金算盤軟件操作手冊第十章輸出表格

1、第十章表格輸出第十章表格輸出通過對前面幾章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，您已經(jīng)能夠制作一張完整的報表，現(xiàn)在您需要做的只是將報表進(jìn)行打印輸出。盡管人們在朝著無紙化辦公的方向努力，然而在可預(yù)見的未來，以紙作為載體的商業(yè)報表和工作表仍具有不可替代的作用。閱讀本章后，你將知道如何進(jìn)行打印前的設(shè)置；清楚如何打印輸出報表；了解打印中的常見問題及其解決方案。第一節(jié)打印輸出前的準(zhǔn)備工作操作提示：1、打開一張工作簿；設(shè)置打印機(jī)屬性2、選擇“文件”菜單下“打印”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕；3、在彈出的“打印”窗口中選擇打印機(jī)；第十章表格輸出4、點(diǎn)擊“屬性”按鈕進(jìn)入“打印機(jī)屬性”窗口，調(diào)整打印輸出的效果，即可。設(shè)置報表頁

2、面2、選擇“文件”菜單下“頁面設(shè)置”命令；3、在彈出的“頁面設(shè)置”窗口中設(shè)置“頁面” 、“頁邊距”、“頁眉 / 頁腳”和“工作表” ，即可。預(yù)覽工作表2、選擇“文件”菜單下“打印預(yù)覽”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕，即可。設(shè)置分頁符2、選擇需要插入分頁符的單元格；3、選擇“插入”菜單下的“分頁符”命令，即可。1、打印機(jī)的設(shè)置金算盤電子表格是一個標(biāo)準(zhǔn)的 32 位 WINDOWS 軟件，它共享 WINDOWS 的一些資源，所以在您需要輸出報表之前，首先要確定打印機(jī)是否已安裝好，是否已正確聯(lián)機(jī)，有關(guān)這方面的問題可參見 WINDOWS 安裝手冊 ，在此不再多說。打印機(jī)的設(shè)置工作包括選擇打印機(jī)、

3、紙張的大小、來源以及方向等，這種設(shè)置工作一般只做一次。操作如下：?選擇“文件”菜單下“打印”命令或工具欄上的“”，系統(tǒng)彈出“打印”窗口，如下所示：第十章表格輸出? 在“名稱”對話框中選擇已安裝的各類打印機(jī)；? 單擊“屬性”按鈕來調(diào)整打印輸出的效果，包括分辨率、抖動、濃度及質(zhì)量等，您還可以根據(jù)具體情況修改紙張的大小和方向，而紙張來源一般不需調(diào)整。2、打印頁面的設(shè)置通常編制好的報表外觀不是很規(guī)范，在打印輸出前需要對它進(jìn)行相應(yīng)的頁面設(shè)置。操作如下：? 選擇“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”，系統(tǒng)進(jìn)入“頁面設(shè)置”窗口：第十章表格輸出其中：頁面縮放比例： 它可以將您定義的報表放大或縮小輸出，如果一張完整的報表

4、不能在一張打印紙上完全地打印出來，留下一列或一行在第二張紙上，不便使用者查看，這就需要對報表縮小打印，縮小和放大的比例根據(jù)情況任意指定；自動適應(yīng)紙張大小 ：您可以選擇列寬自動適應(yīng)、行高自動適應(yīng)和最適合大小，系統(tǒng)根據(jù)您的設(shè)置自動調(diào)整輸出效果。頁邊距頁 邊 距： 在此可以設(shè)置輸出報表紙張上下左右離邊緣的距離以及頁眉頁腳距頁邊距的距離，如下圖所示：第十章表格輸出注意：一般來說，頁眉頁腳距頁邊距的距離應(yīng)小于上下頁邊距的距離減 10 （這要根據(jù)頁眉頁腳的字體來定） ，如果大于這個數(shù)據(jù)， 在輸出時頁眉頁腳可能顯示不全甚至不顯示，使用時一定要注意。頁眉頁腳頁 眉： 在輸出的每一頁的頂端寫的內(nèi)容，例如每頁上方

5、的章節(jié)號、小標(biāo)題等，它并不屬于報表的標(biāo)題；頁腳：在輸出的每一頁的底端寫的內(nèi)容，如每頁的頁號等，如下圖所示：第十章表格輸出? 您可以利用頁眉頁腳右邊的下拉三角符號來選擇已有的頁眉頁腳信息，它包括頁號、總頁數(shù)、日期、時間、工作簿文件名稱、工作表名稱和一些漢字的任意組合，如果列出的下拉列表框中無您需要的頁眉頁腳信息，可單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”按鈕以定義您所需要的頁眉或頁腳信息。?定義頁腳和定義頁眉的方法一樣，下面我們以定義頁眉來講解定義過程，單擊“頁眉腳”頁中“自定義頁眉”按鈕，系統(tǒng)彈出“頁眉”對話框：/頁第十章表格輸出? 頁眉分為三部分，包括左中右，您希望在那一部分顯示內(nèi)容，就將光標(biāo)移動

6、到相應(yīng)部分，然后單擊該對話框上面的功能按鈕，相應(yīng)按鈕的功能如下：點(diǎn)擊它，調(diào)出“字體”對話框，您可以設(shè)置打印輸出頁眉的字體；：點(diǎn)擊它，設(shè)置打印頁號；：點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作表的總頁數(shù)；：點(diǎn)擊它，可打印系統(tǒng)日期；：點(diǎn)擊它，可打印系統(tǒng)時間；: 點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作簿的文件名稱；：點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作表的名稱。? 設(shè)置完需要顯示的頁眉內(nèi)容后，單擊“確認(rèn)”即可。第十章表格輸出工作表工 作 表： 指對工作表中的某一區(qū)域進(jìn)行輸出，同時當(dāng)一張報表有許多頁時，您可以只在第一頁輸入表頭，其余頁可采用指定打印“頂端固定起始行”使被固定的行的內(nèi)容在每一頁中都輸出，如下圖所示：其中：打 印 區(qū) 域 ：指只打印工作表

7、中某部份的內(nèi)容；打 印 標(biāo) 題 ：包括頂端固定行數(shù)、左端固定列數(shù)、頂端標(biāo)題行數(shù)和左端標(biāo)題列數(shù)；頂端標(biāo)題行數(shù)和左端標(biāo)題列數(shù)： 用以設(shè)置每頁需要重復(fù)打印的標(biāo)題行數(shù)，數(shù)值為零表示在超過一頁的表格中，以后的頁內(nèi)不打印報表標(biāo)題，否則后面的頁將按照您的設(shè)置重復(fù)打印標(biāo)題，標(biāo)題可以在頂上，也可以在左面，一般來說，縱向超長表設(shè)置頂端標(biāo)題行數(shù)，橫向超寬表設(shè)置左端標(biāo)題列數(shù)；頂端固定行數(shù)和左端固定列數(shù)：用來重復(fù)打印工作表的固定行和列，當(dāng)每一頁的表頭部第十章表格輸出份相同時需要用到此功能。3、打印前預(yù)覽工作表打印機(jī)和頁面的設(shè)置完成后在正式打印輸出之前，您可以先在屏幕上預(yù)覽一遍打印輸出的效果，確定否是符合您的要求，如果需

8、要修改，您可以對它重新設(shè)置，這樣可以減少紙張的浪費(fèi)，輸出符合您要求的表格。具體操作如下：?選擇“常用工具欄”上的“”按鈕或選擇“文件”菜單下的“打印預(yù)覽”命令，此時屏幕上顯示該張報表輸出到打印紙上的效果如“打印預(yù)覽”窗口所示：第十章表格輸出在上圖中您可以進(jìn)行以下操作：? 點(diǎn)擊“打印”命令直接將該表輸出到打印機(jī)上。? 點(diǎn)擊“放大”命令或?qū)⑹髽?biāo)移動到表內(nèi)，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)榉糯箸R時單擊鼠標(biāo)來放大預(yù)覽效果。? 點(diǎn)擊“縮小”命令來查看整體效果。? 點(diǎn)擊“關(guān)閉”命令關(guān)閉預(yù)覽窗口。? 點(diǎn)擊“下一頁”命令查看下一頁。? 點(diǎn)擊“前一頁”命令查看上面一頁。? 點(diǎn)擊“兩頁”命令將同時顯示兩頁的內(nèi)容。4、設(shè)置分頁符在打

9、印時，金算盤電子表格將自動在必要的位置創(chuàng)建分頁符。如果自動分頁在不需要的位置產(chǎn)生了一個分頁符，您可以刪除該分頁符，然后在您認(rèn)為需要的地方插入一個分頁符。具體操作如下：? 激活有分頁符的單元格右方或下方，然后單擊“編輯”菜單下的“刪除分頁符”命令；? 將鼠標(biāo)移動到您需要插入分頁符處，激活單元格。? 選擇“插入”菜單下的“分頁符”命令，則在該單元格的右面和下面用虛線表明已插入分頁符。第十章表格輸出注意：只有在“顯示網(wǎng)格線”的狀態(tài)下以及在“工具”菜單下“選項”命令 的“視圖”頁中選擇了“自動分頁符” ，插入的分頁符才會以虛線顯示在報表中。第二節(jié)報表輸出操作提示：1、打開工作簿；2、選擇“文件”菜單下

10、“打印”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕；3、在彈出的“打印”窗口中點(diǎn)擊“確定”，即可。在第一節(jié)中我們做了了打印報表的相應(yīng)設(shè)置工作，現(xiàn)在您就可以將報表打印輸出了，在檢查完打印機(jī)已正確聯(lián)機(jī)和紙張已準(zhǔn)備好后，系統(tǒng)中有兩種方法可進(jìn)行打印輸出：通過點(diǎn)擊“”按鈕；通過選擇“文件”菜單下的“打印”命令。無論您選擇哪種方法，屏幕上都將彈出“打印”窗口，如下：第十章表格輸出您可以根據(jù)具體情況來調(diào)整和修改這些選項，如果不修改， 單擊“確定”，即可輸出報表。其中“打印”對話框中選項描述如下：名 稱： 顯示從下拉列表中選定的打印機(jī)，打印機(jī)狀態(tài)、類型和計算機(jī)所用的打印接口；打印到文件： 您可以將選定的內(nèi)容輸出到

11、一個文件中而不是輸出到打印機(jī)，選擇輸出到文件需要您給定文件名，如何給定文件名請參見報表的保存章節(jié)里的內(nèi)容，輸出到文件的目的是便于二次應(yīng)用報表內(nèi)容；打印范圍 全部：將打印活動工作表的全部內(nèi)容；打印范圍 頁數(shù)： 您可以只打印選定的頁面的內(nèi)容，如從1到10；份數(shù)：您可以在文本框中設(shè)置文件輸出份數(shù)。單擊“屬性”按鈕，將顯示一個帶有標(biāo)簽的對話框，如下圖：第十章表格輸出?定位在“紙張”頁面時，您可以設(shè)置紙張的大?。òˋ3 、 A4 、各種信封以及自定義尺寸等），紙張的方向（包括橫向和縱向）以及紙張來源（包括Tractor、手動送紙、送紙盒等）；? 選擇了自定義尺寸后，系統(tǒng)會彈出對話框要求您輸入當(dāng)前所使用

12、的紙張的長度和寬度，并確定計量單位；?定位在 “圖形” 頁面時，您可以控制被打印圖形的分辨率（包括180× 180、120× 180 等）、抖動（包括無、粗糙、精細(xì)、線條樣式、誤差分散）和濃度；? 定位在“設(shè)備選項”頁面時，您可以控制打印品質(zhì)，包括印刷質(zhì)量、草稿等；? 一切設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，則工作表內(nèi)容將按照您的設(shè)置輸出內(nèi)容到打印紙上。注意：以上操作您都可以點(diǎn)擊“還原默認(rèn)值”來取消您的所有的設(shè)置，第十章表格輸出系統(tǒng)則將根據(jù)常用設(shè)置輸出報表。第三節(jié)打印中的常見問題當(dāng)打印中有位置不當(dāng)?shù)姆猪摲虿徽_的字體等情況時，將會產(chǎn)生一些常見的問題，大多數(shù)這樣的問題都可通過使用“文件”菜單下的有關(guān)打印設(shè)置對話框來解決。如果當(dāng)您的所有工作表都打印不出來時，您便需要核查以下幾個重要的細(xì)節(jié)：? 首先檢查所有的接觸是否已斷開或松動，包括打印機(jī)電纜；?在 Win