采購付款循環(huán)控制手冊范本

1、目錄1. 采購付款循環(huán)控制目標及關鍵風險控制環(huán)節(jié) . 3 1.1 釋義及范圍 . 3 1.2 控制目標. 3 1.3 關鍵風險控制環(huán)節(jié) . 3 1.4 不相容崗位 . 3 2. 采購付款循環(huán)組織職能. 4 2.1 采購付款循環(huán)的組織構成. . 4 2.2 采購付款循環(huán)各組織職能. . 4 3. 采購付款循環(huán)子流程劃分. 6 4. 采購付款循環(huán)各子流程控制制度及控制文件記錄 . 7 4.1 材料物資采購流程控制制度. . 7 4.1.1采購與驗收流程控制制度. . 7 4.1.2合格供應商評定及信息維護流程控制. 9 4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度.11 4.1.4付款與對賬流程控制制

2、度. .12 4.1.5退貨流程控制制度. .14 4.1.6采購預算流程控制制度. .15 4.2 勞務外包采購流程控制制度. .15 4.2.1安裝分包合同簽訂與變更流程控制制度.15 4.2.2安裝分包付款流程控制制度.17 4.2.3外協外包合同簽訂流程控制制度.17 4.2.4外協資金審批、付款流程控制制度.18 4.3 費用類采購流程控制制度. .19 4.3.1費用采購流程- 費用采購流程控制制度.19 4.3.2費用采購流程- 費用報銷流程控制制度.20 4.3.3 費用采購流程- 核價流程控制制度 .20 4.3.4 運費結算流程控制制度.22 5采購付款循環(huán)各子流程流程圖及

3、流程圖說明 .19 5.1 材料物資采購流程 .23 5.1.1采購與驗收流程圖及流程圖說明.23 5.1.2合格供應商評定及信息維護流程圖及流程圖說明.26 5.1.3 采購合同評審與管理流程圖及流程圖說明. .27 5.1.4 付款與對賬流程圖及流程圖說明 .29 5.1.5退貨流程圖及流程圖說明. .32 5.1.6 采購預算流程圖及流程圖說明 .33 5.2 勞務外包采購流程 .35 5.2.1安裝分包合同簽訂與變更流程流程圖及流程圖說明.35 5.2.2 安裝分包付款流程圖及流程圖說明 .37 5.2.3外協外包合同簽訂流程圖及流程圖說明.38 5.2.4外協資金審批、付款流程圖及流

4、程圖說明.40 5.3 費用采購流程流程圖及流程圖說明 .41 5.3.1 費用采購流程流程圖及流程圖說明 .41 5.3.2費用報銷流程流程圖及流程圖說明.43 5.3.3核價流程流程圖及流程圖說明.44 5.3.4運費結算流程流程圖及流程圖說明.46 6. 采購付款循環(huán)支持性文件及制度.411. 采購付款循環(huán)控制目標及關鍵風險控制環(huán)節(jié)1.1 釋義及范圍1.1.1采購付款循環(huán)是指規(guī)范公司進行生產經營活動而進行的材料物資、勞務、費用有關的采購、驗收、 付款的行為， 確保采購對象滿足公司規(guī)定的要求，有效控制采購成本，并保證采購所需資金合理使用的控制活動集合。1.1.2材料物資指：生產用原輔材料、

5、外購型鋼等生產物資資料，其中原輔材料包括生產用各種鋼材、包裝物、燃料、油漆、螺栓電纜等物資。1.1.3勞務是指安裝專項施工或勞務分包及制作外協、委托加工勞務。1.1.4本手冊規(guī)范的費用是指公司在日常生產經營活動中發(fā)生的不能直接歸屬于某個特定產品成本的費用。主要包括行政管理部門為組織和管理生產經營活動所發(fā)生的管理費用，銷售產品和提供勞務等過程中發(fā)生的費用。與特定產品（工程項目）的成本費用、與籌資活動相關的支出費用，不在本手冊規(guī)范。1.1.5有效控制采購成本是指公司明確采購價格形成機制，通過詢價、比價或招標方式合理確定采購價格，控制采購成本。1.1.6本手冊適用于公司非長期資產采購、付款的控制。固

6、定資產、其他長期資產的采購、付款控制制度詳見“業(yè)務控制手冊第六冊資產管理循環(huán)控制手冊”，與特定產品（工程項目）的成本費用控制詳見“財務管理手冊第四冊成本核算與管理控制手冊”、與籌資活動相關的支出費用控制詳見“財務管理手冊、第二冊、籌資管理控制手冊”，付款流程涉及的具體結算出納事務控制詳見“財務管理手冊第三冊、貨幣資金管理控制手冊”。1.2 控制目標1.2.1規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊。1.2.2明確供應管理部門的職責，確保各種外購材料、商品、勞務等各項生產物資、勞務的采購按計劃進行。1.2.3促進形成合理的采購價格機制和質量監(jiān)控機制，有效降低采購成本。1.3 關鍵風險

7、控制環(huán)節(jié)1.3.1權責分配和職責分工應當明確，機構設置和人員配備應當科學合理。1.3.2請購依據應當充分適當，請購事項和審批程序應當明確。1.3.3采購與驗收的管理流程及有關控制措施應當清晰，對供應商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、購進商品的驗收等應有明確規(guī)定。1.3.4付款方式、程序、審批權限和與供應商的對賬辦法應當明確。1.4 不相容崗位1.4.1請購（業(yè)務外包申請）與審批。1.4.2供應商的選擇與審批。1.4.3采購合同協議（業(yè)務外包合同）的擬訂、審核與審批。1.4.4采購、驗收與相關記錄、業(yè)務外包的執(zhí)行與相關會計記錄。1.4.5付款的申請、審批與執(zhí)行。2. 采購付款循環(huán)組織職能

8、2.1 采購付款循環(huán)的組織構成采購付款循環(huán)的控制組織機構由公司決策部門、綜合計劃部門、采購管理部門、質量管理部門、審計決算部門、財務部門、倉儲管理部門、工程管理部門、行政管理部門構成。2.2 采購付款循環(huán)各組織職能2.2.1股東大會、董事會是重大采購付款事項決策部門，公司章程中規(guī)定需要提交股東大會審議的事項， 由董事會審議通過后提交股東大會審議。股東大會授權董事會審議通過的采購付款事項，由董事會審議通過。2.2.2 采購付款的一般決策部門的主要職責是：2.2.1.1當材料核價結果有爭議時，由生產副總判定。2.2.1.2采購合同簽訂后， “資金審批單”由財務部門負責人審核，公司決策部門或授權部門

9、批準。2.2.1.3超過預算的材料款由公司決策部門或授權部門批準。2.2.1.4當發(fā)生不合格品讓步接收時，由總工程師作最終裁決處理。2.2.3綜合計劃部門是制作外協合同的歸口管理部門，其主要職責是：2.2.3.1指定制作項目經理，在ERP系統(tǒng)下達材料需求計劃，留出適當的采購周期，并進行綜合協調。2.2.3.2負責制作外包外協分供方（不含門、窗、防火涂料、土建、設備）、運輸分包商的評價、選擇、簽約和管理。2.2.3.3組織合同評審，跟蹤備料清單的編制、材料清單編制和導入，材料訂貨、到位等過程。2.2.3.4提供直發(fā)工地的材料清單。2.2.4采購管理部門是材料、產品相關物資采購的責任部門，其主要職

10、責是：2.2.4.1負責生產制作、安裝材料和物資、組織對A、B 類生產制作材料和物資、其它采購物資供方的評價和選擇工作，通過對供方的評價和選擇，建立、定期審查和更新A、B類材料和物資的合格供方名單和所有歸口采購供方的檔案，確保A、B類材料在合格供方采購。 （A類 B類材料釋義見本手冊“4.1.2合格供應商評定及信息維護流程控制制度”）2.2.4.2負責編制、簽訂材料和物資采購合同/ 協議，保證采購合同/ 協議條款完整、質量要求明確。2.2.4.3嚴格按批準的采購合同/ 協議實施采購工作，確保所采購材料、物資質量符合規(guī)定的要求。2.2.4.4負責提供所采購材料、物資的質量合格證明文件，保證所提供

11、文件的有效性。2.2.4.5辦理驗收合格的采購材料、物資入庫手續(xù)。2.2.4.6負責不合格采購材料、物資及時有效處置。2.2.4.7做好供應商的發(fā)票入賬程序，每月編制資金預算計劃。2.2.4.8負責處理廢舊物資及余料。2.2.4.9對需要排版的采購物資進行排版，并按排版結果采購，提高材料利用率。2.2.4.10負責編制工程物資采購計劃、組織長期采購物資招標及合同簽訂工作、負責各類材料采購的實施。2.2.4.11了解市場動向，及時向相關部門和領導反映各種材料價格和走向。2.2.4.12負責編制采購預算，對采購預算的執(zhí)行情況承擔責任。2.2.5質量管理部門是采購材料物資、外協及委托加工物資質量檢驗

12、、監(jiān)督的責任部門。其主要職責是：2.2.5.1負責編制和修訂產品檢驗規(guī)程，保證檢驗要求明確、驗收規(guī)則適用、且不低于國家和行業(yè)標準的規(guī)定； 對合同有特殊要求的產品，編制專門檢驗規(guī)程，保證產品質量滿足合同規(guī)定。對檢驗規(guī)程規(guī)定不符合合同或國家標準要求負責。2.2.5.2負責公司原輔材、外協外包構件、產品制作的質量檢驗工作，保證檢驗結果的真實性和正確性，形成有追溯性的檢驗記錄，并匯編成工程項目的制作質量檔案。對因錯檢、漏檢造成的批量損失負責，對制作質量檔案內容不全、完成不及時負責。2.2.5.3負責不合格品的識別、組織不合格品的評審和跟蹤處置。對不合格原輔材料用于生產、不合格構件放行出廠、或安裝時發(fā)現

13、制作質量問題負責。2.2.5.4參與對原材料、外協外包供方的評價和選擇工作。2.2.6審計決算部門是物資、勞務及費用采購價格監(jiān)督與核定的歸口管理部門，其主要職責是：2.2.6.1對公司各項工程類費用及外協外包費用進行審核，發(fā)出審核意見書。2.2.6.2負責大宗采購物資的核價控制，參與年消耗量較大的材料的招投標，優(yōu)化材料采購模式，定期編寫采購核價工作報告。2.2.6.3參加對適用范圍內的，公司年度一次性選擇供應商的長期合同的招投標，參與競標單位的選擇，進行招標物資的市場摸底，參與開標和評標，并出具核價意見。2.2.6.4負責對適用范圍內的日常以采取詢價、比價方式采購的物資，進行審核和核定價格。2

14、.2.6.5負責對指定的專項工程的物資采購，進行物資的市場摸底詢價、比價、分析后出具核價意見。2.2.6.6核價主管每月10 日前，將上月的核價情況整理匯總分析成分類報表和匯總報表，上報審計決算部門負責人、及公司決策部門或授權部門審核。2.2.6.7根據各原材料價格走勢的信息，即時編寫一些物資的市場價格調查分析報告，提出如何積極應對的措施和建議；對核價工作中出現的公司管理工作中存在的問題、進行分析、 提出開源節(jié)流的措施，供公司領導參考。2.2.7財務部門是采購所需資金收付、費用報銷、采購預算及成本控制的歸口管理部門，其主要職責是：2.2.7.1負責根據合同與申購單審核原材料、低耗品發(fā)票，對發(fā)票

15、業(yè)務的真實性、準確性負責。2.2.7.2根據合同付款條件以及發(fā)票入賬情況認真審核資金審批單。2.2.7.3負責原材料、低耗品的具體核算工作，審核材料采購的發(fā)票、領料單等，進行材料收發(fā)存核算、低耗品的核算、攤銷和材料成本核算。2.2.7.4負責債權債務的核算，及時與外單位對賬，發(fā)現和反映往來賬中存在的問題。2.2.7.5審核費用發(fā)票的真實性，審核資金審批單，按照公司報銷制度進行費用的報銷。2.2.8倉儲管理部門是材料物資接收入庫和保管的責任部門，其主要職責是：2.2.8.1負責材料的接收工作，不接收驗收不合格、單據不全、手續(xù)不齊的材料，保證只將驗收合格的材料入庫，入庫材料登記完全、清楚、正確；2

16、.2.8.2負責在倉庫適當區(qū)域建立待檢區(qū)，或對待檢材料進行明顯的待檢標識，保證待檢材料與庫存不會混淆。2.2.8.3負責材料在倉庫內的保管工作，保證庫存材料分類存放、擺放整齊、標識清楚，防止標識脫落或不清，防止不同品種、規(guī)格材料的混放和亂放；2.2.8.4負責倉庫物料出入庫ERP登賬工作，保證向財務部門及時提供正確、清楚、完整和有效的財務數據。2.2.9工程管理部門是安裝工程專項施工或勞務分包的歸口管理部門，是分包合同評審、簽訂及工程現場材料采購的責任部門，其主要職責是：2.2.9.1對項目部選擇的安裝單位進行合格供方復審，審查安裝承包單位的資質及履約能力。2.2.9.2對分包合同審核（包括使

17、用標準合同文本、分包價格、合同條款等重要合同內容）及分包工程款支付復審，分包結算節(jié)點審查，分包簽證復審。2.2.9.3負責工程安裝項目現場除分包工程以外的工程現場合同及費用支出（包括現場吊機租賃、中專場地租賃、現場倒運、塔吊裝拆、現場物資采購等）審核。2.2.10銷售部門是安裝工程專項施工或勞務分包的協助、支持部門，其主要職責是：2.2.10.1參加由綜合計劃部門組織的的合同交底會，并安排合同主簽人進行合同交底。2.2.10.2運用自身資源優(yōu)勢，協助、支持項目部做好工程施工、安全在工程所在地的備案、物資采購、制作外協等工作。2.2.10.3協助項目部做好與業(yè)主、設計等的溝通、協調工作。2.2.

18、11 行政管理部門是辦公用品采購、日常管理的歸口管理部門，其主要職責：2.2.11.1 負責辦公用品標準的制定。2.2.11.2 負責辦公用品的采購、驗收入庫，領用及日常管理。3. 采購付款循環(huán)子流程劃分3.1 材料物資采購流程控制3.1.1采購與驗收流程3.1.1.1材料采購流程3.1.1.2倉庫到貨驗收流程3.1.1.3工地到貨驗收流程3.1.2合格供應商評定及信息維護流程3.1.3采購合同評審與管理流程3.1.4退貨流程3.1.5付款與對賬流程3.1.5.1原材料預付款流程3.1.5.2原材料應付款流程3.1.5.3對賬流程3.1.6采購預算控制流程3.1.6.1采購年度預算控制流程3.

19、1.6.2采購月度預算控制流程3.1.6.3采購預算過程控制流程3.2 勞務外包采購流程控制3.2.1安裝分包合同簽訂流程3.2.2安裝分包付款流程3.2.3外協外包合同簽訂流程3.2.4外協資金審批、付款流程3.3 費用采購流程控制3.3.1費用采購流程3.3.2費用報銷流程3.3.3核價流程3.3.4運費結算流程4. 采購付款循環(huán)各子流程控制制度及控制文件記錄4.1 材料物資采購流程控制制度4.1.1采購與驗收流程控制制度4.1.1.1材料采購流程控制（1）綜合計劃部門相關人員整理技術文件、各類清單， 分階段制訂原材料和制品的材料需求計劃。（2）材料需求計劃根據采購物資的重要性分別呈報生產

20、副總/ 總經理批準。各相關負責部門制訂技術服務、運輸、安裝采購計劃，由安裝副總 / 總工程師 批準。（3）接到備料清單后，采購管理部門采購員首先根據具體的下料寬度進行排版，確定需要采購的材料寬度及對應數量，將排版結果輸入ERP 。采購管理部門采購員除了要了解采購數量和規(guī)格外，還必須了解采購的材料物資的設計要求，包括有關的技術標準名稱及編號，是否有其它專門的技術要求等。（4）采購管理部門采購員應了解材料物資的庫存情況，凡庫存材料物資的規(guī)格、性能和數量滿足要求時， 應首先使用庫存物資或者代用，在采購申請上應對該材料物資進行取消，并在取消原因中說明，表示將使用庫存，無標示的則為需要采購的材料或物資。

21、（5）對于需要采購的材料物資，采購管理部門采購員應了解市場貨源情況，向訂有長期供貨合同的供應商或其它合格供應商詢價，每種材料或物資一般應至少向三家供應商詢價，將詢價結果應填寫在采購評估表內，然后將采購評估表交審計決算部門核價。對于合格供方評定詳見本手冊“4.1.2合格供應商評定及信息維護流程控制”。（6）對公司簽訂長期供應合同的物資，公司不再對這些物資備庫，由供應商向公司提供必要的儲備量， 公司按實際消耗數量確認采購量，按約定的價格和結算方式進行結算。此類物資由審計決算部門定期核價后交采購管理部門、財務部門作結算依據。長期合同簽訂流程詳見本手冊“4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度”。（7

22、）審計決算部門根據了解的市場情況、材料物資價格目錄 （即報價單） 采購評估表進行核價，并將核價結果填寫在采購評估表上，核價員應在核價后的采購評估表上簽名。當核價結果有爭議時，由生產副總判定。（8）采購管理部門對每一大類物資經比價或招標后選擇一至二家固定的常年供應商，供應商按年消耗總金額的規(guī)定比例鋪底額定欠款，同時按實際消耗情況在公司設定必要的庫存儲備供公司周轉，每月規(guī)定時間內按公司實際消耗量進行結算，、開出發(fā)票辦理入庫結算手續(xù)，采購管理部門按財務入賬金額申報次月資金計劃并于次月規(guī)定時間內支付。（9）采購管理部門采購員根據確認的采購評估表、采購合同、報價單經采購管理部門負責人、總經理簽字確認。合

23、同簽訂流程詳見見本手冊“4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度”。合同簽訂后，采購管理部門采購員登錄ERP采購模塊，在“材料采購”下創(chuàng)建PO訂單并報審批流。（10）若是主材訂單，審計決算部門負責人登錄ERP系統(tǒng)進入“采購審批”在審批通知下做確認， ERP系統(tǒng)內該審批將自動遞交生產副總予以確認。采購管理部門采購員即通知供應商發(fā)貨。（11）若是輔材訂單，采購管理部門負責人登錄ERP統(tǒng)在采購模塊下審批通過訂單信息，采購管理部門采購員即通知供應商發(fā)貨。（12）本流程涉及的控制文件及單據：備料清單采購申請工程排版圖報價單采購評估表4.1.1.2倉庫到貨驗收流程（1）合同簽訂后，采購管理部門采購員應積極

24、與供應商保持聯系，及時掌握供應商到貨情況。（2）物資到達公司前， 采購管理部門采購員應提前通知倉庫保管員和質量管理部門材料檢驗員即將到達的物資類別和數量，由倉庫保管員指定物資的卸貨待檢地點，倉庫保管員應保證指定的地點適于保護物資不易損壞、不易丟失及不易與合格物資混淆。（3）物資到達公司后，采購管理部門采購員核實與供應商簽訂的采購合同內容，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“到貨驗收單”并打印。采購管理部門在填寫“到貨驗收單”時，對材料的特殊要求必須予以明確。（4）采購管理部門采購員應與倉儲管理部門聯系將材料或物資存放到指定場地待檢，連同材料或物資的質保單等質量證明文件交倉庫保管員。

25、（5）倉庫保管員將貨物過磅，并根據采購管理部門提供的工業(yè)品買賣合同、到貨驗收單認真核對物品的數量、規(guī)格、型號、名稱、生產廠家是否與到貨驗收單、工業(yè)品買賣合同內容相符。若相符，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“采購接收單” 并打印， 同時 ERP系統(tǒng)自動將待檢材料做“在途物資”處理。若貨物驗收過程中發(fā)現有關數量、規(guī)格、品種、型號、生產廠家與到貨驗收單、工業(yè)品買賣合同內容等不相符現象，倉庫保管人員有權拒絕辦理入庫手續(xù)，并視具體情況報告主管人員處理。即需對到庫的材料作好標記，以便予追溯和核查。標記的方式為合格、待檢、待處理、不合格。原材料檢驗員于 “采購接收單” 上簽字是確認材料合格可入庫，檢

26、驗合格后倉庫保管人員在ERP中錄入材料的牌號、規(guī)格、跟蹤卡號，供應商、廠家等信息。（6）質量管理部門負責進廠原、輔材料、外購件的質量檢驗，原材料檢驗員在“采購接收單”上簽字確認，并及時錄入ERP系統(tǒng)；對材料使用過程進行監(jiān)督跟蹤，抽查簡寫代碼的準確性；型鋼、角鋼等次構件材料，由 ERP系統(tǒng)依據出庫領料單匯總，跟蹤員檢查監(jiān)督；每一工程所用的材料均有可追溯性。（7）采購管理部門采購員將到貨驗收單及質量證明書交質檢處原材料檢驗員。（8）原材料檢驗員接到采購管理部門的“到貨驗收單”和質量證明文件后，應按“原材料檢驗細則” 和公司特殊要求進行認真檢查：質量證明書是否清晰、所列項目是否齊全、數據是否符合要求

27、、有沒有生產廠家和供應商的檢驗公章，材料的牌號、規(guī)格、批次與實物或其標記是否一致、包裝情況是否符合規(guī)定。原材料檢驗員于“到貨驗收單”簽字是為財務部門與供應商結算。（9）在材料入廠驗收過程中，如發(fā)現不合格項，原材料檢驗員應及時以書面形式通知采購管理部門，詳見本手冊“4.1.5退貨流程控制制度”。（10）質量管理部門材料員驗收材料合格后，將簽字后的采購接收單返回倉儲管理部門，由質量管理部門質檢員在ERP系統(tǒng)內確認入庫，ERP系統(tǒng)自動將“在途物資”沖減，中轉生成“原材料”。（11）倉儲管理部門確認材料入庫后，財務部門根據采購接收單、到貨驗收單、磅單、發(fā)票記錄應付賬款。詳見“4.1.4付款與對賬流程控

28、制制度”。（12）本流程涉及的控制文件及單據：發(fā)運單采購接收單到貨驗收單采購合同磅單4.1.1.3工地到貨驗收流程（1）供應商將材料物資直發(fā)工程地現場，由工地安裝項目經理檢驗材料質量情況，并在材料發(fā)運單上確認簽收，將發(fā)運單傳至公司采購管理部門。（2）采購管理部門采購員檢查發(fā)運單簽收情況，并在ERP系統(tǒng)中開具“到貨驗收單”，ERP系統(tǒng)內將自動匹配訂單信息并生成“在途物資”。（3）采購管理部門采購員將“到貨驗收單”、 “發(fā)票”、 “采購合同”交至倉儲管理部門，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中確認入庫，系統(tǒng)將自動沖減“在途物資”并生成“原材料”。（4）生產制造部門相關人員根據采購合同內容督促財務部門根據合同

29、支付款項并監(jiān)督現場實施收貨、驗收、施工等工作。（5）本流程涉及的控制文件及單據：工作聯系單發(fā)運單到貨驗收單采購合同發(fā)票4.1.2合格供應商評定及信息維護流程控制 4.1.2.1采購管理部門為滿足公司生產計劃的要求，采購員根據市場行情詢價比價尋找供應商，詳見本手冊“4.1.1.1材料采購流程” 。4.1.2.2采購管理部門對新增的供應商或生產廠家，應收集營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織結構代碼證、必要的生產許可證和通過體系認證等其它相關資料，并進行必要的合格供方評審。4.1.2.3根據對公司產品質量影響的重要程度，設計部門負責將外購材料和制品分成A和 B兩類，以便采購時可采取不同程度的控制措施：A類對

30、本公司生產的產品質量有非常重要影響的外購材料和制品；B類對本公司生產的產品質量有重要影響，但重要程度不如A類的外購材料和制品。4.1.2.4對供方的基本要求1）能提供符合質量要求的產品，且質量持續(xù)穩(wěn)定；2）交貨及時，數量準確、價格合理；3）能滿足采購合同的要求；4）能提供認真負責的售后服務；5）應具有相應的資質和良好的資信；6）供方的安全績效；7）如為化學危險品還應有材料安全數據表。4.1.2.5采購管理部門優(yōu)先從已有供方中進行初選。如果仍不能滿足生產經營活動需求，采購管理部門應進行市場調查，選擇新的候選供方，然后組織對候選供方的評價。4.1.2.6對供方評價的方法：（1）采購樣品檢驗對于新的

31、采購候選供方（包括國外供方） ，負責采購的部門先采購其少量樣品，由質量管理部門進行相應的檢測（如力學性能和化學成份檢驗），作出合格與否的評價，初步判斷其產品在質量上能否接受，并填寫“合格供方樣品評價表”。（2）書面調查由采購管理部門填寫和發(fā)出“采購供方調查表”或“外協供方調查表”，調查供方（外協單位）公司概況、 產品規(guī)格和供貨業(yè)績，公司的質量保證能力等。需要時同時要求其提供產品目錄、產品鑒定資料、產品業(yè)績表，以及產品認證或應具有的資格資質證明，質量管理體系認證復印件等資料。（3）現場調查現場調查的內容與書面調查相同，但調查直接在候選供方處實地進行?，F場調查一般用于特別重要的、或公司附近的候選供

32、方。（4）業(yè)績評定業(yè)績評定用于合格供方的復評，或擴大合格供方的供貨范圍（如增加規(guī)格、材質品種等）時的評定。 由負責供應管理部門組織相關部門人員，對近幾年為本公司供應的業(yè)績進行評價，以便決定是否可以保持為合格供方，或擴大采購范圍，業(yè)績評定時采用“采購（外協）供方業(yè)績評定表”。對于候選供方的業(yè)績評定，是對它為其他公司提供類似產品或服務的業(yè)績進行了解和評價。（5）第二方審核對候選供方進行質量保證能力的審核，第二方審核可與現場調查同時進行，以增加現場調查的深度；也可單獨進行第二方審核，驗證書面調查的結果。（6）對 A類供方的評價1）對新的候選供方；樣品檢驗書面調查或現場調查或第二方審核（三種方法中的一

33、種）。2）對擬擴大采購范圍的原合格供方：業(yè)績評定書面調查。對 B類供方的評價3）對新的候選供方：樣品檢驗書面調查。4）對擬擴大采購范圍的原合格供方：業(yè)績評定。（3）對計量、測試、檢測、培訓、設計等軟件服務和提供運輸、安裝的供方，同時評價：1）調查提供服務的經驗、業(yè)績和服務質量。2）審查由權威部門授予的資格資質證書，確認證書的有效期限和證書覆蓋的業(yè)務范圍符合要求。4.1.2.7對顧客指定的供方，進行業(yè)績評定。4.1.2.8經評定合格的供方，負責評定的部門應建立“年合格采購供方名單” ，該名單由評定部門負責人簽字后，報主管副總審核，總經理批準。4.1.2.9經評定后的合格供方，由采購管理部門采購員

34、獲取供應商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織結構代碼證并在ERP系統(tǒng)中將供應商證件信息導入。4.1.2.10采購管理部門應將有效的合格供方名單發(fā)給相關部門，作為倉儲、檢驗和付款的依據。4.1.2.11采購管理部門跟蹤和記錄與合格供方簽訂的合同或協議的執(zhí)行情況。4.1.2.12對合格供方，由負責部門每年底復評一次，復評以供方提供的產品和服務業(yè)績?yōu)橐罁?，復評結果記錄在“供方復評記錄”上。凡在質量、進度、價格和售后服務等方面有問題，又不作改進的供方，應從合格供方名單中去除，復評后修改的 “年合格采購供方名單” ，需按原審批程序審批。各負責部門除應建立“年合格采購供方名單”外，還應建立每個合格供方的檔案，檔案

35、內容應包括：1）首次評價記錄；2）定期復評記錄；3）供貨記錄；4）供貨質量的處理記錄等。4.1.2.13采購管理部門采購員應將每次供貨情況填寫到供應商檔案中。采購管理部門負責建立和保管供應商檔案。對于公司兩次發(fā)出“糾正或預防措施反饋單”后沒有明顯改進的供應商，采購管理部門采購員應報告部門負責人后，將該供應商從合格供方名單中除名。4.1.2.14本流程涉及的控制文件及單據：營業(yè)執(zhí)照供應商稅務登記證供應商組織機構代碼證供應商專門認證供應商產品質量合格證書采購供方調查表樣本檢驗報告現場調查記錄采購供方調查表供方復評記錄* 年采購合格供方名單樣品檢驗報告4.1.3采購合同評審與管理流程控制制度 4.1

36、.3.1經評定的合格供方由財務部門相關主管會計人員在ERP系統(tǒng)內維護合格供應商記錄，供應管理部選擇合格供方內的供應商簽訂采購合同。合格供方的評定詳見本手冊“4.1.2合格供應商評定及信息維護流程控制” 4.1.3.2采購管理部門采購員通過市場調研對材料進行比價、詢價與供應商洽談價格，形成報價單和采購評估表，并報采購管理部門負責人審核后方可起草采購合同。4.1.3.2法務部門負責編制材料、設備等采購合同的標準文本，并對非標準文本的采購合同進行法律審查。4.1.3.3采購管理部門應與有關合格供方洽談采購合同，合同條款應當明晰，應詳細規(guī)定對所采購物品的要求。至少應包括：1） 采購物品的名稱、規(guī)格、數

37、量、交貨期；2） 供方應提供的資料，包括供方外協件的出廠檢驗報告、所購原材料的材質證明書等；3） 采購物品的質量要求和檢驗標準；4） 包裝、供貨方式、運輸及驗收方式；5） 標識和可追溯性要求；6） 顧客進行驗證的規(guī)定；7） 單價、總金額、結算方式、違約處理。8） 適當時還包括：對供方的產品、程序、過程、設備、人員提出有關批準或資格鑒定的要求，如對供方產品的安全認證要求，對加工過程、設備及人員要求委托檢測的服務要求等；適用的質量管理體系要求4.1.3.4采購合同應盡可能使用標準合同文本，在采購合同中，采購材料物資的技術標準名稱、編號或年份必須明確填寫（必要時應注明其中的條款號），特殊或專門的訂貨

38、要求應在合同中明確寫明，包括其驗收辦法和驗收依據文件等，采購合同應由生產副總審核、總經理批準。4.1.3.5與合格供方洽談成功的采購合同，經采購管理部門負責人審查簽字，再交總經理或其授權人簽字批準后，可正式簽訂采購合同。4.1.3.6采購合同簽訂后，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中錄入訂單信息。4.1.3.7批準后的采購合同，由采購管理部門指定專人負責存檔保管，由采購管理部門相關人員將合同信息錄入ERP ，同時應建立采購合同檔案登記合同臺賬及檢索目錄。4.1.3.8本流程涉及的控制文件及單據：報價單采購評估表采購合同4.1.4付款與對賬流程控制制度4.1.4.1原材料預付款流程（1） 采購合同

39、簽訂后， 采購管理部門采購員查看合同付款條款，整理需預付款的訂單并填寫“資金審批單”。（2）所有財務收支和財務事項首先由業(yè)務管理部門提出，經部門主管審核，對該項事項的合理性提出初步意見。（3） 涉及到總經理或總經理授權有關副總批準的財務收支和財務事項在財務部門負責人核準的基礎上由公司決策部門或授權部門審批，財務部門出納付款。（4）根據部門主管的審核意見，財務部門有關會計人員核對合同、費用列支渠道和月度財務計劃，財務部門負責人根據會計人員核對意見和資金安排情況核準。（5）財務部門出納辦理付款后，將“資金審批單”、 “支票存根”、 “銀行回執(zhí)單”交至財務部門會計人員入賬。（6）財務部門會計人員在E

40、RP系統(tǒng)中編制虛擬發(fā)票記錄預付賬款。（7）本流程涉及的控制文件及單據：資金審批單支票存根銀行回執(zhí)單4.1.4.2原材料應付款流程（1）采購合同簽訂后，由公司采購管理部門采購人員參照其預先制定的付款計劃填制“資金審批單”，經過采購管理部門負責人審批、財務部門會計人員審核、財務部門負責人核實簽字后報總經理批準付款。（2）財務部門會計人員根據發(fā)票、倉庫的收、發(fā)憑據等原始憑證進行存貨會計核算，反映存貨增減變動和余額，存貨明細賬余額必須與倉庫核算數量金額明細賬余額核對一致。（3）財務部門會計人員審核付款事項是否為預算內付款，若預算外材料款則需公司決策部門或授權部門批準；若預算內材料款，“資金審批單”由采

41、購管理部門負責人、財務部門負責人、公司決策部門或授權部門批準。（4）財務部門會計人員接到“資金審批單”和采購員簽字的供應商發(fā)票，將“發(fā)票”、 “到貨驗收單”、 “采購接收單” 、 “磅單”匹配，會計人員在ERP系統(tǒng)中核銷預付賬款，記錄應付賬款。若匹配不一致及時追查原因并修正或通知采購管理部門采購員與供應商聯系。（5）本流程涉及的控制文件及單據：資金審批單付款計劃發(fā)票到貨驗收單采購接收單4.1.4.3對賬流程（ 1）公司應按月對會計賬簿紀錄的數據與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單位或者個人進行相互核對，保證賬賬相符、賬實相符。核對工作由財務部門相關主管會計人員負責組織。（ 2）當供應商發(fā)來詢

42、證函，財務部門會計人員將ERP系統(tǒng)數據與應付明細賬進行核對，若核對一致交至財務部門相關主管會計人員審核，蓋章確認，并向供應商回函。（ 3）財務部門會計人員向供應商發(fā)出“往來詢證函”，供應商回函后由相關主管會計人員審核，并將工作函保留檔案，若核對不符，由會計人員逐筆核對明細查出差異，經報財務部門相關主管會計人員審核后調整一致。會計期末結賬前對賬程序控制詳見財務控制手冊第五冊財務信息管理與披露控制手冊 4.3 結賬。（ 4）本流程涉及的控制文件及單據：往來詢證函4.1.5退貨流程控制制度4.1.5.1原材料檢驗員在材料入廠驗收過程中，或外購件質量檢驗員在外購件入廠驗收過程中，發(fā)現應檢項目檢驗結果不

43、符合相關標準時，應判定為不合格品，檢驗員應填寫“不合格品處置單”，對不合格品的概況進行描述、注明超標數據和提出拒收要求。檢驗員應對不合格品進行顯著標識。4.1.5.2“不合格品處置單”一式二份，經質量管理部門主管審核簽字后，由檢驗員將二份同時交采購管理部門。4.1.5.3采購管理部門在收到“不合格品的處置單”后，應立即對不合格品進行確認，并就質檢部門的拒收要求提出處置意見。4.1.5.4當采購管理部門同意拒收時，則應在“不合格品的處置單”的責任部門處置意見欄中寫明同意退貨，采購管理部門采購員根據“到貨驗收單”的信息開具“物資退貨單”，將其中一份“不合格品的處置單”交回質量管理部門，一份連同“物

44、資退貨單”交倉儲管理部門，并在ERP系統(tǒng)中將原來生成到貨驗收單的各項數據清空，僅保留供應商的名稱。4.1.5.5倉儲管理部門保管員收到同意退貨處理的“不合格品處置單”和“物資退貨單”后，在ERP系統(tǒng)內做退庫， 系統(tǒng)將自動沖減 “在途物資”，并應在此批不合格材料或外購件的顯著位置提示“退貨品”標識，等待退貨處理。同時，采購管理部門應盡快與供應商聯系退貨。4.1.5.6采購管理部門采購員應就退貨情況與財務部門會計人員溝通，若該批貨物發(fā)票已進賬并且開票時間已超過90 天，則由財務部門負責人與供應商商定稅金承擔方，并作相應的處理；若開票時間未超過90 天由財務部門指派主管稅務的會計人員前往稅務局開具紅

45、字證明，并傳至供應商，供應商接到紅字證明開具紅字發(fā)票應傳至財務部門。4.1.5.7財務部門會計人員接到供應商傳至的紅字發(fā)票在ERP系統(tǒng)中沖銷原入賬記錄。4.1.5.8財務部門出納根據物資退貨單開具出門證。4.1.5.9當采購管理部門處置意見為讓步接受時，采購管理部門應在“不合格品處置單”的責任部門意見欄中寫明讓步申請理由，由采購管理部門先后送交生產制造部門工藝處及設計部門審查：（1）如審查同意讓步接收時，采購管理部門將經已簽字的“不合格品處置單”分別交質量管理部門和倉儲管理部門，并憑已批準讓步接收的“不合格品處置單”與“到貨驗收單” 一起辦理入庫手續(xù)，同時與供應商協商權益事宜。質檢員收到“讓步

46、接收”的“不合格品處置單”后，應及時去除對不合格品的標識。入庫流程詳見本手冊“4.1.1.2倉庫到貨驗收流程” 。（2）如讓步申請未得到前述兩個部門的一致批準，采購管理部門應負責聯系退貨。供應管理部認為需要時，可報請總工程師作最終裁決后處理。4.1.5.10本流程涉及的控制文件及單據：不合格品處置單供應商質量證明到貨驗收單物資退貨單出門證增值稅發(fā)票紅字發(fā)票證明紅字發(fā)票4.1.6采購預算流程控制制度4.1.6.1采購年度預算編制流程（1）董事會制定年度經營目標、年度預算，并將編制的年度經營目標、年度預算分解下達致總經理。（2）財務部門為預算管理的歸口責任部門，具體負責編制投資、籌資預算、成本費用

47、預算、現金流量預算、和資產負債、利潤預算，預算的編制，審查、匯總、上報、下達、報告的具體工作，跟蹤監(jiān)督和反饋預算的執(zhí)行情況，分析預算差異和原因。財務部門預算會計將公司總體經營目標、年度預算分解到各部門。（3）采購管理部門負責編制采購預算，對采購預算的執(zhí)行情況承擔責任。采購預算包括預算期為滿足生產必須采購的生產主要材料、輔助材料的采購數量、價格和采購金額的預算。由采購管理部門根據生產預算、期初庫存情況以及產品定額消耗水平編制。（4）采購管理部門采購員根據經營大綱、生產預算及期初庫存情況編制采購年度業(yè)務預算制成“采購年度預算表” 。（5）采購管理部門負責人審批“采購年度預算表”。（6）財務部門會計

48、人員將“采購預算表”資金平衡，審核通過后報總經理審批。（7）經總經理審批過的“采購預算表”由財務部門歸檔。（8）本流程涉及的控制文件及單據：采購年度預算表4.1.6.2采購月度預算編制流程（1）采購管理部門采購員查閱發(fā)票臺賬，根據合同付款時間及供應商近期開具發(fā)票情況，匯總下月應付款金額，編制“月度采購預算表”，報采購管理部門負責人審批。（2）財務部門主管預算的會計人員和主管材料的會計人員將“月度采購預算表”進行資金平衡，審核通過后，報總經理審批。（3）采購管理部門秘書即登錄采購模塊下的資金預算員，將批準后的“采購月度預算”錄入ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)內將自動傳至財務部門會計人員。（4）本流程涉及的控制

49、文件及單據：采購月度預算表4.1.6.3采購預算過程控制流程（1）財務部門下達年度預算。（2）財務部門下達年度預算并將預算分解為季度月算、月度預算。（3）采購管理部門組織各項采購活動。（4）財務部門對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督、控制。財務部門對采購管理部門的采購活動執(zhí)行監(jiān)督，對于超預算的付款進行監(jiān)控，并報上級審批方可辦理付款。（5）財務部門應按月向公司管理層反饋預算執(zhí)行情況信息，實行預算偏差預警控制制度，對各部門預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督、控制。（6）如需調整預算，由采購管理部門負責人執(zhí)行。4.2 勞務外包采購流程控制制度 4.2.1安裝分包合同簽訂與變更流程控制制度4.2.1.1安裝分包合同簽訂流程

50、控制制度（1）安裝項目經理 依據已批準的“施工組織設計及施工方案”及相應的專項方案，制訂工程安裝項目招標文件發(fā)給安裝單位。（2）參與投標的安裝單位，必須是經公司事先評審合格的供方。新的安裝單位必須事先進行合格供方評定；由項目部負責填寫合格供方評定表，報工程管理部門審核, 工程副總 批準。（3）工程管理部門應在公司合格供方安裝單位中選擇安裝單位，如這些安裝單位不能滿足工程需要另選擇安裝單位時，應根據外聘安裝單位以前工作的實績，以及市場調研結果確定預選外聘安裝單位的名單，向預選外聘安裝單位索取評定所需的資料。（4）項目部在完成初步評價工作后，提交預選外安隊的評定資料報工程管理部門進行復評，評審合格

51、后報工程副總 批準正式列入合格供方名單。（5）對合格供方的管理已評定為合格供方的安裝單位，相應評審資料及安裝單位資料存工程管理部門，由工程管理部門建立合格供方名單。（6） 對合格供方安裝隊應每年進行一次業(yè)績評定，形成“采購（外協） 供方業(yè)績評定記錄表” 。評定具體內容應詳細記錄并存入該合格分包方檔案。評定結果分為A、B、C三級，根據評定結果決定其可繼續(xù)承擔工程安裝項目的資格和方式。（7）財務部門會計人員將合格供方名單錄入ERP系統(tǒng)。（8）一般工程的分包工作由項目部負責，重大工程由工程管理部門負責。項目部選擇3 個以上安裝單位進行公開招標或議標，各安裝單位的投標文件，由安裝項目經理進行審查，根據

52、安裝實力、業(yè)績及價格經綜合評定后選擇其中最優(yōu)一家，與其草簽 鋼結構工程項目安裝協議后報公司職能部門審批同意，經總經理批準后正式簽訂。（9）重大工程，工程管理部門通過招（議）標方式選定安裝單位，所選擇的分包單位必須具有相應的施工業(yè)績，報工程副總 同意、公司總經理批準后，與其簽訂工程安裝合同。（10）分包合同一般須按公司標準合同文本簽訂，并需繳納合同的履約保證金。（11）分包合同經安裝項目經理簽字后形成“合同評審表”送工程管理部門、審計決算部門、法務部門評審并修改評審意見后，經工程副總簽字同意報公司決策部門或授權部門簽訂蓋章。（12）外協單位的選擇、確定及合同的簽定參照安裝單位的選擇和確定，按外協

53、施工合同文本簽定合同。（13）分包合同簽訂后，工程管理部門秘書在ERP系統(tǒng)中錄入合同信息，創(chuàng)建PO訂單號。（14）如分包溝通過程中各部門控制意見無法與分包單位達成一致時，由工程副總進行裁決，決定是否簽訂合同；如工程副總認為確屬重大事項無法決定時，由其就有關風險及費用額度、過程可控程度向總經理書面匯報，由總經理最終批準簽訂合同。（15）本流程涉及的控制文件及單據：招標文件采購（外協）供方業(yè)績評定記錄表鋼結構工程項目安裝協議分包方營業(yè)執(zhí)照分包方資質證書分包方安全許可證分包方稅務登記證分包方組織機構代碼證合同評審表 4.2.1.2安裝分包合同變更流程控制制度（1）當安裝工程發(fā)生變更時，由工程項目部安

54、裝項目負責人與分包方商議簽訂“補充協議”，簽訂流程同詳見本手冊“4.2.1.1安裝分包合同簽訂流程控制制度”（2）財務部門會計人員從行政管理部門處獲得分包“補充協議” ，記錄合同臺賬并將合同歸檔。（3）工程管理部門相關人員將變更信息錄入ERP系統(tǒng)。（4）本流程涉及的控制文件及單據：補充協議合同臺賬4.2.2安裝分包付款流程控制制度4.2.2.1財務部門會計人員取得出納“銀行回單”，并審查 “資金審批單” ，將“銀行回單” 與“資金審批單”匹配。若核對一致，會計人員在ERP系統(tǒng)內創(chuàng)建憑證，記錄付款。4.2.2.2財務部門主管在ERP系統(tǒng)內審核該憑證， 審核應付賬款的性質是否一致，若審核其相符，在

55、 ERP系統(tǒng)中審核，完成過賬。4.2.2.3 財務部門會計人員建立應付合同臺賬。登記注明日期、憑證號、金額，備注詳細付款進度情況，銀行回單應付合同臺賬4.2.3外協外包合同簽訂流程控制制度4.2.3.1根據計劃安排生產任務不飽和情況下，原則上不允許產品外協外包。如確需外協，由生產制造部門提出申請，經生產副總批準后，綜合計劃部門安排外協，簽訂外協合同。4.2.3.2屬經常性的次構件外協，由綜合計劃部門安排選擇質優(yōu)、價廉、交貨及時的加工單位，經過比較，可形成定點單位，簽訂長期合作協議。4.2.3.3公司設備不能滿足質量要求的產品外協，由綜合計劃部門安排選擇質優(yōu)、價廉、交貨及時的加工單位，經過比較，

56、可形成定點單位，簽訂長期合作協議。4.2.3.4根據公司產品合同及計劃安排生產任務超過生產制造部門生產能力情況下，由綜合計劃部門平衡后，提出申請，經生產副總審核，總經理批準后，綜合計劃部門安排外協，簽訂外協合同。4.2.3.5綜合計劃部門負責選擇若干家潛在外包外協供方，根據外包外協內容組織生產制造部門、質量管理部門進行評定。評定方式除按采購控制程序中的相關規(guī)定外，應對外協供方的制作設備、技術力量、工藝、檢測設備和質保體系、生產能力等方面是否符合外協件的制作要求作出評價，評價結果記錄在“外協供方調查表”中。4.2.3.6綜合計劃部門根據“外協供方調查表”反映的外包外協供方情況，選擇出合格的外包外

57、協供方， 然后填寫 “采購 （外協）供方業(yè)績評定記錄表”報生產副總批準，正式列入“合格采購 （外協）供方名單”。4.2.3.7綜合計劃部門負責建立合格外包外協供方的檔案，對每批外協件的加工質量、交貨期、價格進行跟蹤記錄。每年應根據供方的實際業(yè)績對外包外協供方進行一次復評，復評的重點是外包外協加工質量的穩(wěn)定性和交貨是否按期，經復評合格的供方列入新一年的“合格采購（外協）供方名單”，更新的名單應經生產副總批準。4.2.3.8綜合計劃部門負責根據外包外協件的制作難度和交貨期的要求，在“合格采購（外協）供方的名單” 中選擇 2-3 家供方發(fā)送外包外協件詢價書，并對交回的報價書進行評定，選擇其中一家作為

58、外包外協單位， 經審計決算部門審核，生產副總批準后， 與其簽訂外協分包合同，合同條款應符合 采購控制程序中的“采購合同”中的相關規(guī)定，外包外協合同應經總經理或授權生產副總批準。4.2.3.9外協分包合同簽訂生效后，由綜合計劃部門秘書整理并建立合同臺賬，生產制造部門相關人員將供應商營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全許可證、稅務登記證、組織機構代碼證遞交至財務部門會計人員，會計人員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建新供應商信息。同時綜合計劃部門負責提供外協件圖紙及相關的質量檢驗樣表給外協供方，填寫發(fā)文記錄。4.2.3.10本流程涉及的控制文件及單據：報價書工作函外協供方調查表供應商營業(yè)執(zhí)照供應商資質證書供應商安全許可證供應

59、商稅務登記證供應商組織機構代碼證4.2.4外協資金審批、付款流程控制制度4.2.4.1委托加工：合同約定結算時間內由外協單位提交結算單及相應結算資料（含需要的送料統(tǒng)計表、送料接收的原始資料、質檢驗收報告等），由綜合計劃部門辦填寫“工程制作外協合同執(zhí)行情況考核表”，對工程用料情況、供貨質量、數量、余料處理辦法及工期進行考核評定，提供外協單位提交的經審核的排版圖，同時收集由倉儲管理部門出具的“出料數量證明”后匯總提交審計決算部門對外協費用進行審核。4.2.4.2包工包料：在合同約定結算時間內外協單位提交結算單，由綜合計劃部門填寫“工程制作外協合同執(zhí)行情況考核表”，對供貨質量、數量、工期進行考核評定

60、后提交審計決算部門審核。4.2.4.3審計決算部門負責工程項目外協合同，含制作外協及除安裝施工及運輸費用外的其它工程項目施工外協合同的審核和對履約完成后的外協費用結算進行審計。4.2.4.4綜合計劃部門遞交分包外協“資金審批單”、 “發(fā)票”至財務部門主管成本的會計人員，主管成本的會計人員查詢是否有所列外協單位及外協合同、合同額、 已付款額、 計算付款所占合同的比例，以及“資金審批單”申請付款的完工量是否與其提交的“完工進度確認書”完工量相等。根據合同付款條款規(guī)定計算可支付金額，審核申請支付金額是否符合合同規(guī)定。4.2.4.5財務部門會計人員查詢綜合計劃部門預算，計算本次實際可支付的金額，將“資