行-政-工-作-內(nèi)-容2講解

1、行 政 工 作 內(nèi) 容行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是,這些 事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。 概括起來說, 行政管理在企 業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能;其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務(wù)是 根本。 究而言之, 行政管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。 行政部門還必須在 “ 管理 “ 、 “ 協(xié)調(diào) “ 和 “ 服務(wù) “ 三方面再上一個(gè)檔次,才算是一個(gè)合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。從 “ 管理 “ 方面來說,行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的 “ 參謀和助手 “ ,還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、

2、用 人政策等重大問題上有自己的思考,并且高屋建瓴地在實(shí)際工作中加以貫徹落 實(shí),成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的 “ 高參和臂膀 “ 。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于 做一個(gè)事務(wù)主義者, 而是要做一個(gè)有思想、 敢創(chuàng)新、 有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者; 換句話說, 他不能僅僅滿足于做好一個(gè)戰(zhàn)術(shù)家, 還要努力做好一個(gè)戰(zhàn)略家。 很顯然, 也只有 一個(gè)有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人,才能把行政工作做得更好,做得再 上一個(gè)檔次。從 “ 協(xié)調(diào) “ 方面來說,行政管理者不能簡單地以傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo) 交辦的任務(wù)為滿足; 也不能憑借自己在企業(yè)的獨(dú)特地位對各個(gè)部門頤指氣使, 以 權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上及下、左及右、里及外

3、的溝通,在充分溝通的基 礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為真正的協(xié)調(diào)。從 “ 服務(wù) “ 上說, 行政部門要甘當(dāng)幕后英雄的角色。 因?yàn)樾姓?wù)干得再出色, 畢竟是服務(wù)于企業(yè)的最終目的的。 行政部門的工作, 特別是后勤服務(wù)工作, 永遠(yuǎn) 不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的 “ 中心 “ 。不但不可能,而且不應(yīng)該。因?yàn)槿绻粋€(gè)企業(yè) 的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門,那只能說明一點(diǎn),即行政工作做得實(shí)在太糟糕, 影響了企業(yè)各方面的工作, 影響了企業(yè)最終目的的實(shí)現(xiàn), 以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想境界應(yīng)該是 “ 潤物細(xì)無聲 “ 。 行政部門最忌諱處處顯示自己的 存在, 及其它部門搶鏡頭, 爭榮譽(yù)。 行政部門應(yīng)該象一

4、部自動化程度很高的機(jī)器, 這頭原料 (任務(wù) 進(jìn)去,那頭成品 (結(jié)果 出來;其中的許許多多曲曲折折,都消化 在行政體系之內(nèi),切忌為自己評功擺好,四處張揚(yáng),浪費(fèi)別人的時(shí)間、精力和感 情。 要反對利用自己對公司資源的支配權(quán)只顧為自己謀取私利或便利的行為, 特 別要反對把行政部門變成 “ 門難進(jìn),臉難看,事難辦 “ 的官府衙門。管理是要執(zhí)行 制度的;但執(zhí)行制度也是一門藝術(shù),并不一定要搞得劍拔弩張,刀光劍影。特別 是在高素質(zhì)人才集中的地方,更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。各企業(yè)行政部定位不同,工作內(nèi)容也不相同例如:一家外企集團(tuán)中國區(qū)行政部, 下屬有二十多家子公司, 工作內(nèi)容主要包括 以下:1

5、. 中國區(qū)總部辦公室管理2. 中國區(qū)總部及集團(tuán)總部信息溝通3. 辦公文具 設(shè)備的采購和管理4. 車輛的管理5. 電話的管理6. 指導(dǎo)和督促子公司安全生產(chǎn)管理7. 對子公司行政部門進(jìn)行考核8. 企業(yè)文化管理 (公司月刊 9. 各子公司行政費(fèi)用監(jiān)控 (宿舍 食堂 文具 水電費(fèi)等行政報(bào)表 10. 統(tǒng)籌各子公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)和意外傷害保險(xiǎn)等商業(yè)保險(xiǎn)辦理11. 固定資產(chǎn)的管理12. 公文管理 (公司及行政發(fā)文的擬稿和發(fā)行工作 13. 各子公司印章及證照使用的監(jiān)督 (每季度報(bào)表 14. 預(yù)訂機(jī)票 酒店的管理15. 新成立注冊公司 (注銷 的辦理16. 名片的管理17. 保安的管理18. 公司大型會議及活動的籌劃

6、19. 到各子公司進(jìn)行督導(dǎo)和檢查工作20. 負(fù)責(zé)對子公司行政經(jīng)理 (主管 進(jìn)行培訓(xùn)及工作指導(dǎo)21. 及時(shí)解決各職能部門或子公司的行政問題22. 各子公司工作匯報(bào)的收集和整理23. 對外相關(guān)單位的公關(guān)和關(guān)系維護(hù)24. 寫字樓租金 水電費(fèi) 管理費(fèi) 宿舍的管理再來談行政助理又是做些什么呢行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。 行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營保 障為主,工作內(nèi)容較多元化,但較基礎(chǔ)。1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作2、協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度,進(jìn)行日常行政工作的組織及管理3、各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督及執(zhí)行4、參及公司績效管理、考勤等工作5、獎懲辦法的執(zhí)行6、協(xié)助

7、行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理,為其他部門提供及時(shí)有效的行政服務(wù)7、會務(wù)安排:做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作8、負(fù)責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞9、參及公司行政、采購事務(wù)管理10、負(fù)責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作12、 對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待,對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息 工作13、 協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓(xùn)、公司集體活動組織及安排,節(jié)假日慰問 等14、 協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作公司行政部工作流程2009/4/2/08:17 來源:搜一百范文網(wǎng)(二、具體流程 :1.各部門根據(jù)各自工作的

8、實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃,提出切實(shí)可 行的申請要求 (內(nèi)容具體翔實(shí)、 理由充分 , 經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后, 抄送給行政部。 2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實(shí),并 對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā), 遵循設(shè)備申請?jiān)瓌t, 提出解決建議和意見 (調(diào)撥或購買。 3.如果采取“調(diào)撥”程序,行政部將調(diào)撥計(jì)劃上報(bào)行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施; 4.如果采取“購買”程序,行政部將參照“江蘇×大 ×××軟件股份有限公司財(cái)務(wù)審批流程暫行規(guī)定”(蘇股財(cái)字 02第 003號 有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。 5.采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷,過 程遵循

9、“價(jià)廉物美”的原則, 在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上, 注意設(shè)備的性能價(jià)格 比, 多壓價(jià)比價(jià)、 厲行節(jié)約。 設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗(yàn)收核 查;固定資產(chǎn)登記后,由各部門登記領(lǐng)用,責(zé)任到人。 6.所有資產(chǎn)在使用者離 開公司或調(diào)離本部門時(shí)應(yīng)收歸行政部倉庫,并在部門設(shè)備管理員處登記。八、午餐飯票 1. 員工到職,由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯 票。 2. 每月 30-31日, 各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。 3. 每月 1-2日,由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計(jì)本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳 細(xì)名單。如遇周末,順延兩天。行政部不接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。 4. 如出現(xiàn)帳

10、款不齊或錯(cuò)漏, 由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)。 客飯餐券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單, 并 由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 5. 非正式員工(實(shí)習(xí)生等領(lǐng)用飯票由本人全額付款,研 究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。九、 訂餐、 訂票、 訂房申請流程為方便公司全體員工, 體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。 現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦?1、各部門根據(jù)各部門的實(shí)際 需要,提出訂餐、訂票、訂房申請,并填寫相應(yīng)的申請表(內(nèi)容具體詳實(shí),部 門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前,先行申請好費(fèi)用,交予 行政部代辦,在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交及行政部結(jié)款。 3、各部門承 擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險(xiǎn)

11、,例如承擔(dān)退票費(fèi)、退 房費(fèi)等。 4、 費(fèi)用超過 500元以上, 申請需要其部門主管副總簽字確認(rèn)。 5、 訂餐、 訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前 23天知會行政部,訂餐、訂 房一般提前 12天。 6、各部門申請不得提高出實(shí)際需要的要求。十、 禮品 1、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購,選擇原則為高雅、 大方、實(shí)用 , 能體現(xiàn)公司形象。 2、各部門根據(jù)禮品清單(見附表 2領(lǐng)用公司禮 品,需向本部門經(jīng)理提出申請,填寫禮品領(lǐng)用單,簽字確認(rèn)費(fèi)用來源。 3、各級 部門經(jīng)理 (必要時(shí)由總裁或分管行政副總 簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。 4、禮品費(fèi) 用每季度攤銷一次, 如費(fèi)用超出預(yù)算, 由財(cái)務(wù)部通知

12、行政部暫停向該部門發(fā)放禮 品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。十一、宣傳品 1、公司宣傳品包括手提袋(長、短、宣傳彩頁、公司簡介 和產(chǎn)品說明書等。 2、領(lǐng)用宣傳品在 5份以下的,由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng) 用臺帳上登記。 3、領(lǐng)用宣傳品在 5份以上的,需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單,由 部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后,在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。 4、宣傳品費(fèi)用初步 擬訂每季度攤銷一次, 如費(fèi)用超出預(yù)算, 由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放 宣傳品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。 5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù) 目超過填寫數(shù)目, 行政部除責(zé)成其重新填寫外, 并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān) 處罰。公司行政部工作

13、流程2009/4/2/08:17 來源:搜一百范文網(wǎng)十二、會議管理 1. 公司行政部統(tǒng)一管理會議制度,所有會議均須及時(shí)通知 行政部 , 便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn)。 2. 會議承 辦人需提交會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等(見附表 3,便于行政部配合工 作。 會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。 3. 除其他部門主辦的會議資料 各自存檔外,會議資料由行政部整理、立卷、存檔。 4. 會議結(jié)束后由行政部派人 清理會場,查收設(shè)備。 5. 會議室使用費(fèi)用按部門使用比例每季度攤銷一次。十三、 車輛管理 1、 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用, 公司人員如要用車

14、,請遵循以下管理?xiàng)l例:2、公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理, 分別按車號設(shè)冊登記管理。 3、公司車輛的使用實(shí)行“派車單”制度。員工應(yīng)認(rèn) 真填寫“派車單”, 交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。 若有預(yù)計(jì)用車需要, 應(yīng)提 前 2 3天向行政部門提交“派車單”申請。 4、 “派車單”經(jīng)行政部匯總后, 由 行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。 5、車輛使用完畢,使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫 “車輛使用實(shí)際情況記錄單”,交行政部備案。 6、行政部門每月將耗油量及行 駛旅程記錄簽報(bào)分管副總查核一次,以防浪費(fèi),如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)(指不正常 應(yīng)送請調(diào)整修理。 7、 公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下:市內(nèi)用車:普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1.5元 /公里

15、; 面包 車?yán)锍藤M(fèi) 2元 /公里。等候計(jì)費(fèi):等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi),免計(jì) 費(fèi)用, 超過半小時(shí)部分, 按 0.5元 /分鐘計(jì)費(fèi)。 長途用車:普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1.0元 /公里;面包車?yán)锍藤M(fèi) 2元 /公里。直接費(fèi)用(如 汽油 費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi) 等,由各用車部門自理。各部門車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算,并由部門經(jīng)理簽字 確認(rèn)后交財(cái)務(wù)部。十四、 設(shè)備維修流程 1. 報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員; 2.部門設(shè)備管理員初步檢查后,填寫設(shè)備報(bào)修單(提供設(shè)備編號和故障現(xiàn) 象,部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部; 3.行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號,聯(lián)系廠商, 組織及時(shí)維修; 4. 通過暫借、 調(diào)撥等方式, 將暫時(shí)不用

16、的設(shè)備給報(bào)修者使用; 5. 機(jī) 器設(shè)備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報(bào)修者使用; 6.涉及到的維修費(fèi)用, 由各部門承擔(dān)。十五、電子屏使用規(guī)范(一原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏, 做到使用主體合格,信息確認(rèn)有效,發(fā)布時(shí)間合理等,特制定本使用規(guī)范。一、 使用主體 1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。 2、行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù) 責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。 3、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括:及時(shí)實(shí)施公司信 息發(fā)布, 制定信息發(fā)布時(shí)間表, 制定信息更新計(jì)劃, 電子屏信息發(fā)布的匯總整理, 電子屏日常維護(hù),電子屏故障排除,電子屏修理配合等。 4、電子屏責(zé)任人對行 政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)

17、。(二發(fā)布內(nèi)容 1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。 2、 日常型信息內(nèi)容包含:公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)。 3、特別 型信息內(nèi)容包含:各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。 4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成.5,特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消 息相關(guān)部門完成. (三發(fā)布時(shí)間 1,電子屏的使用時(shí)間為每個(gè)工作日的上午 8:30 至下午 6: 30(有特殊情況的除外.2,日常型信息發(fā)布時(shí)效:公司宣傳介紹每日 2 小時(shí), 分 46 時(shí)段發(fā)布;公司新聞動態(tài)每日 2 小時(shí),分 46 時(shí)段發(fā)布;業(yè)內(nèi)新聞動態(tài) 每日 1 小時(shí),分 24 時(shí)段發(fā)布.3,特別型信息發(fā)布

18、時(shí)效由信息相關(guān)部門會同行 政事業(yè)部核定:公告的發(fā)布時(shí)間一般為 2 個(gè)工作日,每日 2 小時(shí),分 4 個(gè)時(shí)段; 通知的發(fā)布時(shí)間一般為 1 個(gè)工作日,每日 2 小時(shí),分 24 個(gè)時(shí)段;活動賀詞的 發(fā)布時(shí)間一般為活動開始前 1 小時(shí)至后 2 小時(shí) 公司行政部工作流程 2009/4/2/08:17 來源:搜一百范文網(wǎng) 十二,會議管理 1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度,所有會議均須及時(shí)通知 行政部,便于安排和登記備案.如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn).2.會議承 辦人需提交會議時(shí)間,會議地點(diǎn),所需準(zhǔn)備等(見附表 3,便于行政部配合工 作.會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試.3.除其他部門主辦的會議資料

19、 各自存檔外,會議資料由行政部整理,立卷,存檔.4.會議結(jié)束后由行政部派人 清理會場,查收設(shè)備.5.會議室使用費(fèi)用按部門使用比例每季度攤銷一次. 十三, 車輛管理 1, 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用, 公司人員如要用車,請遵循以下管理?xiàng)l例:2,公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理, 分別按車號設(shè)冊登記管理.3,公司車輛的使用實(shí)行"派車單"制度.員工應(yīng)認(rèn) 真填寫"派車單",交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字.若有預(yù)計(jì)用車需要,應(yīng)提 前 23 天向行政部門提交"派車單"申請.4,"派車單"經(jīng)行政部匯總后,由 行政部

20、經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度.5,車輛使用完畢,使用人員,駕駛?cè)藛T須填寫 "車輛使用實(shí)際情況記錄單",交行政部備案.6,行政部門每月將耗油量及行 駛旅程記錄簽報(bào)分管副總查核一次,以防浪費(fèi),如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)(指不正常 應(yīng)送請調(diào)整修理.7,公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下:市內(nèi)用車:普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1.5 元/公里;面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元/公里.等候計(jì)費(fèi):等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi),免計(jì) 費(fèi)用,超過半小時(shí)部分,按 0.5 元/分鐘計(jì)費(fèi).長途用車:普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1.0 元/公里;面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元/公里.直接費(fèi)用(如汽油費(fèi),過橋過路費(fèi),停車費(fèi) 等,由各用車部門自理.各部門車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算,并由部門經(jīng)理簽字 確認(rèn)后交財(cái)務(wù)部. 十四, 設(shè)備維修流程 1. 報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員; 2.部門設(shè)備管理員初步檢查后,填寫設(shè)備報(bào)修單(提供設(shè)備編號和故障現(xiàn) 象,部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部;3.行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號,聯(lián)系廠商, 組織及時(shí)維修; 通過暫借, 4. 調(diào)撥等方式, 將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用; 機(jī) 5. 器設(shè)備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報(bào)修