計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

1、    計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用    向潔摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)為各項(xiàng)工作提供了極大便利，在文件檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，極大提升了管理水平和管理效率，因此應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行深入分析，促進(jìn)其在檔案管理中的深入應(yīng)用?；诖?，本文對(duì)文件與檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用展開(kāi)了簡(jiǎn)要分析。關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);文件給檔案管理;有效應(yīng)用中圖分類號(hào)：g4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，文件和檔案管理都是些重要工作內(nèi)容，高效、準(zhǔn)確地開(kāi)展這兩項(xiàng)工作可以準(zhǔn)確收集和妥善保存檔案數(shù)據(jù)，然后利用檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供參考。因此為了更好地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，非常有必要對(duì)此進(jìn)行

2、分析。一、文件與檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用（一）科學(xué)開(kāi)展檔案管理工作將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到文件和檔案管理當(dāng)中，可以通過(guò)自動(dòng)化的方式開(kāi)展管理工作，而且可令管理變得更加規(guī)范和科學(xué)，促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的不斷提升。另外，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，避免了人為因素的干擾，可以快速分類、自動(dòng)整合文件和檔案信息，這樣管理工作就變得更加簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確和高效，有助于推動(dòng)這項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。（二）促進(jìn)利用效率的不斷提升傳統(tǒng)管理使用的都是紙質(zhì)媒介，不僅不便于保存，而且在使用時(shí)還需要經(jīng)過(guò)非常繁瑣的查找，極大降低了利用效率1。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展文件和檔案管理工作，可以通過(guò)輸入關(guān)鍵詞迅速定位相關(guān)信息，由此令其利用效率得到了極大提升，而

3、且使用計(jì)算機(jī)以及其他的存儲(chǔ)設(shè)備保存文件和檔案信息，不會(huì)出現(xiàn)媒介損毀導(dǎo)致的丟失和不完整等問(wèn)題，為使用檔案提供了有力支持。二、文件與檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用（一）分別在文件管理和檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以通過(guò)企業(yè)信息管理系統(tǒng)建立mis，其可服務(wù)于企業(yè)的會(huì)計(jì)核算、賬務(wù)管理、固定資產(chǎn)核算等工作，同時(shí)開(kāi)展財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)計(jì)劃編制，這樣可對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，以此提升管理工作效率，為企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)提供參考2。而在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以通過(guò)數(shù)字建檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能高效開(kāi)展檔案管理工作，結(jié)合前文的分析可以得知，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理和文件管理中有

4、著不同的體現(xiàn)，其服務(wù)目標(biāo)、應(yīng)用目的等都有一些差別，因此現(xiàn)階段開(kāi)展文件管理和檔案管理，需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行分別應(yīng)用，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的逐漸深入，二者將充分整合，共同通過(guò)企業(yè)的管理系統(tǒng)開(kāi)展管理工作，這樣企業(yè)整體的運(yùn)營(yíng)效率將獲得真正意義上的提升3。（二）文件管理和檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的整合應(yīng)用前文已經(jīng)提到，在文件管理和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，可以將這兩項(xiàng)管理工作全部納入企業(yè)的管理系統(tǒng)當(dāng)中，然后利用管理系統(tǒng)分別開(kāi)展文件和檔案管理的相關(guān)工作4。通過(guò)這種整合應(yīng)用的方式，文件管理和檔案管理的關(guān)系更加緊密，并改變了傳統(tǒng)工作模式，充分發(fā)揮檔案管理和文件管理工作的作用。因此，相關(guān)企業(yè)能從這一點(diǎn)入手，構(gòu)建

5、能夠有效整合文件管理和檔案管理的平臺(tái)，可以在平臺(tái)上分別設(shè)置文件管理合同管理的入口，然后在相應(yīng)入口下開(kāi)展管理工作。平臺(tái)的構(gòu)建需要投入更多資金，企業(yè)可以結(jié)合自身管理需求開(kāi)展平臺(tái)建設(shè)工作，以此為今后的管理工作提供參考。但有一點(diǎn)需要注意，當(dāng)前針對(duì)文件和檔案管理的軟件種類較多，企業(yè)需要在平臺(tái)構(gòu)建工作結(jié)束以后選擇最適合自己，同時(shí)安全性最高的軟件，這樣才能穩(wěn)定有序地開(kāi)展相關(guān)工作。（三）完善電子文件及管理隨著文件管理和檔案管理工作的逐漸深入，數(shù)據(jù)量將越來(lái)越大，因此應(yīng)開(kāi)始逐漸脫離傳統(tǒng)檔案管理形式，將文件和檔案管理完全轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?，利用?jì)算機(jī)開(kāi)展各項(xiàng)工作5。這就要求企業(yè)應(yīng)對(duì)電子文件加以完善，改變傳統(tǒng)的管理制度，

6、優(yōu)化管理方式，結(jié)合自身特點(diǎn)構(gòu)建具有特點(diǎn)的管理模式，以此進(jìn)一步發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件管理和檔案管理中的作用。對(duì)此可以從以下幾方面入手：第一，完善電子文件的生成環(huán)境。電子文件生成環(huán)境和文件使用的形式有關(guān)，其指的是采用什么樣的方式將電子檔案輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，然后怎樣對(duì)已生成的電子文件加以利用。具體來(lái)講可從輸入和儲(chǔ)存兩方面入手，首先是輸入，在輸入電子文件過(guò)程中必須使用同一格式，如果不同格式的軟件可以用相關(guān)軟件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。然后是儲(chǔ)存，可以為電子文件和檔案分別建立數(shù)據(jù)庫(kù)，用于儲(chǔ)存產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)庫(kù)完善各項(xiàng)使用功能，比如檢索、分類整理等，這樣生成環(huán)境就得到了極大完善。第二，構(gòu)建相應(yīng)的管理模式。生成環(huán)境完

7、善以后，需要構(gòu)建相應(yīng)的模式，然忽再開(kāi)展各項(xiàng)管理工作。具體可以檔案管理模式為基礎(chǔ)，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于相應(yīng)的細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字管理，因此可以使用各種安全和高效的管理軟件來(lái)構(gòu)件新管理模式，進(jìn)而不斷提升文件管理和管理的工作效率。第三，采用多種保存方式和傳統(tǒng)。保存電子檔案信息不能只使用計(jì)算機(jī)這一種形式，可以通過(guò)移動(dòng)硬盤、u盤等同時(shí)保存電子文件，而且在保存過(guò)程中可以改變文件的表現(xiàn)形式，這樣文件的完整性就不會(huì)因?yàn)橐环N設(shè)備的問(wèn)題而受到影響。第四，做好安全管理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展文件管理和檔案管理，最主要的問(wèn)題是如何避免出現(xiàn)電子文件丟失或者完整性受到破壞的情況，因此在應(yīng)用過(guò)程中選擇相應(yīng)

8、的安全管理手段，比如可構(gòu)建防火墻或者使用殺毒軟件和加密軟件，而且要依據(jù)電子檔案的保密級(jí)別設(shè)置相應(yīng)安全等級(jí)。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，作為現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，極大促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。在文件和檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可令相關(guān)管理工作更加高效、準(zhǔn)確，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。因此，應(yīng)加進(jìn)一步明確計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，將其和文件管理與檔案管理進(jìn)行深度融合，推動(dòng)這兩項(xiàng)工作的良好發(fā)展。參考文獻(xiàn)1范思源.探析計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用j.商品與質(zhì)量，2019，15（38）：72-75.2趙靜.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用j.名城繪，2018，09（20）：247-247.3張大勇.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作