公司檔案管理規(guī)定

1、公司檔案管理規(guī)定（試行）* 總則1.1 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，提高文書(shū)檔案工作質(zhì)量， 保證和維護(hù)檔案的安全、完整，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用 價(jià)值為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。1.2 本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各種有保存 價(jià)值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。1.3 公司各部門(mén)、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。1.4 公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，定期歸檔的方式，共同 做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。二檔案管理的機(jī)構(gòu)和

2、職責(zé)2.1 公司行政部為公司檔案管理的主管部門(mén)，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng) 一歸檔和日常管理。2.2 公司檔案工作實(shí)行部門(mén)收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。2.3 各部門(mén)為檔案管理的分管部門(mén)，由指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案資料 收集、保管和移交歸檔工作。2.4 行政部檔案管理員和各部門(mén)檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管 理工作人員，應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，各部門(mén)專（兼）職檔案管理員名單須 報(bào)行政部備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。2.5 檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向 接辦人移交，嚴(yán)禁擅白帶走或銷毀。2.6 檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司檔案管理規(guī)定和保密規(guī)定，保守公司秘密，不得向

3、其他人員泄露檔案內(nèi)容。三檔案的收集3.1 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理資料的原則。各部門(mén)、分子公司專（兼）職檔 案管理員按本部門(mén)資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門(mén)的資料， 即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書(shū)處理程序是 否完備，處理的來(lái)龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每 季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。3.2 凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集 管理。3.3 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由 主辦部門(mén)收集、立卷、歸檔。3.4 公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收 取歸檔。3

4、.5 召開(kāi)的各種重大會(huì)議，由會(huì)議主管部門(mén)將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、聲 像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。3.6 其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其 它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照 片含底片）。四 歸檔范圍4.1 公司應(yīng)歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書(shū)資料、工程資料、圖片和聲像制品。4.1.1上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。4.1.2公司對(duì)外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。4.1.3 公司對(duì)內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。4.1.4 重要的會(huì)

5、議材料，參加上級(jí)部門(mén)會(huì)議帶回的會(huì)議材料，公司內(nèi)部會(huì) 議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議 記錄等。4.1.5公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)及合理化建議 等。4.1.6公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)和有關(guān)法律文書(shū)等文件材料。4.1.7 公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。4.1.8 公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對(duì)員工 獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。4.1.9 公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。4.1.10公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、 照片、錄音、 錄像等。4.1.11凡是加蓋過(guò)公章未經(jīng)正式使用文件資料

6、的必須交回行政部。五檔案的立卷5.1 公司各部門(mén)要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。5.1.1各部門(mén)對(duì)處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集 中統(tǒng)一保管。5.1.2各部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料立卷使 用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。5.1.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料，收集齊 全，加以整理，送交本部門(mén)專（兼）職檔案人員歸卷。5.1.4 專（兼）職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料，按照“案卷類目” 條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注 明。5.2 公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一

7、規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門(mén)專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、 編目工作。5.3 文件歸檔與移交5.3.1各部門(mén)文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；5.3.2 移交清單（見(jiàn)附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件 名稱、文件號(hào)、行文日期、文件頁(yè)數(shù)、是否原件、文件密級(jí)、移交人、 監(jiān)交人、接收人信息。5.3.3文件移交清單三方簽字為有效。5.4 公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為：先 大類（行政管理、經(jīng)營(yíng)、科研、后勤），后部門(mén)（董事會(huì)、行政、人事、 財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等），再小類（文件在前、資料在后）。5.5 保管期限分為永久、長(zhǎng)期（50年）、短期（15年）

8、三種。新規(guī)則對(duì) 2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年、10年） 兩種。5.6 確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：5.6.1從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)， 分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，以文件材料形成部門(mén)的職 能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基 本要素。5.5.2凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌 的，在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值，對(duì)公司有 長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管；5.5.3凡是記錄和反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有 查考

9、利用價(jià)值，在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料，應(yīng)定 為長(zhǎng)期保管。5.5.3 凡是記錄和反映公司日常性工作，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考 利用價(jià)值的文件材料，應(yīng)定為短期保管。5.5.5凡是介于兩種保管期限之間的文件材料，其保管期限一律從長(zhǎng)，宜 長(zhǎng)不宜短。5.6 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。5.6.1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。5.6.2 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、 請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起， 不得分開(kāi)；絕密文

10、件單獨(dú)立卷。5.6.3 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù), 放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針 對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì) 議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年；工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度；其它文件的立卷 按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6.4 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依 次序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件 在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間 的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。5.6.5 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在 有文字

11、的每頁(yè)材料正面的右下角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。5.6.6永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。5.6.7有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情 況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表 應(yīng)置卷尾。5.6.8 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆（電腦打?。?shū)寫(xiě)，字跡要 工整、清晰。5.6.9 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材 料應(yīng)按裱糊要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng) 用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。案卷各部分的排列格式：軟

12、卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）文件一 一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。5.6.10公司的整個(gè)文件材料按檔案管理的要求進(jìn)行鑒別、分類、整理、編 目、編號(hào)定位歸檔，按順序全部錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行白動(dòng)化管理。5.7 聲像檔案的整理、歸檔，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。5.7.1文字說(shuō)明的編定：文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、名稱、地點(diǎn)、 人物、背景、作者（攝影者）等?？煽砍潭取⒂行缘纫蛩?，劃定保管 期限。具體要求是：準(zhǔn)確提示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確 齊全。照片的白然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、 錄像帶、

13、攝像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文 字說(shuō)明。文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順5.7.2 分類、編號(hào)：照片檔案按年代、問(wèn)題分類。同一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào) 流水號(hào)。錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代一一問(wèn)題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一 內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排 序號(hào)。編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式：（檔案形態(tài)）檔號(hào)/ （檔 案形態(tài)）檔號(hào)。5.7.3 編制格式：照片編制米用橫寫(xiě)格式。其格式為照片 /底片號(hào)一文字說(shuō)明一參見(jiàn) 號(hào)一攝制時(shí)間一攝制者。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)，按要求 逐

14、項(xiàng)填寫(xiě)。5.7.4 案卷要求：將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。卷內(nèi)目錄：照片、底片以白然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；錄音帶、錄 像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。六檔案的保管、統(tǒng)計(jì)6.1 公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。6.2 公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號(hào)次序進(jìn)行保管， 并編制好案卷目錄等工作。6.3 檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。6.4 公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、白動(dòng)化、 現(xiàn)代化。6.5 公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案

15、的管理和利用，定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒 定。6.6 聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤(pán)保管。 嚴(yán)禁私白撤銷、清洗、消磁和修改。6.7 文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)6.7.1文書(shū)檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、 銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。6.7.2編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用， 提高效率。七檔案的查閱、借閱7.1 公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理，填寫(xiě)查（借） 閱檔案審批表，檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)查（借）閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。7.2 查（借）閱檔案

16、員工應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查閱，對(duì)檔案內(nèi)容與本身 工作無(wú)關(guān)的檔案，一律不得查閱。7.3 檔案查（借）閱的批準(zhǔn)人：普通檔案由文件歸屬部門(mén)總監(jiān)審批；秘 密級(jí)以上檔案由總裁或主管副總裁審批。7.4 公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔 案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級(jí)檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對(duì)常用的 檔案資料，檔案室可提供復(fù)印副本供借閱，副本在使用部門(mén)使用完畢后， 應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私白對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。7.5 查（借）閱檔案人員須愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時(shí)吸煙，以免 造成檔案的損壞。7.6 聲像檔案

17、一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對(duì)外宣傳。八檔案的銷毀8.1 對(duì)超過(guò)保管期限和確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整 理，進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見(jiàn)檔案銷毀程序。8.2 檔案需要銷毀時(shí)，由行政部檔案管理員提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)行政部經(jīng) 理會(huì)同相關(guān)職能部門(mén)經(jīng)理嚴(yán)格審查，并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司相關(guān) 系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上審批簽字后銷毀。8.3 其他檔案銷毀前，應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明，報(bào)行政部經(jīng)理 審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私 白銷毀檔案。8.4 檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清單上

18、簽字 確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。九 罰 則9.1 有下列行為之一的，由公司行政部責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，報(bào)請(qǐng)總裁或主管副總裁對(duì)負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。9.1.1將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔 案室歸檔的。9.1.2違反公司規(guī)定擅白縮小檔案收集范圍的。9.1.3明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。9.1.4檔案管理員、對(duì)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失-11 -的。9.1.5 未經(jīng)批準(zhǔn)，私白復(fù)印或銷毀檔案的。9.1.6拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借，損毀、丟失和擅白提供、抄錄、 涂改、偽造檔案的。9.1.7 擅白發(fā)布或傳播公司尚未對(duì)外公布的檔案內(nèi)容的。9.2 違反本規(guī)定，造成檔案損失的，由行政部根據(jù)檔案的價(jià)值報(bào)請(qǐng)總裁 或主管副總裁批準(zhǔn)，責(zé)令賠償損失。十 附則10.1 本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經(jīng)總裁或主管副總裁審批，修改時(shí)亦 同。10.2 本規(guī)定施行后，凡既有的類似制