電子郵件歸檔的三個原因分析

1、       電子郵件歸檔的三個原因分析                       導讀：郵件歸檔一方面是應對法規(guī)遵從及電子訴訟要求，同時可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的遷移，解放主存，利用郵件歸檔提供郵件服務器性能。應對法規(guī)遵從的要求這通常要求對所有雇員或特定組織的雇員的郵件進行歸檔，來自或發(fā)給用戶的郵件也要求歸檔。這種應用有時也被稱為email日志，因為每條信

2、息都被自動拷貝到一個日志中，隨后被歸檔。這種歸檔通常來自于象（塞班斯法案）sec 17a4這樣的法規(guī)的要求。一個做錯事的公司如果沒有實施歸檔信息通常會被法院要求必須保存數(shù)年的歸檔數(shù)據(jù)。一些公司使用email監(jiān)督機制，即實時監(jiān)控郵件中的“惡意”行為，而不是事后再監(jiān)測。這通常被證券機構的經(jīng)紀人要求（根據(jù) nasd 3010）以將責任風險降到最低。email監(jiān)督可以監(jiān)控內(nèi)部交易、價格修改、泄漏機密信息、色情信息、種族/青少年/性別歧視等。email監(jiān)督可以被“事前查看”或“事后查看”?！笆虑安榭础笨梢栽诓磺‘?shù)男畔魉统鋈ブ氨桓綦x掉，“事后查看”則在信息被傳送出去后才進行標記或捕獲，但并非所有的e

3、mail歸檔軟件供應商都提供監(jiān)督功能。數(shù)據(jù)遷移，解放郵件服務器的主存儲空間，提供性能將收件箱中舊的或大的信息轉移到二級存儲中以節(jié)省金錢與存儲空間。歸檔的信息通常都對每一個用戶是透明可用的（當連接到公司內(nèi)部網(wǎng)絡上時），最緊密的集成可以讓用戶仍然在自己的收件箱中看到這些已歸檔的郵件，而較松散的集成則可以讓用戶通過一個分離的瀏覽器窗口訪問已歸檔的郵件。email搜索與電子訴訟支持email搜索是能夠搜索所有歸檔的email并迅速找出所有符合搜索條件的email。這種功能最常被用于訴訟支持，或者響應來自法院、政府機構、或反方律師的查詢請求。從備份的磁帶系統(tǒng)中查詢email是非常緩慢與昂貴的，通常磁帶系

4、統(tǒng)并不能正確地找出所有的合適的email。即使沒有法律訴訟，法院或政府機構也可能要求公司找出與某事件相關的所有email。這最有可能發(fā)生在高度法規(guī)遵從的行業(yè)，比如：金融、健康醫(yī)療、汽車、能源以及醫(yī)藥行業(yè)，任何公司都有可能被遭到政府的調查。即使沒有外部請求，公司內(nèi)部的律師或法律官員也經(jīng)常會搜索“壞”的email以檢測不良行為以及早避免問題。比如：如果一個公司曾經(jīng)被控告有內(nèi)部交易、性騷擾或工作歧視，法律或hr部門會可能檢索每周的email以確信不再會發(fā)生類似事件。在任何時刻，財富500強公司平均面臨著20件或更多的嚴肅的法律訴訟。而從備份的磁帶中查找email則會耗費10萬到300萬美元。而如果使用一個好的email歸檔系