人事檔案管理對人力資源管理的提升

1、i "為客戶創(chuàng)irf介值. 滌 幫助客戶成功"人事檔案管理對人力資源管理的提升一、人事檔案在人力資源管理中的作用1提供真實可靠的信息企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的 最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、 思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和 全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息。2. 提供重要的依據(jù)人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績效考核，又稱人事考核、績效評 估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲

2、，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方 法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門 可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而 保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。3. 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力 資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝 劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進人才在 各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。二、人力資

3、源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應(yīng) 用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激方、 留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下兒點：1 終身雇傭制的打破，使人員流動成為可能，也使用工時限短期化，人事檔案的內(nèi)容不全 面，反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料很少，給企業(yè)選才、識才帶來了不便。2. 人事檔案內(nèi)容缺少真實性。近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、 假學(xué)歷z風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒 定工作，只能

4、被動接收信息。而不真實的信息導(dǎo)致人事部門無法正確評估職工。3人事檔案缺少時效性。人事檔案中的材料過于陳in,都是對當事人丿力史的記錄，我國的 人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會再審核鑒定，新放進去 的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真止反映當事人近期動態(tài)情況的材 料卻少之乂少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息。4. 人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性 的加強，會出現(xiàn)當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻述在原單位或原城市，人力資源 管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城

5、市去查閱，給人力資源管理部門帶 來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。5. 當前社會價值取向較以往發(fā)生重大變化。從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的 高薪、高位，乂不能得到應(yīng)有的價值肯定。在企業(yè)中，機構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當其 沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降， 整體管理工作逐步弱化甚至惡化。三、捉升人事檔案管理在人力資源管理屮作用的策略隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念， 轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設(shè)的最前沿。1充實人事檔案的內(nèi)容在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)壇加一些能夠反

6、映個人綜合能力、索質(zhì)和曲權(quán)威部門認定的業(yè) 績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。2 增強人事檔案的真實性真實性是人事檔案最基木的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進行清查、核對人員 信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù) 庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員（如高管、專業(yè) 技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。傳統(tǒng)的個人信息均為書而文字形式，信息內(nèi)容較少， 現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒休手段，以音像資料記錄個人信息，這樣， 可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理

7、系統(tǒng)，提高整體使用水平。3. 加強人事檔案的時效性人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的冇關(guān)個人經(jīng)歷的材料冇選 擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理， 定期對原冇的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的 信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包描歷史的和 現(xiàn)在的。4. 加強人事檔案的現(xiàn)代化管理人事檔案工作應(yīng)擺脫iii有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)門動化、 網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動捉供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案 以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高;隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平 臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并 在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。5. 提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保 證，切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種冇關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè) 標準等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。同時，現(xiàn)有的檔案管理 人員也應(yīng)當努力學(xué)習現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更