事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策

1、浙江廣播電視大學(xué)畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）題 目 事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的問題與對策姓 名 沈毅駿 教育層次 本 科 學(xué) 號 081050093 省級電大 專 業(yè) 行政管理學(xué) 市級電大 舟山市廣播電視大學(xué) 指導(dǎo)教師 張 新 杰 教學(xué)點(diǎn) _ 目錄 緒論1一、事業(yè)單位人事檔案管理制度的現(xiàn)狀2（一）事業(yè)單位人事管理制度較為單一2（二）事業(yè)單位人事管理制度改革的進(jìn)程與發(fā)展不協(xié)調(diào)2二、事業(yè)單位人事檔案管理制度中存在的問題3（一）人事管理重視度不夠的問題3（二）呆板的人事管理模式3（三）人事管理人員專業(yè)性的問題4（四）人檔分離，流動(dòng)人員檔案處理不及時(shí)問題4（五）人事檔案管理制作不規(guī)范的問題4（六）人事檔案管理

2、的科學(xué)化、信息化程度不高的問題5（七）人事檔案利用水平低的問題5三、事業(yè)單位人事檔案管理制度的改革措施6（一）提高認(rèn)識，加大人事檔案管理的財(cái)政投入與重視程度6（二）建立健全人事檔案管理工作制度6（三）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)力度7（四）加強(qiáng)人事檔案管理體制的改革7（五）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)7（六）加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新8四、對關(guān)于人事檔案管理存在的問題與對策的總結(jié).9參考文獻(xiàn)10試論事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策【摘要】：人事檔案是人才信息的重要載體 ,也是人才的主要信息來源 ,更是知人善任、選賢舉能的重要工具。而管好用好人事檔案 ,對人才資源開發(fā)起著非常重要的作用，隨著我

3、國人事制度改革力度的不斷加大 ,事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題也就越來越突出 , 例如常見的人事檔案管理制度不夠完善；人事檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低等等。在這樣的背景下人事檔案管理工作根本不能適應(yīng)人事制度改革的需要。所以提升人事檔案管理水平成為事業(yè)單位人事部門迫在眉睫的頭等大事?！娟P(guān)鍵詞】：人事檔案；事業(yè)單位；信息化；管理；對策緒論人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，用于記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要用于人事、組織、勞資等部門培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。人事檔

4、案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多亟待解決的突出問題，人事檔案管理制度不夠完善；人事檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低；人事檔案管理信息化程度不高等。在這樣的背景下人事檔案管理工作根本不能適應(yīng)人事制度改革的需要，所以隨著事業(yè)單位管理體制的改革和事業(yè)單位的快速成長，提升人事檔案管理水平成為事業(yè)單位人事部門迫在眉睫的頭等大事?；诖?，我對所學(xué)內(nèi)容和實(shí)踐進(jìn)行結(jié)合，提出了提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議，以期幫助事業(yè)單位人事檔案管理部門工作人員更好的做好人事檔案管理工作以適應(yīng)單位發(fā)展的需要。一、事業(yè)單位人事檔案管理制度的現(xiàn)狀（一）事業(yè)單位人事管

5、理制度較為單一20世紀(jì)70年代以來，全世界范圍內(nèi)開展了一場轟轟烈烈的政府治理的變革運(yùn)動(dòng)，公共權(quán)力多元化得到深層次的發(fā)展，新公共管理運(yùn)動(dòng)推動(dòng)各國政府在公共事業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行了大刀闊斧的改革。經(jīng)過20多年改革開放和經(jīng)濟(jì)高速增長的中國同樣面臨著公共服務(wù)提供方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。世行高級專家張春霖認(rèn)為：“全面改革事業(yè)單位體制勢在必行”，“在目前收入差距迅速拉大的情況下，很多人得不到最基本的公共服務(wù)，很多地方老百姓看不起病，上不起學(xué)。事業(yè)單位的改革已相當(dāng)緊迫?！庇绊懯聵I(yè)單位發(fā)展的問題很多，但最關(guān)鍵的還是現(xiàn)行事業(yè)單位的用人制度和用人機(jī)制問題。我國在積極推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革時(shí)，雖然在選人用人制度、職稱管理制度、人才

6、流動(dòng)制度、辭職辭退制度、搞活分配制度等方面進(jìn)行了積極的探索，取得了一定的成效，但是從總體上看，這些改革是單項(xiàng)的、局部的、不徹底的，缺乏清晰、完整的目標(biāo)與準(zhǔn)確的定位，沒有從根本上觸動(dòng)事業(yè)單位人事制度的基礎(chǔ)。（二）事業(yè)單位人事管理制度改革的進(jìn)程與發(fā)展不協(xié)調(diào)事業(yè)單位人事制度改革的進(jìn)程與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展還不相適應(yīng)，具體表現(xiàn)在：事業(yè)單位內(nèi)部體系比較復(fù)雜，管理方法傳統(tǒng)、僵化、封閉，管理方式陳舊單一，職稱評定論資排輩，干部能上不能下，職工能進(jìn)不能出，待遇能高不能低。而符合各類事業(yè)單位特點(diǎn)的人事管理制度還沒有完全建立起來；有效的競爭激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制還很不健全；政事關(guān)系不明確，崗位設(shè)置不規(guī)范

7、，人員任用、管理和績效考評缺少可操作性，缺乏完善配套的法律法規(guī)保障，未聘人員安置困難等等。這些沒有壓力的競爭，使一部分人缺乏危機(jī)感，助長了不思進(jìn)取 、安于現(xiàn)狀、墨守成規(guī)的徽惰思想。表現(xiàn)在分配制度上，搞平均主義、“吃大鍋飯”，表面上似乎公平，實(shí)際上是不公平的，它違背和損害了“按勞分配效率優(yōu)先，兼顧公平，優(yōu)勞優(yōu)酬”的原則，導(dǎo)致了許多人才的不公平感，其積極性也受到嚴(yán)重挫傷。這既不利于人才的選拔、流動(dòng)，也不利于人才的培養(yǎng)，成為制約事業(yè)單位改革與發(fā)展的瓶頸性因素。二、事業(yè)單位人事檔案管理制度中存在的問題（一）人事管理重視度不夠的問題人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作,它不像其他工作那樣容易引人注意,也不容

8、易取得明顯成績。長期以來,相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識都是存在一些誤區(qū)的,認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作,而不是單位的主要工作,完全可以由人事部門或者其他例如辦公室、秘書室人員兼任，只要“守好攤” ,不丟失 ,不泄密 ,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此 ,一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作 ,未把人事檔案管理工作納入到議事日程 ,形成了這種“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況,而導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài) ,難以高質(zhì)量地為單位人才隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。（二）呆板的人事管理模式第二點(diǎn)，呆板的人事管理模式，為什么說呆板，在人事制度改革

9、推進(jìn)的同時(shí),機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組,新進(jìn)人員競聘上崗 ,原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng),首先大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不太了解,檔案收集意識也就顯的非常淡薄。其次大多數(shù)檔案人員都是身兼數(shù)職,相對的對檔案工作精力投入就不足了,日常的工作也就是將材料放入檔案盒,也沒有進(jìn)行及時(shí)整理歸檔 ,這就嚴(yán)重影響了檔案管理水平。再者在設(shè)備配備上 ,大多采取“能有就好” 、“能用就行” 的原則,將辦公、閱檔、倉庫并為一間,既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施,也無其他硬軟件設(shè)施，更別說防火防盜方面的考慮，只是停留在較低的水平上。最后就管理手段

10、也是相當(dāng)陳舊,調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式,由于反復(fù)調(diào)用,查找翻閱，陽光多次照射 ,造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象,直接影響到檔案的完整性與安全性。（三）人事管理人員專業(yè)性的問題有在檔案管理部門工作過的人員都知道這個(gè)問題，人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜瑣碎且連續(xù)性極強(qiáng)的工作，如果沒有一定的人力投入, 就不可能保證檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位受科技體制改革的影響 ,人員編制較以往是大大的縮減,管理部門的人員更是大幅度精簡。在這種情下,一般事業(yè)單位的檔案管理工作都由人事部門的人員兼任，甚至由臨時(shí)用工人員擔(dān)任，這本來是有利于人事檔案的收集，因?yàn)樵S多人事檔案的形成都要經(jīng)過人事部門，如干部（職工）履歷表、

11、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但正是由于這些人員都是非專業(yè)性的，對檔案收集的意思就比較淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料沒有及時(shí)歸檔，或者沒有督促其他檔案形成部門及時(shí)移交材料，造成職工檔案材料的缺失。同時(shí), 隨著聘用制度的普遍推行,人員的流動(dòng)性增強(qiáng),管檔人員調(diào)換也比較頻繁,同樣的也不利于檔案管理水平的提高。（四）人檔分離，流動(dòng)人員檔案處理不及時(shí)問題事業(yè)單位中的流動(dòng)人員主要是指辭職、辭退的技術(shù)人員或者管理人員以及出國逾期不歸的人員，其中以出國逾期不歸人員居絕大多數(shù)。目前，許多事業(yè)單位都存有流動(dòng)人員檔案，一些人雖然在出國前都跟單位簽訂了協(xié)議，但一旦在國外找到合適的工作，就不再跟原單位聯(lián)系，也棄自

12、己的人事檔案于不顧，越來越多的“ 單位人”變?yōu)椤?社會(huì)人”棄檔不用的人員越來越多，于是這些人的檔案成了名副其實(shí)的“死檔”。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì) ,截至 2006年 12月 ,全國有至少60多萬份與主人失去聯(lián)系的“棄檔”和“死檔”雖然勞動(dòng)部門已經(jīng)出臺(tái)了解決流動(dòng)人員“死檔”的辦法，但此類問題確確實(shí)實(shí)給用人單位帶來極大的隱患。（五）人事檔案管理制作不規(guī)范的問題關(guān)于人事檔案管理制作不規(guī)范的問題，一是材料分類不規(guī)范：大部分管理檔案的人員雖然知道人事檔案要分十類進(jìn)行保存，但在分類上把握不準(zhǔn)，隨意性很大，影響了“人事檔案分類的統(tǒng)一性”，也給人事檔案的查閱利用帶來了不便。二是材料制作不規(guī)范：干部檔案材料 ,必須統(tǒng)一使

13、用16開規(guī)格的辦公用紙,大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工,折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來,時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，致使歸檔材料五花八門，給檔案的整理和裝訂帶了極大麻煩,不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),同時(shí)也使得人事檔案案卷很不美觀。（六）人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高的問題通過分析人事檔案的利用工作記錄發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務(wù)對象已經(jīng)從過去的組織人事部門、黨政機(jī)關(guān)和各級領(lǐng)導(dǎo)，擴(kuò)展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多形式， 單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久性保存。但

14、是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習(xí)慣于手工操作，即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”由于系統(tǒng)本身的功能限制，只是對職工個(gè)人的基本信息進(jìn)行記錄，對職工在工作生活中形成的原件卻不予收錄。使它在人事檔案的跨單位利用中實(shí)用性不強(qiáng)，仍然必需提供紙質(zhì)檔案材料，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管,又大大影響了工作效率。（七）人事檔案利用水平低的問題對人事檔案管理者來說,無論是收集、整理,還是鑒別、保管,都是為了提供檔案信息 ,服務(wù)于人事工作 ,為人事決策提供參考依據(jù),其根本目的就是在于有效的利用。就目前而言,人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象,檔案服務(wù)開發(fā)意識

15、差。即使是利用,范圍也很有限,查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等,而且利用的方式也很單一,只有需要者找上門來才提供利用,工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象,使人事檔案的利用價(jià)值低,功能越來越弱化。也代表著檔案管理制度執(zhí)行的不力程度，本身檔案工作是項(xiàng)規(guī)范性、保密性較強(qiáng)的工作，沒有一定的制度約束，就使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從。三、事業(yè)單位人事檔案管理制度的改革措施（一）提高認(rèn)識，加大人事檔案管理的財(cái)政投入與重視程度當(dāng)前，許多事業(yè)單位人事檔案管理并不是由專職檔案人員進(jìn)行管理而是由組織或人事部門干部兼管，造成了人事檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核以及鑒定工

16、作只是事到臨頭才去做，沒有引起足夠的重視。人事檔案管理部門要改變這種現(xiàn)象就必須先從領(lǐng)導(dǎo)的思想上著手，給領(lǐng)導(dǎo)貫徹檔案管理的重要性，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。比如建立堅(jiān)固的防火和防潮的專用檔案庫，配置鐵質(zhì)的檔案柜；設(shè)置空調(diào)、去濕和滅火等設(shè)備；設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室等。（二）建立健全人事檔案管理工作制度健全管理制度,能大大提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作,如果沒有一定的制度來制約,就會(huì)無章可循、無所適從。所以應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要,進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度,并在抓落

17、實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則,使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整,為人員考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。人事部門要大力宣傳檔案法，并結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行普法宣傳。檔案管理人員必須知法、守法，自覺宣傳檔案法，使檔案工作真正納入依法管理的軌道，朝著程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。此外，人事檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，涵蓋人事部門和其他非人事部門，完善的檔案管理體系應(yīng)該包括單位主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、組織部和人事部門有關(guān)人員，其中人事部門是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組。

18、（三）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)力度人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進(jìn)和各項(xiàng)工作的不斷深入，人事檔案管理需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷和復(fù)合型人才。我們必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊(duì)伍；培養(yǎng)一批具有較強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案技術(shù)能手，培養(yǎng)一批具備一定社會(huì)公關(guān)能力和全面發(fā)展的青年檔案人才。而要做到這些，最基礎(chǔ)的是要定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識 ,讓他們時(shí)刻掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù) ,更深入了解管理檔案的重要性,增強(qiáng)責(zé)任心 ,讓檔案管理的技術(shù)提高到新的更高的水平，并跟上信息時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的要求，讓其勝任其工作，負(fù)責(zé)組織開展具體人事檔案的

19、管理工作。（四）加強(qiáng)人事檔案管理體制的改革人事檔案管理機(jī)構(gòu)整合人事檔案及其信息資源,使人事檔案及其信息資源真正得以集中保管、集中開發(fā),以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。各級組織、人事、勞動(dòng)、檔案部門應(yīng)從傳統(tǒng)的管理中解脫出來,把對人事檔案的管理工作下放給社會(huì)人事檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行,轉(zhuǎn)而從事人事檔案的政策、法律、法規(guī)、條例、辦法的制度研究與制定,并指導(dǎo)、監(jiān)督實(shí)施,從而推動(dòng)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行,這也適應(yīng)了市場經(jīng)濟(jì)條件下政府職能轉(zhuǎn)變的需要。 （五）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的迫切需要,是我國整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分,也是適應(yīng)社會(huì)對

20、檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、 圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享,向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量 ,并大大提

21、高檔案的利用效率。（六）加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新 隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。這種模式是在市場經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開放式管理模式。這種市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要

22、作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。 四、對關(guān)于人事檔案管理制度存在的問題與對策的總結(jié) 人事檔案管理制度存在的問題