信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新探究

1、    信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新探究    胡景梅摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，使信息化技術(shù)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，充分發(fā)揮著自身的重要作用，促進(jìn)各領(lǐng)域的穩(wěn)定發(fā)展。尤其是在文書檔案管理工作中，能夠考慮到文書檔案管理工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，優(yōu)化管理理念、創(chuàng)新管理模式，制定完善的管理制度，全面落實(shí)到位文書檔案管理夠工作中，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)所存在的問(wèn)題，具有針對(duì)性地分析與解決，從而確保文書檔案管理工作的穩(wěn)定性。在此基礎(chǔ)上，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)管理模式的創(chuàng)新，需要交流到信息化技術(shù)的特點(diǎn)，使文書檔案管理工作能夠向開放性、規(guī)范性、共享性等方面創(chuàng)新發(fā)展。

2、關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案管理;創(chuàng)新模式文書檔案工作，主要是對(duì)已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，而所應(yīng)用的領(lǐng)域卻比較多，是知識(shí)傳播的重要載體。在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，文書檔案管理工作同樣具有重要的地位與作用，信息化技術(shù)的應(yīng)用，不會(huì)對(duì)文書檔案管理工作造成負(fù)面的影響，更重要的是對(duì)文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新，使其能夠隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地優(yōu)化，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性，使文書檔案管理工作能夠充分發(fā)揮出自身的重要價(jià)值。1 信息化背景下文書檔案管理工作的特點(diǎn)1.1 共享性特點(diǎn)傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，主要是以表格、照片、文件等形式為主，會(huì)對(duì)紙質(zhì)文件的保存，而對(duì)信息數(shù)據(jù)的傳輸與應(yīng)用，還需要依靠人工操作，不可

3、避免地會(huì)受到人為失誤、傳輸過(guò)程的復(fù)雜等因素影響，無(wú)法確保信息共享效率。而對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，是對(duì)信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)與文書檔案管理工作要求的綜合分析，創(chuàng)新出多樣化的信息共享渠道1。能夠把文書檔案管理共享的信息進(jìn)行處理，在信息化平臺(tái)上進(jìn)行傳輸、管理等，在查閱與使用的過(guò)程中，只需要滿足平臺(tái)權(quán)限就能正常使用。而針對(duì)一些私密性的文件，需要有一定的使用權(quán)限才能訪問(wèn)。既加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)與管理，又提高信息共享效率。1.2 便于查詢特點(diǎn)在以往的管理模式中，對(duì)檔案內(nèi)容的查詢，都需要到館藏進(jìn)行紙質(zhì)文件的查詢，不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且整體的效率還比較低。針對(duì)眾多的紙質(zhì)文件查找，需要不斷地翻閱，很容易造成紙質(zhì)文件的損壞

4、、丟失等情況。而對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠以電子形式對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)，只需要在相應(yīng)的功能中，輸入關(guān)鍵詞，就可以快速地查詢到具體的資料2。1.3 核查信息特點(diǎn)對(duì)文書檔案的管理，主要的核心就是對(duì)信息的管理與應(yīng)用，必須保證文書檔案信息的真實(shí)性與可靠性。傳統(tǒng)的管理模式，會(huì)在文書檔案記錄的過(guò)程中造成重要信息的丟失，人為因素的影響，無(wú)法確保信息數(shù)據(jù)的記錄準(zhǔn)時(shí)、準(zhǔn)確，最終影響到檔案管理事件的完整性3。而對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠確保相關(guān)管理人員及時(shí)地把項(xiàng)信息數(shù)據(jù)上傳，保存到系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)，該系統(tǒng)內(nèi)的各部門都負(fù)責(zé)著明確的工作內(nèi)容，根據(jù)劃分的工作內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行審核，從而確保檔案信息的完整性與真實(shí)性。2 信息化背景下文書檔

5、案管理工作的創(chuàng)新2.1 合理應(yīng)用信息化技術(shù)，提高文書檔案管理重視度在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，能夠結(jié)合具體的管理要求，應(yīng)用信息化技術(shù)為其提供良好的安全保障。傳統(tǒng)的管理模式與理念，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化文書檔案管理工作的發(fā)展需求，需要結(jié)合具體情況，對(duì)其不斷地優(yōu)化與創(chuàng)新，全方面、多角度的分析，加強(qiáng)對(duì)其的安全管理，促進(jìn)其信息化的發(fā)展。在文書檔案管理內(nèi)部的發(fā)展中，加強(qiáng)對(duì)軟件、硬件、管理環(huán)境等的保護(hù)，加大各方面的投資力度，確保信息化文書檔案管理工作的順利開展與實(shí)施4。通過(guò)信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析，使文書檔案管理工作的特點(diǎn)全面展現(xiàn)，制定完善的管理制度與體系，全面落實(shí)到文書檔案管理工作中，確保各項(xiàng)工作

6、能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范性實(shí)施，讓文書檔案信息能夠充分發(fā)揮出自身的重要價(jià)值。2.2 制定完善的管理機(jī)制對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)文書檔案管理工作的智能化、信息化發(fā)展，不僅是對(duì)管理模式的創(chuàng)新，還需要結(jié)合文書檔案管理工作對(duì)管理機(jī)制的完善，制定出一套完整、符合文書檔案管理工作發(fā)展需求的信息化體系，為文書檔案管理工作信息化的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使信息化技術(shù)能夠在文書檔案管理工作中，充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與特征。針對(duì)文書檔案管理工作內(nèi)容的分析，所涉及到的檔案內(nèi)容是多樣化、專業(yè)化的，需要具備完善的管理制度與體系，為文書檔案管理工作的發(fā)展提供支持5。對(duì)此，就需要對(duì)信息化技術(shù)合理地融合，根據(jù)文書檔案管理工

7、作的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息化技術(shù)的引進(jìn)應(yīng)用，優(yōu)化管理思想，確保文書檔案信息化管理體系的完善與規(guī)范，從而全面提升文書檔案管理工作水平與質(zhì)量。2.3 加大專業(yè)性管理隊(duì)伍的建設(shè)力度專業(yè)性的檔案人員與隊(duì)伍，是確保文書檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由此，對(duì)相關(guān)管理工作人員提出了更高的要求，詳細(xì)掌握信息化技術(shù)特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，了解文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，把具體的工作內(nèi)容與職責(zé)明確地劃分，確保各工作環(huán)節(jié)都有專業(yè)的人員管理，提高人員的認(rèn)知度，以信息化的管理思維對(duì)文書檔案的科學(xué)管理，對(duì)于現(xiàn)存的文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足進(jìn)行解決。加大對(duì)人員的培訓(xùn)力度，結(jié)合具體的工作內(nèi)容，制定出完善的培訓(xùn)計(jì)劃與方案，不僅能夠幫助人員

8、解決日常管理中的相關(guān)問(wèn)題，而且還能夠提高管理人員的意識(shí)，能夠在自身的崗位工作中，以恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，正確地對(duì)文書檔案的管理，從而確保檔案管理工作的規(guī)范性6。2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度，主要針對(duì)硬件與軟件的投資。能夠結(jié)合文書檔案管理工作的特點(diǎn)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，滿足文書檔案管理的發(fā)展需求，為文書檔案管理工作信息化、智能化提供有利的基礎(chǔ)條件。除此之外，文書檔案管理部門還需對(duì)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)查，把相關(guān)信息數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄，分析文書檔案管理工作存在的不足，有針對(duì)性地解決問(wèn)題，并為信息化技術(shù)的應(yīng)用，儲(chǔ)備足夠的基礎(chǔ)設(shè)施，供文書檔案管理工作使用。對(duì)軟件、硬件的投

9、資，需要適應(yīng)文書檔案管理工作的發(fā)展要求，對(duì)信息化管理平臺(tái)進(jìn)行適時(shí)優(yōu)化，增加系統(tǒng)功能，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展，使文書檔案的內(nèi)容更加真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠滿足各領(lǐng)域的應(yīng)用需求，能夠隨著時(shí)代的發(fā)展共同進(jìn)步。3 結(jié)束語(yǔ)綜上所述，在信息化背景的發(fā)展下，對(duì)文書檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，主要是對(duì)信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與文書檔案管理工作的特征全面分析，制定完善的管理制度與體系，全面落實(shí)到文書檔案管理工作中，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，具有針對(duì)性分析與解決，確保文書檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全面提升文書檔案管理工作效率與質(zhì)量。參考文獻(xiàn)1黃瑩.信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新j.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（01）：15-16.2孟蓉.淺析信息化背景下的文書檔案管理創(chuàng)新j.中國(guó)管理信息化，2018，21（24）：185-186.3馮靜程，李增睿.信息化背景下文書檔案管理工作初探j(luò).城市建設(shè)理論研究（電子版），2018（22）：196-197.4伍永紅