門店物資管理規(guī)定

1、門店物資管理規(guī)定宏三商店20085 號一、制定目的為了加強門店各庫房物資的規(guī)范管理、提高經營效 率、規(guī)范門店“手工單”流程，切實保障門店物資安全， 特制定本規(guī)定。二、適用范圍宏圖三胞所有門店。三、適用部門各門店、物流部、產品部、財務部、服務部。四、定義和術語（一）賣場庫：由門店相關銷售人員負責物資存儲 及收發(fā)管理的倉庫。管理、保管責任人為店長。（二）樣品庫：由門店相關銷售人員、企劃執(zhí)行人 員負責物資存儲及收發(fā)管理的倉庫，主要用于存放兩類 物資：1、產品部門與供應商爭取的政策性樣機或和公司 經銷、代銷、聯(lián)營類需要出樣的產品；2、企劃贈品管理、保管責任人為店長。（三）后臺倉庫：由物流相關人員負責物

2、資存儲及 收發(fā)管理的倉庫，管理、保管責任人為物流主管。（四）企劃庫：由物流相關人員負責物資存儲及收 發(fā)管理的倉庫，專門用于存放企劃贈品的倉庫，管理、 保管責任人為物流主管。（五）產品部門整合的促銷禮品：凡是有成本的促 銷品必須入庫，廠商免費贈送的促銷禮品不做入庫要求。（六）紅快產品：由服務部門負責采購、銷售、管 理的商品。（七）物資保管當班責任人：店長及零售主管對賣 場庫、樣品庫的所有物資負有管理、保管責任；當店長 或零售主管不當班時，作為相應責任交接人，接收人應 承擔有效時間段內對賣場庫、樣品庫的管理、保管責任。（八）手工單：由于銷售過程中系統(tǒng)無法正常制單， 手工填寫的單據。門店僅可使用統(tǒng)一

3、印刷的出庫單 操作“手工單”流程。五、相關崗位管理職責（一）店長門店物資管理職責：1、組織實施對所轄賣場庫、樣品庫物資管理的盤 查管理工作，審核并提報盤查結果，對提報盤查結果的 準確性、真實性和及時性負責；2、組織實施所轄門店賣場庫、樣品庫“日清”、 月、季度盤點工作，審核并提報盤點報告，對盤點報告 的準確性負責；3、負責對賣場庫、樣品庫出現的庫存異常提報解 決建議方案，并負責對審定的方案的組織實施。4、負責對所轄門店中所有物資的管理、保管責任?。ǘ┝闶壑鞴埽ㄤN售員）門店物資管理職責：1、負責指定賣場庫、樣品庫鑰匙的保管與交接， 負責指定賣場庫、樣品庫的三防工作，對指定賣場庫、 樣品庫庫存物

4、資的完整性、準確性負責；2、負責組織指定賣場庫、樣品庫物資的堆放、整 理工作，對物資存放安全性負責；3、按照相關物資的管理規(guī)定，管理賣場庫、樣品 庫庫存物資狀況，對所管轄的物資進行管理，提報異常。 對提報的準確性與及時性負責，并按審定的處理方案組 織落實；4、負責門店賣場庫、樣品庫物資的入庫驗收工作， 對不符合入庫驗收標準的貨物提報異常，對出入庫貨物 的數量、規(guī)格型號準確性和包裝完整性負責；（三）物流主管門店物資管理職責：1、組織人員對賣場庫、樣品庫物資進行抽盤。并 對發(fā)現的異常及時上報的責任；2、對零售主管或銷售員關于賣場庫、樣品庫物資 日常管理基本技能的培訓責任；3、抽盤頻次及內容由各區(qū)域

5、確定，原則上每周執(zhí) 行二次抽盤工作，每月完成一次賣場庫、樣品庫物資的 全盤，物流保存抽盤記錄及相關人員確認資料備查。（四）服務主管門店物資管理職責1、負責賣場庫、樣品庫“退樣”物資的檢驗工作2、賣場庫、樣品庫中的紅快產品保管責任人為服 務主管。職責同零售主管。（五）物資保管當班責任人負責同交班者做好所管 轄賣場庫、樣品庫的物資交接工作，承擔當班時間內的 物資管理責任。（六）店長對應工作匯報人對賣場庫、樣品庫的管 理負有連帶管理責任。（七）所有分公司總經理、區(qū)域執(zhí)行總裁做為所管 轄區(qū)域各庫房物資異常處理的最終責任人?。ò耍┢渌毮懿块T負責對相關異常處理的及時跟 進，例如：人力部門及時針對責任人進

6、行扣罰工資或扣 分；行政部門負責監(jiān)督相關責任的最終落實，甚至運用 法律手段！六、賣場、樣品庫物資管理基本原則（一）不準直接從賣場庫、樣品庫直接辦理如下流 程：1、任何產品往其他賣場庫或區(qū)域庫轉倉2、任何產品的退供應商“返廠”操作3、物資借條的借貨以上三種情況必須先辦理轉倉到后臺庫，再進行操 作（二）賣場、樣品庫轉倉至同門店后臺倉庫操作規(guī) 則：1、各產品零售主管負責辦理相關手續(xù)2、零售主管在信息系統(tǒng)中制賣場、樣品庫至后臺 庫的“轉倉單”3、零售主管將物資交工程師進行產品檢驗并開據 檢驗單（原封全新產品可直接送物流辦理）4、物流憑服務部門開據的檢驗單和轉倉單復 核物資型號和數量，并辦理交接手續(xù)5、

7、樣品庫同理。（三）代銷、聯(lián)營類商品按我司與供應商簽訂的合 作協(xié)議所約定的物資管理條款執(zhí)行。（四）對于物流部門瞞報、謊報、不報等弄虛作假 的行為，給予以10分起扣的處罰！七、賣場庫、樣品庫壞件操作要求（一）賣場庫、樣品庫的壞件須在24小時內轉倉 至壞件庫，轉倉流程同“退樣”手續(xù)；（二）銷售人員辦理壞件報修（如惠普、聯(lián)想DOA 等）并完成與供應商、維修站的物資交接后應將其開出 的相關取貨、換貨單據原件及相應壞件以系統(tǒng)轉倉單形 式轉入門店壞件庫；（三）門店物流主管負責保管供應商、維修站的有 效單據，在系統(tǒng)中辦理拉修單，并及時提報超期未返回 的情況給產品部門直至解決。八、賣場/樣品庫“日清”、盤點及物

8、流對賣場/ 樣品庫抽查盤點詳見物資盤點規(guī)定九、門店物資損失的處理及賠償的分配（一）零售主管發(fā)現丟失、物損等情況，必須在 24小時內追查到相關責任人，并由相關責任人照價全 額賠償，不得分攤。（二）賣場庫、樣品庫抽盤和盤點的異常，店長必 須在24小時內拿出處理方案，處理方案必須報備至店 長工作匯報人及商控部門，門管部門負責監(jiān)督處理方案 的執(zhí)行。（三）超出24小時店長沒有提報處理方案或處理 方案沒有按時落實執(zhí)行的：1、由商控部門將異常明細報分總或區(qū)執(zhí)總審定（按 物資盤點規(guī)定要求制作盤點異常匯總表）2、商控部門按相關審定內容及貨值辦理出入庫手 續(xù)（按物資盤點規(guī)定中“盤點異常處理”規(guī)范辦理）3、財務部門

9、按庫存調整后的差額對相關人員掛個 人欠款，人力部門從相關人員工資中扣除（四）對于損失無法界定或無法追訴責任人的賠償 及處罰方案：賣場庫的由店長占50%,分公司總經理（區(qū)域執(zhí)行總裁）占20 %，相關零售主管30 % ;十、門店手工單管理（一）使用范圍1、由于公司信息系統(tǒng)的故障而導致經營業(yè)務及銷 售過程不能正常制單時，如：停電、網絡不通、系統(tǒng)出 現故障等。2、新門店開業(yè)或有重大促銷活動業(yè)務量劇增，信 息系統(tǒng)有可能不能滿足業(yè)務需要。（二）手工單申請表的申請與填寫1、信息系統(tǒng)故障造成不能正常制單的情況無需申 請。2、新門店開業(yè)、重大促銷活動需填寫手工單申 請表3、手工單申請表只對相應審定的具體業(yè)務或

10、具體時間段有效。（三）手工單作業(yè)規(guī)則1、相關門店不得對審定的手工單申請表超時 段或超業(yè)務范圍使用手工單。違反此規(guī)定者以每單10 分扣相關責任人。2、手工單使用的單據與電子單打印的單據相同， 功能和作用相同，補單時一律使用手工單的“用戶提貨 聯(lián)”作為有效依據，一旦遺失財務部門有權拒絕執(zhí)行補 單動作。3、手工單據的流轉同電子單據的相應流程執(zhí)行。4、收銀員在進行手工單的稽核時必須按照手工 單申請表所審定的時間段或相關具體業(yè)務進行核對， 收銀完成收款動作后將所開發(fā)票的號碼注于手工單 上。（四）手工單的填寫要求1、手工單由相關零售崗填寫，零售主管崗審核， 店長審定，收銀員核查收銀。2、零售主管崗，店長對

11、手工單操作相關業(yè)務的合 理性負責，包括成交價格的合理性、庫存的合理性等。 對不能確定合理的交易業(yè)務一律不得審核、審定通過。 違反此規(guī)定者，按公司損失情況5分起扣！3、收銀員對手工單作業(yè)的合規(guī)性負責，對手工單 填寫的合規(guī)性負責。4、手工單的填制必須明確標出：銷售人員、出貨 倉庫、商品編碼、規(guī)格型號、數量、商品價格和詳細的 客戶信息等；收銀員審核通過時填寫手工單發(fā)生時間， 收銀員對填寫不規(guī)范的手工單一律不予審核通過，違反 此規(guī)定者重扣20分。（五）補單1、由于網絡或信息系統(tǒng)原因造成的手工單，必須 在系統(tǒng)恢復后24小時內補完；電子單的備注欄內注明“補手工單”，違反此規(guī)定者一律重扣10分。2、補單由相應零售崗負責制電子單，按正常電子 單流程進行，收銀員崗負責嚴格審核補的電子單，對照 相應原手工單，所有內容必須一致，時間是否合理，否 則一律不予審核通過；對于沒有按期補電子單的進行核 查，并將該異常上報至分公司財務部長，違反此規(guī)定者 一律重扣10分。3、各庫理貨員根據相應的手工單據及時確認信息 系統(tǒng)內對應的電子單據，凡電子單與手工單內容不符的 一律不得在系統(tǒng)內確認通過，違反此規(guī)定者一律重扣 10分。操作流程參見“手工單申請流程”和“手工單補單 流程”十七、責任人（一）執(zhí)行責任崗：物流主管崗、理貨崗；零售主 管崗；財務收銀崗（二）培訓責任崗：物流部長崗；各店長；財務部 長崗（