檔案開(kāi)發(fā)利用發(fā)展影響因素和發(fā)展趨勢(shì)研究

1、檔案開(kāi)發(fā)利用發(fā)展影響因素和發(fā)展趨勢(shì)研究摘要：本文提出了現(xiàn)代檔案開(kāi)發(fā)利用在發(fā)展過(guò)程 中受到了檔案編纂、信息資源管理和知識(shí)管理理論的影響， 因而構(gòu)成了現(xiàn)代檔案開(kāi)發(fā)利用的理論和實(shí)踐現(xiàn)狀；文中分析 了在當(dāng)下公眾檔案觀的轉(zhuǎn)變、信息技術(shù)的影響和數(shù)字檔案大 量出現(xiàn)的環(huán)境下，檔案開(kāi)發(fā)主體、檔案利用需求、檔案開(kāi)發(fā) 手段以及服務(wù)方式等方面呈現(xiàn)出的一些新的變化趨勢(shì)。關(guān)鍵詞：檔案開(kāi)發(fā)利用；信息資源管理；數(shù)據(jù)挖掘1現(xiàn)代檔案開(kāi)發(fā)利用發(fā)展的基礎(chǔ)條件檔案是作為國(guó)家機(jī)關(guān)的產(chǎn)物而產(chǎn)生的。檔案最初的開(kāi)發(fā) 利用形式是一種輔助政治活動(dòng)的檔案管理過(guò)程，檔案的開(kāi)發(fā) 利用在特定的政治制度和檔案利用觀念保守的社會(huì)背景下 處于一種有限利用的狀態(tài)

2、，檔案的階級(jí)性和特權(quán)性突出，只 有特定的階級(jí)群體可以查閱檔案，檔案的開(kāi)發(fā)利用是國(guó)家統(tǒng) 治者的專(zhuān)有權(quán)力，檔案的影響力和價(jià)值作用被禁錮在社會(huì)最 高層的團(tuán)體范圍內(nèi)。社會(huì)的變革、發(fā)展和進(jìn)步需要檔案適應(yīng) 社會(huì)環(huán)境的變化，沖破舊有的牢籠而走進(jìn)社會(huì)大眾的視線?！胺▏?guó)大革命”過(guò)后，于1794年頒布的“穡月七日法”確 立了檔案開(kāi)放原則，至此檔案向公眾開(kāi)放真正得到了統(tǒng)治階 級(jí)的認(rèn)同，檔案開(kāi)放在法理上得到承認(rèn)是檔案開(kāi)發(fā)利用能夠 發(fā)展的必要前提。隨著人們對(duì)于自身權(quán)利認(rèn)識(shí)的不斷深化對(duì) 檔案的利用也更加深入和迫切，人們的現(xiàn)實(shí)需求是檔案開(kāi)發(fā) 利用能夠長(zhǎng)足發(fā)展的最基本動(dòng)力。現(xiàn)代社會(huì)中更多將檔案視 為一種信息資源，檔案的諸多潛

3、在價(jià)值有待人們?nèi)U(kuò)展、挖 掘和利用，這也是未來(lái)檔案開(kāi)發(fā)利用的重點(diǎn)和意義所在。2現(xiàn)代檔案開(kāi)發(fā)利用發(fā)展的理論影響因素2. 1檔案編纂學(xué)。檔案編纂實(shí)踐活動(dòng)是檔案開(kāi)發(fā)利用的 重要形式之一，其理論思想對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)利用的發(fā)展起到了 關(guān)鍵性的作用。在我國(guó)探索檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程最初理論及實(shí) 踐發(fā)展起點(diǎn)是從檔案編纂學(xué)開(kāi)始。我國(guó)檔案編纂實(shí)踐活動(dòng)的萌芽可以追溯到殷商時(shí)期，檔 案編纂實(shí)踐活動(dòng)在整個(gè)古代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程中經(jīng)歷了一段 漫長(zhǎng)的歷史演變過(guò)程，其間經(jīng)過(guò)歷朝歷代的歷史學(xué)家、文獻(xiàn) 學(xué)家的記錄、整理出現(xiàn)了大批檔案編纂物。進(jìn)入到近現(xiàn)代社 會(huì)，隨著現(xiàn)代檔案管理和檔案學(xué)理論的發(fā)展，檔案學(xué)的研究 對(duì)象以及學(xué)科體系建設(shè)得到了極大的

4、豐富和完善，檔案編纂 學(xué)作為一門(mén)獨(dú)立的學(xué)科也是從無(wú)到有。檔案編纂學(xué)作為檔案 學(xué)的分支學(xué)科之一在我國(guó)的出現(xiàn)最初是借鑒于蘇聯(lián)學(xué)者在 我國(guó)講授的蘇聯(lián)文獻(xiàn)公布學(xué)課程，之后在大量檔案學(xué)者不斷總結(jié)我國(guó)傳統(tǒng)歷史文獻(xiàn)編纂的思想和方法的 基礎(chǔ)上逐漸形成了我國(guó)現(xiàn)代檔案編纂學(xué)理論。檔案編纂的基礎(chǔ)是從檔案館的歷史資料中進(jìn)行，編纂形 式包括檢索工具、檔案史料匯編以及史志資料等。傳統(tǒng)的檔 案編纂學(xué)更多是從歷史文獻(xiàn)的角度來(lái)看待檔案開(kāi)發(fā)利用，這 種現(xiàn)象隨著檔案類(lèi)型的豐富和實(shí)際需求的擴(kuò)大，檔案開(kāi)發(fā)的 范圍和對(duì)象也在不斷發(fā)生著變化。檔案開(kāi)發(fā)和檔案編纂呈現(xiàn) 出一般性和特殊性，抽象和具體的關(guān)系，檔案開(kāi)發(fā)的研究對(duì) 象和實(shí)踐對(duì)象要比檔案

5、編纂寬泛，而檔案編纂學(xué)又是檔案開(kāi) 發(fā)利用的重要理論組成成分以及實(shí)施開(kāi)發(fā)活動(dòng)的具體化實(shí) 踐形式之一。2.2信息資源管理。信息資源管理理論的興起得益于20 世紀(jì)中期信息論以及信息技術(shù)的發(fā)展。美國(guó)作為信息資源管 理的先行者，在“二戰(zhàn)”結(jié)束后的一段時(shí)間里為了滿足政府 內(nèi)因文件激增而產(chǎn)生的文件存放、快速檢索、查找和利用的 需要率先提出了在政府內(nèi)部實(shí)行信息資源管理。逐漸地，政 府和企業(yè)由于對(duì)信息的高效管理帶來(lái)的行政效率提高以及 經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)使信息資源成為物質(zhì)、能量之后當(dāng)代社會(huì)的第三大 支柱性資源。信息資源管理理論得到空前發(fā)展對(duì)于檔案學(xué)的影響產(chǎn) 生了較大的沖擊力。檔案界對(duì)于檔案、檔案管理的認(rèn)識(shí)逐漸 從檔案實(shí)體轉(zhuǎn)

6、移到檔案信息資源的角度上來(lái)。從檔案學(xué)的學(xué) 科建設(shè)來(lái)看，無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外逐漸都將檔案學(xué)從歷史學(xué) 科的門(mén)類(lèi)下搬離至信息資源管理的研究領(lǐng)域，這種學(xué)科屬性 的轉(zhuǎn)變自然地將信息資源管理的諸多理論、方法和技術(shù)運(yùn)用 到檔案管理中。檔案信息的開(kāi)發(fā)利用也逐漸提高到一個(gè)新的 層次，檔案開(kāi)發(fā)內(nèi)容從較為單一的歷史文獻(xiàn)加工研究擴(kuò)充到 涵蓋多種檔案信息類(lèi)型的開(kāi)發(fā)，在理論研究過(guò)程中無(wú)論是廣 義還是狹義的檔案信息資源開(kāi)發(fā)都將其作為檔案信息管理 的必要過(guò)程，信息資源管理更加突出了檔案開(kāi)發(fā)利用的普遍 性、公眾性和效益性。從檔案信息資源角度對(duì)檔案信息進(jìn)行 整理、組織、加工、利用，加強(qiáng)了檔案作為重要信息資源的 價(jià)值屬性，而檔案自身

7、的原始性、憑證性特征又使信息資源 開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值得到提升，檔案資源的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益隨著 凝結(jié)在檔案開(kāi)發(fā)過(guò)程中的智力勞動(dòng)和利用結(jié)果得到了體現(xiàn)。2.3知識(shí)管理。社會(huì)的發(fā)展不可避免地要追求“精益求 精”的信息資源形式來(lái)滿足信息社會(huì)的需要。21世紀(jì)進(jìn)入知 識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)在不斷追逐更多效益、利益和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的 狀態(tài)下催生了知識(shí)管理的誕生。知識(shí)管理產(chǎn)生的目的是為了 透過(guò)對(duì)于信息的進(jìn)一步提煉，將隱性、顯性知識(shí)有效地整合 和配置起來(lái)，增加企業(yè)的智力資本，為支持機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)一步 良好運(yùn)轉(zhuǎn)而服務(wù)。拋開(kāi)實(shí)際應(yīng)用來(lái)看，知識(shí)管理與檔案信息資源管理都是 對(duì)信息進(jìn)行深層次加工的過(guò)程，知識(shí)管理可以使檔案開(kāi)發(fā)利 用的歸宿得到進(jìn)一

8、步明確一一挖掘檔案信息中的知識(shí)。檔案 管理從實(shí)體管理、信息管理進(jìn)一步延伸到對(duì)于知識(shí)的組織、 挖掘和獲取，檔案開(kāi)發(fā)的任務(wù)、目的發(fā)生了轉(zhuǎn)變?！皺n案作 為知識(shí)管理中知識(shí)資產(chǎn)的組成部分，在歷經(jīng)信息管理到知識(shí) 管理的過(guò)程中，檔案自形成起，其所固有的價(jià)值始終處于不 變的地位，但是其使用價(jià)值不斷調(diào)整以適應(yīng)知識(shí)管理。在理 論升華與實(shí)踐改革過(guò)程中，檔案價(jià)值呈現(xiàn)出新的特征?！?1 檔案自身的知識(shí)屬性可以很好地契合知識(shí)管理的理念，知識(shí) 管理重視價(jià)值增值過(guò)程，而檔案的深層次加工同樣是為了提 高檔案資源的多元價(jià)值，將信息進(jìn)一步凝結(jié)為知識(shí)以獲得更 高的價(jià)值回報(bào)?；貧w到現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，檔案開(kāi)發(fā)的結(jié)果從普遍 利用擴(kuò)展到企業(yè)、政府

9、內(nèi)部的信息獲取，為支持預(yù)測(cè)、決策 等利用服務(wù)。檔案開(kāi)發(fā)利用結(jié)果在或多或少地實(shí)踐著知識(shí)管 理的過(guò)程，知識(shí)管理理論將檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值增值過(guò)程放 大，促使檔案開(kāi)發(fā)利用的理論研究有所豐富。 3現(xiàn) 代檔案開(kāi)發(fā)利用發(fā)展的趨勢(shì)3. 1檔案開(kāi)發(fā)利用主體和對(duì)象的變化。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)的發(fā)展使信息產(chǎn)生的便捷性、多樣性與日俱增，同時(shí)信 息的數(shù)量、速度也在以驚人的速度發(fā)展，信息的來(lái)源覆蓋著 任何有人參與的信息網(wǎng)絡(luò)。檔案信息的管理趨勢(shì)從某種程度 上已經(jīng)超過(guò)了傳統(tǒng)意義上檔案館的管理范圍，檔案管理已經(jīng) 從社會(huì)團(tuán)體延伸到個(gè)人管理階段，各種信息存儲(chǔ)設(shè)備、通訊 軟件和各種網(wǎng)絡(luò)社區(qū)交流平臺(tái)的使用使人們時(shí)刻都在創(chuàng)造 著屬于自己

10、的檔案信息，這一部分信息的管理和開(kāi)發(fā)利用是 個(gè)人信息管理的重要組成部分。從社會(huì)組成的最小單位到有組織的社會(huì)團(tuán)體、專(zhuān)門(mén)行 業(yè)，每天都在產(chǎn)生著檔案性質(zhì)的信息，這一部分信息的管理、 開(kāi)發(fā)和利用多數(shù)情況下是由組織內(nèi)部自身消化、利用和吸 收。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案來(lái)源的廣泛性不斷擴(kuò)大，專(zhuān)門(mén)性 突出。對(duì)于豐富的檔案資源的開(kāi)發(fā)利用不可能統(tǒng)一集中到公 共檔案館內(nèi)或由專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)，更多是要靠個(gè)人、自身團(tuán)體 對(duì)于檔案信息的有效管理和控制，認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，為自 身和團(tuán)體的成長(zhǎng)而有意識(shí)地分析和開(kāi)發(fā)利用檔案。檔案開(kāi)發(fā) 利用主體的個(gè)體性會(huì)越來(lái)越突出，檔案開(kāi)發(fā)利用主體的整理 結(jié)構(gòu)在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)平面化特征的趨勢(shì)。3

11、.2檔案利用需求的多樣性3. 2. 1知識(shí)性。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)人們對(duì)檔案信息的需求不 再局限于一般性的檔案整理材料和顯性知識(shí)，而是想了解更 多檔案信息之間的關(guān)聯(lián)，甚至希望得出支持決策的結(jié)論，尤 其對(duì)于一個(gè)機(jī)構(gòu)、行業(yè)以及領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，這種利用需求越來(lái)越 明顯，這就將導(dǎo)致對(duì)檔案開(kāi)發(fā)結(jié)果的知識(shí)性、專(zhuān)業(yè)性要求越 來(lái)越高。3.2.2公益性。檔案作為公共信息資源的一部分，檔案的開(kāi)發(fā)利用需要體現(xiàn)出更多的社會(huì)關(guān)注和社會(huì)責(zé)任。目前, 在國(guó)外這種公益性的檔案開(kāi)發(fā)成果的利用趨勢(shì)較為明顯，例 如，英國(guó)檔案館在2012年倫敦奧運(yùn)年期間在國(guó)家檔案館網(wǎng) 站上展出了有關(guān)奧運(yùn)專(zhuān)題的專(zhuān)門(mén)檔案展覽，重溫了對(duì)于奧運(yùn) 會(huì)歷史的記憶，同時(shí)很好地

12、宣傳了 2012年的倫敦奧運(yùn)會(huì),滿足了人們對(duì)于奧運(yùn)會(huì)的參與熱情，很好地回應(yīng)了社會(huì)的關(guān) 注熱點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們?cè)谖镔|(zhì)需要得到滿足的情況 下未來(lái)對(duì)于公益性質(zhì)的精神關(guān)懷會(huì)越來(lái)越突出。3. 2.3娛樂(lè)性。隨著一部分歷史檔案的公開(kāi)以及人們檔 案觀的變化，在一些影視作品、書(shū)籍刊物等文化產(chǎn)品中隨處 可見(jiàn)檔案的影子，一些重要?dú)v史事件和歷史記憶的重述被放 置于一種較為輕松的氛圍內(nèi)，還原歷史事實(shí)，將教育與娛樂(lè) 融為一體。檔案的神秘感和真實(shí)度足以引起人們對(duì)于某一并 不了解來(lái)龍去脈而又備受關(guān)注的歷史事件或人物檔案的極 大興趣。一些眾所周知事件的檔案被解密后通過(guò)大眾媒體的 傳播更容易成為人們茶余飯后的談資，成為人

13、們娛樂(lè)休閑的 一部分。因此，今后大眾對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)利用的需求在一定程 度上抱有的娛樂(lè)精神會(huì)更加凸顯。3.3檔案開(kāi)發(fā)手段的變化趨勢(shì)。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案 管理脫離了手工管理的模式，數(shù)字檔案資源的二次開(kāi)發(fā)過(guò)程 依然沿用傳統(tǒng)的檔案資料查閱方式挖掘出有價(jià)值的檔案信 息，對(duì)于一部分凡例式的檔案匯編可能適用。但是，面對(duì)海 量數(shù)據(jù)一味地依靠人工方式分析檔案內(nèi)容找出具有價(jià)值的 信息則非常困難。未來(lái)對(duì)于大量檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)形式將會(huì)越 來(lái)越依賴數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的更新，朝著數(shù)據(jù)挖掘的方向發(fā)展。數(shù)字檔案數(shù)量增長(zhǎng)的客觀狀況是利用機(jī)器代替人工開(kāi)發(fā)檔案資源的前提。面對(duì)大規(guī)模數(shù)字檔案的產(chǎn)生，“如何真 正盤(pán)活檔案信息，從大量歷史數(shù)據(jù)中獲

14、得有價(jià)值的信息為現(xiàn) 實(shí)服務(wù)，為決策者提供參考服務(wù)，這將是日后包括檔案 信息在內(nèi)的信息資源管理手段的努力方向”。2從國(guó)內(nèi)外 檔案開(kāi)發(fā)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案的開(kāi)發(fā)模式已經(jīng)從一般信息邁 向數(shù)據(jù)庫(kù)以至于更大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量的數(shù)字檔案館，最近提 出的大數(shù)據(jù)管理概念對(duì)于未來(lái)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、分析和利用 提出了更多的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)實(shí)中，無(wú)紙化辦公環(huán)境的普及以及電 子文件法律地位的確立，越來(lái)越多檔案形式的呈現(xiàn)都將是數(shù) 字式的，再加上電子設(shè)備和通訊網(wǎng)絡(luò)便捷性的不斷提升，數(shù) 字檔案、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的容量將會(huì)形成幾何級(jí)增長(zhǎng)的趨勢(shì)。利 用智能化的軟件代替人工挖掘有價(jià)值的檔案資源是未來(lái)檔 案開(kāi)發(fā)的主要形式之一。目前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在電信、金

15、融、 科學(xué)研究、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，工商企業(yè)中 的信息工作者在實(shí)際工作中已經(jīng)在利用數(shù)據(jù)挖掘相關(guān)軟件 做類(lèi)似檔案開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)分析工作。人們對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的需要逐漸擴(kuò)展為獲得輔助決策和預(yù)測(cè)性的直接情報(bào)信息。檔案開(kāi)發(fā)的結(jié)果不是再拘泥于一定 的數(shù)量而是更加注重質(zhì)量和效益的回報(bào)。特別是在一些機(jī)構(gòu) 內(nèi)部產(chǎn)生的檔案，對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)結(jié)果的知識(shí)性和專(zhuān)業(yè) 性要求越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)檔案中提取的信息含量的凝練度要求越 來(lái)越高，注重在技術(shù)工具的指引下探尋批量檔案數(shù)據(jù)的整體 價(jià)值。傳統(tǒng)的人工檔案開(kāi)發(fā)成果最主要的形式是檔案文獻(xiàn)信 息產(chǎn)品，開(kāi)發(fā)主題的主觀選擇性強(qiáng)，歷史總結(jié)性痕跡明顯， 以二次信息居多，開(kāi)發(fā)成果反饋的時(shí)效

16、性不顯著；而利用機(jī) 器開(kāi)發(fā)的檔案信息，未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)將會(huì)更注重檔案開(kāi)發(fā)的 實(shí)時(shí)性和對(duì)一些突發(fā)事件的響應(yīng)性，在海量數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)的 邏輯環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)的各種分類(lèi)、聚類(lèi)以及關(guān)聯(lián)算法找出 數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性以得出關(guān)聯(lián)性的結(jié)果。檔案開(kāi)發(fā)的意義所 反映的不再只是對(duì)于某一個(gè)具體事件、活動(dòng)和人物的歷史描 述，更多體現(xiàn)的是它們之間的相互關(guān)聯(lián)，以作為科學(xué)研究， 支持決策的結(jié)果。3.4檔案開(kāi)發(fā)提供利用方式的轉(zhuǎn)變。時(shí)代在變，但是檔 案開(kāi)發(fā)提供利用的服務(wù)宗旨沒(méi)有變，以最大限度實(shí)現(xiàn)信息共 享是信息服務(wù)領(lǐng)域的共同追求。從目前公共檔案事業(yè)的檔案 開(kāi)發(fā)提供利用服務(wù)方式的建設(shè)來(lái)看，我國(guó)檔案開(kāi)發(fā)提供利用 服務(wù)的方式相對(duì)落后。檔案開(kāi)

17、發(fā)成果的發(fā)布途徑還只是局限 于文獻(xiàn)類(lèi)信息產(chǎn)品的實(shí)物展覽，利用新型媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的 傳播和宣傳方式還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，各地綜合檔案館檔案開(kāi)發(fā)成果 的數(shù)字產(chǎn)品資源匱乏，檔案開(kāi)發(fā)成果更新不及時(shí)，這對(duì)于未 來(lái)檔案開(kāi)發(fā)成果傳播具有一定的限制。當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的普及 以及通訊軟件、社交網(wǎng)絡(luò)和社交媒體的廣泛應(yīng)用，使人們的 信息獲取渠道和信息交流方式發(fā)生了巨大的變化。檔案信息 的獲得在社會(huì)信息流通中一直處于較為邊緣化和被動(dòng)的狀 態(tài)，在公眾越來(lái)越多借助新型媒體獲取信息的今天，檔案提 供利用的服務(wù)方式需要和社會(huì)發(fā)展的信息交流方式同步。檔 案信息在信息內(nèi)容上的限制不代表在提供利用形式上的限 制，更何況對(duì)于經(jīng)過(guò)加工處理的檔案開(kāi)發(fā)產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，借助新 型信息媒介發(fā)布方式，配合社會(huì)