醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究

1、    醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究    武潔【摘要】醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理包括文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計、立卷、歸檔、存儲、調用等工作，是醫(yī)院管理制度化、規(guī)范化的重要標志。本文針對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析其存在的缺陷，并提出幾點對策。【關鍵詞】醫(yī)院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫(yī)院的日常工作及管理活動進行記錄，包括認識管理記錄、財務管理記錄、業(yè)務管理記錄等。其工作難點在于文書檔案的收集整理和分類保管。一、醫(yī)院辦公室文書及文書檔案管理的現(xiàn)狀及存在缺陷（一）文書檔案管理制度不

2、完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實際管理工作需要，是各大醫(yī)院在文書檔案管理工作中普遍存在的現(xiàn)象。文書檔案管理工作的重點和難點是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規(guī)范制度，對需要進行收集的文書檔案進行規(guī)定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調用。但各大醫(yī)院目前的狀況是缺乏詳細的文書檔案管理制度。（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫(yī)院也加入市場化經營的當下，醫(yī)院的工作人員普遍存在重視業(yè)務效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內容沒有什么技術含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后

3、也很少被調用，利用價值低。在這一系列觀念引導下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混亂的現(xiàn)象不在少數(shù)。（三）管理人員整體素質有待提高。醫(yī)學知識和醫(yī)療技術是醫(yī)院招納人才的主要衡量標準以及日后培訓的主要內容，醫(yī)院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業(yè)人才，只是由其他科室臨時抽調組成的管理團隊?？上攵?，這樣的文書管理團隊缺乏專業(yè)的文書管理辦法，只是以生活經驗和傳統(tǒng)的管理思想進行文書檔案管理工作，難以實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理和高效調用。醫(yī)院文書檔案管理人員整體素質有待提高。二、文書檔案管理工作整改策略（一）建立健全文書檔案管理的規(guī)章制度，提高對檔案管理工作的重視。建

4、立健全文書檔案管理的規(guī)章制度、對文書檔案的收集整理規(guī)定，嚴格制定文書檔案等級劃分標準，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實施分類存儲，根據(jù)其內容性質保管到相應部門。同時制定相應的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責落實到個人，在工作過程中實施監(jiān)督，其考核結果與績效掛鉤，不能達到標準的要采取相應的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質量。（二）加強管理人員的素質培訓工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時，要積極開展管理培訓工作，提高管理人員的工作能力，使其能達到考核制度中

5、的工作標準。首先要提高領導干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓工作。文書檔案管理確實不能給醫(yī)院帶來直接的經濟效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫(yī)院其它工作的正常開展提供保障，同時也對醫(yī)院工作進行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓中，要注意先進管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓切實提高文書檔案管理人員的整體素質和工作能力。（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫(yī)院要加強文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進新技術和新設備，采用現(xiàn)代化的管理辦法和設備進行檔案管理。在技術上包括采用信息技術和電子技

6、術等，實行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設備上可以采用先進的電子設備，豐富文書檔案的形式，實現(xiàn)文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時加強信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。三、結語醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院領導和相關工作人員應加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質能力、優(yōu)化管理設施，全面提高文書檔案管理工作的質量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結存在的問題和不足，隨時更新管理理念和管理辦法，讓醫(yī)院文書檔案管理工作跟得上醫(yī)院的發(fā)展需要?！緟⒖嘉墨I】1徐軍. 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策分析j. 檔案管理理論與實踐浙江省基層檔案工作者論文集，2014：85-87.2張冀紅. 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策j. 檔案天地，2012（08）：53.3李