金地房地產(chǎn)管理制度65材料采購(gòu)過程控制

1、材料采購(gòu)過程控制程序1. 目的保證所采購(gòu)的材料、設(shè)備和服務(wù)價(jià)格合理并符合規(guī)定的質(zhì)量要求及工期要求。2. 適用范圍適用于公司房地產(chǎn)開發(fā)所需的由建材供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購(gòu)的材料、設(shè)備和服務(wù)。3. 引用文件3.1 GFP6-3材料供應(yīng)商控制程序3.2 GFP6-4材料（設(shè)備）選型清單確定程序3.3 GFP9-1項(xiàng)目總體計(jì)劃控制程序3.4 GFP10-1材料（設(shè)備）檢驗(yàn)及檢驗(yàn)狀態(tài)控制程序*3.5 GFP13-1不合格控制程序3.6 GFP15-1材料貯存搬運(yùn)控制程序 4. 定義4.1大型設(shè)備：指電梯、空調(diào)設(shè)備、電氣設(shè)備、水處理設(shè)備等。4.2材料：指大型設(shè)備以外的其它建筑材料。5. 職責(zé)5.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)：審批大

2、型設(shè)備、金額大于100萬元（含100萬元）的報(bào)價(jià)表（見GFP6-5-F4）和合同章使用審批表（見GFP6-5-F1）；審批材料付款申請(qǐng)表（見GFP6-5-F5）。5.2主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)：審批總額大于等于30萬元、小于100萬元的報(bào)價(jià)表及審核大型設(shè)備及總額大于等于100萬元的報(bào)價(jià)表；審批金額大于等于30萬元，小于100萬元及大型設(shè)備的合同章使用審批表；簽訂大型設(shè)備及金額在30萬元（含30萬元）以上的材料的訂貨合同；負(fù)責(zé)合同更改不了及退不了貨時(shí)的處理；審核材料付款申請(qǐng)表。5.3建材供應(yīng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)：審核工程材料采購(gòu)計(jì)劃；審批金額在1萬元（含1萬元）以上、小于30萬元的報(bào)價(jià)表；審核大型設(shè)備及總額大于等

3、于30萬元的報(bào)價(jià)表；審核所有合同章使用審批表；簽訂金額在1萬元（含1萬元）以上、30萬元以下材料的訂貨合同；審核材料付款申請(qǐng)表。5.4材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)：編制工程材料采購(gòu)計(jì)劃；記錄合同談判要點(diǎn)、起草材料訂貨合同及合同章使用審批表；負(fù)責(zé)簽收工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑危ㄒ奊FP6-5-F3）并轉(zhuǎn)發(fā)至采購(gòu)員；簽訂金額在1萬元以下的材料訂貨合同；審批金額在1萬元以下的報(bào)價(jià)表；審核金額在1萬元（含1萬元）以上報(bào)價(jià)表；所有合同的前期談判及參與所有合同的談判；材料退貨、合同更改的聯(lián)系；材料進(jìn)貨的統(tǒng)計(jì)；參加材料復(fù)檢；審核材料付款申請(qǐng)表。5.5采購(gòu)員負(fù)責(zé)：填制報(bào)價(jià)表及采購(gòu)，并對(duì)所采購(gòu)的材料/服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證；協(xié)助材料采購(gòu)

4、主辦進(jìn)行材料進(jìn)貨的統(tǒng)計(jì)；參加并聯(lián)系供應(yīng)商有關(guān)人員參加材料復(fù)檢；填寫材料付款申請(qǐng)表。5.6工程部項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制訂工程材料采購(gòu)范圍（見GFP6-5-F2）、工程部施工副經(jīng)理、經(jīng)理審批。5.7行政部計(jì)劃督辦負(fù)責(zé)審批工程材料采購(gòu)計(jì)劃。5.8計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)：在合同章使用審批表上簽署資金運(yùn)作情況意見，在審批通過后的合同上蓋合同章。5.9總會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)：審核材料付款申請(qǐng)表。6. 資格或培訓(xùn)執(zhí)行本程序無需特別的資格和培訓(xùn)。7. 程序7.1材料采購(gòu)范圍的制訂7.1.1工程部項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人根據(jù)施工合同中材料供應(yīng)的相關(guān)條款，征詢建材供應(yīng)部材料采購(gòu)主辦意見后，填寫工程材料采購(gòu)范圍，明確由建材供應(yīng)部采購(gòu)材料的名

5、稱、質(zhì)量、用途等，經(jīng)工程部施工副經(jīng)理審核后，報(bào)工程部經(jīng)理審批。7.1. 2工程部施工副經(jīng)理將審批通過后的工程材料采購(gòu)范圍轉(zhuǎn)發(fā)至建材供應(yīng)部材料采購(gòu)主辦。 7.1.3 工程材料采購(gòu)范圍的填寫、審批應(yīng)在施工合同簽定后兩周內(nèi)完成；當(dāng)采購(gòu)范圍有變化時(shí)，應(yīng)按7.1.1規(guī)定確定新的工程材料采購(gòu)范圍，并在采購(gòu)前一個(gè)月發(fā)至建材供應(yīng)部。7.2材料采購(gòu)計(jì)劃的制訂7.2.1材料采購(gòu)主辦根據(jù)建筑材料（設(shè)備）選型定板通知單（見GFP6-4-F4）、工程材料采購(gòu)范圍、項(xiàng)目總體計(jì)劃，中國(guó)最龐大的下載資料庫(kù)編制工程材料采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理審核、主管副總經(jīng)理審批。7.2.2建材供應(yīng)部材料采購(gòu)主辦將審批通過后的工程材料采購(gòu)計(jì)

6、劃送工程部施工副經(jīng)理及預(yù)決算室主管備案。7.3工程材料采購(gòu)范圍變更時(shí)，按7.1和7.2條的規(guī)定執(zhí)行，項(xiàng)目總體計(jì)劃變更時(shí)，按7.2條的規(guī)定執(zhí)行。7.4采購(gòu)7.4.1采購(gòu)前期準(zhǔn)備7.4.1.1材料采購(gòu)主辦根據(jù)采購(gòu)范圍及采購(gòu)計(jì)劃審核工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑危ㄒ奊FP6-5-F3）無誤后簽收，匯報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理，根據(jù)建材供應(yīng)部經(jīng)理安排，將工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑伟l(fā)至采購(gòu)員。7.4.1.2采購(gòu)員根據(jù)工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑?，視采?gòu)金額不同情況按如下方法處理：a.采購(gòu)金額小于0.1萬元的材料，可從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表（見GFP6-3-F5）中選一家供應(yīng)商。b.采購(gòu)金額大于等于0.1萬元，小于1萬元的材料，除獨(dú)家生產(chǎn)或獨(dú)家代理外

7、，應(yīng)從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表中選至少二家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。c.采購(gòu)金額大于1萬元（非大型設(shè)備）的材料，除獨(dú)家生產(chǎn)或獨(dú)家代理外，應(yīng)從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表中選至少三家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。d.大型設(shè)備如電梯、中央空調(diào)設(shè)備等，應(yīng)從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表中至少選三家進(jìn)行報(bào)價(jià)，在總經(jīng)理決定下可采用招標(biāo)方式。7.4.1.3采購(gòu)員將供應(yīng)商報(bào)價(jià)填寫于報(bào)價(jià)表，視采購(gòu)金額不同情況按如下方法處理：a. 金額少于1萬元的，送材料采購(gòu)主辦審批；b. 金額大于等于1萬元，少于30萬元的，送材料采購(gòu)主辦審核、建材供應(yīng)部經(jīng)理審批；c. 金額大于30萬元（含30萬元）小于100萬元的，送材料采購(gòu)主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理審核、主管副總經(jīng)理審批；d. 大型設(shè)

8、備及金額大于100（含100萬元）的，送材料采購(gòu)主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。7.4.2采購(gòu)合同的簽訂7.4.2.1材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)所有訂貨合同的前期談判，參與所有訂貨合同的談判，負(fù)責(zé)記錄合同談判要點(diǎn)，并將合同談判要點(diǎn)中合同工期及合同價(jià)及時(shí)通知預(yù)決算室主管。7.4.2.2根據(jù)材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑?、審批后的?bào)價(jià)表：a. 材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)金額小于1萬元的訂貨合同的談判；b. 建材供應(yīng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)金額大于1萬元（含1萬元），小于30萬元的合同的談判。c. 主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)大型設(shè)備及金額大于30萬元（含30萬元）的合同的談判。7.4.2.3材料采購(gòu)主辦根據(jù)談判好的合同要點(diǎn)，于談判后2個(gè)工

9、作日內(nèi)起草訂貨合同后，按以下幾種情況進(jìn)行辦理（審批時(shí)間：建材供應(yīng)部經(jīng)理、計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理均不超過0.5個(gè)工作日，主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理均不超過1個(gè)工作日）：a. 金額小于1萬元的訂貨合同，由材料采購(gòu)主辦中國(guó)最龐大的下載資料庫(kù)簽訂，并填寫合同章使用審批表，報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理審批，計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；b. 金額大于1萬元（含1萬元），小于30萬元的合同，由建材供應(yīng)部經(jīng)理簽訂；由材料采購(gòu)主辦填寫合同章使用審批表，報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理審批，計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；c. 大型設(shè)備及金額大于30萬元（含30萬元），小于100萬元的合同，由主管副總經(jīng)理簽訂；由材料采購(gòu)主辦填寫合同章使用審批表，

10、報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理審核，主管副總經(jīng)理審核，計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；d. 大型設(shè)備及金額大于100萬元的合同，由主管副總經(jīng)理簽訂；由材料采購(gòu)主辦填寫合同章使用審批表，報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批，計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章；7.4.2.4合同簽訂蓋合同章后，由材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)將合同原件送資料室存檔，并送一份復(fù)印件至預(yù)決算室主管、計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理備案。7.4.3材料的進(jìn)貨、搬運(yùn)、入庫(kù)、貯存、出庫(kù)、檢驗(yàn)、移交7.4.3.1材料的進(jìn)貨由采購(gòu)員根據(jù)訂貨合同負(fù)責(zé)實(shí)施。7.4.3.2材料的搬運(yùn)、入庫(kù)、貯存、出庫(kù)按GFP15-1材料貯存搬運(yùn)控制程序進(jìn)行。7.4.3.3材料的檢驗(yàn)按

11、GFP10-1材料（設(shè)備）檢驗(yàn)及檢驗(yàn)狀態(tài)控制程序進(jìn)行。7.4.4不合格材料的處理按GFP13-1不合格控制程序進(jìn)行。7.4.5補(bǔ)貨及退貨處理7.4.5.1同類品種材料的補(bǔ)貨按如下程序辦理：a. 因設(shè)計(jì)變更原因而補(bǔ)貨，由工程部填寫工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑魏脱a(bǔ)貨申請(qǐng)單（見GFP6-5-F7），經(jīng)工程部施工副經(jīng)理、設(shè)計(jì)副經(jīng)理審批后，交由建材供應(yīng)部安排采購(gòu)。b. 若不是因設(shè)計(jì)變更原因而補(bǔ)貨，第一次補(bǔ)貨由工程部填寫補(bǔ)貨申請(qǐng)單，經(jīng)工程部施工副經(jīng)理審批后，連同相應(yīng)的工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑伟l(fā)給建材供應(yīng)部安排采購(gòu)；第二次補(bǔ)貨，補(bǔ)貨申請(qǐng)單需提交主管副總經(jīng)理審批，其他程序同上；第三次補(bǔ)貨，補(bǔ)貨申請(qǐng)單需提交總經(jīng)理審批，其他程序

12、同上。7.4.5.2材料數(shù)量減少分以下三種情況：a.合同簽訂前，將報(bào)價(jià)表中總額減少后，再按7.4.2和7.4.3規(guī)定辦理。b.合同簽訂后，材料未生產(chǎn)出來前，材料采購(gòu)主辦與供應(yīng)商協(xié)商更改合同。c.合同簽訂后，材料已生產(chǎn)出來或材料已運(yùn)到公司倉(cāng)庫(kù)或工地，材料采購(gòu)主辦則盡量與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，如退不了，則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報(bào)主管副總經(jīng)理處理。7.4.5.3材料的品種更改分以下三種情況處理：a.合同簽訂前，再按7.4.2和7.4.3規(guī)定辦理。b.合同簽訂后，材料未生產(chǎn)出來前或生產(chǎn)出來未發(fā)貨前，材料采購(gòu)主辦與供應(yīng)商協(xié)商取消合同，若取消不了合同，則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報(bào)主

13、管副總經(jīng)理處理。c.合同簽訂后，材料已生產(chǎn)出來或材料已運(yùn)到公司倉(cāng)庫(kù)或工地，材料采購(gòu)主辦則盡量與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，如退不了，則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報(bào)主管副總經(jīng)理處理。7.4.5.4材料剩余的處理材料剩余時(shí)，材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)聯(lián)系退貨，若退不了，則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后，報(bào)主管副總經(jīng)理處理。7.5合同款項(xiàng)及搬運(yùn)費(fèi)用的支付合同款項(xiàng)的辦理由采購(gòu)員根據(jù)訂貨合同中有關(guān)要求，填寫材料付款申請(qǐng)書，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，搬運(yùn)費(fèi)用按公司有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行辦理。（一般情況審批時(shí)間：材料采購(gòu)主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師均不超過1個(gè)工作日，主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理均不超過2個(gè)工作日；

14、急件審批時(shí)間：材料采購(gòu)主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師合計(jì)不超過1個(gè)工作日，主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理合計(jì)不超過2個(gè)工作日）。7.6違約處理及補(bǔ)救措施7.6.1違約按訂貨合同中有關(guān)規(guī)定追究違約責(zé)任。7.6.2因供應(yīng)商違約(例如無法供貨或供貨不合格等)的補(bǔ)救措施由材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)提出，報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理審核后報(bào)主管副總經(jīng)理審批。7.7材料進(jìn)貨的統(tǒng)計(jì)7.7.1材料進(jìn)貨的統(tǒng)計(jì)由采購(gòu)員協(xié)助，材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)，詳細(xì)統(tǒng)計(jì)已進(jìn)材料的品種、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格及費(fèi)用承擔(dān)單位、付款情況，并將其填入材料采購(gòu)月報(bào)表（見GFP6-5-F8），于次月5日前報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理、預(yù)決算室主管、財(cái)務(wù)部、主管副總經(jīng)理各一份。7.7

15、.2信息員根據(jù)材料采購(gòu)月報(bào)表將應(yīng)扣施工隊(duì)材料款的各類材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并及時(shí)錄入工程材料應(yīng)扣款匯總表（見GFP6-5-F6），每月3日前打印該表交材料采購(gòu)主辦審核后，于當(dāng)月5日前報(bào)建材供應(yīng)部經(jīng)理、預(yù)決算室主管、財(cái)務(wù)部、主管副總經(jīng)理各一份。8. 記錄8.1合同章使用審批表原件由建材供應(yīng)部兼職資料員移交檔案室永久保存，復(fù)印件由材料采購(gòu)主辦保存至工程材料采購(gòu)?fù)瓿珊笠荒辍?.2建筑材料（設(shè)備）選型定板通知單、工程材料采購(gòu)范圍原件由材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)保存至工程材料采購(gòu)?fù)瓿珊笠荒辍?.3工程材料采購(gòu)計(jì)劃原件由建材供應(yīng)部經(jīng)理保存至工程材料采購(gòu)?fù)瓿珊?年，復(fù)印件由材料采購(gòu)主辦、采購(gòu)員保存。8.4工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍⒀a(bǔ)

16、貨申請(qǐng)單、報(bào)價(jià)單原件由材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)保存至工程材料采購(gòu)?fù)瓿梢荒旰笠平粰n案室永久保存，復(fù)印件由采購(gòu)員保存。8.5材料訂貨合同原件一份由檔案室永久性保存，一份由建材供應(yīng)部經(jīng)理保存至工程材料采購(gòu)?fù)瓿梢荒旰笠平粰n案室永久保存，復(fù)印件由材料采購(gòu)主辦、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、預(yù)決算室保存。8.6 材料付款申請(qǐng)書原件由計(jì)劃財(cái)務(wù)部兼職資料員永久保存，復(fù)印件由采購(gòu)員、材料采購(gòu)主辦保存至采購(gòu)?fù)瓿珊蟀肽辍?8.7材料采購(gòu)月報(bào)表原件由材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)保存至工程材料采購(gòu)?fù)瓿梢荒旰?，移交檔案室保存。 8.8工程材料應(yīng)扣款匯總月報(bào)表由材料采購(gòu)主辦負(fù)責(zé)保存至工程結(jié)算完一年后，交檔案室保存。9. 附件9.1. GFP6-5-F1合同章使

17、用審批表9.2. GFP6-5-F2工程材料采購(gòu)范圍9.3. GFP6-5-F3工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑?.4. GFP6-5-F4報(bào)價(jià)表9.5. GFP6-5-F5材料付款申請(qǐng)書9.6. GFP6-5-F6工程材料應(yīng)扣款匯總表9.7. GFP6-5-F7補(bǔ)貨申請(qǐng)單9.8. GFP6-5-F8材料采購(gòu)月報(bào)表25 / 25文檔可自由編輯打印GFP6-5-F1.2合同章使用審批表 編號(hào)：合 同 名 稱日期用 途 說 明經(jīng) 辦 人部門經(jīng)理意見主管副總經(jīng)理意見總經(jīng)理意見計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理意見備 注：當(dāng)合同為工程材料采購(gòu)合同時(shí)：1金額在30萬元以下的，由建材供應(yīng)部經(jīng)理審批；2金額大于30萬元（含30萬元），小于1

18、00萬元的，由主管副總經(jīng)理審批；3大型設(shè)備及金額大于100萬元（含100萬元）的，由總經(jīng)理審批。附：合同GFP6-5-F2.3工程材料采購(gòu)范圍 第 頁，共 頁 下清單中所列材料由建材供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購(gòu)。項(xiàng)目名稱： 編號(hào)：序號(hào)材料名稱生產(chǎn)廠家材料編號(hào)規(guī)格質(zhì)量用途說明備注 工程部項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人日 期：建材供應(yīng)部材料采購(gòu)主辦日 期：工程部施工副 經(jīng) 理日 期：工程部經(jīng)理日 期：說明：1.本表一式三份，工程部、建材供應(yīng)部各存一份。 2.本表中材料名稱、質(zhì)量、用途說明、序號(hào)必須填寫，其它各項(xiàng)未確定前可不予填寫。GFP6-5-F3.1工程材料采購(gòu)?fù)ㄖ獑?編號(hào)：項(xiàng)目名稱具體內(nèi)容序號(hào)材料名稱生產(chǎn)廠家材料編號(hào)規(guī)格質(zhì)

19、量數(shù)量用途說明進(jìn)貨日期123456委托單位簽字日期監(jiān)督單位工程部簽字（蓋章）日期接收單位建材供應(yīng)部簽字（蓋章）日期備注GFP6-5-F4.1報(bào)價(jià)表 編號(hào)： 日期：材料名稱材料規(guī)格單位數(shù)量用途說明供應(yīng)商名稱單價(jià)總價(jià)備注擬選定供應(yīng)商名稱及說明：中國(guó)最龐大的下載資料庫(kù)采購(gòu)員材料采購(gòu)主辦建材供應(yīng)部經(jīng)理主管副總經(jīng)理總經(jīng)理說明：1、總價(jià)1萬元以下，由材料采購(gòu)主辦審批。 2、總價(jià)大于等于1萬元、少于30萬，由建材供應(yīng)部經(jīng)理審批 3、總價(jià)大于等于30萬、小于100萬元，由主管副總經(jīng)理審批； 4、大型設(shè)備或總價(jià)大于100萬，由總經(jīng)理審批。附：各供應(yīng)商報(bào)價(jià)表。GFP6-5-F5.1材料付款申請(qǐng)書 編號(hào)：用 途合同名稱合同編號(hào)收款單位名稱收款單位開戶行收款單位帳號(hào)合同造價(jià)第一次付款第二次付款第三次付款本次付款金額累計(jì)付款金額付款比例 % % %采購(gòu)員材料采購(gòu)主辦意見建材供應(yīng)部經(jīng)