OA系統(tǒng)需求分析(初)

1、OA系統(tǒng)需求分析一、建設(shè)背景辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)（Intranet、Internet）在我國迅速發(fā)展和普及，OA在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著越來越重要的角色。因此，現(xiàn)階段有必要引進(jìn)建設(shè)一套技術(shù)先進(jìn)，符合當(dāng)前辦公發(fā)展需要的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，增強(qiáng)協(xié)作，以更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，滿足行政辦公需求，進(jìn)一步提高公司行政辦公的效率。二、建設(shè)目標(biāo)1、實(shí)現(xiàn)全公司的數(shù)據(jù)共享，基本解決信息孤島問題。不同業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到一次錄入，跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)使用；2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)，有效的縮短公務(wù)處理的周期，加

2、快公文流轉(zhuǎn)過程，減少路耗、找人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；3、打破時(shí)空及地域限制，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，遠(yuǎn)程辦公、異地辦公；4、通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高信息統(tǒng)計(jì)和分析的水平，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的預(yù)測和決策的輔助支持；5、提供完善的信息交流機(jī)制，方便公司各部門、辦公室和員工之間日常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；6、充分利用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充分地保護(hù)已有的信息化投資；7、解決網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題機(jī)構(gòu)和管理模式的經(jīng)常變動(dòng)的問題，由用戶自定義管理模式，實(shí)現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機(jī)制；8、以行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫耦合

3、，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。三、建設(shè)原則公司OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性、可靠性、實(shí)用性、安全性、易使用性、開放性、有限開源性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性等原則。1、先進(jìn)性：應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺(tái)和工具的先進(jìn)，更要考慮系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和細(xì)節(jié)上事務(wù)辦理的需求。2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的情況下長時(shí)間不間斷地安全運(yùn)行。3、實(shí)用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從方便用戶使用的角度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計(jì)要求簡捷流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等各種現(xiàn)實(shí)情況。4、安全性：系統(tǒng)建設(shè)要符

4、合用戶對信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障體系，對非法入侵、非法攻擊和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)病毒應(yīng)具有很強(qiáng)的防范能力，確保系統(tǒng)具有嚴(yán)格的身份認(rèn)證功能，并有相應(yīng)的技術(shù)手段對數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護(hù)。5、易使用性：主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是應(yīng)用界面簡捷、直觀，盡量減少菜單的層次和不必要的點(diǎn)擊過程，使用戶在使用時(shí)一目了然，便于快速掌握系統(tǒng)操作方法，特別是要符合工作人員的思維方式和工作習(xí)慣，方便非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的使用；二是應(yīng)提供聯(lián)機(jī)的或脫機(jī)的幫助手段。6、開放性：為了使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的生命力和開放性，應(yīng)遵循已有的國際標(biāo)準(zhǔn)和國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，以利于采用多種先進(jìn)技術(shù)和產(chǎn)品。7、有限開源性：隨著業(yè)務(wù)邏輯的改變，需要對系統(tǒng)

5、進(jìn)行維護(hù)、微調(diào)或二次開發(fā)。對該系統(tǒng)的非核心代碼，應(yīng)該開放。并提供規(guī)范的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，接口規(guī)范。8、可擴(kuò)展性：該信息系統(tǒng)是一個(gè)不斷發(fā)展中的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到新技術(shù)，新產(chǎn)品出現(xiàn)時(shí)對本系統(tǒng)的兼容性；當(dāng)業(yè)務(wù)需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，可以擴(kuò)展系統(tǒng)的功能和性能。軟件設(shè)計(jì)要簡明，各功能模塊間的耦合度小，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的繼承和擴(kuò)展。9、可維護(hù)性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的結(jié)構(gòu)，各個(gè)部分應(yīng)有明確和完整的定義，使得局部的修改不影響全局和其他部分的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行。四、系統(tǒng)功能需求1、信息資訊通過資訊，實(shí)現(xiàn)信息共享功能，實(shí)現(xiàn)電子文檔（通知、公告、文件等）、內(nèi)部刊物、通訊錄、規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的共享，方便存

6、取、匯集、管理和查詢。解決目前信息共享資源分散、不足和工作效率較低的問題。信息資訊的基本內(nèi)容包括公司文件、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息等。資訊來源可以是辦結(jié)公文、收集整理的外部來文、法律法規(guī)，或者由個(gè)人收藏資料里共享出來的資料等。由于政務(wù)信息來源于不同部門，因此，要能支持自定義不同的分類欄目，并指定不同欄目管理員和管理部門，由欄目管理員收集、管理和發(fā)布各類資訊。具體欄目可以定義顯示在部門門戶或總門戶。（1）公司文件登記保存OA系統(tǒng)辦結(jié)的所有公文，可通過收文、發(fā)文等模塊自動(dòng)歸入相應(yīng)文件模塊，在本模塊中可授權(quán)給相關(guān)人員查詢閱讀。（2）政策法規(guī)記載國家近年來頒布的有關(guān)法律法規(guī)，用戶可以通過目錄、關(guān)鍵詞及全文檢

7、索找到相應(yīng)的法律法規(guī)內(nèi)容。所有被賦予權(quán)限的負(fù)責(zé)人都可以起草、提交、撤消規(guī)章制度。（3）內(nèi)部信息提供收集發(fā)布單位內(nèi)部相關(guān)信息，如領(lǐng)導(dǎo)重要講話、工作報(bào)告等等有助于開展工作的信息。（4）標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范提供發(fā)布從各種渠道收集的電子版產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。管理員能授權(quán)控制刪除與作廢的權(quán)限。（5）質(zhì)量監(jiān)督：確保公司質(zhì)量管理體系的運(yùn)行。包括（但不限于）以下幾個(gè)方面的欄目：資質(zhì)管理，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)公開公司的資質(zhì)情況，很多具有版本的文件構(gòu)成。能力驗(yàn)證，發(fā)布能力驗(yàn)證（比對等）計(jì)劃、比對結(jié)果，能力驗(yàn)證總結(jié)。培訓(xùn)管理，發(fā)布培訓(xùn)計(jì)劃、結(jié)果等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)目錄，每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)有日期屬性，能設(shè)置提醒功能。體系文件，一本電子書，非常強(qiáng)

8、調(diào)版本的有效性。（6）信息檢索提供整個(gè)系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時(shí)間等檢索或全文檢索引擎。2、公共信息公共信息用于實(shí)現(xiàn)公司各部門之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不同風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)各類信息的編錄、審核和發(fā)布，信息發(fā)布格式可自定義，不同層級(jí)用戶可根據(jù)權(quán)限將信息發(fā)布到本部門辦公平臺(tái)。各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。（1）公告是單位內(nèi)部的公告欄，以方便內(nèi)部人員及時(shí)了解相關(guān)公告。登記了新公告欄后，即可發(fā)布到首頁的最新消息里。支持傳閱，把最新的公告?zhèn)鏖喗o相關(guān)人員。（2）工作動(dòng)態(tài)特別注意，每個(gè)部門都可以發(fā)布本部門的工作動(dòng)態(tài)，以方便內(nèi)部人員相互通曉部門之間的工作。

9、首頁的工作動(dòng)態(tài)是各部門工作動(dòng)態(tài)的集合。（3）通知通報(bào)同公告，但實(shí)現(xiàn)方式同工作動(dòng)態(tài)。也是各部門的子欄目匯總成門戶的總欄目。（4）意見箱意見箱是單位內(nèi)部人員發(fā)布意見、建議的地方，發(fā)布建議的時(shí)候，可以指定建議的讀者，也可以通過傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員，意見發(fā)布可署名也可以匿名發(fā)表，由發(fā)布者控制。后臺(tái)實(shí)際上增加字段控制是否顯示發(fā)布人。（超級(jí)管理員才可以查看匿名發(fā)表者的姓名）（5）網(wǎng)上調(diào)查實(shí)現(xiàn)基于web的某一主題的觀點(diǎn)支持率的收集功能，以方便收集民意。其方式主要分為記名的和不記名的兩種，記名的方式一般是一些針對性比較強(qiáng)的、范圍比較小的調(diào)查，而不記名的方式一般就沒有這種限制。是否需要記名，應(yīng)該在顯著位置標(biāo)示

10、出來。網(wǎng)上調(diào)查應(yīng)實(shí)現(xiàn)的另外一種功能是網(wǎng)上開展意見征求?？梢灾付▍⑴c的部門或人員，也可以不指定。比如，公司在出臺(tái)一些政策時(shí)，可以先網(wǎng)上征求意見，并自動(dòng)收集反饋意見（強(qiáng)制性實(shí)現(xiàn)“無意見”，或“有意見”）。（6）論壇為用戶提供一個(gè)信息交流、思想溝通和問題討論的空間。論壇可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個(gè)版面，授權(quán)用戶（通常為部門負(fù)責(zé)人）可在各版面提出話題發(fā)起討論，并可進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等活動(dòng)。以期實(shí)現(xiàn)對公司重大發(fā)展，重要決策，重點(diǎn)政策的民主討論。（7）匯總。根據(jù)供應(yīng)商的設(shè)計(jì)方案，需要在首頁設(shè)計(jì)出匯總的公共信息（如下面的“工作動(dòng)態(tài)”），指定該欄目信息的來源，實(shí)現(xiàn)欄目信息的自動(dòng)匯總?；蛟谑醉撛?/p>

11、加一個(gè)通用的欄目，實(shí)現(xiàn)顯示最新增加到OA系統(tǒng)的文檔，而不管它來自哪個(gè)欄目中。即使用戶在一個(gè)很次要的欄目中發(fā)布了一個(gè)通知，那么，可以把該文檔提取出來，并顯示出名稱、欄目、日期。3、公文處理公文管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最為核心的應(yīng)用,它主要分為收文、發(fā)文和辦文三大類。（1）收文收文包括：公文簽收、登記等處理流程。系統(tǒng)支持兩種收文方式：一種是紙質(zhì)文件，需實(shí)現(xiàn)掃描成圖片文件輸入并閱讀瀏覽；另外一種為電子文件，需支持較簡單的從市局OA系統(tǒng)收取電子公文，一期為間接收文。二期工程實(shí)現(xiàn)直接收文。只有具備收文登記權(quán)限的人才能新建收文。支持退文。系統(tǒng)要具有對重要來文的安全處理方案。收文處理的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，流轉(zhuǎn)

12、環(huán)節(jié)數(shù)和流轉(zhuǎn)過程可根據(jù)需要重新定義。系統(tǒng)應(yīng)具有杜絕“死文”發(fā)生，收文動(dòng)態(tài)跟蹤功能。（2）發(fā)文發(fā)文可按個(gè)人、集體、部室執(zhí)行，并生成月度、年度發(fā)文登記表(分權(quán)限)，包括：擬稿、審稿、核稿、審簽、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)、校對、分發(fā)、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對文件流程、正文格式、流水號(hào)格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置?？梢允褂妙A(yù)先定義的公文模版（推薦使用word格式）進(jìn)行擬搞。并支持多個(gè)模版?？筛鶕?jù)發(fā)文字號(hào)自動(dòng)生成發(fā)文文號(hào)。可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單、正文等表單（輸出到word文件或其他格式后由用戶打?。┧皖I(lǐng)導(dǎo)批示。發(fā)文處理流程的流

13、轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)發(fā)文會(huì)簽功能。（3）辦文辦文包括擬辦、批示、承辦、分發(fā)、反饋、傳閱、催辦、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對文件流程、正文格式、流水號(hào)格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置?？蓪?shí)現(xiàn)公文的在線編輯，審批痕跡保留，常用語。對于僅僅需要傳閱的公文，提供并發(fā)機(jī)制，加快公文辦理進(jìn)度。可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單、正文等表單（輸出word文件后由用戶打?。┧皖I(lǐng)導(dǎo)批示。辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤

14、，并且實(shí)現(xiàn)文件會(huì)簽功能。該用戶已完成的公文能存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的個(gè)人文件夾中以便以后查找。已辦結(jié)的公文能通過歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫中，以供有權(quán)限的用戶進(jìn)行查詢。（4）督辦催辦落實(shí)和跟蹤各部室的辦文情況與進(jìn)度，按指定的時(shí)間段匯總各部室的辦文情況與進(jìn)度，可以在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦通知、催辦通知和督辦通知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項(xiàng)一覽表，以便經(jīng)辦人能對其經(jīng)辦的所有督辦事項(xiàng)有一個(gè)實(shí)時(shí)、全面的了解。督辦過程的電話催辦等過程可詳細(xì)記錄備查。（5）代理授權(quán)當(dāng)個(gè)人特別是領(lǐng)導(dǎo)出差或休假時(shí)，為了不延誤其與相關(guān)人員或部門的工作，這就要求個(gè)人在出差或休假時(shí)，其工作得有人接管或代

15、理。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。代理授權(quán)是為了解決個(gè)人出差或休假期間對公文處理權(quán)限的指定代理過程。當(dāng)出差或休假完成后，可以取消代理設(shè)置，并可以查閱其出差或休假期間代理人為其處理了哪些工作，代理情況如何等。需考慮到實(shí)際情況，如一個(gè)人往往會(huì)一身多職，會(huì)有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)定多個(gè)代理人完成不同類型的工作。（6）交辦功能某用戶可以把自己的任務(wù)通過申請后交給某人接任，交辦成功后，任何人對該用戶發(fā)文時(shí)自動(dòng)提醒該用戶已經(jīng)交給某人辦理，并要求確定是否繼續(xù)辦理，交辦完成后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后，其原來崗位的文件和任務(wù)能通過系統(tǒng)自動(dòng)交辦給接任人，使接任人能立刻接手其崗位的工作

16、。（或權(quán)限的克隆）（7）查詢統(tǒng)計(jì)可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知當(dāng)前公文處理情況和領(lǐng)導(dǎo)批示，可根據(jù)發(fā)文單位、時(shí)間等組合查詢，并提供個(gè)人或部門在一定的時(shí)間段內(nèi)所辦理過的公文情況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為當(dāng)前用戶或部門生成辦文統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并打印等輔助功能。（8）流程監(jiān)控實(shí)現(xiàn)對公文處理的流轉(zhuǎn)情況監(jiān)控，用戶可以查看本人所參與辦理的公文的運(yùn)作情況，領(lǐng)導(dǎo)可以查看本單位所有人參與辦理的公文的運(yùn)作情況。4、公文歸檔應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無縫連接，公文辦結(jié)后可以分類歸檔，系統(tǒng)提供靈活、便捷的查詢檢索功能。檔案管理可以按公文屬性進(jìn)行分類。（如通知，請示，上行文等）5、綜合事務(wù)管理綜合事務(wù)管理主要

17、包括：會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、字典管理（文號(hào)管理、來文單位）、通訊錄和人事管理等等。5.1會(huì)議管理舉辦會(huì)議是單位辦公的重要形式之一。會(huì)議室及會(huì)議設(shè)施是一種需要共享的資源。辦公室可以將會(huì)議室的情況登記在OA系統(tǒng)中。各部室組織的會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí)，通過OA可以查看各個(gè)會(huì)議室的使用情況，以預(yù)定使用哪個(gè)會(huì)議室，而且確定會(huì)議室的使用時(shí)間。會(huì)議安排應(yīng)具有會(huì)議室沖突檢測、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間沖突檢測等提示功能。會(huì)議室預(yù)定成功后，通過會(huì)議管理模塊，登記會(huì)議的議題、時(shí)間、會(huì)議室、參與人、主持人、會(huì)議資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成會(huì)議通知單，并由會(huì)議發(fā)起人發(fā)送給相關(guān)人員，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指

18、定時(shí)間對相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)議提醒。會(huì)議參與人收到會(huì)議通知后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)給會(huì)議發(fā)起人一個(gè)回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)，以便確認(rèn)是否通知到位。會(huì)議參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載會(huì)議資料、議題等文件。會(huì)議管理系統(tǒng)應(yīng)可以查詢、統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用情況和各種會(huì)議情況等。5.2領(lǐng)導(dǎo)日程領(lǐng)導(dǎo)是一種角色，設(shè)置為公司領(lǐng)導(dǎo)即需要進(jìn)行日程安排。通過按時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容為序的領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表，以便了解各項(xiàng)活動(dòng)有哪些領(lǐng)導(dǎo)參加。領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表顯示在首頁。領(lǐng)導(dǎo)日程通常由領(lǐng)導(dǎo)自行填寫，并可以靈活選擇需要參與工作的人員（即建立多個(gè)常用的私有組）。領(lǐng)導(dǎo)日程安排應(yīng)能通過權(quán)限設(shè)置，使具有權(quán)限的用戶能對領(lǐng)導(dǎo)日程進(jìn)行維護(hù)和管理，有權(quán)限用戶在為領(lǐng)導(dǎo)安排日程時(shí)，可以通

19、過選擇任何領(lǐng)導(dǎo)為其安排工作日程。同時(shí)用戶可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排生成每天、每周和每月的活動(dòng)安排表。5.3文號(hào)管理文號(hào)是公文管理過程中必不可少的，但是，由于不同的單位其文號(hào)的編制或管理的方式可能不同，為了適應(yīng)不同單位文號(hào)管理機(jī)制，為用戶提供了通過先定義，后使用的方式的文號(hào)管理模式，只要用戶按照本單位的公文文號(hào)編制原則：“文件字年號(hào)文件號(hào)”定義好，那么在公文處理過程中，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶定義的原則自動(dòng)地生成所需要的文號(hào)。公文文號(hào)支持多個(gè)編號(hào)方式。文號(hào)一般只能由系統(tǒng)管理員或授權(quán)用戶進(jìn)行維護(hù)和管理，其維護(hù)管理包括：增加、修改、刪除。文號(hào)管理不僅提供以上維護(hù)管理，而還提供了補(bǔ)號(hào)和預(yù)留文號(hào)的功能，其目的為了防

20、止用戶在進(jìn)行公文管理時(shí)，某些公文因?yàn)椴僮麇e(cuò)誤而廢除公文時(shí)，文號(hào)沒有被使用，而產(chǎn)生文號(hào)漏號(hào)或者因?yàn)槟称男枰褂媚硞€(gè)文號(hào)而無法獲取。5.4來文單位在公文管理過程中，收文一般都是外單位發(fā)來的公文，為了在進(jìn)行收文辦理過程中，方便用戶填寫主、抄送單位，也為了更加規(guī)范對主、抄送單位的命名，為用戶建立了來文單位的管理，只要用戶在使用收文管理之前，將可能的來文單位定義在系統(tǒng)中，則用戶在使用收文管理功能時(shí)，就可使用系統(tǒng)定義好的來文，在需要填寫主、抄送單位時(shí)，選擇使用，為方便用戶，系統(tǒng)同時(shí)允許用戶直接錄入新的單位信息。來文單位的維護(hù)管理一般只提供給系統(tǒng)管理員或已授權(quán)的用戶，其管理操作包括：增加、修改、刪除。5

21、.5通訊錄公用電話本記錄公司和與外部進(jìn)行聯(lián)系的有關(guān)信息，部門電話本記錄本部門人員的電話，個(gè)人名片是個(gè)人的可以公開的資料。公用電話本公開給所有人查閱和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護(hù)。通訊錄應(yīng)能靈活的模糊查詢，能由電子表格（Excel）導(dǎo)入數(shù)據(jù)。公用電話本的管理應(yīng)提供如下維護(hù)管理的操作：（1）編輯操作（增、刪、改）；（2）查詢操作，可以對任何數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行模糊查詢，如：電話號(hào)碼（各種電話號(hào)碼）、單位、姓名、職務(wù)。5.6人事管理實(shí)現(xiàn)全公司正式及聘用人員個(gè)人基本信息的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和管理。解決目前個(gè)人信息較分散，手工統(tǒng)計(jì)、查閱不方便的問題。（1）工號(hào)作為OA系統(tǒng)的帳號(hào)管理中人員帳號(hào)的依據(jù)。（2）人員基本信息、

22、工資、獎(jiǎng)金等。能夠處理工資調(diào)整（普調(diào)和特別調(diào)整）（3）能夠完成統(tǒng)計(jì)匯總，手工設(shè)置查詢條件，特別注意年齡段的問題。（4）報(bào)表中心可以提取相關(guān)數(shù)據(jù)，如學(xué)歷分布圖等。5.7車輛管理能對公司的車輛進(jìn)行檔案管理，違章及事故管理，費(fèi)用管理，綜合查詢報(bào)表統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)維護(hù)，車輛維護(hù)期限提醒，并根據(jù)要求生成相應(yīng)報(bào)表。重點(diǎn)是各部門的車輛費(fèi)用（修理，油費(fèi)等），各部室能將其計(jì)入自己的成本。用車登記，車輛調(diào)度在二期工程中實(shí)現(xiàn)。5.8物品管理實(shí)現(xiàn)全公司日常辦公用品、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、藥品等低值易耗品申購、入庫、領(lǐng)用的精細(xì)化管理。包括物品入倉登記、劃出、劃入、領(lǐng)用、報(bào)廢、庫存調(diào)整、物品庫存與使用查詢，并能生成相應(yīng)的表格（按部門，月匯

23、總）。用帶表單的工作流實(shí)現(xiàn)申請購置功能。物品的領(lǐng)出歸還與事務(wù)流程進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，即在物品調(diào)撥流程中進(jìn)行物品領(lǐng)出時(shí)，物品庫中數(shù)量自動(dòng)減少；反之當(dāng)物品調(diào)撥流程中的物品歸還時(shí)，物品庫中數(shù)量自動(dòng)增加。各部門可以查詢領(lǐng)用的物品，個(gè)人可以查詢自己領(lǐng)用的物品。5.9接待管理接待工作是日常辦公中的重要內(nèi)容。要實(shí)現(xiàn)公司政務(wù)接待工作的有效管理，對被接待人員的安排、參與人員和部門實(shí)現(xiàn)提前通知。（手機(jī)或郵件）。通過接待管理模塊，登記接待的議題、時(shí)間、人員、參與人、主持人、相關(guān)資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成通知單，并由發(fā)起人發(fā)送給相關(guān)人員，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定時(shí)間對相關(guān)人員進(jìn)行提醒。參與人收

24、到通知后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)反饋發(fā)起人一個(gè)回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)。參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載相關(guān)資料。5.10設(shè)備管理實(shí)現(xiàn)全公司辦公、檢測設(shè)備等固定資產(chǎn)從申購、驗(yàn)收、登記、發(fā)放到報(bào)廢全流程的精細(xì)化管理。解決目前設(shè)備管理采用人工方式帶來的申購周期較長和工作量大的問題。重點(diǎn)關(guān)注：（1）資產(chǎn)管理。（申購、驗(yàn)收、登記、領(lǐng)用、維護(hù)、維修、報(bào)廢、劃撥等）（2）量值溯源。（周期、單位、費(fèi)用、備注等）（3）資產(chǎn)折舊。（各部門可以查詢自己的折舊情況）（4）每個(gè)人可以查詢自己保管的資產(chǎn)情況，每個(gè)部門可以掌握自己的資產(chǎn)情況。（5）部分?jǐn)?shù)據(jù)能展現(xiàn)在報(bào)表中心，如設(shè)備分布圖等。5.11財(cái)務(wù)管理獨(dú)立于財(cái)務(wù)軟件的簡單財(cái)務(wù)管理功能，實(shí)現(xiàn)各

25、部門收入與成本、人員工資的即時(shí)查詢。有利于增加透明度，激發(fā)各部門采取有效的方式創(chuàng)收和進(jìn)行合理的成本控制。重點(diǎn)關(guān)注：（1）按日錄入各中心的檢測收入，每天扎帳后可以錄入當(dāng)日數(shù)據(jù)。（2）各部室的開支，僅僅考慮計(jì)入成本的部分，以便部門掌握自己的開支情況。數(shù)據(jù)來源于財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷數(shù)據(jù)，以及折舊等。（3）嚴(yán)格控制查看的權(quán)限。5.12科技項(xiàng)目管理科技項(xiàng)目分類管理，按項(xiàng)目管理相關(guān)的文件。5.13事務(wù)管理通過自定義工作流引擎，設(shè)備及辦公用品申請采購審批、用款審批流程、出訪審批、報(bào)銷審批、人員請假等事務(wù)流程，能通過系統(tǒng)進(jìn)行控制與管理，并能生成相應(yīng)的表格。5.14值班管理日常值班，節(jié)假日值班管理，并生成值班登記表。

26、自動(dòng)發(fā)布到公告牌中。5.15物業(yè)管理樓房、機(jī)電設(shè)備維修、房租、會(huì)場場租、水電費(fèi)等事項(xiàng)的查詢和管理，并能生成相應(yīng)的表格。6、個(gè)人辦公為用戶提供一個(gè)個(gè)人辦公平臺(tái)，提供日常管理辦公所需的電子工具和文檔信息服務(wù)。6.1待辦事宜用戶只要打開個(gè)人辦公首頁，需審批公文、請示報(bào)告、公告信息等都顯示在待辦事宜中，通過待辦事宜可以直接進(jìn)入辦理各種事務(wù)。能對待辦公文的未辦條數(shù)和公告欄、消息欄等未讀信息進(jìn)行彈出框或短信提醒。6.2消息管理系統(tǒng)提供類似郵件傳遞方式的消息傳遞，能編寫正文和添加一定數(shù)量和大小的附件，進(jìn)行一對一或一對多的發(fā)送，并且提供短信的提醒功能。與標(biāo)準(zhǔn)的郵件系統(tǒng)不同，這里不需要回執(zhí)，但是發(fā)件人可以查詢是

27、否對方已經(jīng)查看。6.3個(gè)人工作日志記錄記錄和統(tǒng)計(jì)個(gè)人每天的工作情況，即個(gè)人每天做了哪些工作，便于工作總結(jié)。6.4文件收藏夾收集個(gè)人的工作文件，可以按資源管理器的方式進(jìn)行管理，并能移動(dòng)。能設(shè)置為共享，實(shí)現(xiàn)資源共享。6.5 個(gè)人日歷設(shè)置可重復(fù)的會(huì)議、約會(huì)、提醒信息，提供管理工作計(jì)劃和日程的工具。6.6 即時(shí)通訊系統(tǒng)提供方便的郵件和短信聯(lián)系方式，包含系統(tǒng)短信（關(guān)注“我知道了”，“以后再說”兩個(gè)功能）和手機(jī)短信兩種溝通形式。6.7個(gè)人通訊錄個(gè)性化的個(gè)人地址本，可對個(gè)人通訊簿進(jìn)行錄入、修改、刪除、備份、導(dǎo)入和條件查詢。6.8 個(gè)人設(shè)置設(shè)置用戶個(gè)人密碼，修改用戶姓名、聯(lián)系方式、手機(jī)等信息，也可設(shè)置出差、休

28、假等用戶狀態(tài)。同時(shí)在個(gè)人設(shè)置中可以定制個(gè)性化辦公桌面風(fēng)格。請注意，短信平臺(tái)需要使用聯(lián)系電話，用戶的手機(jī)號(hào)碼或小靈通號(hào)碼改變，需要自動(dòng)生成審批任務(wù)。7、報(bào)表中心7.1報(bào)表中心根據(jù)權(quán)限，不同的用戶可以在報(bào)表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報(bào)表。并可以在一定程序上改變報(bào)表的表現(xiàn)形式，如是否有圖例，顏色，數(shù)據(jù)，表格，類型等。并能夠?qū)С龌虼蛴D表。7.2報(bào)表設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員可以增加報(bào)表，修改已有報(bào)表，并對報(bào)表設(shè)置默認(rèn)值，數(shù)據(jù)錄入方式，數(shù)據(jù)校驗(yàn)（如果可能），權(quán)限設(shè)置等。應(yīng)在此功能中實(shí)現(xiàn)調(diào)試（或預(yù)覽）。報(bào)表通常應(yīng)該有設(shè)計(jì)、審核、打印、打印日期（務(wù)必注意使用服務(wù)器時(shí)間，防止作弊）?？梢栽O(shè)計(jì)為一個(gè)標(biāo)簽欄目（如機(jī)械圖的效果），后臺(tái)控制是否顯示。提供可見即所得的報(bào)表定制功能，高級(jí)用戶經(jīng)過較短時(shí)間的培訓(xùn)，即可完成報(bào)表的自定義。7.3數(shù)據(jù)維護(hù)支持?jǐn)?shù)據(jù)的手工錄入，校驗(yàn)，批量導(dǎo)入。嚴(yán)格設(shè)計(jì)權(quán)限，特定的用戶只能錄入或修改指定的報(bào)表數(shù)據(jù)。8、后臺(tái)管理8.1用戶管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理平臺(tái)，其中包括實(shí)現(xiàn)靈活地對機(jī)構(gòu)、組和人員