企業(yè)設(shè)立PMO的若干建議

1、企業(yè)設(shè)立PMO的若干建議 項目管理辦公室，也稱作項目管理部、項目辦公室或項目管理中心等，是企業(yè)設(shè)立的一個職能機構(gòu)名稱，英文縮寫簡稱：PMO。PMO是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。PMO是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而負責的組織元素，這個管理系統(tǒng)是為項目管理行為的有效實施和為最大程度的達到組織目標而存在的。在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式和標準化的部門，這些標準化的程序應(yīng)當能形成全都和可重復(fù)的結(jié)果，同時項目成功率是上升的。那么，如何科學設(shè)立項目管理辦公室，保證較高的工作效率呢? 一、明確目標 設(shè)立項目管理辦公室需要拿出清晰的理由,這有諸多原

2、因。一家組織不會始終需要設(shè)立正式的項目管理辦公室,假如只是期望跟蹤項目,那么一個簡潔的項目跟蹤應(yīng)用軟件或許就足夠了。但假如想改進完成項目的方法,并且對確定項目優(yōu)先級的流程擁有更大的掌握權(quán),那么運作順暢的PMO就有助于實現(xiàn)這兩個目標。 美國奧克蘭縣的IT部門在1997年開頭設(shè)立項目管理辦公室(PMO)時,就制訂了清楚的戰(zhàn)術(shù)目標和戰(zhàn)略目標。他們與業(yè)務(wù)合作伙伴一起有效地確定項目的優(yōu)先級,并且通過技術(shù)來提高政府業(yè)務(wù)部門的效率。此外,IT部門內(nèi)外很少有人會喜歡這樣的想法: 一個集中部門負責審批及拒絕項目、報告衡量尺度,以及督促項目經(jīng)理、確保項目處于正常軌道。IT員工和內(nèi)部客戶會對設(shè)立PMO的工作出難題。

3、為了得到他們的支持,就要拿出確鑿的理由,表明為什么需要設(shè)立PMO,又不會增加官僚主義。 設(shè)立項目管理辦公室、制訂相關(guān)的項目管理流程,這常常需要投入大量的時間和資金,可能需要好幾年才能把這項工作做到位。有人會對此產(chǎn)生厭煩心情,假如他們對設(shè)立項目管理辦公室所需的時間和資金提出質(zhì)疑,對此要有明確的答復(fù)。 二、明確PMO的報告對象 由于向CIO辦公室報告,項目管理辦公室的確成了供應(yīng)項目管理和指導服務(wù)的集中部門,確保了標準和流程變更出現(xiàn)在組織內(nèi)部的最高層面。奧克蘭縣IT部門下設(shè)的項目管理辦公室直接向CIO報告。負責IT部門的IT主管期望PMO向自己報告,那樣IT部門的各個小組影響不了PMO。 三、明確P

4、MO職責 PMO一定要成為大家都情愿尋求幫助的部門。假如項目經(jīng)理擔憂PMO會告知CIO自己沒有完成工作,他就不會找PMO尋求幫助。要IT部門打消“PMO是項目管理監(jiān)督部門”的這種印象一直很難。這就是為什么要強調(diào)PMO的角色應(yīng)當是流程的監(jiān)管人、項目經(jīng)理的指導員。PMO的作用不是向CIO報告做錯的事情,而是為項目經(jīng)理供應(yīng)相關(guān)工具和儀表板,他們可以用來查清晰哪個項目進度落后、哪個項目按時完成、哪個項目需要加把勁。 四、選擇項目管理軟件 選擇項目管理軟件之前,專家建議IT主管要考慮期望落實到位的項目管理流程。不管實施的是什么樣的項目管理工具,它們都要支持你的流程。 假如純粹為了技術(shù)而實施技術(shù),那就錯了

5、。假如沒有圍繞技術(shù)的流程,那只是電子表格,它其實管理不了任何東西。開頭考慮不同的軟件時,要確保其功能能實現(xiàn)自己的流程以及當前和將來的首要目標。PMO的規(guī)模開頭可能很小,不過當看到它給自己公司帶來的好處后,可以漸漸擴大規(guī)模。同時,選擇軟件時,應(yīng)當考慮到將來需求的變化。要牢記的另一個因素就是集成,使用多款可以彼此集成的工具,那樣就能夠在公司發(fā)展過程中采用新功能,至少能夠在這些工具之間輕松傳遞數(shù)據(jù)。 為了達到什么樣的管理目的，然后選擇合適的，并且性價比高的軟件，這樣不僅提高工作效率，還得達到較好的項目 管理效果，正如需要設(shè)立項目管理辦公室以便知道自己要實現(xiàn)的目標那樣,管理者頭腦中也要有清楚的最終目標。 五、獲得管理人員的支持 為了讓項目成功,軟硬件方面需要開支,需要對公司內(nèi)部的人員進行培訓,需要從內(nèi)部轉(zhuǎn)變公司文化,需要轉(zhuǎn)變你所服務(wù)的客戶或者合作伙伴的文化。這都需要時間和精力