哈佛經理的時間管理(doc 34頁)

1、哈佛管理技能培訓教程：第八單元 哈佛經理時間管理 第一章 哈佛經理的時間管理 第八單元哈佛經理時間管理 身為總經理切忌為時間所主宰，而應該做一個時間 的主宰者。 (日)辛一 管理者應更多地注意到：如何去管理他們的時間 一種最有價值的資源。如果能夠最優(yōu)化地利用和明智地分 配珍貴的時間，將增大他們的能量，從而創(chuàng)造更多的價值。 (美)卡斯特 對哈佛經理來說，也許世界上只有一項資源的使用是 不需要成本的，那就是時間，但也只有時間這項資源是成本 最高的資源。如何運用每一分鐘，抓住一瞬即逝的時機，奧 妙也許就在于是否能夠完美使用時間。 編者 哈佛語錄 不要說什么“明天再干吧”，今日事今日 畢，明天還有明天

2、的事。 土光敏夫 有效的管理者知道，如果要管理自己的 時間，首先應該了解自己的時間實際上耗用 在什么地方。 彼德·F·杜拉克 有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并 且可以消除的。這項因素是：管理者自己在浪費別人的時 間。 彼德·F·杜拉克 第一章 哈佛經理的 時間管理 一、時間管理概念 談到開發(fā)時間，必須知道時間理論。理論并非是無法證明的，對理論上不能得到佐證的技術，所獲得的成果也非常有限。因此，要了解時間的真面目，除了解析時間真正的內涵以外，還必須對自己如何利用時間即“活用時間”加以摸索，才能確實知道時間的本質。 應用時間的理論根據 什么是時間

3、? 令人吃驚的是，有許多作者未針對這個問題加以思考，就坦然地述說時間。這種雖對時間本質模糊不清，卻能寫出很多書的現實確實令人敬佩?；蛟S是這些人過于聰明，但管理者仍對時間存有種種疑問。 以樹木為例，枝葉生長的根本是根。不了解時間的本質而探討時間，就好象無根的枝葉末梢，這種議論容易陷入錯誤的方向。目前，有很多此類的書泛濫于市面上。 為了有效地說明時間管理術，必須針對“什么是時間”，充分加以討論，缺乏思想與理論根據的時間術，可說是毫無意義的廢物罷了。 時間包含在人與事務中。以數學的論點看，即是一種函數關系。 時間的函數性f(a，)K 例如：表示圓的數學關系式f(x,y)(x-a)2(y-b)2-r2

4、，雙曲線xys。 類似此類函數y=f(x)，x與y之間，有著密不可分的關系存在。 同樣地，時間和人、事物的密切關系，表現在時間的存在形式和數學函數中。例如，活用時間，即為左右生活充實度的密度函數。此密度函數為時間數學函數內的那一種。 數學函數的特性，其關系式為曲線(函數必為曲線)。相對地，依嘗試而言，鐘表上表示的時間，一般的印象是直線形象。 但是，在活用時間的范圍內，絕不可能是單純的直線關系。因為，活用時間具有伸縮性、生命性和密度性。這與活的事物(生物)相同，具有流動性、可能性和柔軟性的完備曲線。 鐘表時間，即表示時間以直線處理。依據這種方式，時間生存的側面、實際生存的側面和思考的對象，必然產

5、生脫節(jié)的現象。持鐘表時間觀點的時間論，缺乏以人為中心的概念，并且干澀無味。 時間的微分與積分 捕捉時間的方法有兩種： 一是注意時間微小的部分，即將極小時間的變化、差異、運動、現象加以認識，稱之為“時間微分”?！八查g”是時間微分的象征，也就是無限小的時間內，于零開始到一定時間內所產生的事物。如：選手瞬間的爆發(fā)力，即在瞬間眼睛幾乎看不到的微小時間內發(fā)揮出來。兩個體育選手一決勝負的關鍵，常決定于瞬間的爆發(fā)力。瞬間，對于時間的性質、特征和運動是最鮮明的表示方法。換句話說，時間的本質，以時間的微分觀念最容易把握住。二是讓時間充分地延長和堆積，時間的變化、運動和構造被稱為“時間積分”。 “積分”的概念，從

6、長時間的尺度加以了解，如“一年”、“時代”、“世紀”，即是積分的時間。 時間經過這個世界時，產生收斂現象、發(fā)散現象、循環(huán)現象和振動現象。收斂、發(fā)散、循環(huán)、振動，可思考為時間引起的作用。對這些運動特征加以認識，必須依靠時間積分方法。 時間的微分與積分，最重要的論點，為“河流”及“大?！?。河水是從上游流向下游，保持一定的律動。水面上的波光粼粼，水流動的潺潺聲，能明確顯示時間的微分。 另一方面，海與河流不同，好舍己為人，以本身象征悠久的時間。從驚濤拍岸所產生白色的浪花，眺望海邊與水平線連接的那一端，感覺上時間是停止的，讓人有種回溯到一百年或三百年前的感觸，或者跨越時空到達未來的夢想。 時間的本質，以

7、“流程”而言，是屬于意識流程和生命流程、時代流程，每一流程都能以時間的運動加以捕捉。如果要正確地把握住流程的運動及本質，就必須掌握時間的微分和積分規(guī)律。 時間的流程，由微分的時間和積分的時間構成。例如：時代的流程，最終是用積分方法來下結論。但是，左右流程的時間及無限小時間，是由微分方法來決定。 管理者的人生，以生存的時間流程加以捕捉。以此方式，管理者對于自己人生的微分與積分，享有共有而實際的存在。簡單地說，充實自己現存的瞬間，最后形成充實的一年、十年乃至一生。 時間價值的計算 下面把“時間價值”與鐘表時間價值、活的時間價值，做一比較探究。時間價值，是一小時或一日的單位時間所產生的價值。然而，在

8、某時間內所獲得的價值總量(生產量、利益額)等，以下列公式表示。 價值量(v)時間價值(q)×時間(t) 較聰敏的人，對時間價值，以物理學方式表示： 工作效率力×距離÷時間(某時間內的工作量) 從以上方程式中，可以明顯看出時間價值。 這些推論與事實相符。工作及人的一切活動，可從時間觀點捕捉。發(fā)生的價值v，等于時間價值q乘以時間t，能加以肯定。 被實現的價值，其投入的時間，以鐘表時間或活的時間場合計算，會有很大的差別。其中的 原因，由上述可以明確的了解分析。 對時間t的觀察，由鐘表時間和活的時間的差別，t可隨之改變，產生距離。 以一日工作八小時為例。如果以鐘表時間計算

9、，即為八小時。以生存時間計算，則要考慮時間的伸縮性、厚度及密度等因素。比較的結果，八個小時工作時間會產生膨脹收縮的效果。 這種思考的困難，在于不易以常識衡量。例如：習慣于鐘表時間的公司職員，公司一日八小時的工作數，要產生一日十六小時或五十小時的工作數，會有強烈的抵觸感覺。 第二種較易接受的思考方式是，價值量v的差別，是由時間價值所產生的。 以剛才提到的情形來說，假設時間t為定值(八小時)。相對地，單位時間價值q，則是保持各種價值的變數。生活于鐘表時間的人，其q值是僵硬的，屬于安定停滯型。而生活于活的時間的人，實際的深度、延長、厚度一體化，形成時間價值qt值有無限大的可能性。 為何qt值在可能范

10、圍內極大化。鐘表時間的生活或活的時間的生存生活方式，其選擇方法，是根據qt值，由價值v的大小加以左右、決定。 另外，還有一個必須重視的問題，即為“效率”問題。 效率會帶給時間t、時間價值q很大的影響。工作效率化，將八小時的工作時數，以五小時完成，則節(jié)約了三個小時。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六十的工作效率。 以上的說明很容易了解，但也可能產生誤解。因為效率的類型有兩種，上述只是其中一種。 效率，常以“外部效率”或“鐘表效率”稱呼。一般廣泛通用的效率屬于這種。信息化、技術革新、合理化、系統化、標準化，是由人的外部對環(huán)境加以改善，使鐘表效率提高，同時，也使鐘表時間產生的時間價值增大。 此外

11、，有一種效率稱之為“內部效率”。是從時間論上，采取不同的角度所采取的觀點。反不如鐘表效率。 實存效率，并非由人的外部產生，而是由內部發(fā)生。生存構造、實存深度、充實度、判斷力、集中力，能對時間產生作用，使實存效率提高，同時活的時間的時間價值也隨之增大。 時間效率提高，時間價值增大，這是時間開發(fā)的重要課題。因此，鐘表時間效率化、時間有效活用和時間的管理是相當重要，但如缺乏活的時間的觀點與方法論的展示，則開發(fā)時間無法獲得充分的成功。因此，開發(fā)時間如果在鐘表時間、活的時間兩方面徘徊不前，反不如在活的時間上下功夫為好，而后推展實行。 “時間意識”與人生 1對時間的探討 對時間的探討，必須將以下三點明確化

12、。 第一，時間是由鐘表時間和活的時間兩者共存而組成的，而后者與人的生存有密切的關系。 第二，時間是高度的抽象名詞。要認識時間的重要性，必須具有高度的思考能力。 第三，時間的增長屬于高層次的思考與自覺性的思考。 空間和物體，用肉眼能夠看見。如咖啡杯、櫥柜能根據其形象加以識別。但時間并不能與形象相結合。對時間的認識，不能依靠視覺或表面形象。 用欲求、意志、感情、情念，是無法認識時間的。因而，當管理者面臨喜怒哀樂時，常忘記了時間的存在。 時間意識，是屬于可知性的。管理者必須更細致地分析。 2時間意識化程序 時間的意識化，通過以下程序施行。 首先，必須將時間加以“分節(jié)”。因為時間具有延長、厚度和密度等

13、特性，根據這些性質，把時間區(qū)分，使事情成為可能；即依靠這些理論，這種作法，使漫長的時間，處于緩和和擴張的起伏狀態(tài)。 接著，要把時間加以分區(qū)，按照區(qū)間分別。區(qū)間的重要，是將時間“切斷”。例如：管理者使用“時段”是用時間區(qū)間的方法把時間分區(qū)。 再者，時間的價值，是對時間的意義和價值分析、把握。譬如：依照“順序”進行，是一種時間的概念，展開的順序也極有意義。另外，含有特權的空間如舞廳、皇宮、董事長室，時間也存在著特權的價值。如不能對這種時間的意義和價值加以分析、認識，是無法具有較深的時間意識的。 另外，對時間的總合的認識。如在區(qū)間(期間)的范圍內加以把握，是屬于總合認識；在某種情況下，必須對時間的實

14、存性質、意識、價值，做總合的認識。歷史認知，是時間總合認識的典型例子。時間意識，需借助于時間積分的考察方式和手續(xù)。否則，不易取得良好的效果。 時間的意識化及時間意識，對開發(fā)時間來說，是不可缺少的。因為開發(fā)時間是從將抽象的時間意義給予意識化開始的。開發(fā)時間是以時間價值增大，自我充實為目的，即你對時間意識化做到了某種程度。 事實上，每個人都具有某種程度的時間意識。有許多情況管理者對事情并非十分自覺。所以，沒有充分做到時間意識化。有時，對現有的時間意識已感到滿足，未能充分實現時間意識化。 這些都將成為開發(fā)時間的絆腳石。開發(fā)時間的出發(fā)點是意識的轉換。如果沒有不停的時間意識轉換，你要開發(fā)時間，是無法獲得

15、成功的。 時間的知性與感性 管理者對時間認識的能力，相當于對時間的體會，即依存于判斷力、分析力、推理力、構想力等理性的思考和感知，而帶給人們時間意識。 認識時間的源泉，除了理性以外，還有另一種點“感性”。 感性的行為，又可稱為“感覺”。把時間當作一種捕捉感覺的作用，稱為“時間感覺”。 管理者具有一定的時間感覺是毫無疑問的。在進行某些行動時，雖然沒有看鐘表，但對于時間的早、晚、長、短有實質的感受。關于時間的密度、運動、律動，也存有一定的感覺與體會。 每個人都具有不同的感覺，感覺可以說是一種能力的表現，因個人而有差異。同一個人的身體內，這種能力于睡眠中會產生很大的標準差。 時間感覺，現象非常明顯。

16、在所有的感覺中，時間感覺一直處于負數的狀態(tài)。例如：“短”、“長”、“時間過了很久了”、“就快了”、“在這期間”，管理者經常保持這種惰性的時間態(tài)度，是無法與鐘表時間所把握的精確度相提并論的。此外，對于形態(tài)、色彩、規(guī)程、味道、溫度的識別能力，也是相當有限的。 一般人認為時間具有惰性的性格。但以管理者的觀點，這并非是屬于性格，而主要由以下兩種原因產生：第一，時間感覺較他人散漫；第二，時間意識不發(fā)達。如果不從根本上加以改進，即會一直處在遲鈍的時間感覺中。 相反地，為了提高認識時間的能力，對時間的感覺、使時間意識明確化，是相當重要的課題。在睡眠中，鍛煉出判斷是否處于胡思亂想或清醒的狀態(tài)，才是有效的方式。

17、 理性與感性，是開發(fā)時間的兩種牽引力。強烈而明晰的理性，敏銳的感性，能給開發(fā)時間的很大的貢獻。通常，管理者是以理性為基礎，感性能輔助理性、能更完整地認識時間，甚至全面性地取代理性。 時段主義的誤區(qū) 認識時間的方法之一，是借助于鐘表，對時間加以表示，設計“時段”，詳見表示時間位置、時間經過。這種對應的形式稱為時段主義，即“將時間予以時段化的思想及觀念體系”?！皶r段表現主義”、“時段分割主義”、“計劃主義”等都是由“時段主義”變化而產生的時間觀念。 由此可知，時段主義的合理性，是毫無疑問的。它使時間意識發(fā)達，有著很大的貢獻。鐘表的發(fā)明，給予時間物理量上的衡量標準，保證時間的正確性。讓管理者能針對休

18、閑時間、工作時間，合理的計劃與管理，使效率得以提高。這些是時段主義的優(yōu)點。 從反面來看，時段主義將時間完全時段化。關于時間的問題，延伸到管理者的問題，全部予以數量化，最后還原成一張計劃表。時段主義是很容易掌握并很實用的方法，但由于它是徹底的還原主義，把“人生與時間”的實際重大問題，以乏味的時間計算術歪曲和矮化。這是時段主義所產生的致命性缺陷及其危害。 在所謂的時間管理論中，這種問題總是重復提到。世上泛濫的時間管理論，即是本質性的時間加以管理的思想論調與觀念體系，它立足于時刻主義、計劃主義是毫無疑問的。 從時間術來看，時間管理是十分有效的方法。舊有的時間管理論根本的缺陷及實際存在已完全無法脫離時

19、間的問題，在毫無疑問的情況下從頭至尾，將時間問題以時段及計劃方式來處理，這就是它的缺點。對于說明管理時間的書籍，幾乎完全是這類形式，好比砂子一般，毫無味道，都是由這缺點引起的。 更要強調的是，從時段主義到管理時間而產生的思想及觀念體系，會使管理者的生活感到窒息。這是遠離自管理者實現的陰謀，屬于陷阱。如果要實現自管理者價值，就必須站在自管理者生存的原點上，以免掉入誤區(qū)。 時間獨特性 一般管理者不善于時間管理，恐怕與時間的獨特性有關?，F將其獨特性闡釋如下： (1)供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何情況下都不會增加，但也不會減少。因此，管理者無法針對時間進行開源。 (2)無法蓄

20、積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論管理者愿意或不愿意，管理者都被迫按一定的速率消費時間。因此，管理者無法針對時間進行節(jié)流。 (3)無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 (4)無法失而復得：時間不能象遺失物那樣失而復得。它一旦喪失，則會永遠喪失。例如，延遲半小時開車的司機安慰乘客說：“不用擔心!管理者會把丟失的時間搶回來，因為管理者將按原定時間抵達目的地。”雖然開快車可準時抵達目的地，但是司機與乘客卻要因此而支付額外的代價如危險性、油量耗費、汽車折舊的增加等。嚴格說來，喪失的時間是無法挽回的。 時空的關

21、系 時間和空間有著密切的關系。管理者不可能將兩者分開來加以思考。為了能探索到“活用時間”的奧秘、廣度，處理好時間和空間的關系是至關重要的。 1時間與空間的相互影響 時間和空間的關系，第一就是“影響”的關系。 從未開發(fā)過的土地，到形成開發(fā)熱潮的現象，就是時間影響空間最好的例子，和非洲土地的沙漠化、建筑物的老朽是同樣情形。如鐵的氧化或自然風化一般，時間會氧化或風化成空間。 相反地，空間影響時間是怎樣的情形呢?舉個例子： 中國東晉詩人陶淵明寫的桃花源記，那些為“避秦時亂”的移民，長期穩(wěn)居后到“不知有漢，無論魏晉”。 又如，人在列車之中，一面聽著音樂，一面瀏覽著窗外的景色。突然，窗外出現了奇妙的景色。

22、這個時候，一般人的目光都會漸漸地被景色所吸引，一時忘記了音樂的存在，只注視著景色。這個過程是，在時間(音樂)中，空間(景色)漸漸地侵入，最后競全面地取代了時間。腦中的思考原本沉浸在音樂或對方的會話之中的時候，周圍突然發(fā)生意外事件，注意力就會轉移到那上面去。這是由于空間的突然侵入，時間的流程被迫中斷，不按規(guī)律辦事的原因。 時間和空間的“影響”關系，在思考中也常出現。思考有時間性和空間性二重屬性，兩者時?；ハ嘤绊憽＠碚撔缘仨樞虻厮伎嫉臅r候，突然的一個意念、意象的出現，就會產生慢慢的膨脹即空間的侵入影響；另一種情形是，它被某個意象吸引去的時候，不經意的思想理論或文章，會有紛亂的出現即時間的侵入影響。

23、 時間和空間的第二個關系是“規(guī)定”和“支配”可以當作同義詞。東西一般都有耐用年數，時間是東西的壽命，因此，規(guī)定的存在就是支配的存在。 規(guī)定他人或支配他人的力量，時間要比空間來的強而有力。但是，空間規(guī)定或支配時間的情形也并非沒有。例如古代的希臘，思想家、科學家、文學家等人才輩出。市民誕生的數目與政治參與熱情，都遠遠超越了當時其他的地區(qū)。都市的空間便由此產生，直到今日，這段時間帶來了極大且長遠的影響。 再如，隨著今日的都市化，產生了交通阻塞現象。熱鬧集中的都市空間，不可避免地帶來了交通阻塞，對時間也帶來了很大的影響。 2時間和空間的變換 時間和空間之間，有著魔術般的關系。兩者雖然是完全不同性質的東

24、西，但是空間變換時間，時間變換空間的例子，可以說是絕無僅有的。 關于空間變換成時間的例子，在托馬斯·曼的長篇巨著魔之山中，有非常精僻的敘述。由于篇幅很長，所以僅引用某一部分予以說明。 “踏上旅途已有二日，人類還有生活在人類周圍的事物，對尚未扎根的青年是更甚的事是日常生活，即義務、利害、憂慮、目標，用自己的名稱稱呼的事物的時代已經遠去。這些在前往車站時的馬車里思考后，也已經遠遠離去了。” “通常，只有憑著時間產生的力量，在管理者人類和故鄉(xiāng)之間回旋，顯示出擴展的空間。即空間也時時刻刻產生心理性的變化。然而，這和時間產生的變化相似的東西，在某種意義上，更為強烈?！?“和時間相同，空間也會產

25、生被遺忘的力量。但是空間是將人類從各種關系中解放出來，轉移到自由的自然狀態(tài)的方法。實際上，空間可以使孤獨的俗人，瞬間成為流浪者?！?空間變?yōu)闀r間，和時間都有相同的作用。通常沒有發(fā)覺這點的人，也沒辦法說明。還有，回顧自己的旅行體驗的話，的確如此，不是嗎?討厭的事，過了不久會遺忘。為了忘卻討厭的事而旅行的人也很多。這種場合里，時間和空間就是相互變換的關系。 其次，時間變換為空間的，可舉鐘表或電影為例。鐘表上時間的推移，是鐘表上走動的指針來回的運動，是空間性的表現。變換是“印象”，鐘表是空間印象變換的裝置。電影則是由幾百個、好幾千片段，經過高速的連續(xù)放映，而在銀幕上出現的運動空間。以上例子如果還不明

26、白，那么想想音樂或說話，就比較容易了解。 音樂、說話的言詞是由聲音的連結，如同念珠一般聯結而成。它會浮現一種意念，這是時間的功用。管理者一邊聽著音樂，在不知不覺中自然的情景就會浮現腦海，聽著對方的話，腦中也會描繪出各式各樣的印象。這個時候，時間變換成空間，時間創(chuàng)造空間。最后，現代物理學或非歐幾里得幾何學，也有空間和時間互相變換的原理。實際上，變換公式早已被提出。 3時間結合空間的例子 空間和時間的第三關系，是“結合”。干柿子或魚干，首先是柿子和魚在時間的流逝里，才成為干燥的食品。新建房屋的時候，墻壁要上水泥，經過數日，水揮發(fā)了才算完成?？臻g和時間就是如此，有接觸，也有結合的。史丹達而或卡夫卡的

27、小說，是針對未來的讀者而寫的，實際的價值直到數十年甚至數百年以后，才能被認定。歌劇這門藝術，是空間(表演劇)和時間(音樂)密切結合的產物。這是馬上就能理解的。 時間和空間有相互排斥的情形。 例如：用獨奏樂器演奏的表現情感或思想旋律中，極度地排斥空間性，強調音樂所特有的“時間”。這一點是音樂中所特有的特殊類型。 集中精神抽象思考。這個時候，思考在頭腦中進行，已失去了面的空間，只是執(zhí)拗地持續(xù)一條線，化成“時間線”。相反地，空間排斥時間的例子，可以舉泡泡或火花。這些東西的美麗，就是空間排斥時間的瞬間之美。這如同曇花一現一樣，永遠存在的泡泡和火花，是沒有人會認為它美麗的。 繪畫和照片也排斥時間，但并非

28、絕對如此。因為優(yōu)秀的畫家和攝影師，在一幅畫或一張照片中，可以深刻地顯出時間性。 4時間和空間的相互關聯 首先，時間和空間的異質性。從時間這方面來說，時間第一是看不見、聽不到、摸不著的；第二，空間具有可逆溯性，時間卻是不可逆溯的。管理者現在可以自由地回到經過的道路，粘土造型也可以還原。但是，時間從過去到現在，直到未來，都是單方向的流動，這條時間線是無法逆溯的。 其次，時間和空間的同質性?？臻g可以分割，這是誰都知道的。譬如一塊土地(空間)配上住址，或繪成地圖，或加上座標化等方法，所有的空間都有分割的可能性。時間方面有“時段”這個專有名詞，時間可以分割成時段。進入電腦時代后，就有了分配時段的時間分割

29、系統。 人類生存的意義，是共同具備了時間性和空間性。也可以分割成時間和空間二種不同的意義。 意識的時間面。所謂“意識流”就是“思考路線”，即時常有中斷或被切斷的情形。管理者能夠自覺地中斷意識流動，隨時進入別的意念。 意識的空間面。這種場合，意識第一成為大腦內部的熒幕，可以顯現各種事物。顯現就是分割自如。閉著眼睛，也可以浮現附近公園的全景，甚至一瞬間，可以將角落里的長椅背的裂縫的特寫鏡頭浮現在腦海。 印象是無限的。人們使用言語或記號，將無法統計的資料加以記憶、貯存，必要時可隨時想起。這就是神經細胞和神經突出的接合部的效用。思考空間是由大腦生理機構支撐，并由此擴展開來。在這種情況下，資料是通過腦的

30、皮質空間和邊緣空間而廣泛地分布著，而且已條理化。管理者從中把必要的資料記憶、活用。靈活的取出資料的過程，即人的思考活動。關于時間和空間的關系，還會加上人類的判斷和行為，進行人為地選擇。選擇常常需犧牲一方的利益。例如，為了建設高速運輸系統而破壞自然，就是犧牲空間而優(yōu)先考慮時間。但是，相反地，犧牲時間選擇空間的例子如，壟斷交通舉行祭典或不乘高速運輸系統，改搭行車速度緩慢的公交車，享受悠閑的旅行雅興的例子，就是這種情形。 當然，也有時間和空間共存的情形。例如，北京的街道，就是歷史(時間)和現代都市空間的調和與共存的產物；另一方面，歷史性價值很高的建筑物和街道，由于都市大開發(fā)等理由而遭破壞的例子也同樣

31、存在。 5控制得當者獲勝 探討有關時間和空間問題的同時，還有一件絕不可遺漏的事情，這就是“間”的問題。間就是“空白、間隔、休止、距離的任何一個或全部”。在此列舉的每一個都是含有時間性和空間性的概念。 例如，書中的某一頁，是由文字圖片和白紙構成的，而這個底紙，就是空間性的空白。另外，管理者想正確地回憶起過去體驗的時候，常常會發(fā)生細節(jié)記憶缺漏的現象，這就是意識(思考)中的時間性空白。對于休止、空間性來說，就好比是樓梯的出入口、或車站月臺或置于道旁的長椅一般的東西；就時間性來說，文字，就是音樂的休止符?！伴g隔”一詞，也被用來分開空間和時間兩種情形而使用的(英語的interval是時間概念)，相對近在

32、眼前“間隙”這一詞，語意雖近似，但明顯地傾向空間這一方面，很少用于時間方面。就“距離”來說，除了物理學空間的距離以外，也可以用在時間的距離，即存在心理的距離。即使近在眼前，但心里卻有咫尺天涯相隔遙遠的感覺。相反，也有相隔遙遠，卻心有靈犀一點通的朋友。 6明白“間”的本質和價值 管理者做應進一步的分析，把它的功用明確化。 第一，管理者使用在空間和時間上，管理者就是結合時間和空間的“通路”。 這種功用是不可否定的。例如，歷史性事件，若沒有經過一定的時間，要正確地認清本質是困難的。如此可知，空間和時間之間的交通、傳達，變成可能，這就是間的作用。 第二，間是空間和時間的變換裝置。盡管空間和時間之間有魔

33、術一般的變換關系。但是，間是這個變換裝置之一，這是一點也不含糊的。例如，無論多么好的朋友，如果相隔得太遠，感覺就會開始疏遠。物理性的距離，會由空間性的間，轉換成心理性、時間性的距離。相反地，時間變換成空間，可以由鈾和雷等放射性物質的半衰期為例。鐳的放射半衰期是1622年。半衰期就是時間性的間。鐳便是根據時間性的間，每1622年就將放射能量減半。也就是它變換成空間性的特征。 第三，間也有虛無和否定以及消極性的情形，但是，相反的積極性意義和實際效用也有。就價值論來說，間是沒價值性的，但它可以產生出很大的價值。和對方談話或工作上的交涉，間是不允許存在的，要趕緊消除才好。這時候，管理者就有負面的價值了

34、。相對地，無論怎樣的言詞都能制止的沉默也有，此時，沉默就是間，是有千金難買。間隔和休止的價值，在音樂上，格外地大。即使相同的音符，在音變長后隨時插入休止符，曲調就會全然不同。間隔和休止符會改變將曲調的旋律，甚至創(chuàng)作出新曲。關于間的本質探討，要視人類的智慧和應用方法而定，換一句話說，就是由“實際的戰(zhàn)略”來決定間的價值。 時間的管理 因為時間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復得”等特性，所以在各種經濟資源中，時間最不為一般管理者所理解。也許正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費更為普遍，也更為嚴重。 所謂時間的浪費，指對實現目標毫無貢獻或貢獻的時間消耗?！皶r間管理”所探

35、索的是如何克服時間浪費，以便有效地完成既定目標。特別提醒管理者注意的是，“時間管理”并不是指以時間為對象而進行的管理。由于時間總是按著一定的速率光臨，并且按照同一速率消失，所以時間本身是無管理的?！皶r間管理”的正確涵義應該是面對時間而進行“自管理者管理”。管理者究竟應該如何面對時間而進行自管理者管理，以便克服時間的浪費呢?管理者認為可以從以下兩個途徑入手： (1)建立正確的時間觀念； (2)培養(yǎng)克服時間誤區(qū)的技能。 有礙時間管理的四種觀念 一般人在與不同的環(huán)境、不同的年紀、不同的心緒下，對時間可能會保持不同的看法。這些看法之間往往是相互矛盾的。例如管理者有時認為“光陰似箭，日月如梭”，有時則認

36、為“時間象蝸牛一樣地爬行”，甚至有時更認為“時間處于靜止狀態(tài)”。再如當管理者需要料理的事情太多時，管理者總是感到“時間不夠支配”，但是當管理者無所事事時，管理者又感到“不知如何消磨時間”。由此可知，一般人對時間的態(tài)度是極為主觀的。在各種時間觀念之中，有四種觀念特別不利于時間的有效運用。它們是： (1)視時間為主宰； (2)視時間為敵人； (3)視時間為神秘物； (4)視時間為奴隸。 視時間為主宰的人：重形式而不重實質 視時間為主宰的人，將一切責任交托在時間手中。對這種人來說，它被當作一種信念。這種人深信“這只是時間問題”、“ 歲月不饒人”、“時間是最好的試金石”這一類的說法。在這種人心目中，時

37、間猶如駕駛員，而他們則好象乘客! 視時間為主宰的人的一個主要行為特征，便是重形式而不重實質。下面是一些具體實例： 盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總是在同一時間起床，盡管他們有時在那個時間并不感到饑餓。但是有些人每天總是在同一時間進餐。 有些人總是恪守固定的時間辦事而不愿稍作變動。例如管理者在下班時，雖然次一班605分的班車不愁沒有座位，但是他們總是超545分那趟擁擠不堪的班車。 有些管理者總是以時間為行為準則而忽視其它一切。例如長途電話的通話時間一超過三分鐘，則令管理者感到極度不安，雖然增加的通話時間可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。 視時間為主宰的人雖然重形式而不重實質，但

38、這并不意味他們一定喜愛形式。管理者有時也會違背形式的要求，但管理者不敢公然違背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常聽某些人說“偷得浮生半日閑”。言下之意為： (1)他們不應當在忙忙碌碌的工作中偷閑； (2)他們想偷閑，而且無論如何都要偷閑； (3)他們期望能避免罪惡感或良心的譴責。 視時間為主宰的人并不面臨“選擇”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只需聽從時間的指揮而無需費腦筋。他們最大的缺點在于無條件的向時間屈服，以致不能善用時間，發(fā)掘生命過程中無窮的機會更無從談起。 視時間為敵人的人：重效率而不重效能 視時間為敵人的人，經常將時間當作超越與打擊的對象。這種人的行為特征為： (1

39、)自管理者設定難以完成的時限，以便“打破記錄”或“刷新紀錄”。例如這種人開車上班， 喜歡尋找捷徑，以便創(chuàng)造紀錄；對這種人來說，節(jié)省下來的一點時間好象能積蓄下來似的。 (2)在任何約定時間的場合，因早到而感到“勝利”、因遲到而感到“沮喪”。這種“勝利”或“沮喪”的感覺，是針對時間的早晚而產生，并非針對時間的早晚所導致的后果而產生的。例如有些人開會總是早到，則令早到的便是等候其他與會者的來臨。仍有一些人因約會時遲到一、兩分鐘而感到沮喪，他們卻是因自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪。 視時間為敵人的人一個最大的長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。但與時間競賽的人，是終究注定要失敗的。其次，當一個人的心

40、理經常處于競爭狀態(tài)，他將難以充分體會經驗、成就或喜樂。管理者也將難以生活在現在，因為他的心擺在了下一場的戰(zhàn)斗上。管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能?！靶省被旧鲜且环N“投入產出”的概念。當管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產出”時，則被視為富有效率。 自從泰勒于上世紀前倡導“科學管理”以來，效率的概念不但已經家喻戶曉，而且逐漸成為鑒定好壞與判別對錯的價值尺度，甚至在若干場合中還被當作一種追求的目標!效率之所以受到如此重視，恐怕應歸功于管理學界對它不遺余力的研究與追求。從早期的“動作研究”、“時間研究”與“

41、工作設計”到近期的“作業(yè)研究”、“計劃審核術”等技術性探索，無一不是致力于提高效率。在可支配的資源(包括時間)極度匱乏的情況下，講求效率是明智和必要的，因為效率的提高足以減輕資源(包括時間)的浪費?？墒?，為了將“效率的提高足以減輕資源的浪費”變成事實，管理者仍要講求“效能”。所謂效能，是指適合目標的設定，以及為完成特定目標所需的適合手段的選擇。有效能的管理者不但能夠制定適合的目標，而且能夠選擇適合的手段以完成既定目標。譬如當黑白電視機已處身于“生命循環(huán)”的成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若管理者仍選定黑白電視機為目標產品，且不論其生產效率有多高，這種產品肯定要滯銷。這樣的管理者是無效能可言的

42、。再如管理者為了推銷女性化妝品，而在某一電視節(jié)目內從事產品廣告。倘若該節(jié)目(此即完成目標的手段)不受女性歡迎，則不論其收視率有多高，或廣告費有多便宜，這種廣告肯定無法實現促銷的目的。這樣的管理者也是無效能可言的。上述實例顯示，倘若管理者只講求效率而不講求效能，則將因為目標無法實現而導致嚴重的資源浪費。這對講求效率以避免浪費的管理者來說，真是一種莫大的諷刺!而令人遺憾的是，只講求效率而忽視效能的管理者卻比比皆是。當代著名管理學者彼得·杜拉克有鑒于此，在1966年撰寫了有效的主管一書，以呼吁管理者重視效能。在這一本書上，他很簡明扼要地指出：效率是“以正確的方式做事”，而效能則是“做正確的

43、事”。這兩句名言，頗值得管理者三思。 盡管有許多管理者只強調效率而忽視效能，但仍有一些管理者卻只強調效能而忽視效率。如為了提高士氣，有些管理者會不惜代價地要求冗員提前退休。這在短期內很容易收到預期效果，但在長期內則極可能演變成員工人人自危，致使士氣反而較前低落。一旦管理者只講求效能而不講求效率，則勢必無法長期確保所獲得的效能。 由此可知，效率與效能不應偏廢，但這并不意味效率與效能具有同樣的重要性。管理者固然期望能同時發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，管理者首先應著眼于效能，然后再設法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率?！?視時間為神秘

44、物的人：囿于時間所加以的限制 視時間為神秘物的人通常都對時間高深莫測。他們對待時間的態(tài)度，與他們對待自己身體的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出毛病，否則他們不會意識到腸胃的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。 視時間為神秘物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠專心致志地工作。這未嘗不是一種長處。但是，時間對絕大多數人特別是管理者來說都是吝嗇的。除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無法適當地從事時間的調配。 視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作 視時間為奴隸的人最關切的，是如何管理時間。“視時間為奴隸”的這種觀念轉化

45、成管理者的一種行為，便是長時間地沉迷于工作，成為所謂的“工作狂”。 在各種各類的機構中，許多管理者的工作時間都很長，而且職位愈高者工作時間愈長。管理者時時可以聽到這一類的話：“一位基層的管理者如能在八小時內做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高層的管理者如能在十小時、甚至十二小時內做好一天的事，則他應被視為特別杰出的俊才。 難道職位越高的管理者，他的工作時間將無可避免地延長?許多人對這個問題都給予了肯定的答復。理由是：當一個人在組織中職位上升得愈高，工作愈加緊要，其責任愈加重大，所以工作時間自然延長?？墒?，對這個問題的否定答復，或許更加令人信服：當一個人在組織中職位升得愈高，上級授予

46、他的權力愈大，供他差遣的員工也愈多，因此工作時間不應隨職位的升高而增加。 統計調查顯示，每周工作時間超過五十五小時、甚至六十小時的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數都不認為自己工作過長。事實上，有些管理者只有等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、或子女求見時，才領悟到自己的工作時間過長。 例外性的長時間工作并不足以產生不良后果，但是經常性的長時間工作則有不良后果。以下三種不良的后果很值得管理者注意： (1)研究發(fā)現，每天的工作時間一超過八小時，則生產效率將快速的遞減。倘若這些研究的結果是可信的，則每周工作時間最好不超過四十八小時(按六個工作天計算)為好。 (2)長時間工作足以令人

47、養(yǎng)成拖延的習慣。許多管理者對工作因保持著“白天做不完，夜晚還可以做；平時做不完，周末或禮拜天還可以做”的態(tài)度，于是使八小時可以做好的事被拖延到十小時才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。這不幸應驗了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內完成；如可供完成工作的時間被增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時內完成。 (3)長時間工作可能導致工作的失敗。管理學者約瑟夫·崔豈特曾經對一群管理者在事業(yè)上的成敗進行研究，他發(fā)現成功的管理者與失敗的管理者的差別在于：后者隨時愿意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調工作的管理者，其工作終究會不佳。長時間

48、工作所導致的不良后果足以說明，為何一些機構會強迫員工定期休假、限制加班次數或加班時數、或是不準累積假期。 你想不想知道你有無“工作狂”的傾向?你想不想知道你的工作是否妨礙你的婚姻生活?請如實答復下面兩份問卷： 你是一個工作狂嗎? (1)不論你多晚才就寢，你是否經常堅持早起? 是( )；否( ) (2)假如你單獨用餐，你是否邊吃邊閱讀或是邊吃邊工作? 是( )；否( ) (3)你是否每天都編排當天的工作項目表? 是( )；否( ) (4)你是否覺得“無所事事”是一件難以忍受的事? 是( )；否( ) (5)你是否精神飽滿且富有競爭力? 是( )；否( ) (6)你是否在周末或假日加班工作? 是(

49、 )；否( ) (7)你能否隨時隨地工作? 是( )；否( ) (8)你是否擔心退休日期的到來? 是( )；否( ) (9)你是否感到無暇享有假期? 是( )；否( ) (10)你是否真正喜愛你的工作? 是( )；否( ) 上面10問題的答復中，假如含有八個或八個以上的“是”，則表示你具有強烈的工作狂傾向。 你的工作是否妨礙你的婚姻生活? (1)在一個工作日完了時，你是否因踏上回家的路程而感到高興? 是( )；否( ) （2)你是否每天都花費一些時間與你太太單獨相處，以便分享彼此的思想與感受，甚至從事攀談? 是( )；否( ) (3)你是否清楚你的子女在學校里念幾年級? 是( )；否( ) (

50、4)你是否清楚你的家庭每周花在食物方面的開銷有多少? 是( )；否( ) (5)你的太太是否了解你公司的產品具有何種用途? 是( )；否( ) (6)你的太太是否了解你的實際工作? 是( )；否( ) (7)你的太太是否知道你的總收入? 是( )；否( ) (8)你的太太是否清楚了解你有哪些工作上的朋友以及你對他們的看法? 是( )；否( ) (9)你是否曾經為了陪太太做某件事而取消業(yè)務洽談? 是( )；否( ) (10)你是否清楚了解你太太有哪些朋友以及她對她們的看法? 是( )；否( ) (11)你是否知道你太太最近看了哪些書? 是( )；否( ) (12)你是否知道你太太就寢的時間? 是

51、( )；否( ) (13)關于度假計劃，你是否與你太太具有一致的意見?倘若你們的意見不一致，你是否能與她安排一個彼此都能接受的解決途徑? 是( )；否( ) (14)你是否與你太太討論過人生目標，令她了解你的未來走勢? 是( )；否( ) (15)你的太太是否同意你的人生目標及未來取向? 是( )；否( ) (16)你是否相信你與你太太之間彼此均喜歡對方? 是( )；否( ) 以上16個問題的答復中，假如含有11個至16個“是”，則表示你與你的太太都善于緩解由你的工作所造成的壓力；假如含有6個至10個“是”，則表示對你婚姻生活的關心不夠；假如含有個至5個“是”，則表示你太忽視家庭。 長時間工作

52、原因及對策 一個人成為長時間的工作者，并不是偶然的，也不是天生的。長時間工作的原因及其治療方法是： (1)傳統上的“業(yè)精于勤而荒于嬉”的觀念是令人沉迷工作的一種重要因素。一般人都以為“愈是勤勉地工作，成就自然愈大”。其實，勤勉與成就之間并不一定成正比例，一個人所流的汗水的多少與他的工作成果的大小不一定成正比例。因此，“勤能補拙”這句話是值得商榷的。 (2)管理者常?？吹?，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是繁忙，就愈能令人感到安全。這與一見黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的。這也說明了何以許多管理者常常因不了解或無法衡量“產出”而感到恐慌時，會刻意地強調“投入”(工作量或工作時間)。為了克

53、服工作狂熱，管理者在觀念及制度上應該確立“針對成果給予獎勵，而非針對活動給予獎勵”的準則。倘若管理者所企求的是業(yè)績的創(chuàng)造者，而非時鐘的打卡者，則現有的許多獎賞制度包括工資制度、晉升制度、退休制度等勢必面臨新的評價與新的變革。 (3)欠缺時間管理的技能也是令人不得不長時間工作的原因。 (4)有些人潛意識里希望受到工作壓制，這也是導致他們對工作產生狂熱的一種因素。有些管理者憑著長時間工作以顯示他們的重要性；有些則憑著它以滿足他們的“烈士感”；另一些因得不到休閑的樂趣而拼命地工作；甚至有一些則為逃避不愉快的家庭生活而長時間投身于工作。 只有心理治療家或精神病醫(yī)生才能切實有效地協助他們。但是具有上述各

54、種特征的管理者，不妨先做若干自管理者輔導工作。首先自問：自己終身的目標是什么?自己現在的所作所為是否真正有助于完成該目標?再問：健康在自身的行事優(yōu)先次序表中是否占一席之地?自己夜以繼日地工作是否有礙健康?如果答案是肯定的話，那么健康所受到的危害是否是自己所愿支付的代價?最后再問：家人在自己的行事優(yōu)先次序表中是否占一席之地?自己對家人是否已給予足夠的關懷?自己是否自欺欺人地假裝長時間工作的“犧牲”，全是為了他們?這一系列的反復思索，對長時間工作者或許可以產生些益處。 管理人員正確的時間觀念 既然視時間為主宰、敵人、神秘物或奴隸，均不利于時間的有效運用，那么對管理者來說，什么樣的時間觀念才算是正確

55、的呢?這是一個見仁見智的問題。許多時間管理專家都指出：時間是與生俱來的，它象空氣那樣地支持人們的生存，又象手或手指頭那樣地供管理者作多種不同的用途。因此，只要管理者不對時間抱任何成見，或加諸任何價值判斷，而視之為中性資源，則可能對它作出比較有效的運用。 視時間為中性資源，猶如人力資源、財力資源、物力資源與技術資源那樣，將有助于管理者切實把握“現在”，而不致迷失于“過去”或“未來”。但這并不意味著“過去”與“未來”不重要?！斑^去”猶如一面鏡子，它足以令管理者認清自己以免重蹈覆轍；“未來”是“現在”努力的導向與終結。不過，只有“現在”才是管理者可以采取行動的唯一時間。世界上的所有成就都是“現在”所塑造的。因此，管理者應能記取“過去”、把握“現在”、放眼“未來”。正像一位隱名的哲人對時間的看法那樣： 昨天是一張已被注銷的支票。 明天是一張尚未到期的本票。 今天則是隨時可運用的現金。請善用它! 二、時間管理