會(huì)議會(huì)務(wù)管理培訓(xùn)

1、.1 1 會(huì)議概述會(huì)議概述2 2 會(huì)務(wù)工作流程會(huì)務(wù)工作流程3 3 會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4 4 常用會(huì)議的組織程序常用會(huì)議的組織程序5 5 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談會(huì)見(jiàn)與會(huì)談6 6 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練. 目目 的的.某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。 接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人一看會(huì)

2、場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知改地點(diǎn)了為什么不重新通知? ? 一氣之下，都回家去了。一氣之下，都回家去了。 事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，作粗心， 在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，一廂情愿地認(rèn)為

3、不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？呢？.前前 言言會(huì)議概論.一、會(huì)議的涵義一、會(huì)議的涵義 會(huì)議是會(huì)議是“由有關(guān)組織召開(kāi)的聽(tīng)取情況、討論

4、問(wèn)題和由有關(guān)組織召開(kāi)的聽(tīng)取情況、討論問(wèn)題和布置工作的集會(huì)布置工作的集會(huì)”。二、辦會(huì)的涵義二、辦會(huì)的涵義 辦會(huì)就是指秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是辦會(huì)就是指秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是秘書(shū)工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會(huì)秘書(shū)工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議議題與議題磋議文件、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議議題與議題磋商、生活安排、會(huì)議記錄、掌握會(huì)議進(jìn)展和會(huì)后貫商、生活安排、會(huì)議記錄、掌握會(huì)議進(jìn)展和會(huì)后貫徹工作等等。徹工作等等。 .第一節(jié)第一節(jié)會(huì)議的特點(diǎn)作用與種類.一、會(huì)議的主要特點(diǎn)一、會(huì)議的主要特點(diǎn) 、集體性；、集體性； 、程序性；、程序性；

5、、公開(kāi)性；、公開(kāi)性； 4 4、規(guī)范性。、規(guī)范性。二、會(huì)議的作用二、會(huì)議的作用 1 1、會(huì)議體現(xiàn)了民主。、會(huì)議體現(xiàn)了民主。 2 2、會(huì)議交流了信息。、會(huì)議交流了信息。 3 3、會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。、會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。 4 4、會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。、會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。.三、會(huì)議的種類三、會(huì)議的種類 1. 1.按規(guī)模分：按規(guī)模分： 特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 2.2.按性質(zhì)分：按性質(zhì)分： 法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、法定性、決策性、專業(yè)性

6、、動(dòng)員性、紀(jì)念性、 外事性外事性 、專題性、綜合性。、專題性、綜合性。 3 3、按時(shí)間分：、按時(shí)間分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席對(duì)象分：、按出席對(duì)象分： 聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì). . 5 5、按召開(kāi)方式分：、按召開(kāi)方式分： 電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。 6 6、公司常見(jiàn)會(huì)議類型：、公司常見(jiàn)會(huì)議類型： 經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、 客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì). .新產(chǎn)

7、品新聞發(fā)布會(huì)、新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、 聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。 .四、會(huì)議的要素四、會(huì)議的要素、形式要素：、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。議方式。、內(nèi)容要素：、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。用。、程序要素：、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。、財(cái)務(wù)要素：、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。施。 .會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù).確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名

8、稱確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格格布置會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單確定與會(huì)者名單.做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄組織簽到組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)

9、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作會(huì)議信息工作.撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會(huì)人員離會(huì)安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總會(huì)議總 結(jié)結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸會(huì)議文書(shū)的立卷歸 檔檔會(huì)議的宣傳報(bào)道會(huì)議的宣傳報(bào)道 .第三節(jié)會(huì)務(wù)工作的 具體內(nèi)容.會(huì)議名稱一般由會(huì)議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型”構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議

10、的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否 能能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。. 會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮

11、政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。.主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。會(huì)議飲食管理本著會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作食搭配與烹調(diào)工作. . 會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，

12、盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。 安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。. （1）與會(huì)人員的接送與會(huì)人員的接送; ; （2 2）會(huì)議交通工具的安排）會(huì)議交通工具的安排; ; （3 3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi)）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi); ; （4 4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織; ; （5 5）其他屬于招待方面的工作。）其他屬于招待方面的工作。 2 2、組織簽到、組織簽到 （1 1）秘書(shū)人員代簽到。）秘書(shū)人員代簽到。 （2 2）簿式簽到。）簿式簽到。 （3

13、 3）電子計(jì)算機(jī)簽到。）電子計(jì)算機(jī)簽到。.記錄頭記錄頭: : 會(huì)議名稱與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。散會(huì)。主持人、記錄人簽字。散會(huì)。主持人、記錄人簽字。.準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較

14、大影響的其他言論或活動(dòng)。對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。.會(huì)前保密工作會(huì)前保密工作 涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。及會(huì)議服務(wù)人員。 召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部部 門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。保密措施。 根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。范圍印發(fā)。 選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)選擇

15、會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。泄密檢測(cè)。.加強(qiáng)保密教育。加強(qiáng)保密教育。 加強(qiáng)文件管理。加強(qiáng)文件管理。 加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。 做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。 秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。 對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。.問(wèn)題討論問(wèn)題討論 1 1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？ 2 2、如何做好會(huì)議記錄？、如何做好會(huì)議記錄？ 3 3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？、如何做好

16、會(huì)議期間的信息溝通？ 4 4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？ 5 5、會(huì)議后勤保障工作包括哪些？、會(huì)議后勤保障工作包括哪些？ . 發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng) 一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議; 對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車、機(jī)票; 發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。 .第四節(jié)常用會(huì)議的組織程序.一、行政辦公會(huì)議一、行政辦公會(huì)議 是各級(jí)領(lǐng)

17、導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長(zhǎng)）辦而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長(zhǎng)）辦公會(huì)。公會(huì)。 議題安排議題安排發(fā)送會(huì)議通知發(fā)送會(huì)議通知做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄撰撰寫(xiě)辦公會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)辦公會(huì)議紀(jì)要議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 搜集搜集信息，進(jìn)行反饋信息，進(jìn)行反饋 . 職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)職工職工代表大會(huì)條例代表大會(huì)條例召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議。議。 其組織程序如下其組織程序如下: : 1. 1.籌備會(huì)議籌備會(huì)議 確定大會(huì)議題確定大會(huì)議題 做好宣傳發(fā)動(dòng)工作做好宣傳發(fā)

18、動(dòng)工作 征征集和處理提案集和處理提案 準(zhǔn)備會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議文件 準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議文件文件 . 2.2.預(yù)備會(huì)議預(yù)備會(huì)議 （1 1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。作情況。 （2 2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。員。 （3 3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向然后向 全體職工代表宣布。全體職工代表宣布。 （4 4）醞釀職工代表大會(huì)專門(mén)小組的設(shè)置及組成）醞釀職工代表大會(huì)專門(mén)小組的設(shè)置及組成人選名單人選名單. . （5 5）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代

19、表資格的審）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。查報(bào)告。. 3.3.召開(kāi)會(huì)議召開(kāi)會(huì)議 （1 1）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。 （2 2）聽(tīng)取各專門(mén)小組的報(bào)告。）聽(tīng)取各專門(mén)小組的報(bào)告。 （3 3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。 （4 4）選舉通過(guò)各專門(mén)小組人員名單。）選舉通過(guò)各專門(mén)小組人員名單。 （5 5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。度。 （6 6）通過(guò)大會(huì)決議。）通過(guò)大會(huì)決議。 .4.4.會(huì)后整理

20、及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí) （1 1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。 （2 2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。 （3 3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。.第五節(jié)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談.記錄記錄譯員譯員主客主客主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員譯員譯員主客主客 主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員.正門(mén)正門(mén)客方客方主方主方13576421246753 譯員譯員 主賓主賓 譯員譯員 主人主人（一）（二）.一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙

21、方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書(shū)事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這該公司的秘書(shū)事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒(méi)有準(zhǔn)備。她急忙通過(guò)各種方式查找這類的資料沒(méi)有準(zhǔn)備。她急忙通過(guò)各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開(kāi)始了，初萌資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開(kāi)始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開(kāi)始后，雙只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開(kāi)始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開(kāi)了充分的討論。方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開(kāi)了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提

22、出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問(wèn)題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的的問(wèn)題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無(wú)法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒(méi)此方面材料，無(wú)法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒(méi)有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。為什么會(huì)談沒(méi)有取得結(jié)果？秘書(shū)能否采取為什么會(huì)談沒(méi)有取得結(jié)果？秘書(shū)能否采取一些應(yīng)急措施？一些應(yīng)急措施？.迎接迎接致辭、贈(zèng)禮、合影致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見(jiàn)或會(huì)談會(huì)見(jiàn)或會(huì)談?dòng)涗浻涗浗Y(jié)束結(jié)束.61-主人主人 2-主賓主賓 3-第二主賓第二主賓 4-客方人員（