新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案管理探究

1、新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案管理探究摘要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期，設(shè)計(jì)院傳統(tǒng) 的檔案管理模式已經(jīng)落伍，已適應(yīng)不了現(xiàn)代檔案管理需要。 如何創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案管理，是擺在各級(jí)檔案部門及專業(yè)人員 面前亟待解決的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。本文從分析當(dāng)前普遍存在的 差距入手，有針對(duì)性地提出了新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案管理的創(chuàng)新 方向。關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)院檔案工作探析設(shè)計(jì)院的檔案主要體現(xiàn)的是全院干部員工從事日常管 理活動(dòng)及整體概況，它能夠反映出單位的發(fā)展歷程，對(duì)企業(yè) 今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價(jià)值。因而，規(guī)范設(shè) 計(jì)院檔案管理工作，對(duì)于提高整個(gè)企業(yè)的管理層次有著非常 重要的指導(dǎo)作用。1設(shè)計(jì)院檔案管理方面現(xiàn)有的差距與問(wèn)題設(shè)計(jì)院檔案是設(shè)計(jì)院自

2、身生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí) 記錄。為企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中提供查考決策依據(jù)的最有力 的文件材料，是不容忽視的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。但在這項(xiàng)工作中 還存在著諸多問(wèn)題，與新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作的要求差距比 較大，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.1檔案意識(shí)與重視程度方面的差距 設(shè)計(jì)院檔案是企 業(yè)的重要信息資源和企業(yè)寶貴財(cái)富，是企業(yè)活動(dòng)真實(shí)的記 錄。當(dāng)前在檔案意識(shí)和對(duì)檔案工作的重視程度方面，比較缺 乏，沒(méi)有把這一工作作為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，有 的甚至覺(jué)得可有可無(wú)。從事檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的 熱情不夠，認(rèn)識(shí)不到位，由于受以往檔案工作氛圍的影響， 檔案管理人員常常體會(huì)不到檔案工作對(duì)于企業(yè)日常管理及 建設(shè)的

3、重要性。1.2檔案行政管理部門缺乏宏觀監(jiān)管力度由于受經(jīng)費(fèi) 和人員限制，檔案行政管理部門很少深入到企業(yè)進(jìn)行建檔調(diào) 研和監(jiān)督指導(dǎo)，在企業(yè)建立之初和企業(yè)形成一定規(guī)模時(shí)都沒(méi) 有主動(dòng)介入，至今尚未形成一套較為完整的適應(yīng)企業(yè)檔案工 作需要的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，影響了對(duì)企業(yè)檔案的管理。1.3檔案管理人才缺乏，崗位培訓(xùn)不到位檔案人員大 多身兼多職，檔案業(yè)務(wù)生疏，單獨(dú)開展檔案工作的能力差， 接受過(guò)檔案專業(yè)課崗位培訓(xùn)少，也缺乏對(duì)歷史、計(jì)算機(jī)等相 關(guān)專業(yè)的基本知識(shí)的儲(chǔ)備及運(yùn)用能力。而檔案行政管理部門 很少舉辦企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，很少對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案技 能的宏觀指導(dǎo)，也使檔案人員不能便捷、系統(tǒng)地掌握相關(guān)的 檔案工作技能

4、。1.4檔案管理分散，易丟失，不利于查找利用隨著檔 案種類增加和設(shè)計(jì)院企業(yè)的發(fā)展，隨著檔案信息深層次的開 發(fā)利用，漸漸不能滿足對(duì)檔案的利用。僅從“收集”的角度 看，要不斷地豐富檔案內(nèi)容，盡可能使文件材料完整齊全， 這樣才能夠最大限度地使檔案價(jià)值得以發(fā)揮，而管理模式分 散，文件處理部門不對(duì)檔案部門負(fù)責(zé)，也會(huì)給檔案人員的收 集工作在某種程度上增加困難。2創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案工作的措施加強(qiáng)檔案工作既是檔案部門面臨的新課題，也是企業(yè)發(fā) 展的內(nèi)在需要。從領(lǐng)導(dǎo)到專業(yè)人員都應(yīng)從戰(zhàn)略的高度、長(zhǎng)遠(yuǎn) 的目光，重視、研究和加強(qiáng)檔案工作，為企業(yè)的生存與發(fā)展 解除后顧之憂。筆者認(rèn)為，應(yīng)采取以下對(duì)策：2.1在強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案

5、意識(shí)上創(chuàng)新首先要在宣傳 力度上強(qiáng)化，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案主管部門應(yīng)深 入企業(yè)宣傳檔案工作，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，提出檔案 工作中的一些意見(jiàn)或者建議。領(lǐng)導(dǎo)重視了，制度的執(zhí)行，檔 案設(shè)備的購(gòu)置，人員的配備等問(wèn)題才會(huì)迎刃而解。其次，提 高企業(yè)職工和基層員工的檔案意識(shí)，從而達(dá)到全面提高企業(yè) 檔案意識(shí)的目的。2.2在檔案的開發(fā)利用上創(chuàng)新檔案部門和檔案工作者 應(yīng)十分重視企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，開發(fā)利用工作做得越 好，越能充分體現(xiàn)企業(yè)檔案和企業(yè)潛藏的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效 益，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值；也只有如此，企業(yè)擋案 和企業(yè)檔案工作才能倍加受到重視，從而使自身得以生存和 發(fā)展，擴(kuò)大自身的活動(dòng)舞臺(tái)

6、。可以這樣講，檔案的開發(fā)利用 集中地體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作的競(jìng)爭(zhēng)力和生命力。即企業(yè)檔案 人常說(shuō)的企業(yè)檔案“貴在利用”。因而，要求檔案工作人員 想方設(shè)法開發(fā)利用企業(yè)檔案，為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)， 為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和職工服務(wù)。要搞好檔案信息的 開發(fā)利用，首先要完善檔案檢索體系，加強(qiáng)用戶培訓(xùn)和指導(dǎo), 做好檔案的借閱服務(wù)和一般性的參考咨詢服務(wù)，為企業(yè)的生 產(chǎn)服務(wù)。其次要確立檔案信息商品服務(wù)的性質(zhì)，努力建立檔 案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，把檔案部門辦成檔案信息的交流基地和交易 場(chǎng)所，從而使事業(yè)和產(chǎn)業(yè)互相促進(jìn)，相得益彰，交融一體。2.3在提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)上創(chuàng)新檔案學(xué)是一門 綜合性學(xué)科，它不僅與歷史學(xué)、圖書館

7、學(xué)、情報(bào)學(xué)、文書學(xué)、 秘書學(xué)等文科直接相關(guān)，而且同各種自然科學(xué)技術(shù)密不可 分，這就要求檔案管理人員具有較高的政治思想素質(zhì)、職業(yè) 道德和精深的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，要求檔案工作者除了掌握檔案學(xué)專 業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐技能外，還應(yīng)具有廣博的相關(guān)知識(shí)。對(duì)于 現(xiàn)代通用的現(xiàn)代化管理技術(shù)，方法也要隨之跟上，使檔案工 作跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)代自然和諧地接軌，從而全方面地 提高檔案的管理水平。筆者認(rèn)為，新時(shí)期對(duì)設(shè)計(jì)院檔案工作 者的素質(zhì)要求，至少包括以下幾點(diǎn)：具備檔案學(xué)、檔案管 理學(xué)、文書學(xué)、檔案開發(fā)與利用學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔 案著錄等有關(guān)檔案專業(yè)理論知識(shí)和基本技能；掌握和了解 數(shù)理化、文史地、外語(yǔ)、管理、公關(guān)等學(xué)科的基本知識(shí)； 汲取新知識(shí)、鉆研新技術(shù)，能熟悉掌握計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、縮 微設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)裝備的工作原理、操作方法和維修保養(yǎng)技 術(shù)及有關(guān)專業(yè)知識(shí)。建立起合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，善于將文理知 識(shí)融匯貫通，正確指導(dǎo)自己的工作實(shí)踐，以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化 的發(fā)展需要。3結(jié)語(yǔ)為提高檔案管理人員素質(zhì)，不斷創(chuàng)新設(shè)計(jì)院檔案管理工 作，建議行政主管部門要經(jīng)常舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，領(lǐng) 導(dǎo)與管理部門要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)， 提高檔案人員業(yè)務(wù)