)絡圖（副）局長 王XX辦公室主任 李XX綜合檔案室 孫XX 業(yè)務科 政工科 財務科 下屬單位檔案人員崗位職責一、認真學習、宣傳、貫徹執(zhí)行檔案法以及國家和本地區(qū)有關檔案工作的法規(guī)、規(guī)章和行政規(guī)范性文件。制定、完善本

15、單位各項檔案工作制度。舉報、制止檔案違法行為二、監(jiān)督和指導本單位各部門文件的形成、積累、立卷和歸檔工作。三、集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案，即負責本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作。四、負責編制本單位檔案案卷目錄、全引目錄等檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，做好檔案利用服務工作。五、依法、按期、保質保量地完成向國家檔案館移交檔案的工作。六、監(jiān)督和指導本單位所屬機構做好檔案工作。七、定期參加有關檔案專業(yè)知識及相關管理知識的培訓，組織或承擔本單位業(yè)務培訓工作。八、接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導與檢查，積極組織參加檔案行政管理部門布置的各項活動。檔案借閱制度一、本單位工作人員因公需要借閱檔案時，須

16、履行借閱登記手續(xù)，借閱涉密檔案須經(jīng)主管領導批準。二、外單位人員因特定事宜借閱相關檔案，須持單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)有關領導審核、同意后，履行借閱登記手續(xù)。三、社會公眾持有效證件，經(jīng)審核同意并辦理登記手續(xù)，可以借閱法律規(guī)定應當予以公開的相關檔案。四、查檔者可在閱覽室里查閱。如有特殊情況需要外借時，經(jīng)領導批準方可借出，但必須在二天內(nèi)交還，延長時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。五、查檔者須愛護檔案，嚴禁勾劃、涂改、損毀、抽取、拆散檔案，嚴禁摘錄、公布或轉借檔案，以保證檔案的完整與安全。六、檔案管理人員在工作中要做到主動、熱情，調檔及時、準確。對歸還檔案要進行認真細致的檢查，核對無誤后方可辦理借閱注銷手續(xù)。七

17、、檔案管理人員定期開展檔案借閱統(tǒng)計和利用效果分析工作，不斷提高借閱工作服務水平。檔案保管制度一、配置與本單位數(shù)量相適應的、適宜保管檔案的專門庫房，并配備相應的檔案裝具與設備。注意日常維護和定期檢查，確保各類設備的完好與正常運轉。二、建立全宗卷，全宗內(nèi)的檔案必須按照不同門類和載體進行科學分類、系統(tǒng)整理，檔案案卷排放有序。三、做好檔案的收進、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計工作。調閱、搬運檔案時輕拿輕放。四、檔案人員調離時，要認真做好檔案的清點工作，辦理交接手續(xù)。五、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作，使其控制在溫度14-24、相對濕度在45%-60%的標準范圍。六、切實做好防火、防水、防盜、防潮、防強光、防高溫、防蟲、防鼠、防塵工作。七、對破損或字跡退色的檔案要及時修補、復印或做其他技術處理。八、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、堆放雜物。未經(jīng)批準，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。九、下班前，要進行庫房安全檢查，關閉門窗、照明、電器設備、鎖好庫門。十、堅持定期開展檔案安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理，消除隱患，確保檔案實體安全。檔案保密制度一、嚴格按照國家有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定，開展檔案密級的劃分、變更與解密工作。二、嚴格執(zhí)行檔案保管規(guī)定，案卷入柜上鎖保存，下班后辦公桌面不準堆放檔案材料，不準將非檔案人