2022年試論事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

1、試論事業(yè)單位檔案治理的信息化建設(shè)摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案資料的形式也從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，為了更好的提高檔案治理效率和服務(wù)質(zhì)量，開(kāi)展檔案治理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行；但是在實(shí)際的建設(shè)工作中也發(fā)覺(jué)了一些問(wèn)題，例如專項(xiàng)資金投入力度不足、檔案治理人員信息技能較差等；因 此，事業(yè)單位一方面要從思想上加強(qiáng)重視，努力為檔案治理信息化建設(shè)營(yíng)造必要的環(huán)境，另一方面又必需通過(guò)加大投入、人員培訓(xùn)等實(shí)際行動(dòng)，推動(dòng)信息化建設(shè)工作的高質(zhì)量開(kāi)展；關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案治理；存在問(wèn)題；信息化建設(shè)電子檔案雖然具有易于儲(chǔ)存、治理便利等特點(diǎn)，但是對(duì)檔案治理人員的信息技術(shù)水平提出了較高要求；在一些基層事業(yè)單位，由于存在信息

2、基礎(chǔ)設(shè)施不健全、缺乏針對(duì)的信息技術(shù)培訓(xùn)等問(wèn)題，導(dǎo)致電子檔案的實(shí)際治理效率和質(zhì)量都受到了不同程度的影響；文章第一指出了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案治理面臨的一些問(wèn)題，隨后結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，分別從適當(dāng)增加資金投 入、重視人員技能培訓(xùn)等方面，就如何推動(dòng)檔案治理信息化建設(shè)進(jìn)程提出了幾點(diǎn)建議；1 事業(yè)單位檔案治理存在的問(wèn)題1.1 缺乏專項(xiàng)資金投入，信息化程度滯后雖然近年來(lái)很多事業(yè)單位都引進(jìn)了信息化辦公系統(tǒng)，但是由于領(lǐng)導(dǎo)的重視不足，這些信息設(shè)備多數(shù)情形下只是用來(lái)完成簡(jiǎn)潔的登記、查詢等工作，并沒(méi)有真正發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu) 勢(shì)；就檔案治理工作來(lái)說(shuō)，要想實(shí)現(xiàn)檔案治理全過(guò)程的信息化，除了要選購(gòu)必要的運(yùn)算機(jī)設(shè)備外，仍要花費(fèi)資

3、金進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、系統(tǒng)愛(ài)護(hù)，前期需要投入較多的資金；但是事業(yè)單位的資金來(lái)源主要以財(cái)政撥款為主，能夠自由支配的資金相對(duì)緊急，應(yīng)用于檔案治理信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金更是寥寥無(wú)幾，由于缺乏資金支持，檔案治理的信息化程度仍出處于低端水平；1.2 檔案治理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)參差不齊在檔案治理工作中，事業(yè)單位除了要供應(yīng)完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施外，仍要有一支信息化的檔案治理人才隊(duì)伍，操作這些信息設(shè)備提高檔案治理效率；但是從目前的情形看，一方面是在職的檔案治理人員年齡偏大，在以往工作中形成了比較固定的治理工作方法和思維模式，對(duì)電子檔案的信息化治理缺乏熟悉；另一方面就是事業(yè)單位并沒(méi)有為其供應(yīng)充分的在職培訓(xùn)機(jī)會(huì)，而基層檔案治理人

4、員日常工作繁忙，也沒(méi)有系統(tǒng)性的時(shí)間為自己“充電”，久而久之個(gè)人的專業(yè)技能也就難以符合信息時(shí)代下檔案治理的職務(wù)要求；2 檔案治理信息化建設(shè)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)2.1 有利于減輕工作壓力，提高治理效率傳統(tǒng)檔案治理，不僅工作量較大，而且其所涉及到的查詢程序也比較繁瑣、比較復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)之后，可以依據(jù)關(guān)鍵詞搜尋出相關(guān)的檔案信息，簡(jiǎn)化檔案信息的查詢程序，節(jié)省人力物力，并且不會(huì)影響其他檔案治理工作的有序進(jìn)行；此外，提高事業(yè)單位檔案治理的信息化程度，可以極大地降低其受外界環(huán)境影響的程度，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可以查詢檔案信息；這樣一來(lái)，事業(yè)單位的檔案治理人員就可以將一些基礎(chǔ)性的工作交由運(yùn)算機(jī)來(lái)完成，自

5、己轉(zhuǎn)而可以將精力投入到提升檔案服務(wù)質(zhì)量等方面，推動(dòng)檔案治理工作的進(jìn)展和進(jìn)步；2.2 有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，挖掘檔案深層次價(jià)值信息化時(shí)代的檔案治理，不僅僅是做好檔案儲(chǔ)備和查詢等基本工作，仍要求檔案治理人員能夠借助于信息技術(shù)手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行整合利用和資源共享，充分發(fā)揮檔案資料在參考、借鑒等方面的利用價(jià)值；除此之外，面對(duì)海量的電子檔案，單個(gè)檔案治理部門很難對(duì)這些電子檔案做出準(zhǔn)時(shí)、高效的治理，借助于資源共享就可以與其他事業(yè)單位形成合力，共同治理檔案資料，這對(duì)于發(fā)揮檔案價(jià)值和確保檔案資料的安全也有肯定幫忙；3 事業(yè)單位加快檔案治理信息化建設(shè)的策略3.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并指導(dǎo)信息化建設(shè)工作的開(kāi)展

6、檔案治理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工作，離不開(kāi)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，以和諧事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)資源、資金和人力，為信息化建設(shè)供應(yīng)必要的支持；例如，要定期開(kāi)展檔案治理人員的責(zé)任意識(shí)訓(xùn)練，能夠在日常的工作中嚴(yán)格遵守檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)；仍可以依據(jù)職務(wù)的不 同，為檔案治理人員設(shè)置相應(yīng)的拜訪權(quán)限；這樣就防止了部分檔案治理越權(quán)進(jìn)行拜訪的情 況，對(duì)于提高電子檔案的安全性，以及做好電子檔案保密工作有重要幫忙；3.2 適當(dāng)增加信息化建設(shè)的資金投入檔案治理信息化建設(shè)相關(guān)工作的開(kāi)展需要資金的支持，除了前期的設(shè)備選購(gòu)、安裝以及調(diào)試等，后期檔案治理信息系統(tǒng)的運(yùn)行愛(ài)護(hù)也會(huì)需要連續(xù)的資金投入；為了確保信息化系統(tǒng)在檔案治理工作中發(fā)揮應(yīng)

7、用優(yōu)勢(shì)，就需要事業(yè)單位設(shè)立專項(xiàng)的資金；考慮到事業(yè)單位的資金來(lái)源渠道單一，需要從以下幾方面為檔案治理信息化建設(shè)供應(yīng)充分的資金保證：第一是對(duì)有限的資金進(jìn)行合理規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)有限資金的集約化利用，盡量削減檔案治理信息化建設(shè)中的資金鋪張問(wèn)題；例如，在信息化建設(shè)中嚴(yán)格遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資金利用效率最大化；其次是設(shè)置專項(xiàng)的資金，事業(yè)單位在編制預(yù)算時(shí)，要將檔案治理信息化建設(shè)的花費(fèi)納入到年度預(yù)算 中，通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)資金的形式為信息化建設(shè)供應(yīng)保證；3.3 重視檔案治理隊(duì)伍信息化素養(yǎng)的提升檔案治理在完成信息化建設(shè)后，要想真正發(fā)揮應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，仍必需依靠特地的檔案治理隊(duì)伍， 負(fù)責(zé)各項(xiàng)治理工作的開(kāi)展，包括利用信息設(shè)備完成檔案

8、的快速檢索與查詢，或是利用相關(guān)軟件愛(ài)護(hù)電子檔案的安全等；事業(yè)單位可以通過(guò)以下途徑實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案治理人員綜合素養(yǎng)的提升：第一，要結(jié)合本單位檔案治理人員信息化素養(yǎng)的水平，定期開(kāi)展針對(duì)性的信息技能培訓(xùn)；例如通過(guò)上網(wǎng)課、辦講座以及外派學(xué)習(xí)等渠道，為檔案治理人員信息素養(yǎng)的提升供應(yīng)支持；其次，仍要重視高素養(yǎng)人才的引進(jìn)，事業(yè)單位每年都會(huì)公開(kāi)進(jìn)行人員聘請(qǐng)，可以在檔案治理中設(shè)置崗位，吸引信息專業(yè)的高素養(yǎng)人才；3.4 將傳統(tǒng)檔案治理與檔案治理信息化相結(jié)合我國(guó)部分事業(yè)單位依舊挑選傳統(tǒng)的檔案治理方法來(lái)進(jìn)行一系列的檔案治理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案治理工作的信息化建設(shè)，明顯不切實(shí)際，因此，應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際情形將傳統(tǒng)檔案治理與檔案治理信息化進(jìn)行有效結(jié)合，有步驟、有層次地推動(dòng)檔案治理的信息化建 設(shè)；此外，事業(yè)單位在推動(dòng)檔案治理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要留意更新其治理手段、豐富治理人員的學(xué)問(wèn)儲(chǔ)備，從而有效推動(dòng)檔案治理信息化建設(shè)順當(dāng)進(jìn)行；3.5 建立健全檔案治理制度要想檔案治理信息化建設(shè)工作順當(dāng)進(jìn)行，就需要制定切實(shí)可行的檔案治理制度；事業(yè)單位立足于本單位的實(shí)際情形制定合理的檔案治理制度，并充分發(fā)揮其對(duì)檔案治理工作的指導(dǎo)作 用，可以將檔案治理信息化的內(nèi)容作為一個(gè)指標(biāo)，為員工的職稱評(píng)定、績(jī)效考核、責(zé)任追究等供應(yīng)依據(jù)，這樣就將員工工作的積極性和主動(dòng)性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，在對(duì)待檔案治理工作時(shí)也