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1、 淺析電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理工作 鄒洪偉隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,現(xiàn)代科技越來(lái)越多地應(yīng)用于社會(huì)生活的方方面面。財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域也不例外,電算化軟件的普及應(yīng)用為財(cái)務(wù)管理活動(dòng)帶來(lái)了前所未有的廣闊前景,也為會(huì)計(jì)檔案管理工作增加了新的內(nèi)容。電算化環(huán)境,對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱利用等都有新的要求,廣大檔案工作者必須正確認(rèn)識(shí),妥善應(yīng)對(duì)。一、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵電算化會(huì)計(jì)檔案,是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息和計(jì)算機(jī)打印輸出的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。具體包含:由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書(shū)面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料
2、。這些打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定,根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管,保存期限按會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。以磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)),在未打印成書(shū)面形式之前,應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案保管。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,也應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)與傳統(tǒng)的手工記賬、登賬的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比,電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理必須要借助于計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)才能查看和取得,這是其特有的存在和存儲(chǔ)形式,在管理、保存的方式、
3、方法上電算化會(huì)計(jì)檔案也相對(duì)復(fù)雜,需要關(guān)注的問(wèn)題也更具有靈活性。例如,在信息的承載性方面,會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的載體由原來(lái)的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的磁盤(pán)、光盤(pán)等電子介質(zhì);在信息的安全性方面,通過(guò)電子介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案除了要防范一般性風(fēng)險(xiǎn)之外,還要注重電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理,其特點(diǎn)可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)。一是電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)有所拓寬。電算化會(huì)計(jì)檔案不僅包含傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,還包含大量的電子檔案。二是電算化會(huì)計(jì)檔案需要一定的軟硬件支持。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須要依靠特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)。三是電算化會(huì)計(jì)檔案查找
4、方便。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的存放占用空間大、保管難、查找數(shù)據(jù)難,會(huì)計(jì)電算化條件下信息存儲(chǔ)主要是通過(guò)電子計(jì)算機(jī),占用空間小,保管易,數(shù)據(jù)查尋方便并快速。此外,隨著會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),企業(yè)應(yīng)更加關(guān)注新軟件對(duì)原有會(huì)計(jì)檔案的兼容性,即科學(xué)地管理電算化會(huì)計(jì)檔案。三、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施1.提高思想重視程度。會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)全員的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,要積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),使其高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性,將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入單位整體工作的范圍加以考慮和安排,給予電算化會(huì)計(jì)檔案管理
5、工作開(kāi)展必要的人力、物力、財(cái)力和政策支持。2.完善硬件設(shè)施建設(shè)。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放庫(kù)房;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位業(yè)務(wù)實(shí)際的電算化會(huì)計(jì)軟件,最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。3.健全各項(xiàng)管理制度。建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)
6、金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。建立嚴(yán)格的利用制度。查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。建立電算化檔案定期備份制度。定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)上,并設(shè)立備查登記簿,
7、提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞、丟失或無(wú)法讀取。建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理多用戶(hù)、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。4.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化不僅要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能,還要有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能,所以必須提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)。在加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員教育培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,要相應(yīng)增加檔案
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