庫(kù)房管理辦法及流程—2015

1、XX公司庫(kù)房管理辦法2015年6月10日 第一章 庫(kù)房工作總則庫(kù)管負(fù)責(zé)公司庫(kù)存商品的存放和出入庫(kù)管理，應(yīng)做到以下要求：1、 嚴(yán)格執(zhí)行公司的出入庫(kù)規(guī)定，及時(shí)出入庫(kù)，做到庫(kù)賬一致，2、 嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，配合財(cái)務(wù)做好物品明細(xì)的統(tǒng)一，出入庫(kù)單按時(shí)錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。3、 嚴(yán)格執(zhí)行借用流程，做好借用登記管理和催還。4、 每天向公司指定人員發(fā)送庫(kù)存報(bào)表，方便大家及時(shí)準(zhǔn)確掌握庫(kù)存信息。5、 倉(cāng)管員根據(jù)庫(kù)存商品的性能、品種、型號(hào)、把庫(kù)存物資分區(qū)擺放，并做好區(qū)域標(biāo)識(shí)，所有商品應(yīng)擺放整齊、分類標(biāo)識(shí)，方便領(lǐng)取，包裝標(biāo)識(shí)一律向外，便于查找。6、 應(yīng)根據(jù)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資特性保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的溫度、濕度適當(dāng)，環(huán)境清潔。7、 倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)具

2、有相應(yīng)的防火、防盜等安全措施，按規(guī)定配備滅火器材，消防設(shè)施應(yīng)功能正常。第二章 庫(kù)房人員組成及責(zé)任分工XX公司庫(kù)房屬于物控部管轄。人員配置如下：庫(kù)房主管（）負(fù)責(zé)庫(kù)房工作計(jì)劃制定、實(shí)施，參與或協(xié)助庫(kù)房員工完成各項(xiàng)工作，分管入庫(kù)和借貨及銷售申請(qǐng)貨物占用，負(fù)責(zé)發(fā)貨打包前對(duì)發(fā)貨員所取貨物進(jìn)行復(fù)核。庫(kù)房管理員（）負(fù)責(zé)庫(kù)房物品管理、發(fā)貨等工作。 庫(kù)房管理員（）負(fù)責(zé)庫(kù)房物品管理、發(fā)貨等工作。庫(kù)房會(huì)計(jì)（）負(fù)責(zé)貨物進(jìn)出庫(kù)單據(jù)的錄入、庫(kù)存表更新、借用登記。第三章 發(fā) 貨一、合同發(fā)貨1、需安裝、調(diào)試、測(cè)試、加工合同的發(fā)貨：1）人民合同：工程部經(jīng)理或主管在與客戶協(xié)調(diào)好發(fā)貨時(shí)間及確認(rèn)貨已備好后，通知銷售助理在U8系統(tǒng)提交

3、發(fā)貨指令（在U8上提交發(fā)貨單）。2）外幣合同：以國(guó)外發(fā)貨為觸發(fā)依據(jù)，由工程部經(jīng)理或主管通知銷售助理在U8系統(tǒng)提交發(fā)貨指令。3）發(fā)貨指令提出后，在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)貨，如大項(xiàng)目產(chǎn)品多而且復(fù)雜，在5個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。如還有需加工的物品，在加工完成后3日內(nèi)發(fā)貨。4）如合同內(nèi)有特殊支架或有特殊采購(gòu)的，需由工程部在提發(fā)貨單前提前確認(rèn)貨物是否齊全，再下發(fā)貨指令。2、不需安裝、調(diào)試、測(cè)試、加工合同的發(fā)貨：由銷售助理在U8中提交發(fā)貨單，調(diào)度員會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)庫(kù)房下達(dá)發(fā)貨指令，庫(kù)房會(huì)在貨物齊全的情況下在收到通知后不遲于第二天下班前發(fā)貨。如貨不齊，一天內(nèi)要反饋給銷售和助理。3、需集成的合同發(fā)貨如集成部需在發(fā)貨前進(jìn)行組

4、裝、測(cè)試，相當(dāng)于在合同備貨環(huán)節(jié)增加了集成工作這個(gè)環(huán)節(jié)。這種情況下，可以采用兩種方式領(lǐng)出合同物料：1) 將需要組裝的貨物按合同發(fā)貨流程做出庫(kù)：集成部將清單提交給銷售助理，銷售助理在U8上提交發(fā)貨單，即可從庫(kù)房領(lǐng)出。測(cè)試、集成完畢后，作為半成品，放在集成部庫(kù)區(qū)。并通知工程主管，集成工作已完成，等待發(fā)貨指令。 2）集成的合同在工程部提出發(fā)貨指令時(shí)，銷售助理提交合同所余物品的發(fā)貨單，由庫(kù)房將集成件和未集成件一并發(fā)出。3）集成部根據(jù)合同貨物的多少來(lái)決定將所有貨物領(lǐng)出，還是只領(lǐng)用需集成的部分。3）集成后，發(fā)貨的申請(qǐng)，由工程部負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起，通知銷售助理在U8上提交發(fā)貨單。4）發(fā)貨時(shí)間的要求同情況1。

5、二、特殊發(fā)貨1、由銷售或工程部在OA上申請(qǐng)。貨物齊備情況下，庫(kù)房最晚于第二天發(fā)貨。能于當(dāng)天發(fā)貨的，盡量安排于當(dāng)天發(fā)出。1) 特殊發(fā)貨情況一：銷售申請(qǐng)先發(fā)貨后補(bǔ)合同，或?yàn)橥鈳藕贤栌脟?guó)內(nèi)庫(kù)存商品。 在OA中申請(qǐng)無(wú)合同借貨申請(qǐng)。由總經(jīng)理批示后，庫(kù)房按“銷售借用”做出庫(kù)。銷售在所歸屬的合同號(hào)出來(lái)后，要把合同號(hào)提供給庫(kù)房，以核銷原來(lái)的特殊發(fā)貨。2) 特殊發(fā)貨情況二：銷售合同簽訂的是款到發(fā)貨，但銷售應(yīng)客戶要求，要改為先發(fā)貨。 銷售通知銷售助理在U8上提交該合同的發(fā)貨單，并向總經(jīng)理說(shuō)明情況，即可批轉(zhuǎn)到調(diào)度員安排發(fā)貨。 銷售有5次總經(jīng)理批示機(jī)會(huì)，等用完5次機(jī)會(huì)需將以前的特殊批示合同回款后才將再次獲得新的特殊

6、發(fā)貨機(jī)會(huì)，以此推類。3) 特殊發(fā)貨情況三：工程部在合同安裝過(guò)程增補(bǔ)的發(fā)貨。 安裝過(guò)程中，工程師發(fā)現(xiàn)需要為用戶增加的一些配件和安裝件，可在OA上提交的非合同發(fā)貨申請(qǐng)，由工程副總經(jīng)理批示后庫(kù)房發(fā)貨。如需要產(chǎn)品增加或變更，工程師應(yīng)先通知銷售，由銷售與客戶確認(rèn)，并根據(jù)合同情況決定是否免費(fèi)提供： 如免費(fèi)，則按銷售出庫(kù)處理，在U8中做合同補(bǔ)發(fā)貨；金額大的需向總經(jīng)理申請(qǐng)。 如不是免費(fèi)，由按“銷售借用”記錄下來(lái)，銷售后續(xù)簽訂合同時(shí)列入下批合同，并通知庫(kù)房沖銷借用。 如發(fā)貨不全引起的二次發(fā)貨將查明原因，是由于工程部的發(fā)貨單不完整還是庫(kù)房漏發(fā)，作為考核當(dāng)事人績(jī)效的依據(jù)。 申請(qǐng)單上要寫服務(wù)于哪個(gè)合同號(hào)，并且必須有明

7、確的型號(hào)，以便庫(kù)房正確發(fā)貨。4) 特殊發(fā)貨情況四：售后服務(wù)用于更換的特殊發(fā)貨。已安裝的儀器在使用中出現(xiàn)損壞，需更換，由工程師在OA上申請(qǐng)?zhí)厥獍l(fā)貨，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，當(dāng)天發(fā)貨。如發(fā)貨申請(qǐng)到達(dá)庫(kù)房時(shí)間在4點(diǎn)之后，則第二天務(wù)必發(fā)出。此類發(fā)貨，需判斷是質(zhì)保期內(nèi)免費(fèi)更換還是需收費(fèi)更換，由工程副總做出批示。發(fā)貨時(shí)，庫(kù)房先記借用。免費(fèi)更換的，胡總于當(dāng)日通知銷售助理在U8提交發(fā)貨單。工程師將更換下來(lái)的故障儀器返回公司，將返修單發(fā)給維修部，以進(jìn)行檢測(cè)和修理。同時(shí)郵件通知庫(kù)房沖銷原發(fā)貨借用。非免費(fèi)更換的，簽訂銷售或維護(hù)合同，按合同執(zhí)行。三、發(fā)貨申請(qǐng)反饋：庫(kù)房在接到申請(qǐng)單審核后如不能按時(shí)發(fā)貨將以郵件的形式在第二天前回復(fù)

8、，并說(shuō)明不能按時(shí)發(fā)貨原因、預(yù)計(jì)發(fā)貨日期。申請(qǐng)人在接到反饋后不滿意反饋時(shí)間的向物控經(jīng)理提出，由物控經(jīng)理負(fù)責(zé)再次協(xié)調(diào)。四、發(fā)貨單：1、 發(fā)貨裝箱時(shí)必須要有發(fā)貨單，發(fā)貨單按規(guī)定的要求填寫，發(fā)貨單制作完畢后，由發(fā)貨負(fù)責(zé)人在發(fā)貨當(dāng)天掃描成電子文檔發(fā)給安裝工程師、工程部負(fù)責(zé)人和相關(guān)銷售。并短信通知客戶和相關(guān)人員。2、 發(fā)貨單的原件置于發(fā)貨箱中隨貨發(fā)走，發(fā)貨單是工程師現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨的唯一依據(jù)。3、 發(fā)貨單要做到詳細(xì)準(zhǔn)確。有進(jìn)口件需從庫(kù)存發(fā)貨的，需特別注意，列入發(fā)貨單。由于發(fā)貨單不全引起的二次發(fā)貨，發(fā)貨人員不承擔(dān)責(zé)任。如實(shí)發(fā)貨物與發(fā)貨單出現(xiàn)不一致，將追究庫(kù)房發(fā)貨人員的責(zé)任。4、 調(diào)度員會(huì)按照發(fā)貨單提交時(shí)間順序合理安

9、排發(fā)貨，如遇特殊情況需加急發(fā)貨的需在發(fā)貨單上備注，并以郵件、QQ或電話向調(diào)度員申請(qǐng)。每位銷售人員每月的加急發(fā)貨不能超過(guò)三次，否則不予安排。調(diào)度員按申請(qǐng)順序或合同進(jìn)度做好發(fā)貨計(jì)劃，交給庫(kù)房辦理出貨。如因加急發(fā)貨太多，可能引起的其他合同滯后發(fā)貨，這種情況下，需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。5、 運(yùn)單號(hào)：庫(kù)房每天下班前將當(dāng)天發(fā)貨情況以郵件的形式發(fā)給工程經(jīng)理和主管、相關(guān)銷售。以快件發(fā)出的需注明運(yùn)單號(hào)，中鐵發(fā)貨無(wú)運(yùn)單，如有需要請(qǐng)聯(lián)系發(fā)貨專員索取單號(hào)（中鐵采用月結(jié)，單號(hào)當(dāng)時(shí)不會(huì)知道，如需要，可打電話查詢）。6、 貨物發(fā)出后，庫(kù)房人員會(huì)在兩天內(nèi)發(fā)短信給收貨人運(yùn)單和發(fā)貨件數(shù)等信息，在一周內(nèi)電話聯(lián)系收件人確認(rèn)是否收到，并

10、在報(bào)表中記錄電話情況。發(fā)貨申請(qǐng)人如需要，也可自行查詢催辦：順豐查詢電話4008111111中鐵查詢電話95572我司合作的北京中鐵托運(yùn)分部電話010-684213247、 如需市內(nèi)接送貨，向物控經(jīng)理申請(qǐng)，由物控部經(jīng)理協(xié)調(diào)，安排時(shí)間辦理接送貨。第四章 入 庫(kù)一、產(chǎn)品入庫(kù)1、 庫(kù)房收貨時(shí)需要求采購(gòu)人員提供到貨單和采購(gòu)訂單，沒有時(shí)需追查，直到拿到單據(jù)為止，庫(kù)房人員有追查和保管單據(jù)的責(zé)任。2、 庫(kù)房人員與采購(gòu)共同確認(rèn)送貨單的數(shù)量和實(shí)物，如不符由采購(gòu)人員聯(lián)系供貨商處理。3、 到貨時(shí)，庫(kù)房管理員應(yīng)檢查件數(shù)是否與運(yùn)單是否一致，貨物的外包裝是否完整，無(wú)誤后簽收。如果包裝破損，有可能對(duì)包裝箱里邊的物品造成損壞的

11、，當(dāng)場(chǎng)當(dāng)著快遞員開箱驗(yàn)貨，如果內(nèi)部物品無(wú)損傷，可以收下；如果內(nèi)部物品有損壞，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，與快遞公司協(xié)商。4、 庫(kù)房管理員和庫(kù)房財(cái)務(wù)根據(jù)裝箱單內(nèi)容核實(shí)物品是否與裝箱單一致，無(wú)誤后放入庫(kù)房，并錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。二、產(chǎn)品碼放1、 新入庫(kù)的物品放在指定位置，新到的要放在里邊或最下邊，如果空間不夠，可將成箱的物品放置在預(yù)留區(qū)并標(biāo)示。在預(yù)留位置有空余地方時(shí)再移回。2、 貨物碼放原則：A 區(qū)分原則：不同種類，型號(hào)的物品單獨(dú)碼放，不得與其他物品混放，以免混淆，不同種類的物品間隔大于10厘米。B 就近原則: 配套物品應(yīng)盡量碼放在相鄰位置，取貨時(shí)方便快捷。C就近原則：對(duì)于出庫(kù)快、多的物品，應(yīng)放在貨架的最前邊；笨重物品應(yīng)

12、放在最下邊，方便取貨。第五章 借 用 一、公司內(nèi)部借用1、測(cè)試、培訓(xùn)的借用1) 如借用時(shí)間少于5個(gè)工作日，且在北京使用，由借用人手填借貨單或領(lǐng)料單，寫明借用物品名稱、型號(hào)、數(shù)量，借用理由，歸還日期等，由部門主管或經(jīng)理簽批方后，在庫(kù)房規(guī)定的時(shí)間，從相應(yīng)庫(kù)房管理員處領(lǐng)出即可。2) 如借貨時(shí)間大于5個(gè)工作日的，需由OA上申請(qǐng)，并在申請(qǐng)單上注明：借調(diào)種類、數(shù)量、用途、使用時(shí)間、歸還時(shí)間（庫(kù)房擬定最長(zhǎng)借調(diào)時(shí)間為一個(gè)月，一月后需辦理續(xù)借才能繼續(xù)使用）等內(nèi)容，由相關(guān)人員審批后，庫(kù)房安排發(fā)貨。3) 如借用的是貴重的、全新的物品，需有總經(jīng)理簽批方可去庫(kù)房辦理借用手續(xù)。2、借用時(shí)間1) 為確保庫(kù)房人員有足夠的時(shí)間

13、來(lái)理庫(kù)和發(fā)貨，內(nèi)部借用庫(kù)房物品的時(shí)間限定在固定時(shí)間段：周一至周五下午1:00-2:00。非規(guī)定時(shí)間段不予接待和辦理借用。2) 如特殊情況，比如：客戶突然拜訪，需借儀器培訓(xùn)等，由部門主管或經(jīng)理簽批方去庫(kù)房領(lǐng)用。3、借用流程1) 內(nèi)部借用人憑簽批的借貨單找?guī)旃軉T借用物品，借用人需對(duì)所借物品進(jìn)行檢查，所借物品是否完好，所帶附件是否齊全，確認(rèn)后借用人和庫(kù)管同時(shí)簽字，借貨單由庫(kù)房保管。2) 借用人對(duì)自己借用物品有照看和保管的義務(wù)，未經(jīng)允許不得相互借用。3) 所有借用物品不得帶離公司，如有特殊需求，需要部門經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)特殊批示。4、歸還流程1) 所借物品須由借用人本人歸還，歸還前先整理好所借物品，恢復(fù)至

14、借用時(shí)模樣，自檢物品是否完好，物品外部擦拭干凈，所有附件整理齊全，內(nèi)部程序、數(shù)據(jù)自己備份后清除干凈，再去庫(kù)房做歸還手續(xù)。2) 借用人持借用物品到庫(kù)房后，庫(kù)管人員找出借貨單，按明細(xì)清點(diǎn)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后借用人庫(kù)管雙方簽字，注明歸還日期。3) 歸還時(shí)間，工作日下午1:00-2:00作為庫(kù)房接待借用人歸還物品的時(shí)間，其他時(shí)間段不予接待。4) 若借貨人因特殊原因不能本人歸還需委托其他人歸還物品時(shí)，所做前期工作一樣，需把物品恢復(fù)至借用時(shí)的原樣，受委托人去庫(kù)房還完物品需和庫(kù)管雙方簽字，注明歸還日期。如物品歸還時(shí)發(fā)現(xiàn)有任何問(wèn)題，由借貨申請(qǐng)人承擔(dān)。 二、展會(huì)借用儀器1、 公司參加各類展會(huì)需要借用儀器的，由負(fù)責(zé)

15、展會(huì)的銷售提出申請(qǐng)，需提前7-10天向庫(kù)房提出OA申請(qǐng)，填寫完整的借用物品的數(shù)量、型號(hào)，儀器由庫(kù)房準(zhǔn)備，展架、資料等由相關(guān)銷售或市場(chǎng)專員負(fù)責(zé)整理。2、 參展所有儀器整體安全由負(fù)責(zé)展會(huì)的銷售負(fù)責(zé)，包括儀器的架立、展示管理、撤展、運(yùn)回，全程負(fù)責(zé)，運(yùn)回儀器用正規(guī)物流公司，盡量用中鐵快運(yùn)，如不知道電話可聯(lián)系物控發(fā)貨人員幫查當(dāng)?shù)刂需F電話。如有損壞，負(fù)責(zé)的銷售人員要承擔(dān)一定的責(zé)任。三、客戶借用1、 客戶借用由負(fù)責(zé)該區(qū)的銷售在OA上填寫無(wú)合同號(hào)借用申請(qǐng)單，寫明原因，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后庫(kù)房辦理發(fā)貨，該銷售務(wù)必且有義務(wù)提醒用戶保管好所借用的儀器，確保歸還時(shí)儀器的完好、附件的完整、包裝的完好、不影響二次銷售，否則客戶和

16、該銷售均要承擔(dān)一定的賠償。2、 如客戶借用后續(xù)轉(zhuǎn)為銷售，需銷售在下合同時(shí)向庫(kù)房說(shuō)明，將借用轉(zhuǎn)為合同出庫(kù)，沖銷原借用單。3、 如負(fù)責(zé)該區(qū)銷售不能自己填寫借用單的，可以委托工程經(jīng)理或工程師代為填寫，該委托人同樣承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。四、辦事處借用1、 辦事處借用原則上適用公司工程師借用規(guī)定，借用單必須在OA上申請(qǐng)，需領(lǐng)導(dǎo)批示后庫(kù)管才可辦理借用。借用人在接到所借貨物時(shí)也需自檢，有問(wèn)題需在收貨后三天內(nèi)反饋，如沒有反饋默認(rèn)為所借儀器是完好的。2、 辦事處借用儀器定期歸還，周期為最長(zhǎng)為一個(gè)月。如需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借。第六章 占 用 如銷售人員預(yù)計(jì)有未簽訂合同的項(xiàng)目需要在一個(gè)月內(nèi)發(fā)貨，而所需貨物庫(kù)存數(shù)量有限，為確

17、保按時(shí)發(fā)貨，可向公司提出占用申請(qǐng)。1、申請(qǐng)方式：占用人以郵件方式提出占用申請(qǐng)，由調(diào)度（許小明）審批確認(rèn)，同時(shí)以郵件形式通知庫(kù)房。申請(qǐng)郵件中需列明占用的物品名稱、數(shù)量。由于占用會(huì)加大庫(kù)存的需貨量，申請(qǐng)占用應(yīng)確有必要才提。如客戶急需，盡量采用借貨或催簽合同的方式。不常用貨物的占用申請(qǐng)可能會(huì)導(dǎo)致呆滯庫(kù)存，對(duì)這類貨物的占用，調(diào)度員要轉(zhuǎn)總經(jīng)理審批后再辦理。2、占用報(bào)表庫(kù)房每日下午16點(diǎn)到17點(diǎn)對(duì)占用申請(qǐng)進(jìn)行整理匯集，于17點(diǎn)之前報(bào)送給庫(kù)房會(huì)計(jì)。每天下班前，庫(kù)房會(huì)計(jì)將系統(tǒng)中的庫(kù)存數(shù)量導(dǎo)出后，再將占用數(shù)量手動(dòng)添加到庫(kù)存報(bào)表中，發(fā)送給相關(guān)人員。3、占用銷賬：占用貨物一經(jīng)發(fā)出，占用申請(qǐng)人以郵件形式通知庫(kù)房做銷賬

18、處理。列需需銷帳的占用的物品名稱、數(shù)量。 4、占用借調(diào)：如銷售人員急需已有占用的庫(kù)存商品，可由調(diào)度與原占用人與協(xié)商，調(diào)用占用商品。如占用人同意，以郵件形式確認(rèn)。由庫(kù)房做出數(shù)據(jù)調(diào)整，清除原占用人的占用記錄，轉(zhuǎn)給其他合同使用。5、 占用期限：庫(kù)存商品占用時(shí)間期限最長(zhǎng)為1個(gè)月。申請(qǐng)占用提出一個(gè)月后不做出庫(kù)的，庫(kù)房將自動(dòng)清除占用物品的數(shù)據(jù)，恢復(fù)正常使用狀態(tài)。如銷售人員需繼續(xù)占用，要重新申請(qǐng)。每月底庫(kù)房應(yīng)把占用中情況和申請(qǐng)人員做一次確認(rèn)，是否繼續(xù)占用。第七章 其 他 一、關(guān)于發(fā)貨提前申請(qǐng)1、 對(duì)于各類發(fā)貨申請(qǐng)的最晚發(fā)出時(shí)間，本辦法中已列明。調(diào)度員會(huì)根據(jù)收到的發(fā)貨申請(qǐng)?zhí)崆耙惶鞂⒌诙焖璋l(fā)貨的發(fā)貨單交給庫(kù)房主管，給發(fā)貨員充足的時(shí)間備貨，以避免匆忙發(fā)貨容易出錯(cuò)。2、 各部門提交的發(fā)貨申請(qǐng)，盡量避免要求當(dāng)天發(fā)貨，以給庫(kù)房