采購管理辦法_2340

1、XX石油技術(shù)（集團(tuán)）有限公司采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-2014編制部門供應(yīng)鏈中心采購管理部發(fā) 布 日X年10月 8日簽發(fā)XX采購管理辦法1 目的為了規(guī)范集團(tuán)公司及其所屬全資子公司、控股公司的采購行為，明確各采購相關(guān)部門的職責(zé)，規(guī)范采購流程，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。2 適用范圍本辦法適用于集團(tuán)公司及其下屬的所有全資子公司，集團(tuán)公司控股的公司參照本辦法執(zhí)行。3 釋義確立以下術(shù)語和定義適用于所有采購相關(guān)的流程和制度:3.1采購指在公司投資計劃、年度預(yù)算或公司特批的預(yù)算范圍內(nèi)，以購買、租賃、委托等方式獲取物資和服務(wù)的行為。3.2物資物資指集團(tuán)公司生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理

2、所需采購的原材料、輔助材料、設(shè)備、配件及工具等。4 采購管理要求4.1組織模式：集中管理、授權(quán)管理、專業(yè)化管理；4.2采購方式：建立戰(zhàn)略供應(yīng)商、重點(diǎn)項目招標(biāo)采購及詢議價公示相結(jié)合的采購方式；4.3最終目的：規(guī)范有序、高效運(yùn)行、效益最大化。5 采購相關(guān)部門職責(zé)5.1采購管理部職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司采購制度及流程的制定、修訂、優(yōu)化；1文件名稱采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-2014組織編制集團(tuán)公司采購物資年度計劃；負(fù)責(zé)管理或授權(quán)各采購中心（部）的采購，各授權(quán)采購部門與服務(wù)單位對應(yīng)表( 見附件一 ) ；負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各采購中心( 部 ) 的采購行為進(jìn)行監(jiān)督、檢查及指導(dǎo)；按照供應(yīng)商管理辦法 ，

3、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及其全資子公司的供應(yīng)商分類、準(zhǔn)入、資格審查、考核、評級等工作。5.2采購中心（部）職責(zé)負(fù)責(zé)編制所屬單位的年度采購計劃；采購執(zhí)行：接受采購管理部授權(quán)的采購業(yè)務(wù)，按照采購委托單的要求，組織實施采購項目；采購合同評審辦理：采購中心（部）是集團(tuán)公司及其全資子公司采購合同評審發(fā)起的指定部門；采購付款辦理：采購中心（部）是集團(tuán)公司及其全資子公司采購項目對外付款的指定部門。5.3委托采購單位職責(zé)提交物資采購委托單 ，確保信息準(zhǔn)確；參與采購質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)控制，確認(rèn)按要求的性能參數(shù)進(jìn)行采購；采購物資 ERP錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確性；采購物資的驗收。5.4財務(wù)管理中心職責(zé)采購合同主體的確認(rèn)；內(nèi)部關(guān)聯(lián)交

4、易價格的確定；監(jiān)控所有采購費(fèi)用是否按財務(wù)流程報銷；按合同約定及時付款；2文件名稱采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-20145.5 經(jīng)營管理部職責(zé)采購計劃的論證組織、審批及核銷；采購計劃執(zhí)行預(yù)警及超支反饋。5.6法律部職責(zé)參與重大采購合同的談判、審批、招投標(biāo)及糾紛處理；監(jiān)督采購合同是否按評審流程審批。5.7審計部職責(zé)監(jiān)控參與采購的單位是否執(zhí)行工作流程，并負(fù)責(zé)專項審計。6 正常采購管理6.1采購執(zhí)行流程采購執(zhí)行的基本流程，見附件二采購管理流程。重大設(shè)備的投資類物資采購以及能夠集中規(guī)模的生產(chǎn)類物資采購，按照招標(biāo)管理規(guī)定執(zhí)行。6.2委托采購單位發(fā)起物資采購委托單 ，須注意以下事項：按照物資

5、采購委托單的要求規(guī)范填寫，不能明確采購要求的，應(yīng)提交采購說明作為附件。超過 50 萬的單一供應(yīng)商 , 委托采購單位需提交說明, 由委托單位分管領(lǐng)導(dǎo)和采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批后 ,方可執(zhí)行采購。有下列情形之一的，均屬于緊急采購：a) 對于市面上已有的通用物資， 接收到物資采購委托單的時間距離交貨日期少于 5 個工作日的；b) 若所采購物資為臨時加工或定制物資， 接收到采購委托單的時間距離交貨日期時間長度減去臨時加工或定制所需要的生產(chǎn)時間后，少于 5 個工作日的。所有緊急采購均需經(jīng)采購管理部審批后，再授權(quán)給采購中心（部）執(zhí)行采購。3文件名稱采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-2014對于未注明緊

6、急采購的項目，經(jīng)采購中心（部）詢價后發(fā)現(xiàn)不能滿足交貨日期，需以書面形式通知委托單位，征得同意后再執(zhí)行采購。在沒有計劃號的情況下，可以發(fā)起物資采購預(yù)委托單- 無計劃流程，開展詢議價工作。計劃號批復(fù)后，發(fā)起物資采購委托單流程，采購中心（部）方可執(zhí)行采購。6.3采購管理部審核物資采購委托單收到物資采購委托單后，明確項目實施的采購中心（部）。物資采購委托單審核內(nèi)容包括：審批流程是否完備有效；是否屬于緊急采購；是否有計劃號和物料編碼。不符合規(guī)定的物資采購委托單，退回委托采購單位。6.4采購詢（議）價采購物資分析：包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間、價格區(qū)間、技術(shù)參數(shù)等。如存在異議，應(yīng)與委托單位進(jìn)行書面確

7、認(rèn)。根據(jù)采購物資特性，向備選供應(yīng)商發(fā)起詢（議）價（見附件三）。6.5新供應(yīng)商入庫申請根據(jù)詢（議）價結(jié)果，確定意向供應(yīng)商后，采購項目負(fù)責(zé)人先核實ERP系統(tǒng)中是否有該供應(yīng)商信息；如無，需提起新供應(yīng)商入庫流程，完成審批后再執(zhí)行公示流程。6.6 采購執(zhí)行公示采購項目負(fù)責(zé)人根據(jù)詢（議）價結(jié)果和歷史采購資料，填寫采購議價執(zhí)行公示流程。公示的審批由委托單位負(fù)責(zé)人、采購管理部負(fù)責(zé)人、投資管理部負(fù)責(zé)人、采購分管領(lǐng)導(dǎo) , 抄送法律部公示評審：采購議價執(zhí)行公示流程發(fā)布后，如果對公示有異議，在發(fā)布之時起 24 小時內(nèi)可向?qū)徲嫴块T或者采購部 ( 組 ) 書面反饋；若無異議（24 小時內(nèi)未處理 OA流程，視為認(rèn)可），繼續(xù)

8、執(zhí)行采購。4文件名稱采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-20146.7采購合同起草與審批價格公示后，采購項目負(fù)責(zé)人與目標(biāo)供應(yīng)商就合同相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行確認(rèn)，然后再起草采購合同。合同內(nèi)容必須征求委托單位的意見，委托單位項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)技術(shù)附件。所有采購合同的聯(lián)系人，只能留采購中心（部）人員名字及電話;重大合同參照集團(tuán)公司合同管理辦法（ZD-ZH-002/V0-2013 ）執(zhí)行 ;合同起草完成后，采購項目負(fù)責(zé)人填寫采購合同評審流程;合同的審批由委托單位負(fù)責(zé)人、法律部負(fù)責(zé)人、采購分管領(lǐng)導(dǎo)。6.8合同執(zhí)行采購項目負(fù)責(zé)人跟蹤合同簽訂、物資驗收、付款核銷等進(jìn)程， 填報采購項目信息臺賬。采購項目負(fù)責(zé)人應(yīng)向

9、采購中心（部）負(fù)責(zé)人匯報異常情況，并向委托單位通報。重要物資采購異常，應(yīng)上報采購業(yè)務(wù)的分管領(lǐng)導(dǎo)。委托單位決定是否駐廠監(jiān)造，采購項目負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)駐廠監(jiān)造事宜。6.9采購物資 ERP錄入由委托單位負(fù)責(zé)錄入ERP信息，確保及時性和準(zhǔn)確性，并及時通知物流部辦理入庫。6.10 物資驗收采購項目負(fù)責(zé)人在到貨前1 個工作日向委托單位發(fā)到貨通知，明確驗收的項目及具體材料。委托單位出具驗收意見，并在到貨后3 日內(nèi)完成采購物資驗收流程采購物資驗收表（見附件四）。貨到 3 日未組織驗收或拒絕驗收的， 采購項目負(fù)責(zé)人通知委托單位領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)組織驗收。重大價值物資（固定資產(chǎn)、累計金額超過 100 萬的）以及危險品的驗

10、收，要求委托單位組成驗收小組進(jìn)行驗收。6.11付款報銷付款的審批由委托單位負(fù)責(zé)人、 采購管理部負(fù)責(zé)人、 采購分管領(lǐng)導(dǎo)、 投資管理負(fù)責(zé)人 / 科研管理負(fù)責(zé)人、財管中心負(fù)責(zé)人5文件名稱采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-2014由采購項目負(fù)責(zé)人按照財務(wù)管理中心制定的采購報銷付款單據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定（ AT-S-CW-024）執(zhí)行。6.12采購總結(jié)采購項目負(fù)責(zé)人整理采購的文件資料。填寫采購項目總結(jié)報告 （見附件五）。6.13文件歸檔將以上材料裝訂成冊，遞交專職崗位人員存檔備查。7 特殊采購管理7.1集中采購財務(wù)管理中心下達(dá)年度采購預(yù)算至經(jīng)營管理部及各單位, 由經(jīng)營管理部按季度或項目進(jìn)行采購計

11、劃的批復(fù)。 采購管理部授權(quán)采購中心 （部）按照采購程序?qū)ε鷱?fù)計劃進(jìn)行集中采購。對于適合本地化采購的項目，采購管理部可授權(quán)各采購中心（部）進(jìn)行集中采購。7.2生產(chǎn) / 服務(wù)現(xiàn)場應(yīng)急采購對于事先無法預(yù)測、或因生產(chǎn)/ 服務(wù)需要在生產(chǎn)現(xiàn)場實施的突發(fā)采購，按以下要求執(zhí)行：一次性采購金額在2000 元（含 2000 元）以下的采購項目，月累計采購金額在1 萬元以下的，由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人上報所在單位采購部門及一級部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行組織采購;7.3技術(shù)服務(wù)類采購7.3.1 服務(wù)類采購項目的計劃批復(fù)、合同談判、合同評審、設(shè)備及人員動復(fù)員工作，參照6正常采購管理執(zhí)行。在施工過程中可能引起爭議或引發(fā)扣款的事件，需及時向采

12、購項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報，采購項目負(fù)責(zé)人再向供應(yīng)商反饋。委托單位需上交現(xiàn)場施工確認(rèn)單，采購項目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一與供應(yīng)商聯(lián)系開票結(jié)算事宜。7.4內(nèi)部交易采購執(zhí)行財務(wù)管理中心制定的內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易流程管理規(guī)定（AT-P-CW-005）。6文件名稱采購管理辦法文件編號ZD-ZH-009/V0-20148 監(jiān)督與責(zé)任8.1采購管理部對各采購中心（部）的采購執(zhí)行工作進(jìn)行日常監(jiān)督和定期檢查，審計部門按照職責(zé)范圍對物資采購工作進(jìn)行定期或?qū)ｍ棇徲?，并對違規(guī)行為進(jìn)行處理。8.2 違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，給予批評教育，情節(jié)較重的，按照員工過錯責(zé)任追究管理辦法執(zhí)行：a）未按照規(guī)定流程進(jìn)行采購的，或未按照規(guī)定簽訂書面采購合同的；b) 采購物資出現(xiàn)異常，未及時上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的