行政后勤管理手冊

1、行政后勤管理手冊文件編號頁 次4 / 118 福建中節(jié)能新型材料有限公司FUJIAN CECEP NEW MATERIAL CO. LTD 行政后勤管理手冊二O一五年三月行政后勤管理手冊 編制: _ 審核: _ 批準: _管理事項 8行政后勤管理8.1文件和制度管理8.1.1公文處理8.1.1.1公司發(fā)文8.1.1.2公司收文8.1.1.3臺賬登記8.1.1.4簽報管理8.1.2制度管理8.1.2.1制度的起草和審批8.1.2.2制度的發(fā)布8.1.2.3制度的執(zhí)行和檢查8.1.2.4制度的修訂與廢止8.2會議管理8.2.1三會管理8.2.1.1會議的申請及審批8.2.1.2會議的召開與記錄8.

2、2.1.3會議檔案管理8.2.2例會管理8.2.2.1會議的組織與通知8.2.2.2會議的召開與記錄8.2.2.3會議檔案管理8.3印章管理8.3.1印鑒管理8.3.1.1印鑒刻制的申請審批8.3.1.2印鑒的保管和使用8.3.1.3印鑒的廢止、銷毀、封存8.3.1.4印鑒的臺賬管理8.3.2證件管理8.3.2.1證件辦理8.3.2.2證件借用8.4接待管理8.4.1接待權限設置8.4.2接待用餐、用車、會議、參觀管理8.4.3接待禮儀管理8.5檔案管理8.5.1檔案資料的歸檔8.5.2檔案的保管與復制8.5.3檔案資料的借閱和歸還8.5.4檔案資料的清退銷毀8.6辦公物資管理8.6.1辦公物

3、資供應商管理8.6.2辦公物資采購管理8.6.2.1申報采購需求8.6.2.2編制采購計劃8.6.2.3詢價議價8.6.2.4供應商選擇8.6.2.5采購實施8.6.2.6采購入庫8.6.3辦公物資倉儲管理8.6.3.1物資的清點入庫8.6.3.2領用物資申請8.6.3.3物資出庫審批8.6.3.4物資發(fā)放8.6.3.5物資的盤點8.7車輛管理8.7.1公務車采購管理8.7.2車使用管理8.7.3車輛加油管理8.7.4費用額度控制管理8.7.5車輛事故應急管理8.8員工宿舍、食堂管理8.8.1員工宿舍管理8.8.1.1入住管理與鑰匙管理8.8.1.2維修管理8.8.2員工食堂8.8.2.1投訴

4、管理8.8.2.2餐卡充值管理8.8.2.3食堂日常管理8.8.2.4接待用餐費用審核8.9其它事物管理8.9.1工裝管理8.9.1.1工裝申請申購8.9.1.2工裝發(fā)放管理8.9.2話務管理8.9.3綠化保潔管理行政后勤管理手冊文件編號版 本 號頁 次 117 / 118目錄一、行政后勤管理概述13二、工作模塊142.1 文件和制度管理142.2會議管理142.3印章管理142.4接待管理152.5檔案管理152.6辦公物資管理152.7車輛管理162.8員工宿舍、食堂162.9其它后勤管理16三、部門組織機構圖及部門職責（主責部門）17四、流程圖及流程說明214.1文件和制度管理214.1

5、.1發(fā)文流程214.1.1.1流程目標224.1.1.2流程輸入條件224.1.1.3流程輸出成果224.1.1.4風險點描述224.1.1.5流程環(huán)節(jié)描述224.1.2收文流程244.1.2.1流程目標254.1.2.2流程輸入條件254.1.2.3流程輸出成果254.1.2.4風險點描述254.1.2.5流程環(huán)節(jié)描述254.1.3簽報流程274.1.3.1流程目標274.1.3.2流程輸入條件274.1.3.3流程輸出成果284.1.3.4風險點描述284.1.3.5流程環(huán)節(jié)描述284.2會議管理流程304.2.1三會管理流程304.2.1.1流程目標304.2.1.2流程輸入條件314.

6、2.1.3流程輸出成果314.2.1.4風險點描述314.2.1.5流程環(huán)節(jié)描述314.2.2例會管理流程334.2.2.1流程目標334.2.2.2程輸入條件344.2.2.3流程輸出成果344.2.2.4風險點描述344.2.2.5流程環(huán)節(jié)描述344.3印章管理流程364.3.1印章刻制的申請審批流程364.3.1.1流程目標364.3.1.2流程輸入條件374.3.1.3流程輸出成果374.3.1.4風險點描述374.3.1.5流程環(huán)節(jié)描述374.3.2印鑒使用的申請審批流程404.3.2.1流程目標404.3.2.2流程輸入條件414.3.2.3流程輸出成果414.3.2.4風險點描述

7、414.3.2.5流程環(huán)節(jié)描述414.3.3印鑒廢止、銷毀、封存流程434.3.3.1流程目標434.3.3.2流程輸入條件444.3.3.3流程輸出成果444.3.3.4風險點描述444.3.3.5流程環(huán)節(jié)描述444.3.4證件辦理流程464.3.4.1流程目標464.3.4.2流程輸入條件474.3.4.3流程輸出成果474.3.4.4風險點描述474.3.4.5流程環(huán)節(jié)描述474.3.5證件借用的申請審批流程494.3.5.1流程目標494.3.5.2流程輸入條件504.3.5.3流程輸出成果504.3.5.4風險點描述504.3.5.5流程環(huán)節(jié)描述504.4接待管理524.4.1接待管

8、理流程524.4.1.1流程目標534.4.1.2流程輸入條件534.4.1.3流程輸出成果534.4.1.4風險點描述534.1.4.5流程環(huán)節(jié)描述534.5檔案管理流程564.5.1檔案歸檔及保管流程564.5.1.1流程目標564.5.1.2流程輸入條件574.5.1.3流程輸出成果574.5.1.4風險點描述574.5.1.5流程環(huán)節(jié)描述574.5.2檔案調(diào)閱審批流程594.5.2.1流程目標594.5.2.2流程輸入條件604.5.2.3流程輸出成果604.5.2.4風險點描述604.5.2.5流程環(huán)節(jié)描述604.5.3檔案資料清退銷毀流程624.5.3.1流程目標634.5.3.2

9、流程輸入條件634.5.3.3流程輸出成果634.5.3.4風險點描述634.5.3.5流程環(huán)節(jié)描述634.6辦公物資管理流程664.6.1供應商評審流程664.6.1.1流程目標674.6.1.2流程輸入條件674.6.1.3流程輸出成果674.6.1.4風險點描述674.6.1.5流程環(huán)節(jié)描述674.6.2辦公物資采購流程704.6.2.1流程目標704.6.2.2流程輸入條件714.6.2.3流程輸出成果714.6.2.4風險點描述714.6.2.5流程環(huán)節(jié)描述714.6.3辦公物資倉儲管理流程734.6.3.1流程目標734.6.3.2流程輸入條件734.6.3.3流程輸出成果744.

10、6.3.4風險點描述744.6.3.5流程環(huán)節(jié)描述744.7車輛管理流程764.7.1車輛采購流程764.7.1.1流程目標764.7.1.2流程輸入條件774.7.1.3流程輸出成果774.7.1.4風險點描述774.7.1.5流程環(huán)節(jié)描述774.7.2車輛使用流程794.7.2.1流程目標804.7.2.2流程輸入條件80車輛請用單804.7.2.3流程輸出成果804.7.2.4風險點描述804.7.2.5流程環(huán)節(jié)描述804.7.3車輛加油管理流程824.7.3.1流程目標824.7.3.2流程輸入條件824.7.3.3流程輸出成果834.7.3.4風險點描述834.7.3.5流程環(huán)節(jié)描述

11、834.7.4車輛費用額度控制流程854.7.4.1流程目標854.7.4.2流程輸入條件864.7.4.3流程輸出成果864.7.4.4風險點描述864.7.4.5流程環(huán)節(jié)描述864.7.5事故應急處理流程884.7.5.1流程目標884.7.5.2流程輸入條件884.7.5.3流程輸出成果894.7.5.4風險點描述894.7.5.5流程環(huán)節(jié)描述894.8員工宿舍、食堂管理流程914.8.1員工住宿及宿舍鑰匙發(fā)放流程914.8.1.1流程目標914.8.1.2流程輸入條件924.8.1.3流程輸出成果924.8.1.4風險點描述924.8.1.5流程環(huán)節(jié)描述924.8.2宿舍報修流程944

12、.8.2.1流程目標944.8.2.2流程輸入條件944.8.2.4風險點描述954.8.2.5流程環(huán)節(jié)描述954.8.3食堂投訴管理流程974.8.3.1流程目標974.8.3.2流程輸入條件984.8.3.3流程輸出成果984.8.3.4風險點描述984.8.3.5流程環(huán)節(jié)描述984.8.4餐卡充值流程1004.8.4.1流程目標1004.8.4.2流程輸入條件1004.8.4.3流程輸出成果1014.8.4.4風險點描述1014.8.4.5流程環(huán)節(jié)描述1014.8.5食堂日常管理流程1034.8.5.1流程目標1034.8.5.2流程輸入條件1044.8.5.3流程輸出成果1044.8.

13、5.4風險點描述1044.8.5.5流程環(huán)節(jié)描述1044.8.6接待用餐費用審核流程1064.8.6.1流程目標1064.8.6.2流程輸入條件1064.8.6.3流程輸出成果1074.8.6.4風險點描述1074.8.6.5流程環(huán)節(jié)描述1074.9其它后勤管理流程1094.9.1工裝發(fā)放流程1094.9.1.1流程目標1094.9.1.2流程輸入條件1104.9.1.3流程輸出成果1104.9.1.4風險點描述1104.9.1.5流程環(huán)節(jié)描述1104.9.2工裝申請申購流程1124.9.2.1流程目標1124.9.2.2流程輸入條件1134.9.2.3流程輸出成果1134.9.2.4風險點描

14、述1134.9.2.5流程環(huán)節(jié)描述113五、附件1155.1行政后勤管理表單1155.2行政后勤管理制度116一、行政后勤管理概述 行政后勤管理是不涉及公司具體產(chǎn)品的生產(chǎn)，它是為生產(chǎn)(或提供)產(chǎn)品(或活動、服務)過程提供相應的資源和服務，以及對過程中的人和事進行規(guī)范組織、監(jiān)控?？傮w來講，行政后勤工作就是：搞好服務、管好事務、參與業(yè)務。 福建公司行政后勤管理工作包括：文件和制度管理、會議管理、印章管理、接待管理、檔案管理、辦公物資管理、車輛管理、員工宿舍、食堂管理、及其它事務管理。二、工作模塊2.1 文件和制度管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.1.1公文處理公文綜合管理部/文員公文2

15、.1.2 制度管理綜合部主任制度2.2會議管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.2.1 三會管理會議議案資料管理員會議決議、會議紀要2.2.2例會管理會議室使用申請資料管理員會議室使用登記2.3印章管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.3.1印鑒管理印章刻制申請、交接單、用印申請單文員印章刻制申請、交接單2.3.2證件管理證件辦理申請、交接表文員證件、證件清單2.4接待管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.4.1接待管理接待申請單后勤管理員接待總結(jié)2.5檔案管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.5.1檔案歸檔及保管檔案移交審批單資料管理員檔案移交登記表、檔案交接

16、單2.5.2 檔案借閱使用檔案借閱審批表資料管理員檔案借閱登記表2.5.3檔案資料清退銷毀檔案銷毀清冊資料管理員檔案銷毀審批單2.6辦公物資管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.6.1供應商管理供應商調(diào)查表綜合管理部主任合格供應商記錄2.6.2 物資采購請購單綜合管理部主任采購訂單、驗收單2.6.3倉儲管理出庫、入庫單后勤管理員物資臺賬2.7車輛管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.7.1車輛采購采購申請綜合管理部主任車輛登記證書、牌照2.7.2車輛使用使用申請單車輛管理員使用登記表2.7.3車輛加油加油申請單車輛管理員加油記錄表2.7.4費用額度控制充值申請單車輛管理員充值記

17、錄2.7.5事故應急處理車輛管理員事故處理記錄、事故報告2.8員工宿舍、食堂工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.8.1宿舍管理宿舍入住申請表后勤管理員住宿登記表、鑰匙發(fā)放登記表2.8.2食堂投訴記錄后勤管理員考核表2.9其它后勤管理工作模塊輸入條件責任部門/崗位輸出結(jié)果2.9.1話務管理無綜合部主任無2.9.2工裝管理工裝需求匯總表后勤管理員工裝領用表2.9.3綠化保潔管理無后勤管理員無三、部門組織機構圖及部門職責（主責部門）一、基本信息部門名稱綜合管理部部門負責人崗位主任部門編號直接上級崗位部門經(jīng)理二、部門使命綜合管理部是協(xié)助公司領導處理日常工作，并負責勞動人事、薪酬分配、績效考核、員

18、工培訓、綜合協(xié)調(diào)、文秘、檔案、法律和行政事務、黨工團的綜合管理職能機構三、部門崗位設置主任行政后勤部人力資源部企管部考核員保安8人后勤管理員人事專員保潔6人文員1人資料管理員司機2人四、部門職責與工作內(nèi)容序號職責工作內(nèi)容1行政后勤管理1）文件和制度管理2）會議管理3）.印章管理4) .接待管理5) .檔案管理6) 辦公物資管理7) .車輛管理8) .食堂、宿舍超市管理9) .圖書、話務、工裝、綠化保潔等雜項管理2人力資源管理1）崗位管理2) .招聘管理3）新員工管理4）.勞動關系管理5) 離職管理6）培訓管理7)考勤、請假、加班等其它日常管理3企業(yè)經(jīng)營管理1）.年度經(jīng)營計劃編制2）.年度預算編

19、制3）預算的執(zhí)行監(jiān)控4) .企業(yè)經(jīng)營分析5) .經(jīng)營計劃及預算的調(diào)整6）經(jīng)營目標的考核7) .根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況和發(fā)展要求，調(diào)查研究，提出組織機構的設計方案8) .針對現(xiàn)有機構狀況，提出合并、撤銷或增設某個部門、工作組的建議 4對外事務1）.組織各項內(nèi)外宣傳工作，負責與媒體和社會機構、公共慈善部門的聯(lián)系，提升公司形象2）.負責對政府、上級部門的各種專項項目申報工作3）.負責與地方政府部門、周邊社區(qū)關系的聯(lián)系及協(xié)調(diào)5黨群工作及其它事務1）.負責公司工、團、婦、武、紀檢、黨委等各項工作2）.負責企業(yè)文化建設的具體工作，3）.負責社會公益事業(yè)管理五、修訂記錄版本修訂時間修訂內(nèi)容修訂者審核者審批者V

20、1首次填寫四、流程圖及流程說明4.1文件和制度管理4.1.1發(fā)文流程4.1.1.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的發(fā)文流程，明確發(fā)文的申請審批流程，審批權限，確保發(fā)文及時辦理。4.1.1.2流程輸入條件公文發(fā)文稿紙4.1.1.3流程輸出成果公文稿紙4.1.1.4風險點描述簽發(fā)程序符合規(guī)定、校對、密級管理、用印4.1.1.5流程環(huán)節(jié)描述01發(fā)文部門經(jīng)辦人擬寫公文，填寫發(fā)文稿紙經(jīng)辦人根據(jù)事由選擇正確的文種擬寫公文，做到觀點明確、條理清楚、文字精煉，在OA系統(tǒng)中填寫發(fā)文稿紙輸入：公文輸出：公文發(fā)文稿紙責任人：公文經(jīng)辦人期限：及時02發(fā)文部門主任審核發(fā)文部門主任對公文的合理、合規(guī)性及行文方式進行審核輸入：

21、公文發(fā)文稿紙輸出：審核后的公文發(fā)文稿紙責任人：發(fā)文部門主任期限：及時03相關部門主任審核相關部門主任地涉及到本部門的事物填寫會簽意見，有不同意見的寫明原因和建議，簽名后返回公文經(jīng)辦人輸入：公文發(fā)文稿紙輸出：會簽后的公文發(fā)文稿紙責任人：相關部門主任期限：及時04綜合部分管行政經(jīng)理審核綜合部分管領導重點審核文體是否使用正確，公文格式等是否使用相關規(guī)定輸入：公文發(fā)文稿紙輸出：審核后的公文發(fā)文稿紙責任人：綜合管理部分管行政經(jīng)理期限：及時05總經(jīng)理審批總經(jīng)理審核審批公文內(nèi)容，指示是否可印制發(fā)文輸入：公文發(fā)文稿紙輸出：審核后的公文發(fā)文稿紙責任人：總經(jīng)理期限：及時06資料管理員對審批后的公文編印、報送、存檔

22、輸入：公文發(fā)文稿紙輸出：審核后的公文發(fā)文稿紙責任人：資料管理員期限：及時4.1.2收文流程4.1.2.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的收文流程，明確收文、傳閱、催辦的過程，審批權限，確保收文及時辦理。4.1.2.2流程輸入條件公文4.1.2.3流程輸出成果公文公文傳閱單4.1.2.4風險點描述閱批分送傳閱環(huán)節(jié)無遺漏、領導批示落實、密級管理、回文差錯控制、事項處理及時、歸檔及時4.1.2.5流程環(huán)節(jié)描述01收文登記，編寫文件傳閱單輸入：公文輸出：公文公文傳閱單責任人：文員期限：即收即送02主任簽署流轉(zhuǎn)意見輸入：公文輸出：簽字后的公文公文傳閱單責任人：綜合部主任期限：即時03行政經(jīng)理簽署擬辦意見輸入

23、：公文輸出：簽字后的公文公文傳閱單責任人：行政經(jīng)理期限：即時04總經(jīng)理審批公文擬辦意見輸入：公文輸出：簽字后的公文公文傳閱單責任人：總經(jīng)理期限：及時05傳閱至相關部門辦理輸入：公文輸出：審批后的公文公文傳閱單責任人：文員期限：及時06承辦部門辦理，綜合部催辦輸入：公文輸出：審批后的公文公文傳閱單責任人：經(jīng)辦人、文員期限：及時07資料存檔輸入：審批后的公文公文傳閱單輸出： 責任人：資料管理員期限：及時4.1.3簽報流程4.1.3.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的簽報流程，明確簽報的審批流程，審批權限，確保簽報及時辦理。4.1.3.2流程輸入條件簽報4.1.3.3流程輸出成果簽報簽報登記表4.1.3

24、.4風險點描述事項模糊、審批環(huán)節(jié)把關不嚴格、密級控制、責任不落實易出現(xiàn)問題或風險4.1.3.5流程環(huán)節(jié)描述01經(jīng)辦人擬寫簽報，填報簽報審批表輸入：簽報輸出：簽報簽報登記表責任人：呈報部門經(jīng)辦人期限：即時辦理02呈報部門主任審核輸入：簽報輸出：審核后的簽報責任人：呈報部門主任期限：及時03相關部門主任會簽：對涉及到本部門的內(nèi)容提出審核意見輸入：簽報輸出：審核后的簽報責任人：相關部門主任期限：及時04涉密文件部門文員自行編號輸入：簽報輸出：編號后的簽報責任人：呈報部門文員期限：及時05非涉密簽報綜合部文員審核格式并編號輸入：簽報輸出：編號后的簽報責任人：綜合部文員期限：及時06行政經(jīng)理審核：審核內(nèi)

25、容是否可行輸入：簽報輸出：審核后的簽報責任人：行政經(jīng)理期限：及時07總經(jīng)理審批:判定是否根據(jù)簽報內(nèi)容辦理相關業(yè)務輸入：簽報輸出：審批后的簽報責任人：總經(jīng)理期限：及時08經(jīng)辦人整理歸檔輸入：簽報輸出：審批后的簽報責任人：呈報部門經(jīng)辦人期限：及時09資料管理員整理歸檔輸入： 簽報簽報登記表輸出：責任人：綜合部資料管理員期限：及時4.2會議管理流程4.2.1三會管理流程4.2.1.1流程目標本流程旨在規(guī)范三會的召開管理，提高會議質(zhì)量和效率。4.2.1.2流程輸入條件會議通知會議議案會議議程等資料4.2.1.3流程輸出成果會議決議會議記錄4.2.1.4風險點描述會議事項、程序和會議決議合法性合規(guī)性檢查

26、4.2.1.5流程環(huán)節(jié)描述01提議召開董事會臨時召開的董事會由董事長、三分之一或以上董事、總經(jīng)理根據(jù)公司經(jīng)營需要召開董事會；董事、監(jiān)事可提議召開臨時股東會。輸入：輸出：責任人：董事長、三分之一或以上董事、總經(jīng)理/董事、監(jiān)事期限：提前一周02召集召開董事會董事長、三分之一或以上董事、總經(jīng)理提議召開董事會后，或非臨時召開的董事會，由董事長/董事長指定的其他董事召集召開，股東會由董事長召集召開，監(jiān)事會由監(jiān)事會主席召集召開輸入：輸出：責任人：董事長或董事長指定的其他董事、監(jiān)事會主席期限：提前一周03準備會議的召開綜合部經(jīng)辦人擬辦會議通知，會議議案、會議議程等資料輸入： 輸出：會議通知會議議案會議議程責

27、任人：綜合部經(jīng)辦人期限：提前一周04發(fā)布會議通知輸入： 輸出：會議通知責任人：綜合部經(jīng)辦人期限：提前一周05召開會議董事長或董事長指定的其他董事主持會議，董事審議相關議案并表決，監(jiān)事列席董事會會議，綜合部經(jīng)辦人做好會議記錄輸入： 輸出：會議記錄責任人：董事長或董事長指定的其他董事期限：及時06整理歸檔相關資料綜合部經(jīng)辦人對會議紀要會議決議整理歸檔輸入： 輸出：會議紀要會議決議責任人：綜合部經(jīng)辦人期限:及時07執(zhí)行會議決議相關負責人執(zhí)行會議決議輸入： 會議決議輸出：責任人：董事會期限：會議決議規(guī)定的期限4.2.2例會管理流程4.2.2.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的會議管理，提高會議質(zhì)量和效率。

28、4.2.2.2程輸入條件會議室使用申請表4.2.2.3流程輸出成果會議室使用情況登記表會議記錄4.2.2.4風險點描述會議時間與工作沖突的控制管理、會議事項落實4.2.2.5流程環(huán)節(jié)描述01提報會議需求需求部門經(jīng)辦人提報會議需求輸入：輸出：責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：提前一天02填寫會議使用申請表輸入：輸出：會議室使用申請表責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：提前一天03綜合部主任審核綜合部主任審核申請部門遞交的會議室使用申請表輸入：會議室使用申請表輸出：審核后的會議室使用申請表責任人：綜合部主任期限：及時04分管領導審批分管領導審批申請部門遞交的會議室使用申請表輸入：會議室使用申請表輸出：審批后的會

29、議室使用申請表責任人：分管領導期限：及時05安排會議室輸入：輸出：會議室使用登記表責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：及時06召開會議會議需求部門召開會議，做好會議記錄輸入：輸出：會議記錄會議決議責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：當場07整理會議記錄需求部門整理會議記錄，恢復會議現(xiàn)場，綜合部管理員協(xié)助會場整理輸入：輸出：會議室使用登記表責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：及時08跟蹤會議內(nèi)容執(zhí)行情況輸入：會議決議輸出：責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：會議規(guī)定的時間內(nèi)4.3印章管理流程4.3.1印章刻制的申請審批流程4.3.1.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的印章刻制的申請工作，明確印章刻制的申請審批流程，審批權限，確保印

30、章刻制及時辦理。4.3.1.2流程輸入條件印章刻制申請交接單4.3.1.3流程輸出成果印章刻制申請交接單4.3.1.4風險點描述本流程是需要關注的高風險管理項目，特別對法人印章、行政公章涉及經(jīng)濟活動的用印風險要嚴格管理。重點：1.印鑒保管人責任落實2.用印按規(guī)定控制，審批程序清楚3.登記臺帳管理4.3.1.5流程環(huán)節(jié)描述01填寫印章刻制申請相關部門提出用印申請后，由綜合部印鑒管理員填寫印章刻制申請，并注明“新刻制”、“更新”“遺失補做”輸入：輸出：印章刻制申請責任人：印鑒管理員（文員）期限：及時02部門主任審核綜合部主任審核印章刻制申請輸入： 印章刻制申請輸出：審核后的印章刻制申請責任人：綜合

31、部主任期限：及時03分管領導審核綜合部主任審核印章刻制申請輸入： 印章刻制申請輸出：審核后的印章刻制申請責任人：分管領導期限：及時04總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批印章刻制申請輸入： 印章刻制申請輸出：審批后的印章刻制申請責任人：總經(jīng)理期限：及時05印章刻制綜合部采購專員辦理印章刻制輸入：審批后的印章刻制申請表交接單輸出：責任人：綜合部采購專員（檔案管理員）期限：7個工作日06印章交接部門印章交部門申請人，填寫交接單輸入：輸出：交接單責任人：印鑒部門申請人期限：當場07公司類專用章交接公司用章交綜合部主任輸入：輸出：交接單責任人：綜合部主任期限：當場08備案存檔由綜合部資料管理員整理資料備案存檔輸入：輸

32、出：印章刻制申請表交接單責任人：資料管理員期限：及時4.3.2印鑒使用的申請審批流程4.3.2.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的印鑒使用、審核、審批的工作流程，保證印鑒使用的合規(guī)性4.3.2.2流程輸入條件用印申請單4.3.2.3流程輸出成果用印申請單4.3.2.4風險點描述專人管理、責任明確、程序清楚、審批手續(xù)完整4.3.2.5流程環(huán)節(jié)描述01需求部門填寫用印申請單輸入：輸出：用印申請責任人：用印申請人期限：及時02部門主任審核部門主任審核用印申請輸入： 用印申請輸出：審核后的用印申請單責任人：部門主任期限：及時03分管領導審核分管領導對非部門專用章用印申請進行審核輸入： 用印申請輸出：審核后

33、的用印申請責任人：分管領導期限：及時04總經(jīng)理審批總經(jīng)理對非部門專用章用印申請進行審批輸入： 用印申請輸出：審批后的用印申請責任人：總經(jīng)理期限：及時05用印部門印章由部門主任審核后用印；業(yè)務專用章由綜合部主任/公司分管經(jīng)理/總經(jīng)理審核審批后用印輸入：審核審批后的用印申請輸出：責任人：印章保管員期限：當場4.3.3印鑒廢止、銷毀、封存流程4.3.3.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的印鑒廢止、銷毀、封存流程，明確印鑒廢止、銷毀、封存的申請審批流程，審批權限，確保停用印鑒及時處理。4.3.3.2流程輸入條件印鑒銷毀、廢止、封存申請表4.3.3.3流程輸出成果印鑒銷毀、廢止、封存記錄4.3.3.4風險點

34、描述程序和手續(xù)清楚、審批和記錄完整、銷毀現(xiàn)場有監(jiān)督4.3.3.5流程環(huán)節(jié)描述01印鑒保存部門填寫印鑒銷毀、廢止封存申請輸入：輸出：印鑒銷毀、廢止、封存申請責任人：申請部門經(jīng)辦人期限：及時02部門主任審核部門主任審核印鑒銷毀、廢止、封存申請輸入： 印鑒銷毀、廢止、封存申請輸出：審核后的印鑒銷毀、廢止、封存申請責任人：部門主任期限：及時03分管領導審核分管領導審核印鑒銷毀、廢止、封存申請輸入： 印鑒銷毀、廢止、封存申請輸出：審核后的印鑒銷毀、廢止、封存申請責任人：分管領導期限：及時04總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批印鑒銷毀、廢止、封存申請輸入： 印鑒銷毀、廢止、封存申請表輸出：審批后的印鑒銷毀、廢止、封存申

35、請責任人：總經(jīng)理期限：及時05收回印鑒銷毀或封存由綜合部印鑒管理員負責收回印鑒銷毀或封存輸入：審批后的 印鑒銷毀、廢止、封存申請輸出：印鑒銷毀、廢止、封存記錄責任人：印鑒管理員期限：及時4.3.4證件辦理流程4.3.4.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司證件資料的辦理申請、審核、審批的工作流程，確保證件資料辦理及時合規(guī)。4.3.4.2流程輸入條件證件辦理申請4.3.4.3流程輸出成果證件清單證件4.3.4.4風險點描述證件所證事項的審批手續(xù)和程序、登記臺帳和記錄4.3.4.5流程環(huán)節(jié)描述01填寫證件辦理申請需求部門經(jīng)辦人填寫證件辦理申請，申請原因須注明“新辦”、“更新”或“遺失補辦”輸入：輸出：證件

36、辦理申請責任人：需求部門經(jīng)辦人期限：及時02部門主任審核部門主任審核證件辦理申請輸入： 證件辦理申請輸出：審核后的證件辦理申請責任人：部門主任期限：及時03分管領導審核分管領導對證件辦理申請進行審核輸入： 證件辦理申請輸出：審核后的證件辦理申請責任人：分管領導期限：及時04總經(jīng)理審批總經(jīng)理對證件辦理申請進行審批輸入：證件辦理申請輸出：審批后的證件辦理申請責任人：總經(jīng)理期限：及時05備案登記資料管理員做備案登記輸入：證件辦理申請證件清單證件輸出：證件清單責任人：資料管理員期限：及時06經(jīng)辦人證件辦理輸入：證件辦理申請證件清單證件輸出：責任人：經(jīng)辦人期限：及時07證件交接由資料管理員辦理證件交接，

37、在交接單上簽字，更新證件清單輸入：證件辦理申請證件清單輸出：簽字后的證件辦理申請證件清單責任人：資料管理員期限：當場4.3.5證件借用的申請審批流程4.3.5.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司證件資料借用的申請審批流程，確保借用證件使用合規(guī)性。4.3.5.2流程輸入條件證件借用申請4.3.5.3流程輸出成果證件借用登記4.3.5.4風險點描述管控住以下環(huán)節(jié)：證件借用辦何事、借用人身份、審批手續(xù)和程序、登記臺帳記錄、歸還時間4.3.5.5流程環(huán)節(jié)描述01填寫證件借用申請需求部門填寫證件借用申請單輸入：輸出：證件借用申請責任人：需求部門申請人期限：當場02部門主任審核部門主任審核證件借用申請輸入： 證

38、件借用申請輸出：審核后的證件借用申請責任人：部門主任期限：及時03分管領導審核分管領導對原件證件借用申請進行審核輸入： 證件借用申請輸出：審核后的證件借用申請責任人：分管領導期限：及時04總經(jīng)理審批總經(jīng)理對原件證件借用申請進行審批輸入：證件借用申請輸出：審批后的證件借用申請責任人：總經(jīng)理期限：及時O5資料管理員交付證件綜合部資料管理員交付證件時檢查證件借用審核審批手續(xù)是否符合規(guī)定輸入：審核后的證件借用申請單輸出：證件借用登記責任人：資料管理員期限：當場06申請部門使用證件輸入：證件借用登記輸出：責任人：需求部門申請人期限：借用時規(guī)定的時間07資料管理員將歸還證件歸檔使用部門交還證件時，資料管理

39、員要檢查證件是否完好、是否原件，并清點證件清單輸入：證件借用申請證件借用登記輸出： 責任人：資料管理員期限：當場4.4接待管理4.4.1接待管理流程4.4.1.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的接待工作的申請、審核、審批流程，確保接待工作順利進行。4.4.1.2流程輸入條件接待申請4.4.1.3流程輸出成果接待總結(jié)4.4.1.4風險點描述來訪身份、對象、規(guī)格符合規(guī)定、接待人準備4.1.4.5流程環(huán)節(jié)描述01編制接待申請輸入：輸出：接待申請責任人：申請人期限：提前02申請部門主任審核申請部門主任審核接待申請輸入： 接待申請輸出：審核后的接待申請責任人：申請部門主任期限：及時03綜合部主任審核綜合部主

40、任審核接待申請輸入： 接待申請輸出：審核后的接待申請責任人：綜合部主任期限：及時04分管領導審核分管領導對接待申請進行審核輸入： 接待申請輸出：審核后的接待申請責任人：分管領導期限：及時05總經(jīng)理審批總經(jīng)理對接待申請單進行審批輸入：接待申請輸出：審批后的接待申請責任人：總經(jīng)理期限：及時06綜合管理部根據(jù)接待申請落實具體實施輸入：審批后的接待申請輸出：責任人：綜合部主任期限：及時07相關部門配合做好相關工作輸入：審批后的接待申請輸出：責任人：部門主任期限：及時08申請部門做好具體接待工作輸入：審批后的接待申請輸出： 責任人：部門主任期限：及時09申請人做接待總結(jié)輸入：審批后的接待申請輸出：接待總

41、結(jié)責任人：申請人4.5檔案管理流程4.5.1檔案歸檔及保管流程4.5.1.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的檔案歸檔及保管流程，確保檔案及時歸檔及檔案安全。4.5.1.2流程輸入條件移交檔案目錄檔案移交審批表4.5.1.3流程輸出成果檔案移交登記表檔案交接單4.5.1.4風險點描述檔案管理規(guī)范、檔案管理員職責、檔案室4.5.1.5流程環(huán)節(jié)描述01歸檔管理，完成移交清冊，填寫檔案移交登記表檔案交接單寫明移交檔案類型、檔案名稱、移交日期、移交人。輸入：輸出：檔案移交登記表檔案移交審批單責任人：檔案產(chǎn)生部門文件管理員期限：及時02部門主任審核檔案移交登記表檔案移交審批單輸入：檔案移交登記表檔案移交審批單

42、輸出：審核后的檔案移交登記表檔案移交審批單責任人：部門主任期限：及時03檔案交接，填寫交接記錄表輸入：檔案移交審批單輸出：檔案移交登記表檔案交接單責任人：綜合部檔案管理員期限：當場04檔案整理歸檔，按保管要求上架輸入：檔案移交登記表檔案交接單輸出：責任人：綜合部檔案管理員期限：及時4.5.2檔案調(diào)閱審批流程4.5.2.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的檔案調(diào)閱流程，明確檔案調(diào)閱的申請審批程序，審批權限，確保檔案調(diào)閱工作及時辦理。4.5.2.2流程輸入條件檔案借閱審批單4.5.2.3流程輸出成果檔案借閱登記表4.5.2.4風險點描述關注查閱借閱的規(guī)定、密級管理、借閱歸檔管理、查閱借閱人登記臺帳4.5

43、.2.5流程環(huán)節(jié)描述01填寫檔案借閱申請單輸入：輸出：檔案借閱審批單責任人：檔案借閱申請人期限：當時02借閱部門主任審核借閱部門主任對申請人提交的檔案借閱審批單進行審核輸入：檔案借閱審批單輸出：審核后檔案借閱審批單責任人：部門主任期限：及時03綜合部主任審核綜合部主任對申請人提交的檔案借閱審批單進行審核輸入：檔案借閱審批單輸出：審核后檔案借閱審批單責任人：綜合部主任期限：當場04分管領導審核分管領導對涉及機密的檔案借閱審批單進行審核輸入：檔案借閱審批單輸出：審核后檔案借閱審批單責任人：分管領導期限：及時05總經(jīng)理審批總經(jīng)理對涉及機密的檔案借閱審批單進行審批輸入：檔案借閱審批單輸出：審批后檔案借

44、閱審批單責任人：總經(jīng)理期限：及時06填寫借閱登記表檔案管理員根據(jù)審批后的檔案借閱審批單及檔案借閱類型辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表輸入：檔案借閱審批單輸出：檔案借閱登記表責任人：綜合部檔案管理員期限：及時07檔案借閱使用申請部門使用后按檔案管理規(guī)定及時歸還輸入：輸出：審核后的檔案借閱審批單責任人：檔案借閱申請人期限：按借閱時限歸還08歸檔驗收檔案管理員驗收原件，填寫檔案借閱登記表中的歸還信息，寫明歸檔日期、歸還人、接收人，是否異常、如何處理。輸入：檔案借閱登記表輸出： 責任人：綜合部檔案管理員期限：及時4.5.3檔案資料清退銷毀流程4.5.3.1流程目標本流程旨在規(guī)范公司的檔案資料清退銷毀流程，明確檔案資料清退銷毀的申請審批程序，審批權限，確保檔案資料清退銷毀及時。4.5.3.2流程輸入條件檔案銷毀清冊4.5.3.3流程輸出成果檔案銷毀審批單4.5.3.4風險點描述檔案有效性和有效期甄別、銷毀檔案記錄及銷毀監(jiān)督人4.5.3.5流程環(huán)節(jié)描述01整理到期檔案并列出清單檔案管理員對到期檔案進行整理并列出到期檔案銷毀清冊輸入：輸出：檔案銷毀清冊責任人：檔案管理員期限：及時02檔案產(chǎn)生部門主任審核輸入：檔案銷毀清冊輸出：審核后的檔案銷毀清冊責任人：檔案產(chǎn)生部門主任期限：及時03對涉密檔案根據(jù)要求重新劃定保管期限根