淺析辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

1、    淺析辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略    付靜 摘要：為了適應(yīng)這些新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們需要把可持續(xù)發(fā)展作為高校檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，把搞好檔案服務(wù)作為關(guān)鍵，以提高全員檔案意識為前提，以高校合并、實(shí)現(xiàn)資源整合，完成實(shí)質(zhì)性融合為重點(diǎn)，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以檔案隊(duì)伍建設(shè)為保障，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源管理的現(xiàn)代化，為實(shí)現(xiàn)新世紀(jì)新階段高校檔案事業(yè)跨越式發(fā)展而努力。關(guān)鍵詞：辦公室檔案，可持續(xù)發(fā)展，高校abstract: in order to adapt to these new opportunities and challenges, we need to

2、 take the sustainable development as the first priority of college files, and do well as a key files service, in order to improve the file consciousness as the premise, and with the college merger, realize resource integration, complete the substantial fusion as the key point, to reform and innovati

3、on as a driving force, the archives for security team construction, make great efforts to realize the archives information resources management modernization, to realize the new stage in the new century college archives to leapfrog development.key words: office files, sustainable development, colleg

4、es and universities：g271 ：a：一、高校檔案管理工作發(fā)展概述由于黨和國家的重視，近些年來，高校檔案工作呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的勢頭。高校檔案工作是高校管理工作的基礎(chǔ)，它對學(xué)校教育教學(xué)中心工作的輔助性和服務(wù)性逐步明顯，對高校發(fā)展的作用日益重要?；仡櫢母镩_放后的高校檔案管理工作，取得了一定的成績。一是以檔案法為核心的檔案法規(guī)體系逐步完善。伴隨著國家教委和檔案部門的一系列如：高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法高等學(xué)校檔案工作規(guī)范電子文件歸檔管理規(guī)范機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保憐期限規(guī)定等規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性文件的出臺，人們的檔案意識和法制意識都得到了一定加強(qiáng)。二是加強(qiáng)了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，各高校較以

5、前加大了檔案經(jīng)費(fèi)的投入，增添了電腦、打印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。許多先進(jìn)學(xué)校從檔案收集、全宗管理到統(tǒng)計(jì)鑒定、著錄檢索、接待利用，均實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理。逐步適應(yīng)了檔案管理現(xiàn)代化的要求。三是檔案利用工作得到進(jìn)一步發(fā)展。高校檔案可以為學(xué)校管理、教育教學(xué)、科研、評聘職稱、考核評估等方面提供大量詳實(shí)的檔案資料發(fā)揮出重要的作用比如:利用校史檔案向?qū)W生開展愛國愛校教育以激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神等等。四是對檔案學(xué)理論研究和學(xué)術(shù)交流的不斷重視。各地成立的檔案學(xué)會定期召開年會，學(xué)校都十分重視。二、我國高校檔案管理工作存在的問題近幾年高校檔案工作的發(fā)展速度、規(guī)模、社會效益和經(jīng)濟(jì)效益都取得了很大的成績。但我們也應(yīng)該認(rèn)識到，

6、在實(shí)際工作中，高校檔案工作還存在著不同程度的問題。(一)群體檔案意識淡薄由于受社會經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展條件的限制，高校檔案工作的重要性目前還沒有完全被高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工所認(rèn)識，導(dǎo)致了高校全員檔案意識的淡薄，存在說起來重視，做起來次要，忙起來忘掉的現(xiàn)象。檔案意識不強(qiáng)，一方面是表現(xiàn)在高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，忽視了高校檔案的竹理工作。因?yàn)?，長期以來，有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的中心環(huán)節(jié)是教學(xué)，所有工作都圍繞著教學(xué)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)認(rèn)為單單是教書育人。尤其是一些高職院校，一般建校時(shí)間不長，領(lǐng)導(dǎo)工作頭緒多，認(rèn)為檔案在短期內(nèi)不可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更是忽視檔案工作的重要性，只是在高職高專人才培養(yǎng)等評估中讓高校檔案露

7、露臉，發(fā)揮一下作用，過后又束之高閣，不再把檔案工作列入議事日程。由于對檔案工作的不重視，導(dǎo)致了學(xué)校對這方面的資金投入的減少，很多檔案建設(shè)所需要的硬件設(shè)施跟不上高校發(fā)展的需要，管理不到位。另一方面是檔案憐理人員檔案意識薄弱，使得檔案工作松散，檔案流失嚴(yán)重，有一些有價(jià)值的檔案不知去向，永久丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。同時(shí)，檔案領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案人員福利待遇上不傾斜，在職稱評聘過程中，也往往是檔案工作人員排不上隊(duì)，這都影響了檔案管理人員的積極性和卞動(dòng)性，甚至還產(chǎn)生了一定的自卑心理，造成了人員的流失和緊缺，影響了高校檔案工作的發(fā)展。(二)檔案工作相對滯后，技術(shù)手段相對落后高校的檔案竹理體制和管理方式相對于當(dāng)

8、前的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展來說，還是相對滯后的。一方面，雖然許多高校己根據(jù)本校實(shí)際情況建立起相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，但還是有部分學(xué)校缺乏比較完善的檔案憐理體制，使得這些檔案管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，不能真正發(fā)揮其監(jiān)督和指導(dǎo)的重要作用。另一方面對檔案管理的投資不足，缺少現(xiàn)代化管理所需要的技術(shù)設(shè)備，使得一部分高校的檔案管理方式還停留在手工作業(yè)上。檔案工作者還是不停地抄抄寫寫，沒有徹底的從原來日常繁重的組卷、調(diào)卷、抄寫卷內(nèi)目錄等手工操作中解脫出來，重復(fù)性勞動(dòng)量大，時(shí)間長，速度慢。同時(shí)，我們還發(fā)現(xiàn)有些部門即使配備了現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，由于檔案管理人員沒有形成現(xiàn)代化的份理理念，缺乏創(chuàng)新意識，加之能力

9、水平有限，也無法真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，使這些現(xiàn)代化的設(shè)施擱置不用，造成極大的資源浪費(fèi)，更談不上為高校提供快、全、準(zhǔn)、精的信息服務(wù)了。高校教育事業(yè)隨著改革深化而不斷發(fā)展，歸檔量尤其是電子文檔的數(shù)量將日益增加，若不改變這種局面，加強(qiáng)對電子檔案管理技術(shù)的研究，盡快以現(xiàn)代化的份理方式和粉理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量的話，今后的檔案工作將陷入非常尷尬的處境。(三)提供利用內(nèi)容和方式單一，編研工作不足人們在長期傳統(tǒng)憐理體制下所形成的觀念不能很快改變，往往把檔案作為一種憐理工具而不是服務(wù)手段這種觀念使檔案工作者安于現(xiàn)狀沒有形成積極的參與和競爭意識，不注意檔案利用者需求變化分析研究，不能把握或不愿把握

10、檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律，不能積極主動(dòng)的為高校和社會上提供內(nèi)容豐富、各具特色、形式多樣的服務(wù)，只是局限于坐等上門查檔。加之檢索體系的不健全，還有一部分高校仍停留在單靠案卷目錄一本帳進(jìn)行檢索的狀況上，致使檢索效率低、速度慢，檔案信息得不到及時(shí)而有效的利用。在檔案編研上，還存在著工作起點(diǎn)低，缺乏組織性、計(jì)劃性，編研成果檔次低的現(xiàn)象。大多數(shù)高校的檔案編研工作還停留在淺層次的檔案信息加工上，沒有對材料進(jìn)行深層次的加工，不能適應(yīng)新形勢的需要，不能完全滿足高校教學(xué)科研發(fā)展和黨政管理決策的需要，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值。隨著社會各界對檔案信息需求量的日益增大，檔案編研工作存在問題的解決也迫在眉睫。(四)合井

11、高校檔案工作面臨的新問題高校的辦學(xué)體制等都在發(fā)生轉(zhuǎn)變，學(xué)校通過合并等方式不斷擴(kuò)大，隸屬的院、系、處、室等普遍增多，多學(xué)科，多專業(yè)綜合性的辦學(xué)格局在各高校日益展現(xiàn)，同時(shí)帶來了高校檔案管理工作的多層次性和網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)性。雖然，到現(xiàn)在己有300多所高校完成了合并工作，而且很多高校也正在積極探索合并后的檔案管理工作，但是，隨著新問題的出現(xiàn)，尚未形成統(tǒng)一的指標(biāo)和管理的現(xiàn)象仍有不同程度的存在。檔案數(shù)量增加了，工作量也隨之增大，可檔案工作人員的數(shù)量沒有改變。學(xué)校的專職檔案員寥寥無幾，每個(gè)部門即使配備了兼職檔案員，但也因調(diào)動(dòng)比較頻繁，往往是工作剛剛熟悉就又安排了其他工作，影響了檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。而且，兼職

12、檔案員身挑數(shù)職，即使從主觀上想把工作做好，也因?yàn)樗袚?dān)的各種任務(wù)較重，很難把精力完全用在檔案工作的憐理上。以上這些情況的存在，都從不同程度上阻礙了部分學(xué)院合并后檔案管理工作的發(fā)展。三、如何實(shí)現(xiàn)我國高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來和高校教育的深入改革，數(shù)字化、信息化與服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，己成為高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。為了適應(yīng)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們要始終把可持續(xù)發(fā)展作為高校檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，把搞好檔案服務(wù)作為關(guān)鍵，以提高全員檔案意識為前提，以實(shí)現(xiàn)合并高校檔案工作的實(shí)質(zhì)性融合為重點(diǎn)，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以檔案隊(duì)伍建設(shè)為保障，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源管理的現(xiàn)代化，為實(shí)現(xiàn)新世紀(jì)新階

13、段高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展而努力。（一）提高檔案意識是高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提提高高校全員檔案意識，就是指提高高校領(lǐng)導(dǎo)者、檔案形成者和檔案管理者對于檔案和檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識，并由此激發(fā)起來對優(yōu)化檔案憐理的自覺參與和支持的熱情，在一個(gè)學(xué)校中形成一種合力。只有全院上下通力合作，才能真正把檔案管理工作搞好。高校全員上下要充分認(rèn)識到檔案工作的地位和重要作用，提高檔案意識，使全體師生員工關(guān)心檔案工作，支持檔案工作，參與檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)今時(shí)代，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高等教育也進(jìn)入了如火如茶的改革階段，其管理體制和管理方法等都發(fā)生了巨大的變化，這為實(shí)現(xiàn)高校的跨越式發(fā)展提供

14、了契機(jī)。作為高?；A(chǔ)工作之一的檔案工作，面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也對高校廣大教職工的檔案意識、檔案觀念提出了更高的要求。為此，我們應(yīng)該更新觀念，強(qiáng)化全員檔案意識，以新的思想來努力實(shí)現(xiàn)與高校改革的對接。（二）實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性融合是合并高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)近年來，隨著我國教育體制的改革和高等教育事業(yè)的發(fā)展，我國部分高校進(jìn)行了合并、重組，這是我國教育資源的一種優(yōu)化。作為高校整體事業(yè)中不可分割的高校檔案工作，也面臨著檔案整合、統(tǒng)一管理的問題。高校檔案部門要抓住機(jī)遇，加強(qiáng)合并院校的檔案管理，實(shí)現(xiàn)合并高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。高等院校合并期間，人們往往把主要精力集中在機(jī)構(gòu)合并、人員調(diào)整、干部配備、財(cái)產(chǎn)合并

15、、學(xué)校重新定位和制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃等工作上，往往容易忽視檔案和檔案工作。此時(shí)，原有的檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理模式、方法都發(fā)生了變化，檔案人員變動(dòng)也很大，從不同程度上造成了教職工思想上的混亂。也就在這個(gè)過程中，出現(xiàn)了職責(zé)不明、移交不清的現(xiàn)象，影響了檔案的真實(shí)與完整，對合并后高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展帶來了很大的阻力。所以，在這個(gè)復(fù)雜的過渡時(shí)期，院校領(lǐng)導(dǎo)得高瞻遠(yuǎn)矚，嚴(yán)格制度，督促相關(guān)人員堅(jiān)守崗位、盡職盡責(zé)。既保證原有檔案不丟失，又確保合并期間產(chǎn)生的大量新的重要文件的及時(shí)收集。檔案的收集工作是一項(xiàng)涉及面廣，制約因素多、.難以預(yù)見效果，也不易確定具體數(shù)量指標(biāo)的復(fù)雜工作，因此，在收集工作中必須遵循一定的原則，以保

16、證高校在歷史活動(dòng)中形成的，對國家和社會有保存利用價(jià)值的文件材料都能得到保存和集中、統(tǒng)一的管理。（三）創(chuàng)新是高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為高校檔案管理提供了新的機(jī)遇，也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著信息時(shí)代的到來，高校檔案作為重要的社會信息資源，也必須與時(shí)俱進(jìn)，使之更好地為社會的進(jìn)步和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，而創(chuàng)新正是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的的動(dòng)力。檔案管理模式是高校檔案部門工作運(yùn)行的脈絡(luò)，是高校合并后檔案工作實(shí)質(zhì)性融合的首要和關(guān)鍵因素。合校是檔案管理工作者改革創(chuàng)新，超越自我，提升檔案管理層次的一個(gè)不可多得的契機(jī)，應(yīng)當(dāng)抓住院校合并的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一、規(guī)范化管理。合校前每所高校都形成了自己

17、相對穩(wěn)定的所特有的檔案管理模式，而且這種模式在高校各自實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的歷史進(jìn)程中都發(fā)揮過一定的作用，但是合校后，這種原有的各自的檔案管理模式畢竟還是適應(yīng)不了合并高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的需要，所以進(jìn)行檔案管理模式的整合是勢在必行的。但在實(shí)際的檔案管理工作中，這種整合是需要一個(gè)過程的，因?yàn)樵械墓芾砟Ｊ蕉际窃陂L期的檔案管理實(shí)踐中形成的，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性和差異性，而且這種差異性不會隨著檔案管理工作的合并而自然消融。所以，要真正實(shí)現(xiàn)管理模式的整合，就要打破原有學(xué)校、原有制度、原有模式和原有習(xí)慣，建立起與合并高校管理體制、管理模式相適應(yīng)的檔案工作管理模式。（四）檔案人員素質(zhì)是高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)

18、鍵任何一項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展，都離不開人才，檔案工作也不例外。在高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作的管理體制和管理方式也發(fā)生著重大變革。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化賦予新時(shí)期的檔案工作嶄新的內(nèi)容，為高校檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。積極開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在高校的教學(xué)、科研、科技開發(fā)、黨政管理等各項(xiàng)工作中的作用，已成為高校檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用，體現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值，關(guān)鍵在人才?？v觀高?，F(xiàn)有的檔案隊(duì)伍，能適應(yīng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展要求的不多。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)、與時(shí)俱進(jìn)的復(fù)合型多層次的檔案隊(duì)伍，顯得尤為重要。四、結(jié)語深化高校檔案工作改革，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展，是一項(xiàng)艱苦而又長期的工作，不可能一朝一夕完成，需要全國高校檔案部門加強(qiáng)協(xié)作，互相學(xué)習(xí)，共同提高;需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視、幫助;還需要其他部門和教職工的支持、配合。我們應(yīng)該清楚的認(rèn)識到，高校檔案管理工作只有以良好的基礎(chǔ)工作為前提，抓住機(jī)遇，發(fā)展自己，建立有效運(yùn)轉(zhuǎn)的管理體制，深化綜合管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，提高檔案管理人員素質(zhì)，并運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，積極創(chuàng)新，提高信息處理能力，為教學(xué)、科研、管理和科技開發(fā)服務(wù)，才能形成良勝循