芻議高速公路工程檔案理問題及方式研究

1、    芻議高速公路工程檔案理問題及方式研究    沈曉玲隨著高速公路建設(shè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的公路工程文字、圖片等材料，如何對(duì)這些資料進(jìn)行檔案建立與保存，是公路工程項(xiàng)目工作中面臨的一大問題。本文以如何做好高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作為主旨進(jìn)行探究。一、高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理材料中存在的問題及原因分析改革開放以來，我國的公路交通建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即公路建設(shè)檔案。檔案法和國家檔案局、交通部等部門對(duì)交通工程檔案的管理工作有明確的規(guī)定和要求，并建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但公路工程檔案具有內(nèi)容綜合性強(qiáng)、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)等特點(diǎn)，

2、未形成科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的信息化檔案管理體系。突出的問題表現(xiàn)如下：一是檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路建設(shè)檔案管理工作存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。二是缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，有的單位則沒有成立，公路檔案由其他業(yè)務(wù)部門或由文書檔案員保管。三是缺乏復(fù)合型檔案管理人員，一些單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。那么，造成這些問題的原因主要有哪些？筆者認(rèn)為，目前公路建設(shè)行業(yè)檔案缺位現(xiàn)象嚴(yán)重，其原因是多方面造成的。主要有以下幾個(gè)方面：首先，公路建設(shè)

3、行業(yè)自身的特點(diǎn)決定了其行業(yè)發(fā)展的長期性、復(fù)雜性和艱巨性。公路建設(shè)行業(yè)具有流動(dòng)性大、施工戰(zhàn)線長、跨區(qū)域、異地化作業(yè)多、施工過程不穩(wěn)定等特點(diǎn)，往往會(huì)給檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加困難。其次，從業(yè)結(jié)構(gòu)層面上還存在著層層分包、掛靠、非法用工等現(xiàn)象，致使工程項(xiàng)目成分錯(cuò)綜復(fù)雜，有的甚至施工總承包單位自己也說不清、道不明到底有多少小施工隊(duì)伍、包工頭參與施工，更何況即便是在同一項(xiàng)工程施工當(dāng)中，參與施工的有關(guān)人員也在隨著工程進(jìn)展被隨時(shí)調(diào)動(dòng)，所以在這一切變動(dòng)的因素前提下做好檔案管理工作并非易事。第三，目前公路建設(shè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，僧多粥少的現(xiàn)象突出，贏利空間非常狹小，如何千方百計(jì)地降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益

4、是當(dāng)務(wù)之急，再者說檔案工作短期利益不明顯，所以檔案工作在公路建設(shè)管理行業(yè)里得不到重視。二、加強(qiáng)高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策1.加強(qiáng)制度建設(shè)加強(qiáng)制度建設(shè)是規(guī)范公路工程檔案管理的前提和保證。要使公路工程檔案管理工作步人科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，首先要訂立并遵循一套檔案管理的制度。根據(jù)檔案法及有關(guān)公路工程建設(shè)檔案管理法規(guī)的規(guī)定，一是要制定公路工程檔案管理工作規(guī)范，確定歸檔范圍及保管期限，并統(tǒng)一工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使公路工程檔案管理工作步人良性循環(huán)，形成制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二是建立公路工程檔案員崗位責(zé)任制公路工程檔案收集和立卷歸檔制度路工程檔案借閱、利用制公路工程檔案安全保管、保密制度等相關(guān)配

5、套性、輔助性的規(guī)章制度，全面對(duì)檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等進(jìn)行嚴(yán)格的制度約束、規(guī)范。三是加強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，要求完成一個(gè)項(xiàng)目，驗(yàn)收一個(gè)項(xiàng)目，歸檔人庫一個(gè)項(xiàng)目。此外，要根據(jù)施工行業(yè)自身特點(diǎn)以及各類檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，制定出科學(xué)完善的管理制度，將檔案的歸檔范圍和工作細(xì)則檔案員工作職責(zé)案人庫制度檔案借閱制度檔案的開發(fā)利用等一系列制度很好地落實(shí)。2.做好工程質(zhì)最記錄任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程，每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都有它的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，其活動(dòng)過程和內(nèi)容都有真實(shí)的記錄。施工實(shí)物體的外在質(zhì)量問題很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，但工程建

6、設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量缺陷就不容易被人們發(fā)現(xiàn)，通常是在利用檔案信息過程中發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況不一致時(shí)，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量工作與工程施工質(zhì)量工作同等重要，二者缺一不可。3.強(qiáng)工程前期檔案管理在公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中要做到“三納人”“四同步”?！叭{入”即將文件材料的形成、積累、整理和歸檔納人項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、勘探設(shè)計(jì)、征地拆遷、招投標(biāo)等各項(xiàng)建設(shè)程序，納人項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。“四同步”是指在項(xiàng)目前期籌備時(shí)同步提出文件材。三、高速公路科技檔案管理問題的解決途徑1.公路工程科技檔案管理創(chuàng)新新形勢(shì)下，公路工程適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求建立了信息化電子檔案管理，

7、在具體實(shí)施的過程中，要不斷地完善科技檔案管理體制，建立法律約束制度，以使科技檔案資料在開放的網(wǎng)絡(luò)空間中獲得安全保障。施工單位應(yīng)該將檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)建立起來，啟動(dòng)自動(dòng)編制功能，并與施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員之間建立信息聯(lián)絡(luò)方式。比如，工程現(xiàn)場(chǎng)管理人員可以使用智能手機(jī)上網(wǎng)，登錄相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)之后，可以及時(shí)地將現(xiàn)場(chǎng)生成的檔案資料（變更前后原始資料、甲方及監(jiān)理方現(xiàn)場(chǎng)口頭指示等，為變更索賠提供有力的證據(jù)）傳送到檔案管理部門，但前提是施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員要能夠運(yùn)用檔案管理固定模式，可以將所獲得的資料保持其真實(shí)性和原始性，現(xiàn)場(chǎng)自動(dòng)整理為電子檔案，以提高科技檔案歸檔效率，而且還能夠有效地促進(jìn)工程管理。對(duì)于已經(jīng)歸

8、檔的檔案資料，經(jīng)過電子化處理后，儲(chǔ)存在檔案管理數(shù)據(jù)庫中，并做好備份。所有的電子檔案實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理，同樣都要分密級(jí)存檔。2.做好科技檔案宣傳工作，提高科技檔案意識(shí)科技檔案管理并不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，而是所有參與工程施工建設(shè)的工作人員都要提高科技檔案重視程度。因此，施工單位領(lǐng)導(dǎo)要提高科技檔案管理重視程度，加大宣傳力度，讓所有的工作人員都明白檔案管理雖然是專職檔案工作者的管理職責(zé)，但是，工程技術(shù)人員、施工管理人員等等，都要對(duì)科技檔案管理工作給予支持。綜上所述，高速公路工程檔案工作要跟上建設(shè)進(jìn)度，才能夠確?？⒐べY料的真實(shí)可靠性。面對(duì)目前科技檔案管理工作中所存在的問題，檔案管理人員不僅要提高服務(wù)意識(shí)，深入到工程現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料，還要將收集上網(wǎng)技術(shù)充分地利