事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題及對(duì)策

1、    事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題及對(duì)策    杜愛杰摘 要：檔案資料管理工作是事業(yè)單位工作中的重要一環(huán)，對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展提供了有效借鑒。但是，在實(shí)際工作中，事業(yè)單位檔案資料管理存在著諸多問題，不利于管理的科學(xué)化、規(guī)范化，對(duì)這些問題進(jìn)行分析研究并提出可行性的對(duì)策對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位檔案資料管理工作意義重大。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案資料管理；問題；對(duì)策檔案資料管理工作是事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，科學(xué)、良好的檔案資料管理辦法能夠提高單位的工作效率和工作質(zhì)量，為研究單位的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了提供第一手資料。因此，如何加強(qiáng)檔案資料管理，提高檔案

2、資料管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，是事業(yè)單位檔案資料管理的重中之重。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案資料管理存在一些問題，不利于檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化，因此，有必要對(duì)這些問題進(jìn)行梳理，并提出相應(yīng)的對(duì)策，推動(dòng)事業(yè)單位檔案資料管理向前發(fā)展。一、事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題目前，事業(yè)單位檔案資料管理存在諸多問題，整體效果不佳，主要包括以下幾個(gè)方面。（一）對(duì)檔案資料管理工作重要性認(rèn)識(shí)不到位在實(shí)際工作中很多單位對(duì)檔案資料管理工作定位出現(xiàn)偏差，認(rèn)為不是業(yè)務(wù)工作，放在次要位置，甚至認(rèn)為檔案資料管理工作沒有必要，更有甚者還將原來的管理人員調(diào)做他用，認(rèn)為只要檔案資料不丟、不泄密就可以了，這樣的態(tài)度導(dǎo)致檔案資料管理不善

3、，有的還出現(xiàn)丟失狀況，檔案資料的利用率也比較低。這些都是由于沒有認(rèn)識(shí)到檔案資料管理的重要性造成的。（二）檔案資料管理制度不健全因?yàn)閷?duì)檔案資料管理工作不重視，所以對(duì)相關(guān)的管理制度也不關(guān)心，管理制度不規(guī)范、缺乏實(shí)效的問題普遍存在，檔案資料信息不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，再加上事業(yè)單位之間的人員調(diào)動(dòng)相對(duì)比較頻繁，給檔案資料管理規(guī)范化也帶來一定難度。（三）檔案資料管理人員專業(yè)性不強(qiáng)、素質(zhì)偏低部分事業(yè)單位檔案資料管理人員從別的崗位調(diào)動(dòng)而來，不具備相應(yīng)的檔案資料管理專業(yè)素質(zhì)，還有一部分管理人員要從事其他方面的工作，精力被分散，管理效果不佳。同時(shí)，人員的流動(dòng)性也給專業(yè)培訓(xùn)帶來了困難。這些因素綜合起來導(dǎo)

4、致管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，整體素質(zhì)偏低，管理水平不高。（四）檔案資料管理的信息化水平低多數(shù)事業(yè)單位檔案資料管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，以紙質(zhì)版存檔為主，電子檔案資料的使用和保存還沒有推廣，單位內(nèi)部信的息化平臺(tái)建設(shè)也比較落后。多數(shù)事業(yè)單位只是將信息、目錄輸入計(jì)算機(jī)，他們?nèi)匀涣?xí)慣于手工操作，檔案管理的信息化程度不高，許多單位的檔案資料管理停留在檔案材料的收集整理和存檔的環(huán)節(jié)，信息管理設(shè)備沒有得到普及和完善，信息技術(shù)在檔案資料管理中的普及應(yīng)用比較少。二、解決事業(yè)單位檔案資料管理問題的對(duì)策針對(duì)事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題，從以下幾個(gè)方面提出了對(duì)策。（一）強(qiáng)化檔案資料管理重要性觀念，提高思想認(rèn)識(shí)要從根本

5、上解決事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題，就要從思想上入手，真正看到檔案資料管理的重要性，從而重視檔案資料管理。一是單位領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對(duì)檔案資源管理工作的重視和支持，要將檔案資料管理工作納入議事日程，這樣才能保證檔案資料管理工作的順利進(jìn)行。二是管理人員要改變對(duì)檔案資料管理工作的態(tài)度，真正從內(nèi)心樹立起檔案資料管理工作重要的觀念，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，將全身心投人到管理工作中，做好各項(xiàng)工作，并對(duì)工作過程中出現(xiàn)的問題隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和請(qǐng)示，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握本單位的檔案資料管理情況。（二）制定完備的檔案資料管理制度，做到有章可循思想上重視檔案資料管理工作是解決檔案資料管理問題的重要前提，但是要想行之有效，還是要

6、依靠完善的管理制度，給檔案資料管理工作提供遵循，結(jié)合單位的現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理政策，實(shí)現(xiàn)用制度管事、管人。一是對(duì)單位現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行修訂完善補(bǔ)充，將國家最新發(fā)布的關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)準(zhǔn)則規(guī)章納入本單位制度中，用健全的工作制度來事業(yè)單位的檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。例如，將重大會(huì)議的材料、單位成員考核情況以及與單位成員簽訂的合同等情況都應(yīng)在檔案中如實(shí)記錄，對(duì)收集的材料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充。二是要建立檔案資料管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，對(duì)本單位檔案資料管理工作實(shí)行定性定量考核、分級(jí)分類指導(dǎo)、等級(jí)動(dòng)態(tài)管理，保證檔案資料管理的制度化、規(guī)范化。（三）增強(qiáng)檔案資料管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的整體素質(zhì)事業(yè)單位檔案資料

7、管理人員的專業(yè)知識(shí)的水平，在很大程度上決定著本單位檔案資料管理工作的水平。因此，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著重提升檔案資料管理人員的素質(zhì)，定期開展檔案資料管理人員理論知識(shí)和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理人員的整體素質(zhì)。具體來說要做好以下幾個(gè)方面：一是進(jìn)行組織能力和協(xié)調(diào)能力鍛煉，組織能力和協(xié)調(diào)能力是所有事業(yè)單位人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)，檔案資料管理人員也必須具備，對(duì)于協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部關(guān)系、處理好單位內(nèi)部復(fù)雜問題、建立互幫互助互諒的團(tuán)隊(duì)關(guān)系很有幫助，從而也能使單位更好地運(yùn)作。二是進(jìn)行計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能培訓(xùn)將檔案資料管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，靈活解決管理過程中遇到的問題。三是針對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)進(jìn)行分類改進(jìn)

8、，針對(duì)現(xiàn)有的檔案資料管理人員習(xí)慣紙制檔案管理，不熟練掌握信息化操作方法的問題，開展有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，全面提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平；針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員不足的事業(yè)單位，有條件的要引進(jìn)專業(yè)檔案資料管理人才，提高檔案資料管理的專業(yè)化、科學(xué)化水平。（四）加大檔案資料管理信息化建設(shè)，提高信息化水平隨著事業(yè)單位檔案資料的不斷積累，傳統(tǒng)的檔案資料管理方法已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代和事業(yè)的發(fā)展需要，信息化必然成為檔案管理的主流發(fā)展趨勢(shì)。所以，實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理工作的普遍要求，各事業(yè)單位也要加大檔案資料管理的信息化建設(shè)，提高信息化水平。一是加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，要為檔案資料管理配備必要的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、

9、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，同時(shí)，提供適宜保存檔案資料的專門場(chǎng)所，保證檔案資料的管理專事專辦。二是利用互聯(lián)網(wǎng)傳遞的快速性，加大事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料管理平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案資料管理無縫銜接，保證信息的保證信息的時(shí)效性。三是圍繞電子檔案資料信息，加強(qiáng)檔案資料信息化的安全保障工作，建立必要的安全保障系統(tǒng)，確保檔案資料不泄密。三、結(jié)語綜上所述，可以看到事業(yè)單位檔案資料管理工作中存在著一些比較明顯的和共性問題。社會(huì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步，也給事業(yè)單位檔案資料管理工作帶來了挑戰(zhàn)，改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，?chuàng)新管理思路和管理辦法是必然要求，由于信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料管理的信息化已是必然趨勢(shì)，這就要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)工作人員要端正思想，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)檔案資料管理工作存在的問題并探索科學(xué)、有效的改進(jìn)措施，以檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略j.東方企業(yè)文