辦公室文秘人員如何寫好公文類工作總結(jié)

1、辦公室文秘人員如何寫好公文類工作總結(jié) 工作總結(jié)雖然不是國家行政機關(guān)公文處理方法規(guī)定的公文種類之一，但它的使用頻率之高卻是許多正式公文所無法相比的?？梢哉f，寫好總結(jié)這一常用文體是政府系統(tǒng)各級辦公室文秘人員的一項根本功。下面是職場收集的辦公室文秘人員如何寫好公文類工作總結(jié)，歡送大家閱讀。 工作總結(jié)，通常叫總結(jié)，是通過對以往工作的回憶、反思和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗和教訓(xùn)，得出規(guī)律性的認識，用以指導(dǎo)今后工作實踐的一種應(yīng)用文體?？偨Y(jié)所要解決和答復(fù)的，是某一時期的工作中已經(jīng)做了什么，如何做的，有什么經(jīng)驗教訓(xùn)。它要求把零星的、淺薄的、外表的、感性的認識，上升到全面的、系統(tǒng)的、本質(zhì)的、理性的認識。由此

2、可見，總結(jié)的實質(zhì)就是運用辯證唯物主義的觀點，把過去的工作實踐提升到理論高度予以認識的寫作活動。 總結(jié)具有以下特點： 第一，自我性?？偨Y(jié)是人們自身實踐的產(chǎn)物。它以客觀評價自身工作活動的經(jīng)驗、教訓(xùn)為目的，以回憶自身工作情況為根本內(nèi)容，以自身工作實踐的事實為材料，其總結(jié)歸納出來的理性認識反映的是自身工作實踐的規(guī)律。因此，自我性是總結(jié)的最本質(zhì)特點。它要求總結(jié)的內(nèi)容必須真實，總結(jié)的材料要自身實踐，不能東拼西湊、添枝加葉;總結(jié)的觀點必須恰如其分，只能是從自身實踐活動中抽象出來的認識，不能任意粉飾、拔高。 第二，歸納性?？偨Y(jié)應(yīng)當(dāng)忠實于自身工作實踐活動。但是，總結(jié)不是對工作實踐作簡單的復(fù)制，完全照搬工作實踐活

3、動的全過程，而是通過對實踐活動的回憶，對實踐作本質(zhì)的概括。它不僅要反映工作做得“怎么樣”，而且還要說明“為什么”這樣做，今后應(yīng)當(dāng)“怎么做”。要在回憶工作實踐活動全過程的根底上，對工作中的成績與問題、經(jīng)驗與教訓(xùn)進行分析研究，把感性認識上升為理性認識，歸納出能夠反映事物本質(zhì)的規(guī)律。這也正是總結(jié)的價值所在。 三，群眾性。無論哪一個部門、哪一個單位的總結(jié)，都要集中反映群眾的工作實踐，反映群眾創(chuàng)造的成績和經(jīng)驗。 第四，證明性。就是說總結(jié)的根本表達手段是被動的(嚴格地說是證明)，它要用自身實踐活動中的真實的、典型的材料來證明所得出的各個判斷的正確性。 毛澤東同志曾經(jīng)指出：“在生產(chǎn)斗爭和科學(xué)試驗的范圍內(nèi)，人

4、類總是不斷開展的，自然界也總是不斷開展的，永遠不會停止在一個水平上。因此，人類總得不斷地總結(jié)經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所創(chuàng)造，有所創(chuàng)造，有所前進?！边@是對總結(jié)作用的精辟論述。 概括起來，總結(jié)具有以下作用： 第一，可以全面、系統(tǒng)、客觀地對以往工作進行評價，做到“心中有底”。 第二，通過總結(jié)，可以肯定成績、發(fā)現(xiàn)問題，分析成功與失敗的經(jīng)驗、教訓(xùn)，進一步認識客觀事物的開展規(guī)律，制訂出更加切實可行的方針、政策、方案，指導(dǎo)今后的工作。 第三，可以提高我們的工作水平和領(lǐng)導(dǎo)能力。通過總結(jié)可以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供情況和經(jīng)驗、教訓(xùn)，以便領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)從實際出發(fā)，加強科學(xué)管理，更好地指導(dǎo)工作。特別是對典型經(jīng)驗、先進做法進行總結(jié)推廣，可

5、以對面上工作起到促進作用。 總結(jié)的類別，有許多劃分方法，但從總結(jié)涉及的范圍來看，可以分為兩類。 一是全面總結(jié)。也叫綜合總結(jié)，這是對某一個單位、部門、系統(tǒng)或地區(qū)某一階段各個方面工作的全面總結(jié)、內(nèi)容廣泛、注重全局。如xx市人民政府xx年度工作總結(jié)，就需對經(jīng)濟開展、社會事業(yè)、機關(guān)建設(shè)等多個方面進行總結(jié)。綜合總結(jié)內(nèi)容比擬全面，但并不是必須面面俱到，而應(yīng)選擇成績最顯著、經(jīng)驗最突出或?qū)θ止ぷ髯钪匾哪硯讉€方面去總結(jié)。 二是專題總結(jié)。也叫專題經(jīng)驗總結(jié)。這是對某一方面工作、某項任務(wù)，或者工作中的某個突出問題作的專門總結(jié)。這種總結(jié)在實際工作中使用得也比擬多，它要求內(nèi)容集中、重點突出、針對性強。如市政府辦公室曾

6、為市政府原秘書長xxx寫過一篇署名文章，題目是堅持兩全一高指導(dǎo)思想深入開展三無一有競賽活動，發(fā)表在秘書工作上。 這篇文章就是對如何在全市政府系統(tǒng)辦公室提出“兩全一高”指導(dǎo)思想，怎樣開展“三無一有”競賽活動進行專題總結(jié)的。寫專題總結(jié)，要在對某一問題有深刻認識的根底上，進行嚴密的分析、論證，做出結(jié)論，通常是按照提出問題、分析問題、解決問題這樣一條線索來進行構(gòu)思的。 (一)總結(jié)的一般寫法 總結(jié)，特別是專題總結(jié)，有各種各樣的寫法，但不管怎樣的寫法，一般都要有以下幾方面的內(nèi)容： 1.標題?？偨Y(jié)的標題大體有兩類構(gòu)成形成。 一是公文式標題。也叫四項式標題，由單位名稱、時間、事由、文種等項組合而成。有的是完全

7、式標題，即四項都有，如xx縣人民政府xx年度工作總結(jié);有的是不完全式標題，省去文種以外的一項或兩項，如xx年三無一有競賽活動總結(jié)工作總結(jié)等。 二是非公文式標題。也叫新聞式標題，常用于專題總結(jié)，這種標題比擬靈活，一般又分為單標題和復(fù)式標題兩類。 單標題：即用所要表述的中心觀點作為標題。如xx年初政府系統(tǒng)辦公室“三無一有”競賽活動總結(jié)表彰大會上，偃師市作的典型發(fā)言強化調(diào)查研究效勞領(lǐng)導(dǎo)決策，用的就是這種單標題的形式。 復(fù)式標題，即既有正題又有副題，正題突出中心，副題注明單位、時間、事由和文種。如綜合治理齊抓共管持之以恒xx縣整頓社會治安工作總結(jié)。 2.正文。總結(jié)的正文由前言、主體和結(jié)尾三局部組成。

8、(1)前言。即正文的開頭，要求簡明扼要，緊扣中心，有吸引力，一般是概述根本情況，為主題內(nèi)容的展開作必要鋪墊。寫法比擬靈活，通常有以下幾種方式： 概述式：概括介紹根本情況，即交待工作的背景、時間、地點、條件等，不要求全求詳，一般不要涉及與中心無關(guān)的事項。 結(jié)論式：先明確提出總結(jié)出的結(jié)論，使人了解經(jīng)驗教訓(xùn)的核心所在，然后再引出下文。 提示式：對工作的主要內(nèi)容作提示性、概括性的介紹，它不概括經(jīng)驗，只提示總結(jié)的工作內(nèi)容和范圍。 提問式：先設(shè)問提出問題，點明總結(jié)的重點引起人們的關(guān)注。 比照式：對有關(guān)情況進行比擬，以說明成績，說明優(yōu)勢，引出下文。 總結(jié)也可以綜合應(yīng)用上述幾種方式開頭，但都要交待清楚根本情況

9、，要通過適當(dāng)?shù)臍w納和概括，用一些根本的統(tǒng)計數(shù)字來說明，以增強表達效果。 (2)主體。這是總結(jié)的核心局部，主要包括以下內(nèi)容： 一是做法、成績與經(jīng)驗。這是總結(jié)的主要內(nèi)容，要求寫得詳細、具體。要寫明做了哪些工作，采取了怎樣的措施、方法和步驟，有什么效果，取得了哪些成績，取得成績的主客觀原因是什么，哪些做法是成功的、行之有效的，有什么經(jīng)驗和體會。這些內(nèi)容中，做法、成績是根底材料，經(jīng)驗、體會是總結(jié)的重點，在全文中占有主導(dǎo)地位。這局部內(nèi)容一般比擬豐富，寫作中要處理好主次詳略的關(guān)系。那些關(guān)鍵性的、有創(chuàng)造性的做法要介紹得詳盡、具體、清楚，突出的經(jīng)驗體會要重點說明，其他內(nèi)容那么可寫得概括、簡單一些。 具體寫作時

10、，做法可以單獨寫，也可以和經(jīng)驗結(jié)合起來寫。經(jīng)驗可以分條開列，自成一個局部，也可以結(jié)合工作進度來寫，將其融入每局部之中。寫經(jīng)驗時，不但要指出具體經(jīng)驗是哪些，還要用典型材料對經(jīng)驗加以充分的闡述，提示經(jīng)驗的意義和效果。在形式上，有的列小標題，有的不列;有的用序數(shù)逐條標出，有的那么根據(jù)內(nèi)在邏輯關(guān)系分段表述。 二是問題與教訓(xùn)。要寫出工作中存在的問題與缺乏，以及它們給工作帶來的影響、造成的損失，分析出現(xiàn)問題、失誤的主客觀原因及由此得出的教訓(xùn)。不同的總結(jié)對這局部內(nèi)容的輕重處理也不盡相同，比方著重反映問題的總結(jié)，就要把這局部作為重點來寫。 三是今后的工作設(shè)想和努力方向。這是在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的根底上，針對工作的實

11、際問題，提出改良措施，或者說明今后打算，或者說明工作開展趨勢，展望工作前景，提出新的目標。 (3)結(jié)尾?？梢愿攀鋈模梢哉f明好經(jīng)驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改良意見，也可以不要結(jié)尾段，以今后的工作打算作為結(jié)束語。 3.落款。寫上總結(jié)的單位名稱，標明時間，題目中已有單位名稱的，可只標明時間。 (二)總結(jié)常用的結(jié)構(gòu)形式。 寫總結(jié)沒有固定的模式，以上所述各個局部所占的比重和筆墨多少，各個局部根據(jù)什么樣的邏輯聯(lián)系起來，強調(diào)什么，突出什么，都應(yīng)根據(jù)實際工作的情況和總結(jié)的側(cè)重點來考慮，所選擇的素材應(yīng)當(dāng)反映事物內(nèi)在的聯(lián)系，服從全文的中心。其結(jié)構(gòu)原那么，一是要根據(jù)客觀材料，在總結(jié)所要表達的總的觀點指

12、導(dǎo)下，確定總結(jié)寫哪幾個局部。二是要根據(jù)事物內(nèi)在的聯(lián)系，確定各個局部之間、局部與中心之間的關(guān)系，即結(jié)構(gòu)各個局部之間的關(guān)系。三是要根據(jù)客觀實情確定中心和重點。四是要根據(jù)各局部之間的關(guān)系、總結(jié)的重點以及認識規(guī)律，確定各個局部的次序。 一般說來，總結(jié)不外乎從縱橫兩個角度來組織材料，安排結(jié)構(gòu)。通常采用以下一些形式。 1.分部式。即按照“情況成績經(jīng)驗問題一意見”或者“主旨一一做法效果體會”的順序，先寫主要工作情況，即做了哪些工作，取得了什么成績，然后寫主要做法，經(jīng)驗、教訓(xùn)或體會。這種寫法將總結(jié)分成了幾個大局部，依次來寫。為了做到眉目清楚，每個局部可用小標題，或者用序號列出。這是長期以來寫總結(jié)沿用的習(xí)慣寫法

13、，所以又稱傳統(tǒng)式或程序式結(jié)構(gòu)法。 這種寫法的好處是容量較大，眉目清楚，適用于大型總結(jié)、全面總結(jié)。 2.階段式。這是把要總結(jié)工作的整個過程，按時間順序劃分成幾個階段來寫。每個局部把其中一個階段的工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)結(jié)合在一起來寫。采用這種縱式結(jié)構(gòu)，全文脈絡(luò)清楚，便于突出工作的開展進程和每個階段工作的特點，適用于同期較長而又有明顯階段性的工作總結(jié)。如三講教育工作總結(jié)。 運用這種結(jié)構(gòu)形式，一定不要記流水帳，要注意突出各個階段的特點，注意各階段之間的連貫性。 3.條文并列式。 這是把總結(jié)的內(nèi)容按性質(zhì)分類，逐條逐項排列。一種是以經(jīng)驗體會為序分條，結(jié)合經(jīng)驗體會的分析闡述，自然地介紹工作情況，夾議夾敘，講清問

14、題;一種是以工作工程為序分條，在介紹工作情況的根底上，引出經(jīng)驗教訓(xùn)。兩種寫法，前者更佳。各條有相對的獨立性，又圍繞中心有密切的聯(lián)系。各條文之間，外表看是一種并列形式，實質(zhì)上要表達一定的邏輯關(guān)系，或者是并列關(guān)系，或者是主從關(guān)系等等。 這種結(jié)構(gòu)形式，能突出總結(jié)的理論性，適用于專題經(jīng)驗總結(jié)，也稱之為經(jīng)驗體會式。 4.總分式。這種結(jié)構(gòu)形式常用于全面總結(jié)。先總述工作情況，如形勢、背景、成績，然后再分假設(shè)干項主要工作逐次總結(jié)。它區(qū)別于條文式的地方是：它的開頭局部即綜述局部比條文式寫的更周到、全面、詳盡些;它的主體局部既可以分條，也可分局部列小標題，且分項一般按工作內(nèi)容、范圍來分類。 運用這種結(jié)構(gòu)方式要突出

15、重點，不是主要方面的工作，不必專門列項來寫，可在總述情況時加以交待。分項總結(jié)的工作，也不必面面俱到，平均用力。 5.貫穿式。這是圍繞中心，按時間順序或者事物開展順序，抓住主要線索，層層分析說明，總結(jié)工作的全過程。它不分條款，不用小標題，前后貫穿，一氣呵成，按自然段落安排層次。這種結(jié)構(gòu)適合內(nèi)容比擬單一的專題總結(jié)。 (一)要有正確的指導(dǎo)思想和實事求是的精神?？偨Y(jié)工作的目的是為了檢查工作任務(wù)的完成情況，明確工作中的成績與問題，從中取得經(jīng)驗教訓(xùn)，以利今后工作的開展。因此，總結(jié)必須準確地反映客觀真實情況，不能用主觀的框框去套客觀事物;不能脫離實際，生編硬造，借題發(fā)揮;也不能為了邀功請賞、嘩眾取寵而夸大成

16、績、掩飾問題、文過飾非。要實事求是地總結(jié)工作，必須有科學(xué)的態(tài)度和正確的思維方式，堅持用辯證唯物主義的觀點分析問題。 既要看到工作的有利條件，又要看到不利條件;既要看到主流，又要看到支流;既要看到工作成績，又要看到問題和缺乏;既要看到現(xiàn)在的工作成績，還要看到將來的開展趨勢和前景。不要采取肯定一切或否認一切的簡單態(tài)度，也不要靜止地看問題。這樣才能得出符合客觀實際的認識，用以指導(dǎo)今后的工作。 (二)要占有豐富的材料，掌握全面情況和整個工作進程。選擇材料，一是要選擇能為中心效勞的材料。材料太多，不但羅嗦，且會淹沒中心。凡不能表達中心或與中心無關(guān)的材料，要堅決舍棄。二是要選擇最典型、最有代表性并能反映問

17、題本質(zhì)的材料。三是要選擇新穎、有特色的材料?？傊瑢懣偨Y(jié)必須占有豐富的材料，既要有面上的材料，又要有點上的材料。面上的材料有概括性、可以反映事物的全貌;點上材料具體、生動，能夠通過個性更深刻地反映事物的共性。只有占有豐富的材料，掌握全面情況，寫起總結(jié)來才能防止以偏概全、掛一漏萬，才能準確地找出最能反映全局工作的經(jīng)驗教訓(xùn)。 (三)要抓住重點問題，總結(jié)出規(guī)律性的東西。首先，要注意確定重點和中心。總結(jié)不是現(xiàn)象的羅列和記錄，而是反映現(xiàn)實和規(guī)律的，要把大家對現(xiàn)實分析研究的結(jié)果寫出來，把認識清楚了的、考慮成熟了的東西寫出來。因此，在明確總結(jié)的指導(dǎo)思想以后，還要有目的地確定總結(jié)的重點和中心。抓不住這些，即使

18、洋洋萬言，也不是一篇好總結(jié)。 其次，要尋找與把握工作中帶有規(guī)律性的東西。這是寫總結(jié)的硬功夫，是重點和難點之所在。有人寫總結(jié)，只是把所收集的情況和材料一一堆積上去，或者只是原原本本地把工作的過程寫出來，面面俱到，龐雜累贅，抓不住要領(lǐng)，形成一本“流水帳”，使人讀后不知總結(jié)要說明什么問題，更不能從中得到有益的啟示。這種總結(jié)是很容易寫的，但寫出來用處不大。一份好的總結(jié)，應(yīng)當(dāng)抓住重點，分清主次，概括地反映總的情況，重點說明幾個問題。問題太多就會沖淡主題。非重點的問題，可以少用些筆墨，至于細枝末節(jié)或無關(guān)問題那么一律不寫。 (四)要做到觀點和材料相統(tǒng)一。觀點材料，沒有材料不成觀點。但觀點一旦形成之后，又必須以觀點統(tǒng)帥材料，以材料說明觀點。怎樣才能做到觀點和材料的統(tǒng)一呢?常見的方式有： 1.選擇典型材料來反映觀點。有的用一個典型材料說明一個觀點，有的用幾個典型材料說明一個觀點，有的把觀點融合在對典型材料的表達之中。 2.運用不同材料，從比照中說明觀點。如用好的典型同差的典型比照，新經(jīng)驗同舊做法比照，點上情況同面上情況比照，等等。 3.運用數(shù)字性材料來說明觀點?？偨Y(jié)中運用的數(shù)字，一般有絕對數(shù)、平均數(shù)、百分數(shù)、比照數(shù)等。這些數(shù)字有很強的概括力和