時間管理與自我管理PPT課件

1、 小故事 有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當(dāng)他們在想怎么辦時，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運(yùn)動鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運(yùn)動鞋就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快。”同伴說：“嗨，你當(dāng)然不知道了，在這個緊要關(guān)頭最主要的是我要跑得比你快。”第1頁/共60頁 課程結(jié)構(gòu)1、時間管理概論2、時間管理之道3、浪費(fèi)時間的解決方法4、人生目標(biāo)管理5、突破思維格局第2頁/共60頁時間管理概論時間管理概論第3頁/共60頁時間的意義2.時間對您意味著什么1.您有足夠的時間嗎3.您如何對待時間4.您還有多少時間時間圈時間圈第4頁/共60頁假如每一個

2、人60歲退休，把這60歲減去你現(xiàn)在的年齡，計(jì)算一下，你還剩下多少小時。歲X220工作日X8小時60歲現(xiàn)在年齡退休年齡時=至退休前的工作時間小時X220工作日X3小時=X145工作日X12小時=小時小時至退休前的工作時間你的時間資產(chǎn)小時_第5頁/共60頁時間盤點(diǎn)典型的錯誤工作作風(fēng)產(chǎn)生原因： 不知道把時間花到什么地方處了 不知道完成一項(xiàng)任務(wù)需要多長時間 不知道迄今為止所表現(xiàn)出的工作作風(fēng)的優(yōu)缺點(diǎn) 不知道哪些因素防礙自己的工作業(yè)績所以我們要對我們的時間進(jìn)行盤點(diǎn)第6頁/共60頁1、時間利用分析2、時間損失分析3、耗時因子分析時間盤點(diǎn)時間消耗的測量時間損失的錯誤根源不必要損耗時間的原因時間管理方法清 單活

3、 動時間價(jià)值分析干擾打斷時間盤點(diǎn)的步驟時間盤點(diǎn)的步驟第7頁/共60頁時間管理的致命禁忌A.迷惑：目標(biāo)是什么？B.猶豫不決：我們該做什么？C.精力分散：精神和體力超負(fù)荷？D.消極拖延：可以等明天？E.完美主義F.逃避G.打擾第8頁/共60頁時間管理的發(fā)展第一代備忘錄型第二代事先規(guī)劃安排行程第三代規(guī)劃、制定優(yōu)先 順序，操之在我第四代強(qiáng)調(diào)一切以自然法則為 中心的羅盤理論第9頁/共60頁案 例 分 析 我叫王力，現(xiàn)在一家公司擔(dān)任銷售業(yè)務(wù)主管，自從我擔(dān)任這個銷售業(yè)務(wù)主管工作以后，每一天都感覺非常的疲勞，而且我的上司，銷售經(jīng)理對我的績效好像還不是很滿意，所以我今天想把制訂的一份計(jì)劃出來與大家分享一下，請大

4、家指正一下我的工作中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的晚上，我自己在家制訂了一個一周的工作計(jì)劃。今天上午一上班，一進(jìn)辦公室，首先第一個先修正一下我的計(jì)劃，然后再做今天一天的工作計(jì)劃，下面是我的一天工作計(jì)劃的一個清單。第10頁/共60頁 首先我今天必須拿出3個小時的時間來制定一份與華金公司價(jià)格談判的工作準(zhǔn)備，同時還要做出跟他簽約的準(zhǔn)備；我還要拿出2個小時的時間做一份給中實(shí)公司的合作協(xié)議書，而且要在下午上班之前傳給對方；另外我還要用將近1個小時的時間通過電話拜訪十二個客戶；中午的時候我要和我的銷售經(jīng)理共度午餐，大概用1.5小時來探討一個關(guān)于促銷的活動；同時我還要閱讀一下公司里的內(nèi)部文件，內(nèi)部刊

5、物這大概要10分鐘時間；同時因?yàn)槲也⒉皇敲繒r每刻都在辦公室，我還要接聽一下我的電話留言，并且做一下記錄，這大概要15分鐘；我還要把我的一些工作文件整理歸檔，我估計(jì)要1小時的時間； 第11頁/共60頁 同時今天還有一個工作計(jì)劃的改動，原訂于周五的一個業(yè)務(wù)工作會議，被調(diào)整到今天下午的三點(diǎn)鐘；同時還要處理一下我的一個大客戶他原訂于本月5號要到的貨沒有到，我要處理這個事情，這兩件事總計(jì)要2小時的時間；同時還要跟我的業(yè)務(wù)人員共同討論一個索賠的案件，這個要占用我1小時的時間；而早上我剛進(jìn)辦公室的時候，人力資源部的經(jīng)理找到我，說在明天上午前一定要我把新員工的工作表現(xiàn)報(bào)告寫出來交給他，我考慮最起碼要占用我1小

6、時的時間；另外我在寫今天的工作計(jì)劃時，我的經(jīng)理進(jìn)來了，要求我今天必須拿出近三個月的業(yè)績報(bào)告。 我沒有細(xì)算，也沒有仔細(xì)看具體今天要用多少時間，但我知道我今天恐怕又是一個不眠之夜了。第12頁/共60頁第一步:將各項(xiàng)工作按其價(jià)值的大小一分為二， 1、2象限為重要；3、4象限為不重要。第二步：根據(jù)各項(xiàng)工作的完工期限，遠(yuǎn)近分為 1、4為急迫的；2、3為不急迫的。第13頁/共60頁緊急重要重要緊急又重要重要不緊急緊急不重要不重要不緊急第14頁/共60頁 造成干擾的事、 電話信件、報(bào)告 某些會議 許多迫在眉捷的 符合別人期望事 四象限工作性質(zhì)分析不 急 迫急 迫不重要重要 忙碌瑣碎的事某些信件某些電話 浪費(fèi)

7、時間 逃避性活動 緊急狀況 危機(jī) 迫切的問題 限期完成的工作 準(zhǔn)備工作計(jì)劃 預(yù)防措施 價(jià)值觀的澄清 人際關(guān)系的建立 保持身體健康第15頁/共60頁第三步 ：對王力的工作定位，并分析工作現(xiàn)狀 重要重要不重要不重要急急不急不急與華金公司的討論定價(jià)3H中實(shí)公司的合作意向書2H天際公司的貨未到問題？上級要求上報(bào)三個月的業(yè)績報(bào)表2H周五業(yè)務(wù)會提前1H 品質(zhì)部明天要顧客意見反饋總結(jié)報(bào)告1H共進(jìn)午餐，討論促銷會1.5H商討索賠案處理1H 閱讀內(nèi)部刊物10分鐘打電話給12客戶30分鐘聆聽電話留言10分鐘完成文件歸檔1H 第16頁/共60頁 第四步：問題與措施第一象限：抓緊做；返回第二象限第二象限：重點(diǎn)做,按計(jì)

8、劃步驟做；為明天準(zhǔn)備第三象限：不花時間；少花時間；授權(quán)部下做第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，爭取 自由返回一、二象限 第17頁/共60頁 將4個象限時間合理的科學(xué)配置，將會遇到六項(xiàng)阻力，第五步 時間價(jià)值=工作價(jià)值阻力控制計(jì)劃組織決策指揮信息傳遞第18頁/共60頁第六步：系統(tǒng)思維 面對變化的環(huán)境應(yīng)變能力要強(qiáng)突出第二象限管理法，牢牢抓住關(guān)系企業(yè)持續(xù)發(fā)展，價(jià)值創(chuàng)造的大事，上下左右系統(tǒng)思維步調(diào)一致第19頁/共60頁第七步 有效運(yùn)用工作日程管理表分析每項(xiàng)工作的性質(zhì)，排出優(yōu)先次序?qū)⒚刻旃ぷ鲀?nèi)容列入表格擬定處理對策第20頁/共60頁時間管理之道時間管理之道第21頁/共60頁最適狀態(tài)最適狀態(tài)效率效率方

9、式方式效益效益時間管理之道第22頁/共60頁A、生物節(jié)律識別n生物節(jié)律n體力周期23天n情緒周期28天n智力周期33天第23頁/共60頁B、設(shè)定目標(biāo)：規(guī)劃好您的人生與事業(yè)設(shè)定目標(biāo)：規(guī)劃好您的人生與事業(yè)設(shè)定目標(biāo)的意義找到目標(biāo)境況分析目標(biāo)表述總結(jié)與評估第24頁/共60頁C、4D原則n(Drop it or Delete it )-是否有必要n(Delay it )-為什么是現(xiàn)在n(Delegate it )-為什么是我？n(Do it )-親自做第25頁/共60頁D、授權(quán)11.等待批示2.問3.提出你最好的想法4.自已判斷，讓我知道你做了什么5.自已判斷，定期報(bào)告。6.自已判斷，不用報(bào)告。授權(quán)水平

10、等級授權(quán)水平等級第26頁/共60頁E、阿爾卑斯山方法（A）列出任務(wù)第二天想要完成和必須完成（L）估計(jì)工作需要的時間（P）60：40規(guī)劃預(yù)留機(jī)動時間經(jīng)意外事情（E）決定優(yōu)先、刪減和授權(quán)（N）事后檢查將未完成的任務(wù)轉(zhuǎn)移第27頁/共60頁F、帕雷托時間管理原則（80/20）得到20的效果得到80的效果產(chǎn)出造成消耗80的時間消耗20的時間投入帕雷托時間管理原則（80/20）第28頁/共60頁G、ABC法則A級任務(wù)B級任務(wù)C級任務(wù)極其重要極其重要數(shù)量占數(shù)量占15價(jià)值占價(jià)值占65自己干，不授權(quán)自己干，不授權(quán)重要性一般重要性一般數(shù)量占數(shù)量占20價(jià)值占價(jià)值占20策略性規(guī)劃，規(guī)定期限策略性規(guī)劃，規(guī)定期限不太重要

11、，不重要不太重要，不重要數(shù)量占數(shù)量占65價(jià)值占價(jià)值占15授權(quán)、刪減授權(quán)、刪減任務(wù)消耗10035156585100第29頁/共60頁浪費(fèi)時間的解決方法浪費(fèi)時間的解決方法第30頁/共60頁浪費(fèi)時間的原因害怕冒犯別人希望保持消息靈通自我膨脹享受社交的樂趣解決方法阻絕干擾集合電話電話干擾的原因及解決方法第31頁/共60頁不速之客的原因及解決方法 （1） 延后處理 （2） 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 （3） 另外安排時間 （4）學(xué)會過濾 （5）不要讓別人找到你第32頁/共60頁用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法1、公司雇人程序出了錯2、該職位提供了不正當(dāng) 的訓(xùn)練1、教導(dǎo)員工善用時間2、提升員工時間管理 的成本意識第33頁/

12、共60頁社交閑談的原因及解決方法（1） 過濾訪客與電話（2） 衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng)（3） 設(shè)置一些暗示社交時間的 結(jié)束技巧第34頁/共60頁權(quán)責(zé)混淆的原因及解決方法v權(quán)責(zé)問題主要是發(fā)生在工 作項(xiàng)目的說明上，說明 含糊不清就會導(dǎo)致權(quán)責(zé) 不清。v權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會浪費(fèi)許 多時間，甚至浪費(fèi)精力。v定期更新所有員工的工作說明， 以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚 的界定v權(quán)責(zé)對等第35頁/共60頁溝通不良的原因及解決方法 1、 不明白事情的重要性 2、 沒有時間 3、 沒有傾聽 4、 溝通的目的不明確 5、 時機(jī)不當(dāng) 6、溝通的機(jī)會不夠 （1） 學(xué)會傾聽（2） 使用恰當(dāng)?shù)淖盅郏?） 運(yùn)用非語言式的溝通第36頁

13、/共60頁進(jìn)度失控的原因及解決方法 進(jìn)度失控造成的浪費(fèi)時間就是不明白事情的重要性，不知道控制的進(jìn)度工具，認(rèn)為完善的計(jì)劃會自行達(dá)成目標(biāo)，沒有加強(qiáng)控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報(bào)告。 解決的方法就是擬定計(jì)劃。什么時候完成什么事情，由誰來執(zhí)行，完成以后誰匯報(bào)等程序，擬定詳細(xì)的計(jì)劃。第37頁/共60頁會議耽誤的原因及解決方法v會議沒有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，或者沒有會議目的v會議沒有議程v開會找錯人參加，或者是參加的人太多或太少，或者是關(guān)鍵的人沒有到會v開會沒有計(jì)劃v會議過多或會議時間過長v不能準(zhǔn)時開會，或者不能準(zhǔn)時散會v開會時有外來干擾v討論脫離議程的內(nèi)容浪費(fèi)時間v會議沒有結(jié)論，甚至?xí)鵁o議，議而未決v沒有追蹤對會議的執(zhí)

14、行情況1、會議要有目的，沒有目的就不開會2、召開會議首先安排會議的議程3、對找錯人參加，參加的人數(shù)太多，太少的解 決方法4、 安排適當(dāng)?shù)挠?jì)劃5、會議的時間和次數(shù)要適當(dāng)6、務(wù)必準(zhǔn)時開會與散會7、應(yīng)付干擾、提高效率的辦法就是制定規(guī)則8、對于脫離討論議題的解決方法9、會要有議，議要有決，決要有行10、追蹤會議決議的執(zhí)行第38頁/共60頁擱置的原因及解決方法v不明白問題所在v沒有目標(biāo)，優(yōu)先的次序、完成的期 限不明確v沒有自我獎勵v遇到急事立刻反應(yīng)v桌上一片混亂，沒有條理v缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)， 懶惰成性v沒法把事情分派出去，授權(quán)不當(dāng)v接受干擾v變更優(yōu)先程序v不完全，或者不可靠的資料妨礙了 工作

15、的完成1、 應(yīng)明白問題所在2、 對于沒有目標(biāo)、先后次序、完成期限的解 決方法3、 自我獎勵4、 遇到急事不立刻反應(yīng)5、 對于桌上一片混亂，沒有條理的解決方法6、對于缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)，懶惰 成性的解決方法7、 學(xué)會授權(quán)8、排除干擾9、保持優(yōu)先程序10、對于不完全和不可靠的資源妨礙工作的完 成的解決方法第39頁/共60頁危機(jī)應(yīng)付的原因及解決方法v不明白事情的重要性v沒有預(yù)期會發(fā)生問題v反映過度把問題當(dāng)危機(jī)看v忙著救火v做事拖延v工作時間預(yù)算的不切實(shí)際v機(jī)械故障，人為錯誤v部屬不愿透露壞消息v因重要人物提出要求而引起的過度反應(yīng)v 進(jìn)度失控1、 解決方法是記錄危機(jī)工作日志，分析危機(jī) 的來源

16、、原因、重要性以及可控制的因素2、把潛在的問題列出來，根據(jù)嚴(yán)重性及可能性 分門別類，然后提出可能的防范的措施，或 不可能防范的狀況下減輕不良后果的步驟。3、反應(yīng)不要過度4、事前預(yù)防5、做事不拖延6、工作時間預(yù)算的要切實(shí)際7、減少機(jī)械故障、人為的錯誤8、部屬要透露壞消息9、因重要人物提出要求而不要引起過度的反應(yīng)10、進(jìn)度的失控要防范第40頁/共60頁事必躬親的原因及解決方法1、管理人員的上級引導(dǎo)v學(xué)會讓他獨(dú)當(dāng)一面v不斷地教他要接納錯誤，從錯誤中學(xué)習(xí)v引導(dǎo)他如何授權(quán)，去信任部屬，利用進(jìn)度報(bào)告加以控制2、管理人員自身應(yīng)注意v 學(xué)會表達(dá)完整，不讓人覺得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容v 把標(biāo)準(zhǔn)降到

17、大家可以接受的程度而不是自己的表現(xiàn)，并適當(dāng)?shù)目刂乒ぷ鬟M(jìn)度v 如果人手不足，部屬工作過量，當(dāng)一個主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)完成一部分，再完成另一部分，先把這個階段的事情完成，再把下一具階段完成，而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情第41頁/共60頁人生目標(biāo)管理第42頁/共60頁 人生的領(lǐng)域心心心靈凈化理財(cái)規(guī)劃休閑藝術(shù)家庭和諧身體健康事業(yè)工作心智成長人際關(guān)系第43頁/共60頁Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)的Relevant 與價(jià)值相關(guān)的Tractable 可跟進(jìn)的SMART第44頁/共60頁 目標(biāo)設(shè)定的步驟1、強(qiáng)烈的欲望 2、信念、信仰、信心 3、白紙黑

18、字寫下來 4、要問自己怎么做 5、分析現(xiàn)在的位子 6、你有哪些障礙 7、所需要的知識 8、誰是你的客戶 9、堅(jiān)持不懈的努力第45頁/共60頁21項(xiàng)時間管理策略1、確定明確的目標(biāo)2、這些目標(biāo)要去分割、量化3、方向大于效率4、目標(biāo)要與價(jià)值觀吻合5、明確詳細(xì)的計(jì)劃6、每天的目標(biāo)必須完成7、輔助方案8、固定的時間做計(jì)劃9、每一件事情都要設(shè)定期限10、馬上行動11、辨清事情的輕、重、緩、急12、把重要的事情辦成很緊急13、改變自我的意向14、專心專注于每一件事情15、遵循40/30/30法則（被動/主動/突破）16、第一次就把事情做對17、檢討是成功之母18、做最有價(jià)值的事情19、每天30分鐘獨(dú)處時間2

19、0、注意行動的姿態(tài)21、把握痛苦和快樂的杠桿第46頁/共60頁突破思維格局第47頁/共60頁 思維方式與思維系統(tǒng) 電燈是否發(fā)光，首先取決于所在的電路系統(tǒng)是否正常，同樣，我們能否卓越，首先取決于我們的思維系統(tǒng)是否卓越。思路決定出路，思維的廣度和深度決定人生的高度。第48頁/共60頁 人生的狀態(tài)第49頁/共60頁 愛擁有快樂人生的根源四神：知足、感恩、善解、包容三寶：舍得、放下、忘記 心核以德為先，背負(fù)責(zé)任內(nèi)圣、回饋社會、接受、負(fù)責(zé)、每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)第50頁/共60頁 心幔積極心態(tài)，在黑暗中發(fā)現(xiàn)星星 動作創(chuàng)造情緒，生理狀態(tài)影響心理狀態(tài) 不是因?yàn)槟憧鞓范α?，而是因?yàn)槟阈α瞬趴鞓?一時心境一時心動，長久心境長久行動，永恒心境永恒行動 三大層次：態(tài)度、激情創(chuàng)造奇跡、信念 兩大因素：改變生理狀態(tài)、改變注意力第51頁/共60頁 心殼外圓內(nèi)方，外化而內(nèi)不化