合約流程制度(試行)

1、湖北現(xiàn)代城建集團合約流程及制度鍵入文檔副標題鍵入作者姓名選取日期 目錄第一章：總則1第二章 招標分類2第三章 商貿合約部及各部門招標工作職責4第四章 招標流程說明7第五章 承包商資料庫11第六章 招標回避11第七章 保密條款12第八章 合同管理13第七章 合同的訂立14第一章：總則第一條 為適應湖北現(xiàn)代城市建設發(fā)展公司（以下簡稱“公司”）發(fā)展需要，保護公司利益及招投標當事人的合法權益，規(guī)范操作，提高效率，達到節(jié)約成本、控制工期、確保質量及提高投資效益的目的，根據(jù)中華人民共和國招標投標法、中華人民共和國政府采購法、工程建設項目施工招標投標辦法及工程建設項目貨物招標投標辦法等法律法規(guī)、湖北省實施中

2、華人民共和國招標投標法的有關規(guī)定結合公司的實際情況，特制定本試行辦法。第二條 公司招標工作應當遵循合法合規(guī)原則、公正透明原則、廉潔奉公原則及競爭合作原則。（一）合法合規(guī)原則：公司所有招標活動必須遵守國家及當?shù)卣块T制訂的各項法律法規(guī)，必須遵守上級主管機構制訂的各項規(guī)章制度，自覺接受相關部門的監(jiān)督管理，不得做出任何違法違規(guī)的行為，任何單位和個人也不得非法干涉正常的招投標活動。（二）公正透明原則：根據(jù)具體項目情況，公開招標相關信息；相關決策由有關職能部門公開討論，報公司領導決定；參與招標活動的工作人員應公平對待每位投標人，保證投標人的合法權益，不得歧視任何投標人。（三）廉潔奉公原則：所有參加招投

3、標活動的工作人員不得利用職權之便謀取私利，嚴禁主動或被動收取投標人財物，嚴禁與投標人串通損害公司利益。（四）競爭合作原則：所有招投標工作既要使投標單位之間有充分競爭，同時又要與中標人充分合作，為中標人創(chuàng)造良好的工作條件，并逐步與具有強烈合作意愿且實力雄厚的承包商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，長期互利互惠，共同創(chuàng)造雙贏局面。第三條 本辦法適用范圍包括公司投資開發(fā)的所有房地產項目。第四條 本辦法適用于公司范圍內所有與工程建設相關的招標活動，包括勘察、設計、施工、監(jiān)理、材料設備采購、咨詢、檢驗檢測等。第二章：招標分類第一條 按招標方式分類（一）公開招標或邀請招標：按國家及地方政府制訂的各項招投標法律法規(guī)執(zhí)行

4、，公開招標或邀請招標項目應通過工程所在地建設工程交易中心進行。（二）詢價：總造價人民幣5萬元以上，由商貿合約部組織，一般采取詢價方式，選擇至少3家承包商進行競標。（三）競爭性談判：性質特殊的項目，經公司領導批準，選擇至少2家承包商進行競爭性談判。（四）單一性談判：經公司領導批準，選擇單一承包商進行談判，必須滿足以下至少一項要求：1.為確保原有項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)由原承包商提供服務的；2.滿足項目要求的承包商存在唯一性，或由于地域差別、貿易壁壘等原因造成實質上的承包商唯一的；3.直接委托公司下屬專業(yè)公司承擔的工程；4.性質特殊的項目。（五）議標：總造價人民幣5萬元以下（含5萬元

5、）的項目，可采取議標方式確定承包商。第二條 按招標規(guī)模分類（一）戰(zhàn)略伙伴合作單位：為保證工程建設質量、加快項目建設進度、節(jié)約建設成本，采用公司建立的承包商或供應商庫內戰(zhàn)略伙伴合作單位，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，強強聯(lián)合，共同發(fā)展。（二）集中詢價為集中資源優(yōu)勢，實現(xiàn)規(guī)模效應，最大限度降低成本，公司同期進行或同類型的項目進行匯集，并提供其組織集中詢價所要求的相關資料。（三）單項招標：除選擇戰(zhàn)略伙伴關系或實行集中詢價以外的項目，需按具體項目單獨進行招標。第三章：商貿合約部及各部門招標工作職責第一條 詢價組織部門（一）執(zhí)行部門 1.商貿合約部負責公司年度招標（詢價）計劃，并負責土建及總包管理服務、機電安裝、幕墻、

6、裝修工程和集中詢價（采購）等招標項目的組織實施。2.成本控制部是負責 。3.工程管理項目部、設計管理產品研發(fā)部參與商定招標范圍、技術要求、現(xiàn)場管理要求等，財務部負責參與商定支付辦法等。（二）審計機構 部是招投標工作的審計部門，負責審核的文件等主要有：1.審核招投標管理制度及工作流程；2.審核招標策劃、招標文件及限價等招標工作過程文件；3.審核評標結果；4.審核招標相關的報告或請示；5.其它需要審核的事項。第二條 各職能部門招標工作職責（一）產品研發(fā)部1.負責審核設計圖紙，督促設計單位按要求及時提供招標圖紙；2.為公司物料采購提供設計要求及技術支持，并積極應用集中采購成果；3.參與承包商及供應商

7、資料庫組建、管理工作；4.其它招投標活動需要配合的工作。（二）工程項目部1.參與商定項目招標計劃，并參與招標計劃優(yōu)化、平衡討論；2.參與確定招標范圍、技術要求、現(xiàn)場管理要求、支付辦法等；3.負責協(xié)調與政府主管部門的關系，提供招投標需要的工程場地等必要條件；4.負責審核招標圖紙；5.參與承包商及供應商資料庫組建工作；6.組織查勘現(xiàn)場；7.組織材料評板、定板評審工作；8.參與合同的談判、簽訂及執(zhí)行；9.其它招投標活動需要配合的工作。（三）成本控制部1. 2. （四）商貿合約部1. 負責公司招標工作的組織和管理；2. 負責組織招標文件及合同文本標準版本的制訂及修訂工作；3. 參與承包商庫及供應商資料

8、庫的組建、管理工作； 4.組織實施招投標全過程工作，從招標方案策劃、招標文件編制、評審至發(fā)出中標（中選）通知書；5.負責跟蹤收集政府行政主管部門、建筑市場最新資訊，及時對招投標工作做出調整；6.負責招標結束后資料的整理、移交；7.負責建立招標過程資料臺賬；8.負責組織合同的談判、簽訂及執(zhí)行；9.負責合同與各部門交底；10.跟蹤合同履行情況，協(xié)助處理執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。 (五)營銷部1.參與材料評板、定板評審工作；2.參與承包商及供應商資料庫組建工作；3.其它招投標活動需要配合的工作。（六）戰(zhàn)略發(fā)展部1.負責協(xié)調與政府主管部門的關系，辦理并提供招投標需要的相關報建資料；2.其它招投標活動需要配合的

9、工作。（七）財務部1. 參與標準合同架構及合同標準版本制定，從財務角度提出合理化建議；2. 負責投標保證金的收取、退還工作；3. 負責提供招標所需的資金證明；4. 負責履約保函的管理；5. 價款、支付條件等合同條款；6. 其它招投標活動需要配合的工作。第四章：招標流程說明第一條 招標工作流程及說明1、項目整體招標計劃：項目整個節(jié)點招標詢價啟動時間、定標時間、供應商入場時間；2、年度招標采購計劃：本年度的招標詢價啟動時間、定標時間、供應商入場時間；3、招標詢價策劃：主要內容包括招標前期工作及各部門分工、招標方式、標段劃分、合同關系、合格投標人條件及正式投標人、是否需要編制及公布投標限價、主要合同

10、條件（合同版本選用、承包范圍、工期要求、計價方式、物料供應方式、支付方式等）和招標工作計劃等關鍵內容。4、招標詢價文件：主要內容包括招標詢價要求、時間、合同及相關資料；5、答疑：對各投標人對招標詢價文件提出異議作出解釋和招標人對招標文件作出的補充；6、項目經理面試：由項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部對投標人的項目經理進行面試，排除不滿足條件的項目負責人；7、開標及評標：對投標人的投標文件進行開標，對商務部分由成本控制部進行分析，技術部分由產品研發(fā)部及項目進行分析；8、談判：由項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部對投標人的商務部分及技術部分進行談判。并形成會議紀要報公司領導；9、

11、二次回標：投標人對談判內容對投標文件進行修改；10、定標：將整個招標過程形成定標報告，整理項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部意見報公司領導審批，由公司領導確定中標單位；11、合同簽訂：發(fā)出中標通知書，并要求中標單位提供最終版投標文件經項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部確認形成合同附件；12、合同交底：商貿合約部將整套合同文件、項目已經進場單位名單聯(lián)系人及現(xiàn)場情況，由商貿合約將中標人及合同文件交予項目并將合同主要條款予以說明；第二條 議標流程及說明1、議標申請：由于項目的特殊性、項目的緊急性、承包人的特殊性由商貿合約部提出議標申請，經公司領導批準；2、招標詢價策劃：主要內容包括招

12、標前期工作及各部門分工、招標方式、標段劃分、合同關系、合格投標人條件及正式投標人、主要合同條件（合同版本選用、承包范圍、工期要求、計價方式、物料供應方式、支付方式等）和招標工作計劃等關鍵內容。3、議標詢價文件：主要內容包括詢價要求、時間、合同及相關資料；4、答疑：承包單位對招標詢價文件提出異議作出解釋和招標人對招標文件作出的補充；5、報價：承包人根據(jù)詢價人提供資料進行報價并提出技術文件；6、談判：由項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部對投標人的商務部分及技術部分進行談判。并形成會議紀要報公司領導；7、二次回標：承包人對談判內容對投標文件進行修改；8、定標：將整個議標過程形成定標報告，整理

13、項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部意見報公司領導審批，由公司領導確定；9、合同簽訂：發(fā)出中標通知書，并要求中標單位提供最終版投標文件經項目部、產品研發(fā)部、成本控制部、商貿合約部確認形成合同附件；10、合同交底：商貿合約部將整套合同文件、項目已經進場單位名單聯(lián)系人及現(xiàn)場情況，由商貿合約將中標人及合同文件交予項目并將合同主要條款予以說明；第三條 具體文件的編制1. 編制招標策劃方案（1）商貿合約部編寫招標策劃方案初稿，與公司共同討論確定終稿。（2）招標策劃方案主要內容包括招標前期工作及各部門分工、計劃投資金額、招標方式、標段劃分、合同關系、合格投標人條件及正式投標人產生辦法、評標辦法、是否

14、需要編制及公布投標限價、主要合同條件（合同版本選用、承包范圍、工期要求、計價方式、物料供應方式、支付方式等）和招標工作計劃等關鍵內容。（3）計價方式的確定： 施工類項目招標根據(jù)工程專業(yè)類別特點和具體情況，對計價方式有所區(qū)分：可采用總價包干或綜合單價包干方式。各業(yè)務部門編制工作計劃時，應預留合理時間。 集中詢價原則上統(tǒng)計初步數(shù)量，綜合單價包干方式。（4）施工類招標項目原則上要編制標底，重要項目需要編制攔標價。（5）評標辦法確定：評標辦法應按照最低投標價法、綜合評分法或公司允許的其他評標方法。如有特殊項目需調整評標辦法的，應由商貿合約部或成本控制提出建議報公司領導批準。2.編制招標文件（1）招標文

15、件應準確、全面，對于涉及招、投標雙方利益的核心條款，應在招標文件中表述清晰，避免事后發(fā)生糾紛。而作為招標文件原則上組成部分的計價依據(jù)，對造價產生實質影響的有關內容構成必須在招標文件中表述清晰、準確和完整。（2）招標文件審核部門為成本控制部、項目部、產品研發(fā)部、財務部、審計部與分管領導。3.投標單位選擇（1）邀請招標的投標單位來源 在公司對應區(qū)域承包商資料庫未建立的情況下，由公司各部門推薦滿足要求的承包商，公司對推薦單位進行考察，擇優(yōu)選擇不少于3家合格參投單位，并將合格參投單位的情況形成考察報告，向公司領導匯報審批確定。 在公司對應區(qū)域的承包商資料庫已建立情況下，商貿合約部直接從公司對應區(qū)域承包

16、商資料庫隨機抽取不少于3家投標單位；對項目影響較大的工程，商貿合約部也可根據(jù)以往年度承包商評價情況，會同公司擇優(yōu)推薦承包商資料庫中符合要求的承包商參加投標，并將參加投單位的情況公司領導匯報審批確定。 在正式投標前，商貿合約部會同公司組織對擬邀請單位項目經理進行面試，只有通過項目經理面試的投標人才具備投標資格。4. 開標、評標及定標（1）開評標工作嚴格按照招標文件各項規(guī)定執(zhí)行，公司各個部門經過公開、公平、公正評審后，依法推薦中標候選人。（2）開評標工作應遵守公司的規(guī)章制度，自覺接受公司工作人員的監(jiān)督。（3）公司領導根據(jù)定標報告中說明進行審批，確定中標單位。（4）評標時，若合格投標人不足3家，當次

17、招標工作失敗。將整個招標詢價過程形成文件、分析及后續(xù)工作安排的書面報告，經公司領導審批后，采取重新招標、談判或其它方式選擇承包商。5招標評估（1）招標完成后，由商貿合約部負責將招標過程中重要資料歸檔，包括招標策劃方案、招標文件、投標單位名單及資格審查報告、招標文件、投標文件等。（2）項目部及成本控制部負責承包商的后期配合度及實力進行評分。第五章：承包商資料庫第一條 公司建立承包商資料庫，由商貿合約部負責管理。第二條 商貿合約部承包商庫實行動態(tài)管理，公司應及時反饋承包商履行合同情況，由商貿合約部對資料庫內容進行調整。第三條 招標詢價，原則上首先在承包商庫中抽取正式投標人；若承包商分庫中沒有相應單

18、位或尚未建立時，由公司各個部門推薦，商貿合約部組織對推薦單位進行考察，擇優(yōu)選擇合格投標單位；特殊項目，經公司領導批準后，可選擇特定承包商。第六章：招標回避第一條 與投標人有利害關系的工作人員不得參加相關項目的招標工作，因工作需要的，可出席相關招標會議。利害關系指：（1）公司招標工作人員與投標人的主要股東和高級管理人員之間具有親屬關系；（2）公司招標工作人員近三年內有在投標人處工作的經歷；（3）公司招標工作人員與投標人及其工作人員之間具有其他關系，可能影響招投標的公正性。第二條 在工作過程中，相關人員發(fā)現(xiàn)可能與投標人存在上述任一種關系的，應自動告知審計部提出回避，若應回避而未回避的，審計部查實，

19、視情節(jié)輕重給予處理。第七章：保密條款第一條 公司招投標活動中有關的承包商資料庫內容、尚未公開的招標文件、投標限價、商務談判的底價、資格預審結果、收取的投標文件、評標過程、定標意向及其他一經泄密將對公司招投標工作造成不利影響的文件或信息均屬于公司的保密內容。第二條 公司因工作關系制定、接觸上述文件和信息的工作人員必須嚴格按照公司有關保密制度和相關法律的規(guī)定履行保密義務。保密文件的制定、復制、傳達、使用、移交、歸檔、銷毀全過程應有專職人員負責，嚴防無關第三人窺竊上述文件和信息；在職權范圍內知悉保密文件和信息的工作人員不得在公共場所討論保密文件和信息的內容、未經批準不得向公司其他無權獲悉保密文件和信

20、息的員工和非公司人員泄露保密文件和信息。第三條 招標工作人員必須嚴格遵循實事求是、客觀公正、謹慎評價、誠實廉潔、保守機密的職業(yè)操守，對有關招投標資料承擔保密責任，任何情況下不得泄密，否則按公司有關制度處罰，情節(jié)嚴重涉嫌犯罪的，移交司法機關追究刑事責。第八章：合同管理第一條公司對合同實行歸口管理與統(tǒng)籌管理相結合的模式。公司各部門按照本辦法的規(guī)定，在各自的職責和業(yè)務范圍內對特定合同事務進行管理。商貿合約部按照本辦法的規(guī)定，對公司合同事務實施統(tǒng)籌管理，并提供相應的服務。公司合同事務歸口管理如下：（1）項目開發(fā)類合同統(tǒng)一歸口 部管理； （2）辦公行政、人力資源等公司管理類合同統(tǒng)一歸口 部管理； （3）

21、營銷費用類和銷售類合同由 部管理；（4）資金、稅務及保險類合同由 部管理。第二條商貿合約部負責管理如下合同事務：（1）建立健全公司合同管理制度，完善合同管理流程，對公司各部門的合同管理工作進行指導，并定期向公司領導報告；（2）就公司擬簽訂的合同進行法律審核，就特定合同的合法性、可能存在的法律風險及其防范提出法律意見和建議；（3）會同各相關部門擬定各類在公司經營管理中需多次使用的格式合同文本；（4）按本辦法規(guī)定參與公司重大投資、資產處置等重大合同的草擬與談判工作；（5）對公司合同履行過程出現(xiàn)的問題和糾紛提供法律意見和建議，及時處理合同糾紛，參與調解、仲裁和訴訟事務，依法保障公司合法權益；（6）辦

22、理其他合同法律事務。第三條公司各職能部門按照本辦法及公司規(guī)章制度的規(guī)定，在其職權范圍內管理如下合同事務：（1）負責所承辦合同的談判與草擬工作，參照合同范本，依法辦理合同簽訂、變更、轉讓、解除、終止等有關事宜；（2）嚴格履行所承辦合同，及時向法律專員及相關部門通報合同履行中發(fā)生的問題；（3）參加相關合同糾紛的調處和解決；（4）依本辦法及其他有關規(guī)定進行合同的整理、備案等工作。第四條公司按規(guī)定指定各部門履行合同管理職責，商貿合約部配備法律專員負責合同統(tǒng)籌管理和業(yè)務指導，制定符合本企業(yè)實際的合同管理制度，各業(yè)務部門負責合同的履行。第五條 公司各部門均應配置兼職合同管理員，負責本部門合同的臺帳管理、履

23、行跟蹤、統(tǒng)計、與合同相關資料的歸檔等工作，并負責審核本部門擬簽訂合同的形式完整性。財務部、商貿合約部與各合同歸口管理部門應定期核對合同臺賬。合同管理員應具備相應的專業(yè)知識，定期參加公司舉辦的法律知識培訓，熟悉公司的合同管理制度與流程，在業(yè)務上接受法律專員的指導。第九章：合同的訂立第一條公司對外締結的各類合同，均應在履行前簽訂書面合同，嚴禁合同倒簽現(xiàn)象，即未簽訂書面合同而實際履行或開始履行的情形。第二條辦理特定合同事務的部門是合同承辦部門。合同承辦部門應對公司擬訂立合同的必要性與可行性進行評估，形成書面可行性報告或方案，經公司領導批準后，方可進入合同談判及簽約程序。第三條在訂立合同之前，合同承辦部門應嚴格審查訂立合同相對方的情況: 是否為獨立法人；審查是否具有法人營業(yè)執(zhí)照，且是否在有效期內以及年檢狀況；審查經營范圍和經營方式；是否取得履行