影響行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量原因及應(yīng)對

1、    影響行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量原因及應(yīng)對    溫冬冬摘 要：行政事業(yè)單位檔案的工作制度要依照檔案管理的效率和質(zhì)量為基本原則，進(jìn)而對行政檔案進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化的管理，進(jìn)一步加強(qiáng)對行政事業(yè)單位的有效評價(jià)和監(jiān)督。本文首先說明了行政事業(yè)單位檔案管理的重要性，然后分析了影響行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量的因素，最后詳細(xì)闡述了提高行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對措施。關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；質(zhì)量；制度；信息化1 行政事業(yè)單位檔案管理的重要性行政事業(yè)單位在變革和發(fā)展中，為了確保各項(xiàng)工作有序開展，建立科學(xué)合理的管理制度是必然選擇，結(jié)合單位自身發(fā)展情況明確發(fā)展方向，有針對

2、性推動(dòng)事業(yè)單位的改革進(jìn)程。檔案管理工作在行政事業(yè)單位中所起到的作用十分重要，貫穿于各項(xiàng)工作始末，直接影響到事業(yè)單位的整體運(yùn)行和發(fā)展，同時(shí)為事業(yè)單位的管理和決策提供了參考依據(jù)。故此，加強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案管理，首先需要完善檔案管理制度，尋求合理的創(chuàng)新思路，推動(dòng)行政事業(yè)單位發(fā)展。由此看來，提高行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量十分關(guān)鍵，有助于進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的重要性。2 影響行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量的因素（一）檔案管理制度不完善、重視程度不夠大部分行政事業(yè)單位缺乏系統(tǒng)的管理制度和管理體系，而且行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，同時(shí)對檔案管理工作的監(jiān)督力度不夠明顯。其次，由于檔案管理工

3、作自身的特點(diǎn)，許多檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作枯燥乏味、不重要，而且沒有花費(fèi)過多時(shí)間的必要。正是由于領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員沒有檔案管理意識，思維落后才使得檔案管理人員大多缺乏工作積極性。這嚴(yán)重制約了行政事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步。（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高雖然現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)在不斷創(chuàng)新和發(fā)展，但是檔案信息管理沒有充分利用現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)使得檔案管理仍然處于較低的水平。而且由于檔案管理技術(shù)復(fù)雜且混亂，檔案管理工作變得越來越隨意和盲目。除此之外，行政事業(yè)單位對檔案管理部門的投入過低，許多電子設(shè)備已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前單位的需求。一些檔案管理的軟件已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)信息共享和信息管理的目的，這是制約檔案管理信息化

4、的重要因素。（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高檔案管理人員是檔案管理的實(shí)行者，他們的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力是決定檔案管理水平的重要因素。在信息化背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備基本的操作能力和專業(yè)知識。但是就目前的情況來看，許多行政事業(yè)單位的檔案管理人才極為短缺，大部分管理人員不具備檔案管理的能力，而且他們?nèi)狈n案管理意識，認(rèn)為自己的工作無足輕重以至于他們?nèi)狈ω?zé)任感。由此可見，信息化背景下培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)的重要性。3 提高行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的應(yīng)對措施（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，建立完善的檔案管理制度為了確保行政事業(yè)單位檔案管理工作有序開展，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，注重在傳統(tǒng)

5、工作基礎(chǔ)上創(chuàng)新，建立完善的檔案管理制度，為后續(xù)工作有序開展提供堅(jiān)實(shí)的保障，促使檔案管理工作可以充分發(fā)揮原有作用。與此同時(shí)，還需要發(fā)揮制度的約束作用，促使員工可以嚴(yán)格遵循制度要求開展工作，確保制度內(nèi)容落到實(shí)處。同時(shí)建立完善的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)員工工作積極性，對于違背制度要求的予以懲處，切實(shí)提升檔案管理工作的成效。（二）加大檔案管理工作的宣傳力度在單位檔案管理工作中，很多人對檔案管理的工作沒有引起足夠的重視，從而導(dǎo)致檔案管理的工作出現(xiàn)一定的問題。為加強(qiáng)相關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)知和了解，我們可以從宣傳的角度出發(fā)，來對其進(jìn)行一定的宣傳。首先應(yīng)加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案的認(rèn)知和管理；其次，可以在現(xiàn)有的宣傳基礎(chǔ)

6、上，制定一些新的宣傳措施；最后，還要在宣傳的基礎(chǔ)上做好相應(yīng)的監(jiān)督管理工作，以提高相關(guān)的管理人員對檔案管理工作的 認(rèn)知。（三）加強(qiáng)管理力度，提升檔案管理水平。行政事業(yè)單位在檔案管理工作中，工作人員自身專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)水平高低將直接影響到工作效率，為了便于各項(xiàng)工作的開展，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，定期組織員工培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握更加前沿的理論知識和工作技能，可以借助現(xiàn)代化手段開展檔案管理工作。同時(shí)，行政事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，定期檢查檔案管理工作情況，根據(jù)實(shí)際情況動(dòng)態(tài)完善管理方法，并進(jìn)行嚴(yán)格的檔案管理考核工作，提高檔案管理重視程度，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）提升行政事業(yè)單位檔

7、案管理的信息化程度管理現(xiàn)代化是檔案管理的發(fā)展趨勢，同時(shí)也是檔案管理服務(wù)質(zhì)量的發(fā)展需求。行政事業(yè)單位的信息化檔案管理可以提高管理的效率，還可以延長檔案的保存和使用壽命。第一，行政事業(yè)單位要提高檔案信息的時(shí)效性管理，及時(shí)傳輸信息；第二；實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行技術(shù)處理，完成對檔案資料的紙質(zhì)形式和數(shù)據(jù)形式的存儲和管理；第三，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，并且在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，向社會(huì)提供更好的服務(wù)。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)能夠提高行政事業(yè)單位檔案的質(zhì)量和效率，從而提高了檔案信息的利用率。（五）創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理能力從我國目前

8、行政事業(yè)單位檔案管理的整體情況來看，檔案管理的效率不夠高、專業(yè)技術(shù)比較落后，管理人員的整體素質(zhì)也不夠高，從容導(dǎo)致在進(jìn)行實(shí)際管理工作的過程中，容易出現(xiàn)一些問題。由此可見，相關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新的工作，尤其是要加強(qiáng)對單位檔案管理人員的管理。在一些必要的情況下，還需要對相關(guān)的管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，從而加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。因此，可以建立相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)制，并對不同崗位的工作人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，而在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，也要有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)，從而保證能夠從最大程度上提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，最終達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目的。例如：可以進(jìn)行多媒體的培訓(xùn)、講座的宣傳等。在現(xiàn)在多媒體應(yīng)用的情況下，還

9、可以進(jìn)行線上的宣傳，既方便又省時(shí)，宣傳的效率也比較高。除此之外，還需要加強(qiáng)工作人員的思想道德教育，使其工作態(tài)度得到進(jìn)行進(jìn)一步加強(qiáng)。（六）創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案利用價(jià)值從一定程度上來看，檔案管理主要就是為了能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)而有效地分類，并及時(shí)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，最終達(dá)到提高行政事業(yè)單位管理水平及綜合實(shí)力的目的。但是現(xiàn)在大多數(shù)行政事業(yè)單位中，檔案的管理水平和管理技術(shù)都相對比較落后，這就從很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。因此，我們可以采取相關(guān)措施，比如：通過實(shí)現(xiàn)資源的共享的方式來加強(qiáng)檔案的管理。在行政事業(yè)單位的檔案管理過程中，可以利用云共享的方式加強(qiáng)檔案的管理效率，也可以利用云共享對檔案進(jìn)行上傳、儲存以及其他相應(yīng)的管理。為了讓檔案的利用價(jià)值得到提升，還需要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，才能夠有效實(shí)現(xiàn)資源的共享，并提高檔案的利用價(jià)值。4 結(jié)語綜上，行政事業(yè)單位在改革發(fā)展中，檔案管理工作在其中起到了十分重要的作用，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已經(jīng)無法滿足實(shí)際工作需求，迫切地需要尋求合理對策予以解決，提升