電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用

1、電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用摘要電子公文在制作成本與傳播方面具有相當(dāng)大 的優(yōu)越性，但由于種種原因，電子公文在高職院校還沒(méi)有 廣泛運(yùn)用；本文從安全性、規(guī)范性、技術(shù)等方面分析了產(chǎn) 生這種狀況的原因，提出了加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，規(guī)范電子 公文管理等方面的應(yīng)對(duì)措施。關(guān)鍵詞電子公文；高職院校；優(yōu)越性；軟硬件建 設(shè)高職院校的辦公室在所有的職能部門(mén)中，是一個(gè)繁雜 性、綜合性、協(xié)調(diào)性、功能性很強(qiáng)的綜合管理機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi) 起到上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系的作用，同時(shí)又起著輔助決策的 重要作用1;對(duì)外則起到合作交流、窗口形象的作用。 社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步以及高等教育的發(fā)展，高校規(guī)模 迅速擴(kuò)大和高等教育體制自身改革的需要對(duì)

2、高校辦公室工 作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室的各項(xiàng)工作正朝著科學(xué) 化、智能化、信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)發(fā)展；同時(shí) 隨著我國(guó)教育科研網(wǎng)建設(shè)的啟動(dòng)和高校的校園網(wǎng)的初步建 立并與internet連接，給高校辦公室的電子公文的應(yīng)用提 供了一個(gè)良好的契機(jī)2。、應(yīng)用電子公文的優(yōu)越性和必要性電子公文比紙質(zhì)公文方便快捷、高效智能、環(huán)保節(jié)能。 日常內(nèi)部公文處理程序包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、印 刷、分發(fā)、催辦、歸檔等；上級(jí)來(lái)文則有收文、登記、傳 閱、催辦、歸檔等；上行文還要親自送或通過(guò)郵寄的方式 上達(dá)上級(jí)部門(mén)。傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)公文的所有程序都要靠 手工或腿功來(lái)完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，公文遺失或被盜的情 況還時(shí)有

3、發(fā)生。如一份500 0字左右的紙質(zhì)公文需要3頁(yè) a4的紙，印5 0份需要150頁(yè)a4紙，用印花費(fèi)30分鐘， 兩人裝訂要1個(gè)小時(shí)，1人分發(fā)到45個(gè)部門(mén)（人）要花費(fèi) 至少1個(gè)半小時(shí)。上行文坐車(chē)送要耗汽油，郵寄要花郵資 費(fèi)，遇到不可抗拒力因素的影響，可能會(huì)造成時(shí)間上的延 誤甚至是不可估量的損失等等，而在文件印制過(guò)程中諸如 油墨、人工、機(jī)器損耗還在其外；而一個(gè)500人單位每年平 均行文100次，每次5 0份，用紙數(shù)以萬(wàn)計(jì)，這又不知要砍 伐多少樹(shù)木了。而依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子數(shù)據(jù)和信息 高速公路的電子公文的出現(xiàn)把傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)公文從“刀耕火種”的方式中解脫出來(lái)了，它不需人工一份份去 印、一張張對(duì)齊折

4、疊裝訂、一個(gè)個(gè)部門(mén)跑送，上行文也可 省去了車(chē)馬勞頓之苦，它只需一臺(tái)電腦、一根網(wǎng)線、一個(gè) 工作人員3分鐘之內(nèi)就可以完成上述50份電子公文同時(shí)送達(dá)的任務(wù)，速度快，不需一張白紙。節(jié)省了大量的人力不no說(shuō)，也省卻了油墨、汽油、郵資費(fèi)等費(fèi)用。同時(shí)，電子公 文比紙質(zhì)公文攜帶安全方便，保存起來(lái)所占空間要小，保 存時(shí)間也要長(zhǎng)；相對(duì)紙質(zhì)公文而言，它可復(fù)制可備份，搜 索查閱使用起來(lái)比紙質(zhì)公文便利得多，單位的領(lǐng)導(dǎo)即使遠(yuǎn) 在國(guó)外，借助互聯(lián)網(wǎng)，可以和同事在同一時(shí)間簽閱同一份 電子公文。而且，電子公文受外界不可抗拒力影響相對(duì)來(lái) 也要小一些。一場(chǎng)冰雹可以使紙質(zhì)公文送達(dá)時(shí)間延誤2天, 一場(chǎng)大火可以使一個(gè)檔案館幾千年紙質(zhì)公文資

5、料化為灰燼, 而xx年12月26日臺(tái)灣南部海域發(fā)生級(jí)地震雖造成多條國(guó) 際海底通信光纜發(fā)生中斷，但對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸并未造成太大影 響。當(dāng)然，正如任何事物都不可能十全十美一樣，電子公 文作為一個(gè)新生的事物，它也有其不足之處，比如標(biāo)準(zhǔn)化、 “網(wǎng)絡(luò)安全”隱患，電子公文處理的軟件開(kāi)發(fā)使用、繼電 配備技術(shù)問(wèn)題，觀念問(wèn)題等等。然而，電子公文的出現(xiàn)是 信息時(shí)代的產(chǎn)物，它的使用和普及也將是時(shí)代和社會(huì)發(fā)展 的需求。、電子公文在職業(yè)院校辦公室的應(yīng)用中存在的問(wèn)題及原因（一）觀念上的問(wèn)題一方面部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)電子公文應(yīng)用的重視不 夠，認(rèn)為公文處理電子化就是用電腦打印文件，而沒(méi)有上 升到無(wú)紙辦公自動(dòng)化的高度；而有相當(dāng)一部分教

6、職工習(xí)慣 紙質(zhì)公文，缺乏對(duì)電子公文的認(rèn)同感和安全感，甚至出現(xiàn) 了在一個(gè)單位內(nèi)部各部門(mén)使用電子公文處理系統(tǒng)的狀況存 在較大差異，有些部門(mén)甚至沒(méi)有紙質(zhì)公文無(wú)法辦公。另一 方面存在電子公文“緩一緩”思想的高職院校不在少數(shù)。 實(shí)現(xiàn)公文電子化要投入相當(dāng)一筆資金經(jīng)費(fèi)先實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò) 化，當(dāng)前我國(guó)相當(dāng)一部分高職院校經(jīng)費(fèi)都有困難，因此其 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的水平滯后。（二）技術(shù)問(wèn)題最關(guān)鍵1. 硬件的配置不能滿足電子公文處理系統(tǒng)的要求。2. 軟件設(shè)計(jì)存在功能和安全、操作便利上的缺陷。3人員的技術(shù)水平不到位。（三）安全問(wèn)題不容忽視電子公文的安全問(wèn)題來(lái)自于內(nèi)外兩個(gè)方面。一方面是 來(lái)自于內(nèi)部的管理不善，導(dǎo)致電子公文數(shù)據(jù)被非

7、法編輯、 復(fù)制、傳播、丟失等。二是由于系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題 導(dǎo)致信息在傳輸過(guò)程中出錯(cuò)、丟失或者被竊聽(tīng)利用等。（四）規(guī)范化問(wèn)題由于目前沒(méi)有一套公認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)的電子公文處理系統(tǒng)， 使得電子公文處理系統(tǒng)參差不齊，這就造成了有多個(gè)電子 公文系統(tǒng)并存的現(xiàn)狀。由于學(xué)校在技術(shù)力量、資金投入等 方面不一，客觀上造成了該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)功能、使用方便、 后期維護(hù)等方面，存在較大差異。（五）標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題電子公文處理系統(tǒng)就是利用電腦網(wǎng)絡(luò)功能，完成從公 文的草擬、審核、批示、傳閱以及來(lái)文登記、承辦、歸檔 等一系列綜合性的公文流轉(zhuǎn)全程管理應(yīng)用系統(tǒng)：30標(biāo)準(zhǔn) 化是電子公文的客觀要求。電子公文處理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者往 往并不是該系統(tǒng)的使用

8、者，開(kāi)發(fā)人員雖具有豐富的電腦軟 硬件知識(shí)，而對(duì)公文方面的知識(shí)比較欠缺。使用人員對(duì)紙 質(zhì)公文的使用比較熟悉，通常會(huì)要求開(kāi)發(fā)人員按照普通公 文的處理方式來(lái)設(shè)計(jì)電子公文處理系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)人員和使用 人員之間的這種矛盾，客觀上造成電子公文應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化 程度較低。三、解決問(wèn)題的途徑（一）加大投入力度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)化水平電子公文處理系統(tǒng)是一個(gè)高度自動(dòng)化、高度集成化的 信息管理系統(tǒng)，它的使用涉及到校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，工作人員 公文業(yè)務(wù)能力、電腦操作技能等。只有在資金支持、人員 安排與培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件設(shè)計(jì)等各方面給予足夠地支 持，才能盡快在實(shí)現(xiàn)辦公室信息工作網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，從 根本上實(shí)現(xiàn)公文電子化、辦公無(wú)紙化

9、。（二）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，解決各種技術(shù)問(wèn)題1首先是硬件的配置要能跟上，購(gòu)買(mǎi)的電腦其硬件設(shè) 備要能滿足電子公文應(yīng)用軟件系統(tǒng)運(yùn)行的要求；設(shè)計(jì)或購(gòu) 買(mǎi)及使用具有自身特色、適合自身需要的軟件。一定要保 證電子公文處理系統(tǒng)的完整性，該應(yīng)用軟件應(yīng)該涵蓋公文 處理的全過(guò)程，而且公文辦理過(guò)程所產(chǎn)生的相關(guān)信息，應(yīng) 該符合檔案管理的要求4。2. 保證簽傳過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化。電子公文處理要求無(wú)紙化 辦公，因此電子公文處理的整個(gè)流程應(yīng)當(dāng)高度網(wǎng)絡(luò)化。某 一環(huán)節(jié)不能網(wǎng)絡(luò)化，就會(huì)導(dǎo)致電子公文處理過(guò)程的受阻， 就不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙化辦公。電子公文處理的軟 硬件環(huán)境和人員素質(zhì)必須符合網(wǎng)絡(luò)化的要求。3. 保證電子數(shù)據(jù)的安全性。在電

10、子公文的傳輸、簽閱、 保存等過(guò)程中，安全性是保證電子公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提。 盡量采用動(dòng)態(tài)密碼技術(shù)和實(shí)物密碼技術(shù)來(lái)建立用戶認(rèn)證體 系，建立規(guī)范的傳輸交換標(biāo)準(zhǔn)，解決不同單位之間的電子 公文數(shù)據(jù)傳輸交換5。（三）保證電子公文的安全性1針對(duì)內(nèi)部的管理不善，導(dǎo)致電子公文數(shù)據(jù)被非法編 輯、復(fù)制、傳播、丟失等。我們可以通過(guò)嚴(yán)格管理、嚴(yán)格 執(zhí)行權(quán)限操作制度、全程操作日志記錄等辦法來(lái)解決。2.為保證電子公文系統(tǒng)的安全，首先在設(shè)計(jì)或購(gòu)買(mǎi)電 子公文處理系統(tǒng)時(shí)，要把安全問(wèn)題放在首位，該系統(tǒng)要有 足夠的健壯性。其次要采取多種網(wǎng)絡(luò)安全措施，建立電子 公文流傳體系的安全防范機(jī)制，保證信息在傳輸過(guò)程中不 會(huì)出錯(cuò)、丟失或者被竊聽(tīng)

11、，保證信息的機(jī)密性、完整性、 一致性和不可否認(rèn)性，及時(shí)化解網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，確保電子公文 系統(tǒng)的安全5。（四）加強(qiáng)對(duì)電子公文的管理電子公文和紙質(zhì)公文具有同樣的權(quán)威性和法律性，然 而電子公文的生成、傳輸、歸檔等過(guò)程卻和紙質(zhì)公文有很 大的不同。電子公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及所有參與電子 公文處理的部門(mén)和人員。不同崗位人員所處的層次不同， 對(duì)電子公文的要求和權(quán)限也不同；電子公文歸檔、保管、 利用的流程和要求也存在很大差異。由于對(duì)電子公文這些 特點(diǎn)認(rèn)識(shí)不足，造成了對(duì)電子公文的管理不到位。電子公 文的管理是一個(gè)全過(guò)程的系統(tǒng)管理，既包括網(wǎng)絡(luò)軟硬件管 理人員對(duì)電子公文的管理，也包括電子公文使用人員對(duì)電 子公文的管理；

12、既包括電子公文的生成管理，也包括電子 公文的傳輸和歸檔的管理。電子公文的管理是一個(gè)全過(guò)程 的系統(tǒng)管理，是一個(gè)操作流程的規(guī)范化管理。只要有某一 個(gè)環(huán)節(jié)管理不到位，就有可能出現(xiàn)電子公文的安全、時(shí)效 和流轉(zhuǎn)混亂等問(wèn)題，勢(shì)必影響全局的工作秩序。領(lǐng)導(dǎo)一定 要重視電子公文的行政管理，安排責(zé)任心強(qiáng)、公文處理經(jīng) 驗(yàn)豐富和電腦操作技能好的人員，確保電子公文處理系統(tǒng) 正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，還應(yīng)做好電子公文處理系統(tǒng)異常的 預(yù)案機(jī)制。（五）搞好電子公文處理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化是資源共享、協(xié)同工作的前提。電子公文格式 規(guī)范是跨平臺(tái)、跨部門(mén)電子公文交換的基礎(chǔ)。xx年，國(guó)家 檔案局出臺(tái)了電子公文歸檔管理暫行辦法，上海、深圳 等地已經(jīng)頒布了有關(guān)電子公文交換的地方標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)電子 公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用，當(dāng)然要有標(biāo)準(zhǔn)化的 電子公文。公文具有權(quán)威性、規(guī)范性，我們?cè)谥谱骷堎|(zhì)公 文時(shí)，必須符合公文法定的體式，這方面國(guó)家已有明確的 規(guī)定。時(shí)代不同，公文的稱謂和分類(lèi)也就不同?，F(xiàn)代社會(huì) 經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，社會(huì)事物日趨繁雜，公文分類(lèi)也