合同事務(wù)處理規(guī)程講述

1、珠海十字門中央商務(wù)區(qū)建設(shè)控股華發(fā)集團(tuán)有限公司合同事務(wù)處理規(guī)程(修訂版)為進(jìn)一步提高華發(fā)集團(tuán)有限公司本部及各下屬公司、機(jī)構(gòu)（以下簡稱“公司”，股份公司除外）規(guī)范化管理水平，明確合同起草、審查、簽訂、移交及歸檔、履行、評估各階段的操作標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)程。一、合同工作分工負(fù)責(zé)1、合同承辦部門負(fù)責(zé)合同文本的制作、送審、呈批、簽署及移交歸檔。承辦部門的劃定：工程類的合同及通過公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式確定合作對象的合同，以采購招標(biāo)部為承辦部門；其他合同以直接相關(guān)業(yè)務(wù)部門為承辦部門。2、合同履行部門負(fù)責(zé)合同的登記、履行及監(jiān)控。履行部門的劃定：與合同交易事項直接相關(guān)的業(yè)務(wù)部門為合同履行部門。3、合同審查部門負(fù)責(zé)對

2、合同文件進(jìn)行審查并提出修改意見。審查部門的劃定：審查部門包括法律事務(wù)部和合同條款所涉其他專業(yè)部門。法律事務(wù)部對合同內(nèi)容及合同形式的合法性負(fù)責(zé),并從法律責(zé)任上防范商業(yè)風(fēng)險。4、其他相關(guān)專業(yè)部門對有關(guān)專業(yè)條款的合理性及合規(guī)性負(fù)責(zé)。二、合同分級管理1、公司合同分為一般合同和重要合同。重要合同的劃定界定標(biāo)準(zhǔn)：（一）合同標(biāo)的額達(dá)到或者超過人民幣一百萬元的（常用合同類型除外）；（二）合同交易類型系承辦部門初次辦理的；（三）主管領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他涉及公司重大利益的合同。2、對于重要合同，承辦部門須通知法律事務(wù)部參加合同的談判工作，并在合同簽署之后通知法律事務(wù)部進(jìn)行合同交底，由法律事務(wù)部解釋有關(guān)風(fēng)險點，明確履約的

3、重點事項。三、合同初稿送審條件1、公司已提供合同模板版的，應(yīng)按照模板版制作合同初稿；未提供合同模板版，但已有經(jīng)各專業(yè)部門審查確認(rèn)的同類型合同的，應(yīng)參照該審查過的版本制作合同初稿。承辦部門應(yīng)對合同初稿進(jìn)行預(yù)先審查，保證合同初稿的質(zhì)量。2、合同初稿用電子版word文檔形式制作成清潔版，以電郵附件的形式發(fā)送至法律事務(wù)部及其他相關(guān)專業(yè)部門的工作郵箱。郵件正文需說明背景情況、待審查重點內(nèi)容、注意事項、審查時限、承辦人姓名及電話聯(lián)系方式等。3、合同初稿送審時須向法律事務(wù)部提交下列文件：（1）采用招標(biāo)方式確定合同相對方的，須附招標(biāo)文件（最終版）;（2）送審合同是補(bǔ)充協(xié)議或合同解除文件的，須附原合同（最終版）

4、。4、一般合同須提前至少1個工作日，重要合同須提前至少2個工作日發(fā)送至審查部門對接人，同時抄送給該部門負(fù)責(zé)人，并口頭通知對接人。5、送審的合同文本不符合上述條件的，合同審查部門有權(quán)退回承辦部門，遲延的責(zé)任由承辦部門承擔(dān)。四、合同審查規(guī)則1、各審查部門在時限內(nèi)完成合同初稿的審查并回復(fù)。審查意見應(yīng)明確、具體，并以修訂模式或批注方式體現(xiàn)。2、審查部門應(yīng)盡量一次性出具審查意見。對于關(guān)鍵性條款，經(jīng)審查部門負(fù)責(zé)人同意后，可出具補(bǔ)充審查意見，但須在簽署前及時提出。 3、承辦部門應(yīng)采用修訂模式將各方意見匯總到合同文本中。對于審查部門發(fā)現(xiàn)的需由其他部門研究解決的問題，承辦部門要認(rèn)真牽頭解決并給予回復(fù)。4、任何新

5、一輪的文字改動均應(yīng)以修訂模式顯示。否則，由改動者承擔(dān)一切責(zé)任。5、如有審查意見承辦部門認(rèn)為可不予未被采納的，承辦部門須應(yīng)以電子郵件或其他書面形式做出說明。若審查部門認(rèn)為未采納的意見涉及重大的實質(zhì)性風(fēng)險，經(jīng)再次提出而承辦部門仍不采納的，由承辦部門與審查部門報共同上級領(lǐng)導(dǎo)決定。五、合同呈批規(guī)則1、承辦部門根據(jù)審查意見制作完成合同的“擬呈批版”，并對全文進(jìn)行文字校對。校對人對合同文本語言文字的正確性、連貫性、一致性負(fù)全責(zé)。2、承辦部門在將合同呈批前向行政部行政部門領(lǐng)取合同編號，并固定使用于同一份合同文件。承辦人將校對后的電子版以“*合同（或招標(biāo)文件）-擬呈批版（合同編號）”的文件名發(fā)給各專業(yè)審查部門

6、審查部門審核確認(rèn)，并在郵件正文寫明該文本為擬呈批版。3、合同擬呈批版取得各審查部門確認(rèn)回復(fù)后，由承辦部門打印成紙件，校對人再次校對，在文本末頁加注校對人姓名，在正面騎縫處蓋部門章。4、承辦部門填寫合同呈文審批表連同上述文本以及下列資料交法律事務(wù)部一并審查：（1）合同相對方的資料： 工商登記資料（原件電子掃描件或加蓋公章的復(fù)印件須加蓋公章）。如為境外企業(yè)，應(yīng)提供所在國/地區(qū)有權(quán)機(jī)構(gòu)核發(fā)的企業(yè)注冊登記證明； 簽字代表的資格證明文件（加蓋公章）； 合同對資質(zhì)有要求的，相關(guān)資質(zhì)證明（原件電子掃描件或加蓋公章的復(fù)印件須加蓋公章）； 招標(biāo)文件中要求提交的其他證明文件。（2）公司審批流程資料：簽批完成的事項

7、請示呈文審批表和確定合作對象呈文審批表（復(fù)印件或掃描件）。因故尚未簽批完成上述表格但已獲公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，須在電郵中說明。承辦部門未滿足上述要求的，法律事務(wù)部可退回全部資料，補(bǔ)齊再審。取得法律事務(wù)部在合同文本正面加蓋騎縫章后形成合同“呈批版”。5、承辦部門將合同呈文審批表連同合同“呈批版”，并附上本規(guī)程第三條第3款及第五條第4款所列資料交各相關(guān)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。6、合同呈批完畢后，承辦部門將“呈批版”按合同所要求的份數(shù)復(fù)印，形成供正式簽署的文本。7、合同文本在呈批過程中或呈批完成后因故確需修改的，由承辦部門以電子郵件通知各審查部門。一般性修改報法律事務(wù)部備案；實質(zhì)性修改根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示重新

8、審查和呈批，呈批時附上加蓋“作廢”印章的原呈批版合同及原合同呈文審批表。六、合同簽署注意事項1、承辦部門將供正式簽署的合同文本送行政部行政部門加蓋公章和領(lǐng)導(dǎo)簽字章。2、承辦部門牽頭完成簽署程序，并通知法律事務(wù)部對合同書簽字蓋章的規(guī)范性與有效性進(jìn)行審查。 七、合同移交與歸檔1、合同簽署后，承辦部門須將全部合同簽署資料移交給檔案室，將合同原件（一份）移交給財務(wù)及投融資部財務(wù)部門。合同承辦部門與履行部門不一致的，承辦部門須將簽署完畢的合同文本及附件、合同相對方工商、稅務(wù)、行業(yè)資質(zhì)等證明資料復(fù)印件移交給履行部門。2、承辦部門向公司檔案室報送合同簽署資料時填寫檔案文件移交（接收）登記表。法律事務(wù)部和財務(wù)

9、及投融資部門監(jiān)督移交。3、檔案室接收承辦部門移交的合同簽署資料后，應(yīng)按照公司檔案管理細(xì)則的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，并應(yīng)按照合同的編號、名稱、簽訂時間、相對方等要素對合同進(jìn)行登記，建立合同的電子檔案。4、履行部門應(yīng)將合同的補(bǔ)充（如補(bǔ)充協(xié)議）、變更、索賠、訴訟、仲裁等相關(guān)的書面材料在處理完畢后及時交檔案室歸入原合同檔案。檔案室須根據(jù)前述材料及時更新合同電子檔案。5、檔案室須在每月5日前向法律事務(wù)部提交上月合同電子檔案及更新信息。6、合同檔案的借閱及使用，參照公司檔案管理細(xì)則的相應(yīng)規(guī)定執(zhí)行。 八、合同履行1、 建立合同履行電子臺帳。各履行部門均設(shè)立與檔案室合同電子檔案格式一致的本部門合同電子臺賬，詳細(xì)登記

10、合同的訂立、履行、付款、變更、終結(jié)等情況。 履行部門為兩個或以上的，合同登記工作由其共同上級領(lǐng)導(dǎo)指定的部門負(fù)責(zé)。履行部門須在每月5日前向法律事務(wù)部提交本部門上月合同電子臺賬。2、履行部門應(yīng)按照合同約定履行合同義務(wù)，并敦促合同相對方積極履行合同，確保合同的全面有效履行。3、履行部門應(yīng)對合同相對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控。一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報告風(fēng)險，同時通知法律事務(wù)部，并積極采取應(yīng)對措施。4、合同履行過程中需要就相關(guān)事宜進(jìn)行補(bǔ)充、變更或者解除合同的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議。5、合同履行過程中發(fā)生爭議的，履行部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商談判并向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報告，同時通知法律

11、事務(wù)部。合同雙方就爭議事項協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議。合同爭議經(jīng)協(xié)商無法解決的，可視以依合同約定選擇訴訟或仲裁方式解決。履行部門應(yīng)會同法律事務(wù)部及其他有關(guān)部門研究訴訟或仲裁方案，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。任何部門及個人未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，不得就與爭議相關(guān)問題向合同相對方作出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。6、財務(wù)及投融資部財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項的支付與收取工作。財務(wù)及投融資部財務(wù)部門建立并維護(hù)合同付款管理臺賬，記錄合同款項的支付及收取情況。未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財務(wù)及投融資部財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。九、合同評估及總結(jié)1、法律事務(wù)部應(yīng)在重要合同履行完畢之后及時對該合同的履行情況進(jìn)行分析評估，并在每年年底對本年度合同履行的總體情況進(jìn)行評估總結(jié)。2、法律事務(wù)部應(yīng)在合同分析評估基礎(chǔ)上對合同履行中的共性問題進(jìn)行總結(jié)，形成通用條款并據(jù)此更新合同模板版。十、保密 未經(jīng)批準(zhǔn)，公司任何人不得以任何形式泄露合同事務(wù)各環(huán)節(jié)中涉及的公司商業(yè)秘密。十一、監(jiān)督落實及其他1、公司安排法律事務(wù)部、行政部門和檢查督辦部門組成工作專