《質量管理體系文件》CW-QP4.2.3-01文件管制程序

1、編制:楊正行審核:批準:分發(fā)號:修訂情況版次日期狀態(tài)描述a/02017-04-28有效首次制定1.目的：為對文件的制訂、發(fā)放、修改、作廢及回收進行有效控制，以保證各部門使用的文件為最新版的有效版本。2.范圍：所有受控文件及資料。3.權責文件類別制訂審查核準管理品質環(huán)境手冊指定部門管理者代表總經(jīng)理文控中心程序文件指定部門管理者代表總經(jīng)理作業(yè)標準使用部門部門主管部門經(jīng)理表格隨相關程序、作業(yè)標準等文件一并審核4.定義4.1品質環(huán)境手冊（一階文件）是執(zhí)行質量環(huán)境管理體系中的過程順序及其相互關系之陳述，依照行業(yè)屬性，明確其范圍之文件。 4.2作業(yè)程序文件（二階文件）依照管理體系標準之有關要素所要求的文件

2、化程序，是執(zhí)行質量、環(huán)境等管理體系有關要素的具體實施文件。4.3 作業(yè)指導書（三階文件）依照人員的技術與訓練程度，并結合作業(yè)過程的復雜程度與關聯(lián)性，而制定的實施細則。4.4表單、記錄（四階文件）執(zhí)行管理活動所填寫的標準格式及記錄。 4.5外來文件：指國際標準、客戶提供之圖紙和相關之品質標準、文件或資料及法律、法規(guī)及其他要求等。4.6受控文件凡會影響作業(yè)品質及環(huán)境之文件，如公司品質環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導書及表單、外來文件均列入文控中心予以統(tǒng)一發(fā)行。5.作業(yè)內容5.1文件制作：5.1.1文件之外觀格式按文控中心確定的格式為準。5.1.2文件之架構5.1.2a目的：敘述編寫此文件之意圖。5.1

3、.2b范圍：敘述此文件之適用于組織內特定人、物、事、地。5.1.2c定義：說明此文件中特殊或專用名詞、詞匯之意義。5.1.2d權責：界定此文件中相關單位之工作內容。5.1.2e作業(yè)內容：敘述特定人員在何種時機或狀況，以何種方式執(zhí)行某種特定工作，并產生某些記錄、報告，作為實際作業(yè)現(xiàn)況之依據(jù)。5.1.2f參考資料：敘述此文件中所引用參考之其它文件名稱。5.1.2g附件表單：執(zhí)行此文件所產生之記錄表單表格。5.1.3文件編寫5.1.3a品質環(huán)境手冊，程序文件編碼系統(tǒng) 流水號適用體系文件屬性宸幃公司5.1.3b作業(yè)指導書文件編號系統(tǒng)： 文件流水號部門代碼文件屬性博海公司5.1.3c文件屬性碼，名稱（類

4、別） a.qm品質環(huán)境手冊（一階文件） b.qp作業(yè)程序文件（二階文件） c.wi作業(yè)指導書（三階文件） d.d外來文件（客戶提供圖紙除外） e.q代表質量環(huán)境管理體系 f.e代表環(huán)境管理體系g.u代表質量環(huán)境等管理體系共用h.cw代表宸幃公司5.1.3d流水號作業(yè)程序文件以阿拉伯數(shù)字01、02、03等為順序，品質環(huán)境手冊無流水號。作業(yè)指導書、外來文件以阿拉伯數(shù)字001、002、003等為順序。5.1.3e文件附件及表單編號 封面及內容頁、附件不加編號，表單編號在表單右下角，其編碼為：cwf-流水號001-版本abc,cw代表宸幃，f代表表單。a.部門代碼對照表部門代碼部門代碼部門代碼總經(jīng)辦g

5、m客服部cs業(yè)務部sd物控部pmc工程部es品管部qa生產部pd行政部ad采購部pu宸幃電子cw管理者代表mr體系管理iso財務部fdb.部門表單流水號 每部門表單以阿拉伯數(shù)字01、02、03等為順序，（外來文件依以上5.1.3a5.1.3d編號執(zhí)行）。c.版次 表單版次以英文字母a、b、cz為順序。5.1.3f頁次以內容、作業(yè)流程圖為頁次，其它附件不編頁次。5.1.3g附件應于表單右上角標示（附件×）。5.1.4版本變更：5.1.4a第一次制訂之原案為第一版，以“a版”表示。5.1.4b若有修改，經(jīng)同意后重新改版發(fā)行，則封面版本項以abc為順序。5.1.5版次變更：5.1.5a品質

6、環(huán)境等管理手冊版次以“×/×”表示，其中前“×”用阿拉伯數(shù)字表示版本，后“×”用字母表示版次，某版本的第一版用“a”表示，版次變更后用“b版”表示，依此類推.5.1.5b程序文件及三階文件之作業(yè)指導書，只有版次無版本，以“abc”表示，首版次為“a版”，版次變更后為“b版”，以此類推。5.1.6文控中心進行復印，在文件每頁內蓋上受控文件章分發(fā)給使用部門，原版文件于背面加蓋受控文件章，保存于文控中心。5.1.6a發(fā)行文件時由文控中心用文件收發(fā)記錄表要求文件接收單位簽收，包括接收份數(shù)、日期、接收人姓名。5.1.6b若文件破損或丟失，或因工作需要，需文控中心增

7、發(fā)/補發(fā)文件時，相關部門可填寫文件修改補發(fā)申請單給上級主管核準后，將文件修改補發(fā)申請單交文控中心，由文控中心及時按5.1.6進行發(fā)行作業(yè)。5.1.6c品質環(huán)境手冊、程序文件發(fā)到部級以上單位，作業(yè)指導書發(fā)到使用部門。5.1.7文件之增訂、修訂、回收、作廢：5.1.7a需對文件進行修訂/增訂之部門要填文件修改補發(fā)申請單并連同文件初稿交核準后，送文控中心，文控核準文件修改補發(fā)申請單及文件初稿是否按規(guī)定格式施行及被核準，若為新增文件，由文控對其編號，對初稿文件按5.1.2、5.1.3進行排版、列印，依5.1.6、5.1.7b進行收發(fā)。5.1.7b 文控中心發(fā)行修訂后之文件時，應將舊版文件與新版文件一對

8、一抽換回收，若現(xiàn)行使用文件被申請作廢由文控中心按文件收發(fā)記錄表進行全數(shù)回收，在文件收發(fā)記錄表備注欄內注明作廢，該作廢文件不再使用。5.1.7c表單的增訂、修訂由使用部門直接進行，但須經(jīng)過文控中心受控，原使用表單作廢，啟用修改之表單。5.1.7d所有回收之受控文件由文控中心蓋作廢文件章，予以作廢。5.1.7e 受控文件的電子檔都要在文件更改發(fā)行的同時發(fā)給文控中心一份備查。5.1.8文件表單的管理 5.1.8a公司所有之正在使用之內部受控文件、表單，文控中心須保留一份原件，并對文件記錄于文件總覽表、表單記錄于記錄表單總覽表5.1.8c作廢、修訂過的舊版文件原件須保存一年，已過保存規(guī)定期限時，由文控中心進行銷毀，已過保存期限的其它品質、環(huán)境記錄自動作廢，各使用部門自行銷毀5.1.10b欲借閱其它單位之文件，需至文控中心填寫文件修改補發(fā)申請單，經(jīng)文控中心同意后，始能至文控中心借閱。5.1.10c欲復印本單位及其它單位之文件，需至文控中心填寫文件修改補發(fā)申請單，管理代表簽字同意后，方能到文控中心復印，文控中心應在復印文件上蓋“受控文件章”5.1.11外來文件之受控：5.1.11a 本公司各部門接到外來文件需送至文控中心，經(jīng)管理代表核準后，文控中心應登記于文件總覽表中，如需發(fā)行時，則由文控中心按5.1.6、5.1.7b進行收發(fā)等作業(yè)，外來文件無版次區(qū)