辦公室管理規(guī)劃

1、肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇

2、袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄

3、膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈

4、羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂

5、螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇

6、肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻

7、袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂裊袁聿蒄蚈螇肈蚇羄膆肇莆螇肂肆蒈羂羈肆薁螅襖肅蚃薈膃膄莃螃聿膃蒅薆羅膂薇螁袁膁莇薄袇膀葿袀膅膀薂蚃肁腿蚄袈羇膈莄蟻袃芇蒆袆蝿芆薈蠆肈芅羋裊肄芄蒀蚇羀芄薃羃袆芃蚅螆膄節(jié)莄蕿肀芁蕆螄羆莀蕿薇袂荿艿螂螈莈莁薅膇莈薃螁肅莇蚆蚃罿莆蒞衿裊蒞蒈螞膄莄薀袇肀蒃螞蝕羅蒂莂 草擬人：gengjingyan校準(zhǔn)人：辦公室管理規(guī)劃v1. 0目錄1.辦公室管理總則42.辦公室環(huán)境管理42.1辦公室環(huán)境管理內(nèi)容42.2辦公室環(huán)境管理目標(biāo)52.3辦公室環(huán)境管理方法7s管理體系63.

8、辦公物資采購、調(diào)配管理83.1辦公物資管理范圍和主旨83.2辦公物資管理制度設(shè)立83.3辦公物資管理權(quán)限與責(zé)任94.文檔管理94.1公司紙質(zhì)文檔管理要求104.2公司電子文檔管理要求105.辦公經(jīng)費的預(yù)算編制、調(diào)配及管控115.1辦公經(jīng)費預(yù)算的編制125.2辦公經(jīng)費預(yù)算的調(diào)配及管控手段136.人事協(xié)調(diào)及管理146.1人力資源規(guī)劃146.2人力資源招聘與配置156.3員工流動管理166.4員工培訓(xùn)管理176.5勞動關(guān)系管理177.培訓(xùn)/會議組織177.1公司員工培訓(xùn)管理177.2公司會議組織管理198.日常事務(wù)及日常接待208.1員工著裝儀表規(guī)范208.2員工工作行為規(guī)范218.3辦公室考勤制度

9、218.4印章管理228.5發(fā)文管理228.6接待管理229.應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理2310.公司制度制定、完善及執(zhí)行241. 辦公室管理總則辦公室最基本的職能是事務(wù)管理和政務(wù)服務(wù)工作。根據(jù)我公司目前的發(fā)展?fàn)顩r，辦公室的主要職能總結(jié)如下： 辦公室環(huán)境管理 辦公物資采購、調(diào)配管理 文檔管理 辦公經(jīng)費的計劃、調(diào)配及管控 人事協(xié)調(diào)及管理 培訓(xùn)/會議組織 日常事務(wù)及日常接待 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理 公司制度制定、完善及執(zhí)行 其他臨時事務(wù)本文將對辦公室工作的以上職能進(jìn)行闡述和規(guī)劃，但各項職能各自所需的支撐性規(guī)范制度條款將另行編制。2. 辦公室環(huán)境管理2.1 辦公室環(huán)境管理內(nèi)容辦公室作為公司的主要辦公

10、和來訪接待環(huán)境，其直接直觀地體現(xiàn)了公司的管理理念和企業(yè)形象是否具備先進(jìn)性、高效性，辦公室環(huán)境管理的主要內(nèi)容如下： 辦公室視覺環(huán)境管理辦公室視覺環(huán)境管理包含：辦公室整體布局規(guī)劃、辦公室整體的統(tǒng)一和潔凈（地面、墻面、天花板、前臺背景、衛(wèi)生間、會議室等），辦公桌椅的整潔及統(tǒng)一。辦公設(shè)備的擺放，電源線纜的安全擺放、綠植或魚缸的維護(hù)，燈光及日常采光的調(diào)整等。 辦公室聽覺環(huán)境管理辦公室聽覺環(huán)境管理包含：員工工作語言和言辭的統(tǒng)一，公司座機(jī)鈴聲的統(tǒng)一，會議室的噪音消除，與室外噪音隔離等。 辦公室空氣環(huán)境管理辦公室空氣環(huán)境管理包含：辦公環(huán)境溫度及濕度適宜，空氣保持通風(fēng)流通，保持空氣新鮮，無異味，禁煙管理等。2.

11、2 辦公室環(huán)境管理目標(biāo)辦公室環(huán)境管理將優(yōu)化人文環(huán)境和職能環(huán)境，達(dá)到整潔舒適、規(guī)范統(tǒng)一、高效高品質(zhì)、安全無隱患的總體目標(biāo)，具體體現(xiàn)如下：1）辦公室布局應(yīng)按工作流程、職能和職位進(jìn)行安排，講究合理有序，錯落有致，功能清楚，互不干擾，盡可能騰出更大的空間。經(jīng)理室、財務(wù)室、會議室、會客室、辦公區(qū)、洗手間的設(shè)立應(yīng)遵循一定的空間規(guī)范和風(fēng)水原理。2）辦公室地面、墻面、天花板以及門板、桌柜椅、空調(diào)、冰箱的顏色應(yīng)搭配協(xié)調(diào)、色調(diào)統(tǒng)一和諧。前臺背景、辦公區(qū)、會議室的裝飾、布置及顏色應(yīng)與公司vi視覺識別系統(tǒng)保持一致、明朗，辦公室整體顏色不應(yīng)雜亂。3）辦公室桌椅朝向應(yīng)統(tǒng)一，擺放對走道沒有干擾阻礙，桌椅規(guī)格、樣式及顏色應(yīng)一

12、致并協(xié)調(diào)。桌面電腦、電話、文件架等樣式、規(guī)格、顏色盡可能保持一致。桌面保持干凈整齊無雜物，員工離區(qū)時，辦公桌椅應(yīng)擺放整齊。4）辦公設(shè)備如打印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)等應(yīng)統(tǒng)一擺放至方便使用管理且對辦公區(qū)域、走道不構(gòu)成阻礙的區(qū)域，電源線纜應(yīng)整齊有序地擺放在安全、隱蔽的暗角，不應(yīng)雜亂外露。5）綠植魚缸應(yīng)保持生氣活力，無水露外溢，缸體干凈，照明及溫度恒定，相關(guān)魚具用品不應(yīng)擺放外露。6）公司辦公區(qū)域的照明用燈顏色統(tǒng)一，燈光分布均勻光線無死角無強(qiáng)光，確保所有燈具正常使用。窗戶位置應(yīng)無遮擋物，窗簾透亮無積灰，關(guān)閉或打開時應(yīng)統(tǒng)一角度無凌亂。7）員工著裝應(yīng)遵循與公司ci形象識別系統(tǒng)的一致，并且干凈整潔，除周五外盡可能

13、穿著深色職業(yè)裝。8）除對國外業(yè)務(wù)外，公司員工工作語言應(yīng)統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)普通話，辦公區(qū)域內(nèi)員工工作言詞將嚴(yán)格遵守員工守則和文明用語，禁止大聲喧嘩。9）公司座機(jī)電話鈴聲統(tǒng)一，員工手機(jī)應(yīng)避免使用個性過強(qiáng)的鈴聲。10）辦公區(qū)域應(yīng)保持安靜，盡可能關(guān)閉朝鬧市一側(cè)的窗戶與室外雜音做到隔離。會議室在會議期間應(yīng)關(guān)閉會議室門，與辦公區(qū)域互不干擾。11）辦公室內(nèi)的空氣保持新鮮流通，空調(diào)應(yīng)定期清洗，廁所保持潔凈無異味，辦公室區(qū)域定期除塵消毒。全辦公室區(qū)域禁煙，并且員工應(yīng)保持個人清潔衛(wèi)生無異味。12）夏季確保空調(diào)的正常運行，冬季保障暖氣的正常使用，通過空調(diào)、暖氣或加濕器讓辦公室的溫度、濕度保持一個恒定舒適的狀態(tài)。2.3 辦

14、公室環(huán)境管理方法7s管理體系為確保公司能夠達(dá)到辦公室環(huán)境管理目標(biāo)，并且能夠做到持之以恒不斷推進(jìn)，辦公室環(huán)境管理將嚴(yán)格采用7s管理方法，對人、對事、對物進(jìn)行精益規(guī)劃及管理。 seiri 整理公司將制定標(biāo)準(zhǔn)，對辦公區(qū)域內(nèi)的所有物品、設(shè)備進(jìn)行區(qū)分。必要工作物品將統(tǒng)一歸類、按功能性區(qū)分、配發(fā)和擺放；對無必要物品將清出辦公區(qū)域并歸類存放至統(tǒng)一的庫房或儲物柜，盡可能大的騰出辦公室的使用空間，提升辦公區(qū)域內(nèi)工作物品的使用價值和使用效率。對工作物品的使用額度或損耗額度定期審查，決定其最佳擺放位置和日常用量，并定期檢查及保持。 seiton 整頓辦公區(qū)域按工作的職能、流程和職位作出最佳劃分定位，嚴(yán)格按照公司的v

15、i視覺識別系統(tǒng)搭配公司的裝修、裝飾和辦公區(qū)域內(nèi)物品的色調(diào)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，優(yōu)化辦公環(huán)境的整潔度，讓辦公區(qū)域一目了然，提高工作效率。保持對辦公區(qū)域內(nèi)的物品整齊、歸類擺放，明確數(shù)量統(tǒng)一標(biāo)識，按工作流程對物品擺放的區(qū)域進(jìn)行最佳分配，精確放置方式，做到明確、易?。ㄒ子茫⒁走€原恢復(fù)，并設(shè)立還原恢復(fù)標(biāo)準(zhǔn)，讓每個工作人員嚴(yán)格執(zhí)行。 seiso 清掃辦公區(qū)域應(yīng)保持潔凈無衛(wèi)生死角，對個人辦公桌面、墻面、地面、垃圾桶的潔凈度嚴(yán)格要求，細(xì)致到辦公設(shè)備的潔凈度都做定期檢查。前臺、會議室、走廊、衛(wèi)生間等公共區(qū)域應(yīng)時刻保持潔凈無雜物無異味，一發(fā)現(xiàn)有臟污立即清掃處理干凈。公司對辦公區(qū)域建立清掃責(zé)任區(qū)，將責(zé)任落實到個人，設(shè)立清掃基

16、準(zhǔn)規(guī)范，并寫入員工制度守則，定期實行檢查。 seiketsu 清潔將前面三項工作制度化、規(guī)范化，制定考評方式和獎懲方式，實行定期檢查，并貫徹執(zhí)行與維持結(jié)果。 seitsuke素養(yǎng)制定員工守則，按公司的ci形象識別系統(tǒng)規(guī)范員工的著裝、儀表及行為舉止、禮儀等。定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)和組織團(tuán)體活動，提升員工精神素養(yǎng)，培養(yǎng)員工按規(guī)則辦事，養(yǎng)成良好習(xí)慣，營造團(tuán)體精神。 savety安全對辦公室內(nèi)可能存在的隱患如水、電、門窗等定期排查，嚴(yán)格規(guī)范電源線纜的走線，確保辦公設(shè)備的正常安全使用，設(shè)立辦公室安全工作規(guī)范。定期培訓(xùn)提升員工衛(wèi)生、安全意識，建立辦公室防傷病、防污、防火、防水、防盜、防損等安保措施，爭取有效預(yù)

17、防措施，發(fā)現(xiàn)隱患予以及時消除，給員工制造安全、舒適的工作環(huán)境。 save節(jié)約對公司的各項辦公物品進(jìn)行嚴(yán)格管控，實施合理的領(lǐng)用/配發(fā)登記制度，并限定使用額度以規(guī)范員工的成本控制意識，提倡環(huán)保、節(jié)能。建立廢舊辦公耗材循環(huán)再利用體系和回收、報廢體系，提升辦公用品使用效能。培養(yǎng)員工主人公心態(tài)，讓他們能夠更合理應(yīng)用公司資源。辦公室7s管理體系適用于公司全體員工，公司將秉著“人人積極參與，事事遵循標(biāo)準(zhǔn)”的原則，鼓勵員工成立管理小組，制定計劃并逐步推行，最終確保辦公室7s管理體系持之以恒運行。3. 辦公物資采購、調(diào)配管理3.1 辦公物資管理范圍和主旨辦公物資管理范圍涵蓋辦公區(qū)域的設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)；各種批

18、量材料、特殊物資、日常辦公用品及零用物資等。辦公物資管理主旨是讓公司辦公物資的使用和管理在合理節(jié)約的前提下，更好地滿足公司的運營需求。3.2 辦公物資管理制度設(shè)立為使公司辦公物資管理合理化及規(guī)范化，滿足公司需求，合理節(jié)約開支，特需設(shè)立辦公物資管理制度，該制度將主要涵蓋以下幾點： 辦公物資采購管理規(guī)范每年度公司各需求部門應(yīng)按實際運營情況編制本部門的常規(guī)性物資需求計劃，計劃須細(xì)分到月到人。辦公物資采購管理執(zhí)行遵循按辦公運營實際需要出發(fā)，根據(jù)需求部門的物資需求計劃嚴(yán)格編制采購預(yù)算，采購流程上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，采購過程中廣泛比價詢價，按質(zhì)按量進(jìn)行物資采購，并將每筆采購記錄檔案。臨時性物資采購除遵循以

19、上原則外，需求部門應(yīng)事先上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在審批通過后再提交辦公室采購負(fù)責(zé)人，由辦公室采購負(fù)責(zé)人提交財務(wù)部審批，在得到財務(wù)部門對該采購項目撥款后才能進(jìn)行該項采購。 辦公物資保管、領(lǐng)用和配發(fā)管理規(guī)范公司設(shè)立辦公室物資管理負(fù)責(zé)人和物資存放柜，對辦公物資進(jìn)行細(xì)致分類，編號并記錄檔案。同時辦公物資管理負(fù)責(zé)人應(yīng)有效使用管理庫容，定期整理盤點、動態(tài)調(diào)整，保持常備物資的合理性。公司各需求部門對辦公物資的領(lǐng)用需明確使用需求，應(yīng)在各部門編制的需求計劃中的預(yù)算內(nèi)領(lǐng)用，每次領(lǐng)用按要求填寫領(lǐng)用單據(jù)并提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室物資管理員對辦公物資的每筆領(lǐng)用手續(xù)進(jìn)行審核，并進(jìn)行記錄跟蹤，同時按匯總各部門當(dāng)月辦公物資

20、的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”提交至公司管理層，以便公司管理層對各部門的辦公物資是否超出預(yù)算進(jìn)行管控。辦公室物資管理員定期對辦公耗材類物資的使用、損耗情況進(jìn)行巡查，準(zhǔn)確預(yù)估月使用量，對即將超出當(dāng)月使用預(yù)算的耗材進(jìn)行告警和及時發(fā)放補(bǔ)額，保證辦公耗材的損耗在預(yù)算控制范圍內(nèi)實現(xiàn)節(jié)約盈余。 辦公室物資維護(hù)和報廢制度辦公室物資管理員將對所有辦公物資進(jìn)行分類編號和標(biāo)識，對公司員工進(jìn)行辦公物資的使用、維護(hù)培訓(xùn)，根據(jù)辦公物資領(lǐng)用和使用情況將辦公物資維護(hù)責(zé)任落實到個人，對于公共使用的辦公物資管理，辦公室物資管理員將承擔(dān)保管、維護(hù)的主要責(zé)任。公司設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定期檢查考評，維護(hù)的主要標(biāo)準(zhǔn)除辦公物資能夠正

21、常投入運營使用外，還應(yīng)將是否保持辦公物資的高效便捷納入考評范圍。員工對辦公室物資的使用應(yīng)倡導(dǎo)“小心愛護(hù)、修舊利廢、節(jié)約環(huán)?！保瑹o論是辦公設(shè)備、辦公耗材還是常規(guī)消耗品，都應(yīng)盡可能延長或循環(huán)使用壽命、達(dá)到物盡其用。公司設(shè)立合理的辦公物資維修、報廢各項標(biāo)準(zhǔn)，在衡量維修費用小于新購成本時應(yīng)堅持維修使其能夠重新投入使用，當(dāng)維修費用接近新購成本或維修時間、空間嚴(yán)重影響辦公運營時應(yīng)盡快將該項物資報廢處理，并重新購買填補(bǔ)。3.3 辦公物資管理權(quán)限與責(zé)任辦公司物資管理權(quán)限分別指：辦公物資審批權(quán)限，辦公物資使用權(quán)限，辦公物資采購權(quán)限，辦公物資配發(fā)權(quán)限、辦公物資維護(hù)權(quán)限。辦公物資管理責(zé)任為辦公物資庫存維護(hù)責(zé)任，辦公

22、物資使用維護(hù)責(zé)任，辦公物資采購責(zé)任，辦公物資投入審批責(zé)任。公司將明確辦公室物資管理的各項權(quán)限和責(zé)任，建立配套的管理流程和各項管理細(xì)節(jié)措施，各項辦公物資購買、投入、使用及維護(hù)將嚴(yán)格執(zhí)行辦公物資管理制度守則。4. 文檔管理公司文檔管理作為辦公室管理中的重要環(huán)節(jié)，將按文檔載體和文檔類型進(jìn)行詳細(xì)分類并制定相對應(yīng)的管理方法?？紤]到文檔種類涉及銷售、財務(wù)、行政等多個部門，公司將從文檔的產(chǎn)生、使用對象來劃分文檔管理歸屬的部門權(quán)限，文檔管理制度的設(shè)定將充分參考各部門的實際文檔運用管理情況，其工作涉及分類、標(biāo)識、存檔、更新、流通及調(diào)閱，五個步驟。4.1 公司紙質(zhì)文檔管理要求公司目前紙質(zhì)文檔主要涵蓋：標(biāo)書、報價、

23、公司資質(zhì)文件、合同、公司宣傳彩頁、傳真、通知及其他內(nèi)部管理文件。在鼓勵無紙化辦公的前提下，公司各部門紙質(zhì)文檔管理應(yīng)實現(xiàn)以下要求：1） 分類：公司各部門應(yīng)對紙質(zhì)文檔進(jìn)行有效、無效性辨別。對有效性文件應(yīng)細(xì)致，無效性紙質(zhì)文檔應(yīng)作廢并納入廢紙循環(huán)利用或銷毀范疇。2） 標(biāo)識：各部門應(yīng)對所負(fù)責(zé)的紙質(zhì)文檔按類別歸類，同時進(jìn)行名稱標(biāo)識、時間年份標(biāo)識、重要性標(biāo)識和時效性標(biāo)識，關(guān)鍵性文件應(yīng)標(biāo)識具體的負(fù)責(zé)人名字，標(biāo)識應(yīng)簡練清晰。3） 存檔：辦公室管理人員應(yīng)為各部門提供專門的文檔存放柜（或柜區(qū)），除機(jī)密性文件外，各部門紙質(zhì)文檔應(yīng)統(tǒng)一存放在各自的文檔存放柜（或柜區(qū)）中，不能存放在個人處。紙質(zhì)文檔在存檔中應(yīng)按類別及年份順

24、序歸放，標(biāo)識一致對外方便調(diào)閱管理。過期失效且無意義文檔應(yīng)盡快清出存檔區(qū)。各部門文檔存放柜（或柜區(qū)）的保管和維護(hù)由各部門指派專員負(fù)責(zé)，辦公室管理人員提供必要的管理協(xié)助。4） 更新：紙質(zhì)文檔的更新管理遵循分類、標(biāo)識、存檔規(guī)范，在進(jìn)行文檔新舊替換時，如舊文檔已完全失效，應(yīng)盡快清出存檔區(qū)。文檔管理專員應(yīng)定期主動對文檔進(jìn)行更新維護(hù)。5） 流通及調(diào)閱：原則上除機(jī)密性文檔外，部門內(nèi)人員有權(quán)因工作隨時調(diào)閱文案存檔。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，任何跨部門的文檔流通及調(diào)閱應(yīng)事先得到相應(yīng)部門主管的同意。4.2 公司電子文檔管理要求公司對電子文檔的管理分為集中管理和個人管理，在辦公室管理規(guī)劃中，僅針對電子文檔集中管理做要求，電

25、子文檔個人管理請參考各部門職能管理規(guī)范守則（如財務(wù)制度管理守則，銷售人員管理守則等）。未來公司將考慮建立管理更為細(xì)致的電子文檔管理系統(tǒng)以適應(yīng)公司運營發(fā)展需要。 公司將設(shè)立網(wǎng)絡(luò)公共盤以方便對電子文檔的存放和管理，具體參考以下辦法執(zhí)行：1） 分類和標(biāo)識：各部門在網(wǎng)絡(luò)公共盤建立各自的文件夾，并設(shè)立名稱。各部門須對電子文檔進(jìn)行有效性和無效性辨別，只有有效性文檔才能導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)公共盤存放。各部門應(yīng)對導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)公共盤的電子文檔細(xì)致分類，在部門文件夾下按類別建立子文件夾并將相對應(yīng)類別的電子文檔導(dǎo)入，電子文檔分類方法可由各部門根據(jù)自身運營情況來設(shè)立，分類原則是一目了然，易于查閱。導(dǎo)入的電子文檔應(yīng)明確信息標(biāo)識，方便查

26、閱。2） 存檔和更新：電子文檔存放的網(wǎng)絡(luò)公共盤設(shè)立在運行良好、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)暢通、常時間開放的計算機(jī)主機(jī)上，該主機(jī)不設(shè)置密碼以便隨時支持電子文檔管理。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，各部門只對自己所負(fù)責(zé)的電子文檔存放文件夾有添加、刪除、修改的權(quán)限，為防止公司電子文檔外流，網(wǎng)絡(luò)公共盤存放的主機(jī)應(yīng)安裝防護(hù)軟件或斷絕物理網(wǎng)絡(luò)作為專用主機(jī)使用。各部門內(nèi)部的關(guān)鍵性類別文件夾應(yīng)設(shè)立密碼，并且該密碼只由該部門人員管理，密碼軟件由公司統(tǒng)一安裝。各部門的所有人員都有責(zé)任對各自的電子文檔進(jìn)行定期檢查、維護(hù)和更新，電子文檔務(wù)必保持準(zhǔn)確性和時效性。3） 流通及調(diào)閱：除公司資質(zhì)文件、市場彩頁、廠家資料、電子流程單據(jù)、行政通知、內(nèi)部制度、等

27、公共性文檔支持公共查閱，公司不支持跨部門查閱電子文檔資料，如行政人員無權(quán)限查閱銷售人員投標(biāo)報價文件，銷售人員無權(quán)限查閱財務(wù)人員的賬務(wù)文件。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，部門之間的電子文檔調(diào)閱應(yīng)征得相應(yīng)部門主管的同意后，單獨調(diào)出所需電子文檔供使用人員查閱。各部門的關(guān)鍵性類別文件夾密碼需上報公司管理領(lǐng)導(dǎo)，以便公司高層查閱管理。5. 辦公經(jīng)費的預(yù)算編制、調(diào)配及管控辦公經(jīng)費專指公司為了正常運營而對辦公場所及辦公人員所需物資或事務(wù)的資源投入，其支出范圍涵蓋辦公場所物業(yè)費、檢修費、水電費、郵電費、印刷費、其他資本性支出（如辦公設(shè)備/耗材購置費）和其他專項支出（如招聘費、會議費、培訓(xùn)費）等，不包括因銷售事項支出費用（如

28、差旅、招待）和財務(wù)事項支出費用（如勞務(wù)費、稅金）。辦公經(jīng)費管理制度將根據(jù)辦公室管理總則中的辦公室環(huán)境管理規(guī)范守則、辦公室物資管理規(guī)范守則、培訓(xùn)/會議管理規(guī)范守則、日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)立。5.1 辦公經(jīng)費預(yù)算的編制辦公經(jīng)費預(yù)算將根據(jù)實際工作需要和精打細(xì)算的原則進(jìn)行編制，追求準(zhǔn)確性、真實性和合理性。辦公經(jīng)費預(yù)算編制工作涉及到公司各部門管理的各個方面，集預(yù)測與決策為一體，編制方法參考如下：1） 前期收集匯總：辦公經(jīng)費管理人員將對公司上一年度各部門的辦公經(jīng)費開銷進(jìn)行收集匯總，并對開銷進(jìn)行細(xì)致分析，區(qū)分常規(guī)性日常辦公開銷和專項性辦公開銷。對上一年度的超額性開銷或低于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的辦公開銷要

29、了解原因，避免走入分析誤區(qū)。2） 分析和總體預(yù)估：辦公經(jīng)費管理人員須結(jié)合公司的運營情況、人員變動等背景對上一年度的辦公開銷進(jìn)行細(xì)致分析，并根據(jù)公司的下一年度戰(zhàn)略發(fā)展進(jìn)行辦公經(jīng)費總體預(yù)估，預(yù)估的原則應(yīng)是根據(jù)公司未來一年的發(fā)展做稍微的合理性超前，以避免不能匹配公司未來辦公運營的需要。3） 各部門上報需求：辦公經(jīng)費管理人員制作辦公經(jīng)費預(yù)算表格供各部門填寫，各部門對目前各自的運營情況進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，根據(jù)實際的需求預(yù)估及填寫，如銷售人員應(yīng)對未來一年中平均每個月的項目有基礎(chǔ)判斷，每個項目平均需要多少份投標(biāo)文件，平均每份投標(biāo)文件需要多少頁紙，以此來判斷未來一年在消耗紙張方面的開銷。特殊的專項辦公經(jīng)費開銷應(yīng)提前

30、明確出來，不劃作常規(guī)性日常辦公開銷預(yù)算。4） 匯總討論：辦公經(jīng)費管理人員對各部門所報上來的辦公經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行匯總，并分別與各部門主管進(jìn)行討論及確定最終預(yù)算額度。所確定的最終辦公經(jīng)費總預(yù)算不應(yīng)超過原辦公經(jīng)費管理員根據(jù)上一年度辦公經(jīng)費開銷和未來公司運營規(guī)劃作出的總體預(yù)算預(yù)估。如有超過應(yīng)要求各部門重新審核提交。另外，辦公經(jīng)費管理人員應(yīng)對公司整體辦公經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行保密，各部門只有權(quán)限知道對應(yīng)本部門的辦公經(jīng)費開銷預(yù)算。5） 編制及上報：辦公經(jīng)費管理人員根據(jù)各部門最終確定的預(yù)算額度，以月為時間長度單位按部門、需求類別來編制辦公經(jīng)費預(yù)算表，明確出下一年度每個月的各項辦公經(jīng)費開銷預(yù)算規(guī)劃。最終的辦公經(jīng)費預(yù)算將提交

31、至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，如審批通過，將把各部門的審批結(jié)果分別告知各部門主管；如審批未通過，辦公經(jīng)費管理人員將就未審核通過的部分或部門經(jīng)費預(yù)算開銷與對應(yīng)的部門主管進(jìn)行再次討論和編制，直至辦公經(jīng)費預(yù)算編制成功并審核通過為止。6） 編制時間和修正：辦公經(jīng)費預(yù)算每年度編制一次。辦公經(jīng)費管理人員將每月定期跟蹤實際開銷與預(yù)算開銷的匹配性，在每半年進(jìn)行一次修正，修正過程將再次與各部門主管進(jìn)行細(xì)致討論，確保修正過的預(yù)算更加貼合實際需求，并對實際辦公經(jīng)費開銷形成規(guī)范和約束。5.2 辦公經(jīng)費預(yù)算的調(diào)配及管控手段 遵循厲行節(jié)約的原則辦公經(jīng)費支出須厲行節(jié)約，所有的辦公經(jīng)費支出前提是在預(yù)算范圍內(nèi)，公司原則上不對預(yù)算范圍外的

32、辦公經(jīng)費支持進(jìn)行審批，如有臨時性預(yù)算外開支需做必要性說明并得到公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。 量入為出，合理開支所有員工的辦公經(jīng)費支出須遵守公司辦公室物資管理規(guī)范守則和公司日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度。正常情況下沒有預(yù)算就不能申請，沒有審批就不能支出，支出就按制度標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。員工應(yīng)不鋪張浪費，自覺提升工作效率，節(jié)約每一分公司資源。對于類似于培訓(xùn)費、會議費或大型設(shè)備購置等專項性辦公經(jīng)費支出，在每次支出之前辦公經(jīng)費管理員及采購管理人員應(yīng)對支出專項的明細(xì)進(jìn)行細(xì)致了解和對比，并作詳細(xì)記錄。因?qū)ｍ椥赞k公經(jīng)費支出的可控性不如常規(guī)性辦公經(jīng)費支出，所以在不降低質(zhì)量和效率的前提下，盡可能刪減專項性辦公經(jīng)費支出項。 跟蹤

33、預(yù)警，定期考評辦公經(jīng)費管理員將以月為時間單位對經(jīng)費開支進(jìn)行定期跟蹤，對即將超出經(jīng)費預(yù)算的類別科目或部門進(jìn)行預(yù)警。同時設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，按季度進(jìn)行辦公經(jīng)費開支考評，公司鼓勵員工節(jié)約辦公經(jīng)費開支，倡導(dǎo)員工之間相互傳遞節(jié)約經(jīng)驗，并將按節(jié)約下來的辦公經(jīng)費一定的比例作為對節(jié)約行為的獎勵。 關(guān)于部門之間的辦公經(jīng)費預(yù)算調(diào)撥公司辦公經(jīng)費管理制度不支持部門之間的辦公經(jīng)費預(yù)算調(diào)撥、轉(zhuǎn)贈等行為，各部門的辦公經(jīng)費開支須嚴(yán)格按各自的預(yù)算執(zhí)行。6. 人事協(xié)調(diào)及管理公司人力資源管理由人力資源規(guī)劃、人力資源招聘與配置、績效管理、薪酬管理、員工流動管理、員工培訓(xùn)管理、勞動關(guān)系管理工作構(gòu)成。在公司未正式設(shè)立人事部門之前，除績效管理、薪酬

34、管理工作外，公司人力資源的管理工作將放入辦公室管理工作責(zé)任范圍內(nèi)。6.1 人力資源規(guī)劃人事管理部門深入了解公司的發(fā)展方向，有遠(yuǎn)見地預(yù)先制訂詳細(xì)而系統(tǒng)的人力資源計劃，明確公司的組織機(jī)構(gòu)，同時爭取得到公司管理高層的支持，以此保證公司在不同發(fā)展時期，隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，人員也相應(yīng)調(diào)整，不同崗位上始終都有最合適的人員。人力資源規(guī)劃須以公司總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為制定依據(jù)，將包含以下四個部分：1） 招聘計劃：人事管理部門須對公司未來的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)深入了解，并向各部門了解各類人力需求和人員流動變化，根據(jù)針對公司發(fā)展規(guī)劃計算本年度所需人才，并計劃考察出可有內(nèi)部晉升調(diào)配的人才，確定各年度必須向外招聘的人才數(shù)量，確定

35、招聘方式，尋找招聘來源。同時應(yīng)將對所聘人才如何安排工作職位，并防止人才流失列入計劃范圍。2） 培訓(xùn)計劃：公司對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，人事管理部門將按照公司的業(yè)務(wù)需要和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)公司各部門人員現(xiàn)狀、崗位素質(zhì)要求、實際工作和未來工作需要，以及公司的培訓(xùn)能力，合理地建立專業(yè)人員培訓(xùn)計劃、部門培訓(xùn)計劃、送選進(jìn)修計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括：培訓(xùn)申請部門、培訓(xùn)時間和地點、培訓(xùn)內(nèi)容和型式、培訓(xùn)教師及教材、費用預(yù)算、受訓(xùn)人員等幾項內(nèi)容。3） 考核計劃：因為公司各部門分工的不同，對于人員的考核方法也不同，在提高、公平、發(fā)展的原則下，公司將對根據(jù)員工對于公司所作出的貢獻(xiàn)作為考核的依據(jù)。根據(jù)公司目前實際運營情況，

36、此處計劃職能不列入辦公室管理工作范圍內(nèi)。 4） 發(fā)展計劃：公司各部門應(yīng)主動配合人事管理部門，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)提出各自的人力發(fā)展規(guī)劃，包括外部招聘和內(nèi)部提升。人事管理部門應(yīng)協(xié)助公司管理高層在結(jié)合公司發(fā)展目標(biāo)前提下，設(shè)計核心骨干員工職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道，以達(dá)到提高職業(yè)忠誠度和工作積極性的作用。6.2 人力資源招聘與配置人力資源招聘與配置以人力資源規(guī)劃為指導(dǎo)方案，堅持效率優(yōu)先、確保質(zhì)量的原則。人事管理部門在人力資源招聘與配置中承擔(dān)以下職責(zé)：1） 根據(jù)人力資源規(guī)劃擬定人力招聘標(biāo)準(zhǔn)，招聘標(biāo)準(zhǔn)將與各部門結(jié)合實際需求擬定，各部門將提供科學(xué)明確的崗位說明書作為參考。2） 了解人力資源市場，對崗位進(jìn)行

37、分析，對計劃招聘的同行業(yè)人力資源崗位在市場上的薪水細(xì)致了解，并上報至公司管理領(lǐng)導(dǎo)供制定崗位薪酬提供參考。3） 負(fù)責(zé)招聘渠道的擴(kuò)展和管理，盡量拓展招聘渠道，整合資源，為公司降低招聘成本。4） 負(fù)責(zé)甄選、面試符合公司崗位需求的潛在職位人選，根據(jù)崗位的種類不同和需求程度設(shè)計規(guī)范的面試結(jié)構(gòu)。同時在甄選的過程中，要善于發(fā)現(xiàn)有發(fā)展?jié)摿Φ娜诉x，建立人才儲備庫。5） 協(xié)助公司管理高層為員工構(gòu)建職業(yè)生涯規(guī)劃體系，根據(jù)每個員工的特長，建立符合員工自身特長的職業(yè)規(guī)劃，使每個員工的職業(yè)生涯目標(biāo)與組織發(fā)展目標(biāo)一致，讓新員工迅速地成長并安定下來。6） 崗位的招聘應(yīng)具有時效性，如長時間未能招聘到合適人選，應(yīng)盡快改善招聘方式

38、、渠道或標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵急需崗位可考慮從內(nèi)部挑選合適人才進(jìn)行培養(yǎng)。6.3 員工流動管理員工流動管理是指從社會資本的角度出發(fā)，對人力資源的注入、內(nèi)部流動和流出進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的過程。員工流動管理的目的是確保組織人力資源的可獲得性，滿足組織現(xiàn)在和未來的人力需要和員工的職業(yè)生涯需要。員工流動可以分為流入、內(nèi)部流動和流出三種形式。 員工流入員工流入即指新進(jìn)員工進(jìn)入需求崗位，人事管理部門應(yīng)為新進(jìn)員工提供熟悉工作崗位環(huán)境、培訓(xùn)指導(dǎo)等協(xié)助，并為其辦理相關(guān)入職手續(xù)。 內(nèi)部流動內(nèi)部流動指公司內(nèi)部人員的職務(wù)晉升或調(diào)動。當(dāng)公司內(nèi)部有更高崗位可提供給公司內(nèi)部人員時，人事管理部門將協(xié)助主管部門進(jìn)行內(nèi)部人員甄選，并協(xié)

39、助辦理相關(guān)手續(xù)，同時盡快通過調(diào)動或招聘填補(bǔ)原崗位的空缺。當(dāng)公司需要進(jìn)行內(nèi)部人員崗位調(diào)動，人事管理部門應(yīng)向調(diào)動員工說明原因，幫助其盡快在新崗位安定，并協(xié)助其對職業(yè)生涯規(guī)劃做修正。 員工流出員工流出分為非自愿性流出（如解聘或公司精簡人員等）和自愿性流出（如主動辭職）兩種。非自愿流出是公司為了更好地發(fā)展而進(jìn)行的崗位人員調(diào)整或組織機(jī)構(gòu)調(diào)整導(dǎo)致的解聘員工行為，當(dāng)非自愿員工流出發(fā)生時，人事管理部門應(yīng)主動向解聘員工說明原因爭取其的理解，避免引發(fā)勞動關(guān)系糾紛等一切不良后果出現(xiàn)，協(xié)助辦理相關(guān)離職手續(xù)。員工自愿性流出將是企業(yè)的損失，其行為將會對公司的正常運營產(chǎn)生影響，當(dāng)發(fā)生員工主動離職時，人事管理部門及相應(yīng)主管部

40、門應(yīng)主動向員工了解原因，協(xié)商是否存在改進(jìn)的可能性，在挽留員工的同時避免該員工的個人離職引發(fā)群體性離職。在員工離職后，人事管理部門應(yīng)及時向在職員工發(fā)出該員工離職的通告，通告中應(yīng)回避該員工的離職原因，避免離職員工對在職員工的影響。員工的自然流出如退休、傷殘、死亡，人事管理部門應(yīng)按相關(guān)法規(guī)協(xié)助員工或員工家屬辦理相關(guān)手續(xù)。人事管理部門有權(quán)對所有類型的員工流出核實其在職時使用的辦公物資，有權(quán)要求其在崗位工作交接完成并得到確認(rèn)后才允以離職。在員工自愿性流出發(fā)生后，人事管理部門應(yīng)盡快對空缺崗位進(jìn)行招聘補(bǔ)充。6.4 員工培訓(xùn)管理人事管理部門負(fù)責(zé)全公司共同性培訓(xùn)課的舉辦和崗前培訓(xùn)、體系培訓(xùn)；公司長期及年度培訓(xùn)計

41、劃的制定、審議、匯總、呈報；培訓(xùn)計劃實施情況的督導(dǎo)、跟蹤、培訓(xùn)費用總預(yù)算的編制及培訓(xùn)費用的使用控制；外聘講師的審核和選擇，外培人員的審核與辦理；評估培訓(xùn)效果，收集培訓(xùn)建議和意見，調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)形式；負(fù)責(zé)培訓(xùn)相關(guān)資料的歸檔以及公司相關(guān)制度和工作流程的培訓(xùn)等。6.5 勞動關(guān)系管理人事管理部門有義務(wù)深入了解國家勞動保障法、當(dāng)?shù)厝肆Y源聘用規(guī)定等相關(guān)法則，向企業(yè)員工明確其義務(wù)、責(zé)任、和權(quán)利及福利保障。人事管理部門應(yīng)對勞動合同簽署、工資發(fā)放、辦理員工保險及福利、勞資糾紛協(xié)調(diào)等勞動關(guān)系常規(guī)事項業(yè)務(wù)熟悉，主動按照國家的相關(guān)規(guī)定為員工辦理各項社會勞動保險等。7. 培訓(xùn)/會議組織7.1 公司員工培訓(xùn)管理辦公

42、室管理部門將按照公司員工培訓(xùn)計劃擬定詳細(xì)的培訓(xùn)政策、培訓(xùn)內(nèi)容方案、編制培訓(xùn)預(yù)算、選擇培訓(xùn)對象、組織培訓(xùn)工作、完成培訓(xùn)評估分析、提出培訓(xùn)建議、管理培訓(xùn)設(shè)施。1） 職前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)：按照培訓(xùn)內(nèi)容的不同，培訓(xùn)工作將分為職前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)。公司的職前培訓(xùn)將對新員工進(jìn)行企業(yè)概況、行業(yè)現(xiàn)狀、公司組織結(jié)構(gòu)、薪資福利政策及考核政策、工作職責(zé)、員工守則等內(nèi)容的培訓(xùn)。辦公室管理部門根據(jù)崗位的類別，新進(jìn)員工的批次人數(shù)，在公司內(nèi)組織有計劃的職前培訓(xùn)，幫助新員工盡快完成對公司崗位的適應(yīng)。在職培訓(xùn)包括職業(yè)技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專題研討、經(jīng)驗發(fā)展戰(zhàn)略等培訓(xùn)。公司在實施在職培訓(xùn)工作之前，辦公室管理部門需向各部門詳細(xì)了解所

43、需的培訓(xùn)內(nèi)容、方式和標(biāo)準(zhǔn)，并挑選需要培訓(xùn)的對象和適合的培訓(xùn)講師，以此制定培訓(xùn)計劃。在確定合理的培訓(xùn)時間及培訓(xùn)場地之后，在職培訓(xùn)實施過程中辦公室管理部門應(yīng)進(jìn)行督導(dǎo)和考評。2） 培訓(xùn)方法：公司根據(jù)需要不定期的舉辦培訓(xùn)班、講座、召開研討會和以每星期例會等形式舉辦培訓(xùn)，授課講師由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員、或管理人員擔(dān)任。對于公司內(nèi)無能力培訓(xùn)的特殊工種和中、高級管理人員，因工作發(fā)展需要，可由各部門推薦，辦公室管理部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室管理部門在培訓(xùn)市場上尋找合適的外培機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)方法的確定須嚴(yán)格按培訓(xùn)計劃中的規(guī)定范圍和經(jīng)費范圍執(zhí)行。3） 培訓(xùn)對象：培訓(xùn)對象具體劃分為：公司管理人員、專業(yè)

44、技術(shù)人員、操作人員、特崗人員、培訓(xùn)對象的確定由各部門以崗位發(fā)展需要和提升員工工作能力的出發(fā)點挑選合適的人選提交至辦公室管理部門。4） 培訓(xùn)實施：辦公室管理部門應(yīng)在各培訓(xùn)項目實施前一周制定出詳細(xì)的實施方案，按培訓(xùn)計劃如期組織培訓(xùn)，安排培訓(xùn)場地、發(fā)放培訓(xùn)教材、借調(diào)教具、通知講師及受訓(xùn)單位和人員等；舉辦培訓(xùn)時，應(yīng)盡量以不影響工作為原則。受訓(xùn)員工參加培訓(xùn)時，應(yīng)準(zhǔn)時出席并簽到培訓(xùn)簽到記錄表，對無按時參加培訓(xùn)人員，按公司考勤制度執(zhí)行，辦公室管理部門派人負(fù)責(zé)實施跟蹤督察并填寫培訓(xùn)記錄表。參加外部培訓(xùn)的員工返回后，應(yīng)及時將受訓(xùn)的書籍教材及資格證件等有關(guān)資料送辦公室管理部門歸檔保管并由辦公室管理部將其受訓(xùn)成績登

45、記在員工培訓(xùn)記錄表。參加外部培訓(xùn)的員工應(yīng)將受訓(xùn)所習(xí)知識整理成冊，列為講習(xí)教材，并舉辦講習(xí)會，擔(dān)任講師傳授有關(guān)人員。5） 培訓(xùn)考核與分析建議：辦公室管理部門負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督培訓(xùn)計劃的執(zhí)行情況，使培訓(xùn)過程處于受控狀態(tài)，并做好記錄，上報總經(jīng)理，對未完成培訓(xùn)計劃的部門給予必要的處罰。各培訓(xùn)項目完成后，其部門主管應(yīng)對受訓(xùn)者進(jìn)行反饋調(diào)查，并通過各種形式的考核、測驗，考查受訓(xùn)者在實際工作中所掌握的新知識、技能及工作態(tài)度的變化狀況，評估其培訓(xùn)的有效性，并記錄檔案。受訓(xùn)各部門收集整理的員工的各類培訓(xùn)反饋資料應(yīng)及時報辦公室管理部，后者會同其部門主管將通過一系列的觀察測試手段考查受訓(xùn)者在實際工作中對培訓(xùn)知識和技巧的應(yīng)

46、用以及其業(yè)績行為的改善情況，綜合、統(tǒng)計、分析培訓(xùn)為公司業(yè)務(wù)成長帶來的影響和回報的大小，以評估培訓(xùn)結(jié)果，調(diào)整培訓(xùn)策略和培訓(xùn)目標(biāo)。辦公室管理部門將定期對培訓(xùn)工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)和考核考評，及時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方法，深入進(jìn)行培訓(xùn)需求的調(diào)查和分析，為調(diào)整下一年度培訓(xùn)策略提供依據(jù)。6） 培訓(xùn)設(shè)施管理： 辦公室管理部門負(fù)責(zé)管理培訓(xùn)所需設(shè)施，其管理辦法可參照辦公室物資管理制度。7.2 公司會議組織管理本會議組織管理指規(guī)范公司為運營和各項管理工作而召開的各種行政會議的計劃、審核、批準(zhǔn)、組織、召開、紀(jì)要和落實等方法和步驟，其設(shè)立目的是提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和

47、尋求解決有關(guān)問題的方法，預(yù)防和糾正工作中存在的問題，保證公司的各項工作規(guī)范、高效、有序。1） 會議類別：分別包括公司管理會議、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、部門日常管理慣例會議、專題會議和接待會議。其中專題會議涵蓋公司經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、項目管理等。2） 會議的批準(zhǔn)：公司各部門臨時召開的會議由各部門主管批準(zhǔn)及牽頭；公司大型會議需要提交至公司管理層審批，由辦公室管理部門統(tǒng)一安排。3） 會議的通知：一般部門內(nèi)會議提前一至半日口頭或郵件告知參會人員，公司大型會議需要提前3個工作日以上書面或郵件通知，通知的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)會議時間、地點、內(nèi)容、參會人員、參會要求等。公司大型會議的通知在下發(fā)后，參會人員在收到通

48、知后應(yīng)給予郵件回復(fù)確認(rèn)已知悉并按時參加會議。4） 會議的召開：會議主辦部門按計劃組織召開會議，辦公室管理部門提供會務(wù)服務(wù)工作，包括會場的落實與安排，現(xiàn)場的布置與設(shè)施管理，會議服務(wù)人員和服務(wù)用品等。5） 會議資料整理：一般部門內(nèi)會議的會議紀(jì)要由會議組織部門負(fù)責(zé)擬寫和下發(fā)，公司大型會議的會議紀(jì)要須報公司管理層審批后下發(fā)，會議紀(jì)要應(yīng)按規(guī)定的格式制作，發(fā)放范圍為參加會議的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)的部門。6） 會議紀(jì)要存檔：所有會議紀(jì)要都必須存檔，公司大型/重要會議的會議紀(jì)要由辦公室主管部門負(fù)責(zé)按時間分類進(jìn)行存檔，其他會議由會議組織部門自行按公司文檔管理辦法進(jìn)行存檔。7） 會場紀(jì)律管理：會議將要求本人參加，不允許遲到

49、或提前離場，會議期間禁止聊天或通電話等，會場將嚴(yán)格按照公司員工管理制度對參會員工進(jìn)行管理和考核。會議務(wù)求精簡高效、嚴(yán)肅認(rèn)真、追求質(zhì)量，杜絕會而不議，議而不決的情況。8） 會議結(jié)果督辦：對會議決議和明確的內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，按會議要求的時間完成。公司大型/重要會議由辦公室管理部門對會議決定事項進(jìn)行分類整理，按照會議要求的時間對涉及的相關(guān)部門或事項進(jìn)行逐項督辦，并定期向公司高層匯報。8. 日常事務(wù)及日常接待辦公室日常事務(wù)管理將針對以下幾條事項進(jìn)行規(guī)范：8.1 員工著裝儀表規(guī)范公司員工日常著裝應(yīng)以端莊大方，整齊清潔為標(biāo)準(zhǔn)，儀容要以干凈、整潔、素雅為標(biāo)準(zhǔn)，公司在制定vi視覺識別體系后，員

50、工的著裝、儀表應(yīng)與公司vi視覺識別體系保持一致。員工行為舉止要文明、禮貌，接待客戶或接聽電話時應(yīng)保持文明用語，掌握商務(wù)溝通技巧。8.2 員工工作行為規(guī)范1） 公司員工應(yīng)遵守國家的法律法規(guī)，遵守公司的各項規(guī)章制定。公司不為員工承擔(dān)因違反國家法律法規(guī)而引發(fā)的任何法律、刑事責(zé)任，并同時保留追究因員工違反國家法律法規(guī)給公司帶來損失或負(fù)面影響的權(quán)利。2） 各部門員工應(yīng)準(zhǔn)時上下班，不得遲到、早退、曠工，并按公司規(guī)定的考勤制度或流程申請病、事假及銷假，上班期間嚴(yán)格按崗位守則工作，禁止閑聊、看電影、玩游戲等與工作無關(guān)的行為發(fā)生。3） 員工就餐時間為中午12點至1點一個小時，除特殊原因外，超過就餐時間回崗位上班

51、將會按考勤制度執(zhí)行登記。4） 員工手機(jī)應(yīng)24小時保持開通，如確實有特殊原因無法開通應(yīng)事先告知辦公室或通告主管部門負(fù)責(zé)人。員工如因在假期導(dǎo)致工作郵件無法正常接收回復(fù)的，應(yīng)將郵箱設(shè)置自動回復(fù)告知假期工作暫代人或緊急聯(lián)系方式，員工應(yīng)保持定期查收郵件。5） 員工出差一律書面報批，出差員工應(yīng)填寫出差申請表由部門主管簽字批準(zhǔn)，因特殊情況出差來不及辦理手續(xù)的，應(yīng)事先電話告知部門主管事后補(bǔ)辦。6） 保守公司商業(yè)秘密，不準(zhǔn)對外泄露與技術(shù)、價格、資金、質(zhì)量及與經(jīng)營管理相關(guān)的資料。7） 員工不得收受供應(yīng)商、廠商或經(jīng)銷商的禮品或宴請。8） 員工有權(quán)利、有義務(wù)維護(hù)公司利益，愛護(hù)公司財產(chǎn)，禁止使用公司資源為私服務(wù)，節(jié)約用

52、水用電和紙張，嚴(yán)格按辦公室規(guī)定使用辦公設(shè)備、儀器。8.3 辦公室考勤制度辦公室管理部門負(fù)責(zé)制定公司考勤制度，并安排考勤專員負(fù)責(zé)公司全體員工的考勤工作。考勤員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)、不虛報不亂報、不徇私情，記錄必須準(zhǔn)確真實，相關(guān)票據(jù)要和考勤表有照應(yīng)可追溯?？记诒韺⑴c每月1日由辦公室匯總提交至財務(wù)部報送領(lǐng)導(dǎo)審查后作為當(dāng)月工資獎金發(fā)放的依據(jù)。8.4 印章管理辦公室部門管理的印章包括除財務(wù)用印章以外的：公司印章、授權(quán)章、投標(biāo)專用章、法人章、合同章等。辦公室管理部門應(yīng)對印章嚴(yán)格管理，指派專人保管印章，印章要放置在安全、保險的柜子，保存印章的柜子鑰匙不得隨意亂放，當(dāng)印章保管人外出時，印章保管責(zé)任經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交接給指定

53、人，并進(jìn)行通告以便員工了解使用印章窗口的變更。員工使用印章必須得到部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，使用公司印章、法人章應(yīng)得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批，并填寫用印登記表，印章保管人在仔細(xì)審查用印手續(xù)后才能予以其使用印章。印章保管人應(yīng)對印章的使用過程進(jìn)行監(jiān)督，蓋印要符合規(guī)范、不準(zhǔn)在空白信紙、信封、紙張上蓋印，蓋錯印的紙張應(yīng)及時銷毀。公司嚴(yán)禁帶印外出，如因投標(biāo)、簽合同、辦理公司業(yè)務(wù)等需帶印時，在得到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章保管人或指定保管人帶上，并按規(guī)范使用。公司禁止員工私刻印章，如印章丟失，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)，到當(dāng)?shù)毓膊块T登記，并聲明作廢。其補(bǔ)刻印章按印章頒發(fā)授權(quán)和公司規(guī)定刻制，新印章應(yīng)與舊印章有明顯區(qū)別。8.5 發(fā)文管理

54、公司行政類文件的發(fā)布由辦公室管理部門負(fù)責(zé)，重要文件需得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批后，根據(jù)文件涉及承辦業(yè)務(wù)內(nèi)容和部門，通過電子郵件下發(fā)給相關(guān)部門處理，重要文件需復(fù)印并蓋章下發(fā)至對應(yīng)部門。所有發(fā)文都應(yīng)按文檔管理辦法進(jìn)行分類、編號、存檔管理。8.6 接待管理辦公室負(fù)責(zé)的接待管理工作指工作來往關(guān)系的單位或人員到訪公司進(jìn)行的接待、交流、宴請等事項，不包含因業(yè)務(wù)開展而進(jìn)行的招待宴請。辦公室管理人員應(yīng)提前了解到訪公司需要接待的單位或人員、到訪目的、到訪以及接待時間，確認(rèn)接待的必要性、接待規(guī)格、交流的時間、出席人員、是否需要宴請及宴請規(guī)格，并告知相關(guān)部門或相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。除會議或公司領(lǐng)導(dǎo)安排外，接待按工作往來關(guān)系，誰主管

55、誰陪同，誰申請誰陪同，需要跨部門協(xié)助時，由主管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。如需宴請來訪人員，需招待承辦部門提前填寫招待申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理，不得超標(biāo)準(zhǔn)或先斬后奏招待，接待用煙、水果、鮮花、禮品等由辦公室主管部門按公司物資采購管理辦法進(jìn)行采購。辦公室管理部門須界定來訪人員的接待性質(zhì)，了解所對應(yīng)的公司部門或人員，確定接待人員和陪同人員的出席必要性。如需公司高層出席接待活動的，則應(yīng)提前2日告知公司相對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，了解其日程是否能夠安排，并于接待當(dāng)日提前半天提醒公司領(lǐng)導(dǎo)。如遇非正常到訪的來訪單位或人員，如糾紛或執(zhí)法等，辦公室管理部門應(yīng)邀請其到封閉的會議室溝通交流，視必要性確保公司相關(guān)人員的出面或回避，避免

56、影響公司的正常運營。9. 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理應(yīng)急事務(wù)主要包括自然災(zāi)害、人為事故等。辦公室管理部門應(yīng)制定公司應(yīng)急事務(wù)管理措施和預(yù)案，對潛在的自然災(zāi)害和容易發(fā)生的人為事故提出應(yīng)對措施辦法，有效組織和處理公司發(fā)生的應(yīng)急事務(wù)，確保公司快速反應(yīng)和處理應(yīng)急事務(wù)的能力，維護(hù)公司員工的生命安全和財產(chǎn)安全，保障公司經(jīng)營次序不受影響。1） 辦公室主管部門定期對公司工作流程和辦公環(huán)境中存在的潛在隱患進(jìn)行逐一排查。對于高風(fēng)險崗位，應(yīng)定制崗位安全操作守則，確保員工按規(guī)范工作。2） 辦公室主管部門將嚴(yán)格規(guī)范公司的水、電使用，杜絕接線雜亂或過度用水、用電的情況。辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁用火，禁煙。3） 向員工告知大樓應(yīng)急通道和消

57、防設(shè)施所在位置，定期參加小區(qū)、大樓物業(yè)的安全培訓(xùn)，并向員工傳達(dá)安全知識，提升員工自救、互救和應(yīng)對各種突發(fā)事故的綜合素質(zhì)。4） 辦公室主管部門應(yīng)主動向員工傳達(dá)社會上正在流傳的疾病，提高員工的預(yù)防意識，如員工感染急性傳染病毒，應(yīng)將其隔離并讓其到醫(yī)院就醫(yī)。5） 主動配合政府做災(zāi)害前預(yù)防宣傳、應(yīng)對措施和轉(zhuǎn)移措施。辦公室主管部門應(yīng)從各部門調(diào)人成立應(yīng)急小組，協(xié)同處理應(yīng)急事務(wù)。6） 當(dāng)應(yīng)急事務(wù)發(fā)生時，應(yīng)急小組應(yīng)以保障員工的生命財產(chǎn)安全作為處置突發(fā)事務(wù)的首要任務(wù)。不能處理的重大應(yīng)急事務(wù)，應(yīng)主動報告相關(guān)安全機(jī)關(guān)，以便協(xié)助處理。7） 建立恢復(fù)體系，指導(dǎo)公司和員工在應(yīng)急事務(wù)結(jié)束后，盡快恢復(fù)正常的工作運營狀態(tài)。10. 公司制度體系制定、完善及執(zhí)行辦公室管理部門有義務(wù)和責(zé)任協(xié)助公司高層根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營狀況制定和完善公司管理制度體系。公司制度體系涵蓋三個形式：管理手冊，它闡明方針和目標(biāo)，描述管理體系架構(gòu)和要素，是整個體系運行的總綱；程序文件，是運行方法的具體描述，是開展各項管理工作的控制程序，是體系的主題，是管理手冊的量化和細(xì)化；作業(yè)指導(dǎo)書，是各項具體工作管理活動的