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文檔簡介

1、竣工檔案驗收移交歸檔要求鄭州航空港區(qū)航程置業(yè)有限公司主要內(nèi)容: v一、職責v二、歸檔范圍v三、歸檔文件套數(shù)及要求v四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v五、歸檔文件編制與要求v六、檔案整理中出現(xiàn)的問題一、職責v1、工程檔案資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、施工質(zhì)量驗收標準和規(guī)范、工程合同與設(shè)計文件等規(guī)定。v2、工程資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理并按規(guī)定移交。工程各參建單位應(yīng)確保各自文件的真實、有效、完整和齊全,對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽取或損害、丟失的,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰。v3、工程資料實行分級管理,由航程置業(yè)、項目代建單位、監(jiān)理、施工單位分別組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設(shè)過程中工

2、程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負責,并按規(guī)定具有相應(yīng)的崗位資格。一、職責v 4、竣工文件按照航程置業(yè)要求編制與整理合格是竣工驗收的必要條件??⒐の募积R全、不完整的,工程本身不能通過驗收,且不能參加優(yōu)質(zhì)工程評選;竣工文件不移交歸檔的,不予結(jié)算工程尾款。v5、建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等責任單位應(yīng)將工程歸檔文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有其明確的人員的職責范圍。二、歸檔范圍v1、凡是在航程置業(yè)為業(yè)主的項目立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工及行業(yè)驗收全過程中形成,具有保存價值的各種載體的文件都應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)工程檔案。包括工程準備階段文件、監(jiān)理過程文件、施工

3、過程文件、竣工圖文件、竣工驗收文件等。如若施工單位和監(jiān)理單位所需歸檔的文件內(nèi)容一致,則文件由施工單位歸檔,監(jiān)理單位的文件自己留存,不歸檔。施工單位在歸檔時應(yīng)對準備階段文件和竣工驗收文件進行詳細核實,列出缺失資料所屬部門清單及已有資料清單。二、歸檔范圍v2、工程竣工文件材料必須與所產(chǎn)生的電子文件一一對應(yīng)整理移交。施工中所產(chǎn)生的聲像檔案和電子檔案也要歸檔。三、歸檔文件套數(shù)及要求v1、勘察、設(shè)計、咨詢、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)提前做好竣工檔案歸檔原件的數(shù)量規(guī)劃和保存,及時收集所缺少的重要文件,文件數(shù)量未滿足規(guī)定份數(shù)的,應(yīng)按要求追蹤補齊。v2、工程竣工檔案應(yīng)按照航程置業(yè)實施細則歸檔范圍規(guī)定整理三套紙質(zhì)版,一

4、套電子版。三套紙質(zhì)版提交航程置業(yè)兩套(代號A、B套),提交鄭州市城建檔案館一套(代號C套)。三套都應(yīng)為原件。特殊情況如建材質(zhì)量試驗記錄只有一份原件時,應(yīng)裝入A套中;確實只有復(fù)印件的,必須加蓋原件存放單位或施工單位公章,公章要壓蓋字樣。(實施細則第十七條)三、歸檔文件套數(shù)及要求v3、整理要求:竣工圖三套,要求原件(新藍圖、有氨圖)且立卷移交,需折疊成手風琴樣式。若無藍圖,文件提交人需提供有航程置業(yè)工程部相關(guān)負責人簽字認可的情況說明。(細則二十一條、二十二條)v4、聲像檔案(包括照片檔案及錄像檔案等)必須立卷移交。v5、移交航程置業(yè)檔案管理部門的電子檔案目錄和原文應(yīng)能夠?qū)牒匠讨脴I(yè)檔案管理軟件。目

5、錄及原文(掃描成雙層PDF)用光盤存儲移交,光盤上應(yīng)有正式的項目名稱標示。(細則二十七條)四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v1、竣工文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家、河南省有關(guān)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準、規(guī)程等。各類竣工資料移交表單應(yīng)符合航程置業(yè)具體要求(詳見鄭航置字201551號)??⒐の募膬?nèi)容必須真實、準確,與實際工程相符合,負有責任的各方簽字蓋章,手續(xù)完備。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v2、竣工文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,應(yīng)使用耐久性強的書寫材料,如碳素墨汁、藍黑墨水。不宜使用褪色的書寫材料,如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫、繪制。所有蓋章、字樣要用不褪

6、色、快干的紅色印泥加蓋。凡為易褪色材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙、傳真件等)形成,并需要永久保存的文件,要附一份其復(fù)印件。各類原始的施工用表應(yīng)打印,不得使用復(fù)印表格填報,以確保保存期限。利用計算機打印的歸檔文件,文件內(nèi)容可以打印,但簽名及結(jié)論意見應(yīng)為手工填寫。打印件頁邊距不做硬性規(guī)定,保持美觀為宜。(細則第二十條)四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v3、竣工文件使用的紙張、照片、磁帶、光盤等記錄材料和載體材料必須優(yōu)良。歸檔的竣工圖應(yīng)是新藍圖,有氨圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復(fù)印件。(細則二十一條)四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4幅面(297mm210mm

7、)。如有少量原始的文字材料幅面尺寸大于或小于A4的,要折疊或裱糊成標準A4幅面,并留出裝訂位置,注意保持美觀。v 5、 圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊辦法(GB/10609.3-89)統(tǒng)一折成A4幅面,圖標欄露在右下角。因圖紙不需裝訂,所以折疊圖紙時不需留裝訂線。文字材料、圖紙可分別組卷。案卷不宜過厚,文字材料厚度一般不超過2CM,圖紙不超過3CM。同類文件頁數(shù)多的,可單獨組成一個或多個案卷。(細則二十二條)四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v5、竣工圖編制要求(細則第二十四條)v1).所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥,蓋在標題欄上方空白

8、處??⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚,不得代簽??⒐D章樣式如圖所示(單位:mm):見下頁四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v施工單位:必須寫全稱(在刻竣工圖章時,也可刻好單位全稱)。v責任人簽字:必須由本人簽,簽字要工整,可讀性強,不能寫成“草書”、“天書”,使別人讀不出來。v編制日期:統(tǒng)一填寫同一個日期。年份的四位數(shù)字要全寫,月、日都必須填寫兩位數(shù),不足兩位數(shù)的,前面填寫“0”以補足兩位數(shù)。例如:2015年02月09日填寫成20150209。v書寫工具:一律用黑色碳素墨水筆。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v2).凡在施工中按圖施工,沒有變更的,可在原施工圖(必須是新藍圖)上加

9、蓋“竣工圖章”,并經(jīng)有關(guān)責任人審核簽認后,可作為竣工圖使用。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v3).凡在施工中,雖有一般性設(shè)計變更,但能在原施工圖上加以修改補充作為竣工圖的,可不重新繪制,由施工單位根據(jù)設(shè)計變更通知單(含各類帶有變更內(nèi)容的聯(lián)系單、洽商單、圖紙會審記錄等)在原施工圖上用碳素墨水筆進行修改,標注修改依據(jù)后蓋“竣工圖章”并經(jīng)有關(guān)責任人審核簽認后,可作為竣工圖。設(shè)計變更文件中要求的變更內(nèi)容,必須在竣工圖中全面反映。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v4).凡施工圖中結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3,應(yīng)當重新繪制竣工圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖章”附以有關(guān)記錄和說明,

10、作為竣工圖。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v5).對有設(shè)計變更但原圖沒有作廢的,應(yīng)一并歸檔,原圖排前,變更圖排后。v6).施工圖因故被取消或現(xiàn)場未予施工的,不需要編制竣工圖。但應(yīng)在原圖紙目錄對應(yīng)的備注欄中注明“取消”或“未施工”,并標注取消依據(jù)或未施工原因。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v7).施工單位在編制竣工圖時,必須把原圖封面和目錄一并歸檔(整冊圖紙作廢的除外)。v8).設(shè)計變更通知單(含帶有變更內(nèi)容的聯(lián)系單)、工程洽商單等按專業(yè)編號順序排列,做出詳細的卷內(nèi)目錄。并由施工單位做設(shè)計變更通知單匯總目錄。設(shè)計變更通知單需連同圖紙會審記錄、工程洽商單等獨立組卷。設(shè)計變更通知單應(yīng)連同其附圖一并歸檔,附圖

11、應(yīng)有設(shè)計單位的蓋章確認。四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v9).竣工圖必須整潔、美觀,破損的施工圖不能用來編制竣工圖。以施工圖編制竣工圖的必須為有氨圖,不得使用無氨圖,以確保其保管期限。v10)設(shè)備廠家提供的圖紙由設(shè)備安裝施工單位負責組卷(不必加蓋竣工圖章),如屬成冊的,不必拆散折疊,沒有頁號的應(yīng)逐頁打號四、歸檔文件案卷的質(zhì)量要求v11).所有蓋章統(tǒng)一用不褪色、快干的紅色印泥加蓋,并應(yīng)注意竣工圖在印泥干透后折疊。圖紙目錄也應(yīng)加蓋竣工圖章,修改、注記須用黑色碳素墨水??⒐D章中的編制日期應(yīng)與“單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄表”中的“竣工日期”欄中的時間一致。五、歸檔文件具體編制規(guī)劃性要求v一、組卷應(yīng)遵循工程

12、文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的完整、保管和利用。航程置業(yè)工程檔案由多個單項工程組成,工程文件應(yīng)按單項工程進行組卷。v組卷編目的步驟按照如下的順序進行:見下頁五、歸檔文件編制與要求分類排序 編件號、打頁碼裝訂(包邊)掃描(雙層PDF)制作打印案卷封面裝盒制作打印卷內(nèi)目錄制作打印備考表制作檔案盒盒脊粘貼盒脊制作檔案移交目錄五、歸檔文件編制與要求v二、竣工文件分別依據(jù)鄭州市城建檔案館和航程置業(yè)實施細則要求的歸檔范圍和分類進行組卷,同種文件材料數(shù)量較多時,可單獨組成一卷或多卷。不同文件一般分別組卷,文字案卷不宜過厚,一般在15mm-20mm之間,不宜拆分的亦不能超過30mm。圖

13、紙一卷也不能超過40mm。五、歸檔文件編制與要求v施工過程文件分為八大類:施工管理、施工技術(shù)、進度質(zhì)量造價控制、施工物資、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質(zhì)量驗收記錄、施工驗收。v監(jiān)理過程文件主要分為監(jiān)理管理、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制、合同管理、竣工驗收等。五、歸檔文件編制與要求v三、案卷與卷內(nèi)文件的排列v(1)文字材料按事項、專業(yè)、時間順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、正件與附件不能分開。并按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,正件在前、附件在后,譯文在前、原文在后的順序排列。同類文件按成文時間先后或按工程部位順序排列。其中“施工材料、預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及

14、復(fù)試報告”類的排列原則是將合格證、質(zhì)量證明文件和復(fù)試報告一一對應(yīng)。(細則第三十六條)五、歸檔文件編制與要求v(2)圖紙按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。v(3)既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。v(4)聲像材料整理時應(yīng)附文字說明,對時間、地點、項目名稱、人物、事件、攝錄者等內(nèi)容進行著錄。歸檔的照片規(guī)格統(tǒng)一尺寸為6寸,以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片,以數(shù)碼相機拍攝的照片,其光學分辨率不得小于800萬有效像素。五、歸檔文件編制與要求v四、編件號 在文件左上角2cm2cm處用鉛筆標上件號,一份文件一件,這個件號和目錄中的序號相對應(yīng),和一卷掃描出的數(shù)量相對應(yīng)。每卷從1

15、開始編號,卷與卷的件號不相連。五、歸檔文件編制與要求v五、打頁碼 用打碼機對卷內(nèi)文件材料和圖紙逐頁編號,每卷從1開始。正面頁號在右下角,反面在左下角(空白頁面不編號),折疊后的圖紙一律在下角。頁號必須蓋在空白處,不要覆蓋圖文。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。(細則第三十七條)詳見圖片五、歸檔文件編制與要求五、歸檔文件編制與要求v六、制作填寫卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封面(細則第三十八條)v(1)制作填寫卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄需制作出兩類版本,一類為word版,一類為excel版,word版用于打印,excel版用于數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)用。其中excel版目錄分為航程案卷、城建案卷及卷內(nèi)三種模板,具體

16、錄入內(nèi)容詳見航程檔案整理用模板。 五、歸檔文件編制與要求v卷內(nèi)目錄錄入要求v1、卷內(nèi)文件目錄格式為7列13行,每張目錄上能打印12條目錄。v2、 表格項中卷內(nèi)文件目錄字體為宋體22號,檔案字體為宋體12號,序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注字體為宋體14號。錄入內(nèi)容字體為宋體12號。五、歸檔文件編制與要求v3、 序號:用阿拉伯數(shù)字從001起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。v4、文件編號:填寫文件材料的文號或圖樣的圖號,項目代碼。v5、責任者:填寫文件材料的形成部門或主要責任者。只填寫一個,如名稱太長,可簡寫。如是合同協(xié)議,原則上要填寫合同雙方。五、歸檔文件編制與要求v6、文件題

17、名:抄錄文件材料的標題,原則上是直錄。如沒有標題或標題不能揭示實際內(nèi)容的,根據(jù)內(nèi)容擬寫標題,但要用括號“()”括起。v7、日期:卷內(nèi)文件材料形成的時間。年份的四位數(shù)字要全寫,月、日都必須填寫兩位數(shù),不足兩位數(shù)的,前面添加“0”以補足兩位數(shù)。如2014年3月5日寫成20140305。五、歸檔文件編制與要求v8、頁次:填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。最后一份要加填首尾頁標注的頁號。如35-38.v9、備注:如無需要說明可不填寫。v10、檔號:與檔案封面的檔號保持一致。五、歸檔文件編制與要求vWord版卷內(nèi)目錄樣式五、歸檔文件編制與要求vEXCEL目錄樣式(案卷)五、歸檔文件編制與要求vEXCEL

18、目錄樣式(卷內(nèi))五、歸檔文件編制與要求v(2)制作填寫案卷備考表,寫明卷內(nèi)文件材料頁數(shù)和不同特征文件材料(文、圖、照片)的數(shù)量;案卷質(zhì)量情況、記錄組卷過程中需要說明的情況;立卷人、審核人簽名,注明日期并對卷內(nèi)文件的完整性作確認。備考表放在卷內(nèi)文件材料之后。五、歸檔文件編制與要求v卷內(nèi)備考表填寫要求v1、卷內(nèi)備考表字體為加粗宋體24號,工程名稱、檔號字體為宋體12號,備考表內(nèi)的文字為加粗宋體14號。v2、卷內(nèi)備考表的內(nèi)容需用不易褪色的黑色水筆或簽字筆填寫。v3、文件材料頁數(shù)指本卷中文字說明、圖紙、照片的總頁數(shù),本卷無圖紙、照片需寫“0”。例如:本案卷共有文件材料100頁,其中:文字材料100頁,

19、圖樣材料0頁,照片0張。五、歸檔文件編制與要求v卷內(nèi)備考表樣式五、歸檔文件編制與要求v(3)制作填寫案卷封面,案卷封面由檔號、案卷題名、編制日期、保管期限、密級等組成。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、結(jié)構(gòu)名稱、階段名稱等內(nèi)容。同類文件頁數(shù)過多分開組卷時,案卷題名不能同名,應(yīng)以時間段、部位或圖紙編號等特征做區(qū)分標注。外文題名應(yīng)譯成中文。一個項目中不允許出現(xiàn)相同的案卷題名。案卷封面分為兩類樣式,一類為航程案卷樣式,一類為城建案卷樣式。五、歸檔文件編制與要求v案卷封面填寫要求v1、檔 號:根據(jù)檔案室給出的檔號填寫。v2、案卷題名:應(yīng)簡明準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。主要包含:項目名稱、卷內(nèi)文件內(nèi)容

20、概括,原則上不超過50個字。v3、編制單位:填寫單位的全稱。(需注意,移交航程的兩套編制單位寫施工單位全稱,移交城建檔案館的一套編制檔案寫航程的全稱(鄭州航空港區(qū)航程置業(yè)有限公司)五、歸檔文件編制與要求v4、編制日期:檔案立卷日期。實例為2015年9月25日。v5、保管期限:根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。v6、密 級:依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。v7、字體要求:填寫內(nèi)容為宋體三號字。五、歸檔文件編制與要求v航程案卷封面樣式五、歸檔文件編制與要求v城建案卷封面樣式五、歸檔文件編制與要求v七、掃描v檔案歸檔時需提供與紙質(zhì)版檔案內(nèi)容相一致的電子文件,需把紙質(zhì)檔案掃描成PDF雙層電

21、子版文件,移交檔案時紙質(zhì)檔案與電子檔案同時移交,電子檔案用光盤存儲,光盤上需注明單位名稱、項目名稱。v電子文件一卷一個文件夾,文件夾命名成案卷號,掃描時除封皮目錄備考表外每份文件都需掃描。五、歸檔文件編制與要求v一卷文件所掃描的件數(shù)需與本卷條目數(shù)相一致,一卷中每份文件電子版以序號命名。v案卷號命名樣式 卷內(nèi)文件掃描樣式五、歸檔文件編制與要求v八、案卷裝訂及裝盒v文字材料及既有文字又有圖紙的案卷必須裝訂。每卷文字材料加具卷皮后,以白色棉紗線在卷面左邊1厘米處上下打三孔裝訂,結(jié)頭在后,要求整齊、美觀、結(jié)實。文件材料裝訂后,要裝入檔案盒中(城建館一套用7公分城建盒裝,1盒可裝多卷,最多裝4卷,航程歸

22、檔用航程專用檔案盒,一盒一卷)。(細則第三十九條)五、歸檔文件編制與要求v圖紙不裝訂,連同卷內(nèi)目錄及備考表裝入檔案盒。若整卷圖紙高低不平,可顛倒放置。五、歸檔文件編制與要求v九、檔案盒盒脊 案卷裝入檔案盒內(nèi),擺上檔案柜架,才具有保管價值、才便于進行管理和查閱利用。因為是兩套標準,所以檔案盒脊也是兩種樣式,城建檔案盒盒脊編制內(nèi)容應(yīng)包括:檢索號、檔號、案卷題名、統(tǒng)計單元(總盒數(shù))、子統(tǒng)計單元、本盒次序、本盒案卷次序等。航程檔案盒盒脊應(yīng)包括:檔號、案卷題名。五、歸檔文件編制與要求v城建檔案館留存檔案的盒脊要求五、歸檔文件編制要求與要求v航程置業(yè)留存盒脊填寫要求v1、航程專用檔案盒盒脊尺寸統(tǒng)一為40m

23、m。v2、40mm盒脊檔號、案卷題名的字體為宋體加粗22號字,檔號填寫內(nèi)容宋體16號字,案卷題名填寫內(nèi)容宋體18號字。v3、注明:各類盒脊填寫內(nèi)容的字體大小可依據(jù)實際情況修改,字數(shù)較多者字號可適當縮小,以美觀為準。五、歸檔文件編制與要求v航程置業(yè)留存檔案的盒脊要求五、歸檔文件編制與要求v十、移交v移交時需填寫檔案移交審核表。移交時連同檔案缺失清單一并移交,檔案缺失清單需由相關(guān)部門蓋章、相關(guān)負責人簽字方可有效。v移交單后附目錄清單,有兩類樣式,一類為城建目錄樣式,一類為航程目錄樣式。五、歸檔文件編制與要求v檔案移交審核表五、歸檔文件編制與要求v航程檔案移交目錄五、歸檔文件編制與要求v城建檔案移交

24、目錄五、歸檔文件編制與要求v十一、光盤內(nèi)容v移交電子檔案時光盤內(nèi)容需包含3項,掃描內(nèi)容、所錄目錄excel版、檔案移交目錄。六、檔案整理中常見Q&Av1、檔案內(nèi)容不齊全,缺章、簽字、日期。例如施工日志內(nèi)容中風向、風力、記錄人等漏填,工程材料中監(jiān)理章漏蓋等問題。v2、目錄錄入過于簡單,不能區(qū)分。錄入時文件題名應(yīng)錄成“部位+材料名稱+表頭”。如“10#樓基礎(chǔ)筏板(水泥)工程材料報審表”。錄入時原則上一個報審表錄一條目錄,若相同材料相同部位可以多個報審表錄一條目錄,在日期上注明最早和最晚日期。六、檔案整理中出現(xiàn)的問題v3、錄入時,若是自擬標題,應(yīng)加“()”。如“(土方開挖檢驗批質(zhì)量驗收記錄)

25、”。需注意,一卷中不允許出現(xiàn)相同的文件材料題名。v4、不易保存的紙張需復(fù)印,盡量清晰,復(fù)印件跟在原件后。復(fù)印件也需打頁碼。v5、報審表缺失。材料報驗、檢驗批等都需歸檔報審表,不應(yīng)當抽出來。六、檔案整理中出現(xiàn)的問題v6、排序錄入問題。vC4材料報驗應(yīng)按照鋼筋、水泥、砂、石、防水卷材、輕集材料、砼、水、電、暖、通、空、裝飾裝修的順序排列,相同材料按時間順序排列。每份材料的順序如下:報審表-見證記錄(數(shù)量清單)-合格證(質(zhì)量證明書)-出廠檢驗報告-進場復(fù)試報告。其中合格證(質(zhì)量證明書)的排列順序應(yīng)和見證記錄(數(shù)量清單)上的順序保持一致。錄入樣板“污水管道(砂子)工程材料報審表”。六、檔案整理中出現(xiàn)的問題vC4混凝土質(zhì)量

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