淺談檔案在企業(yè)管理的作用

1、淺談檔案在企業(yè)管理的作用一、加強領(lǐng)導重視和群眾認知程度檔案管理工作具冇相對封閉性，不具備各級領(lǐng)導、行政管理人員、社交公 眾等人員的管理權(quán)威和社會榮譽，處于一種相對孤立的工作狀態(tài)，服務(wù)性、 輔助性是檔案管理工作實質(zhì)，通過為其他工作服務(wù)體現(xiàn)自身價值。在企業(yè) 的檔案管理工作中設(shè)置專門的管理機構(gòu)、明確檔案工作的管理領(lǐng)導，建立 以檔案部門為核心各專（兼）職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系，將 檔案工作列入企業(yè)領(lǐng)導工作議事日程、納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計 劃，在企業(yè)相關(guān)管理制度中明確檔案管理工作的職責。長期以來，很多人 對檔案工作的認知存在某種誤區(qū)，認為檔案工作不是企業(yè)的主要工作，不 能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效

2、益，加之對檔案工作的宣傳不夠，忽視檔案在企業(yè)管 理中發(fā)揮的作用，而這些片面的觀念一直影響著檔案管理順利開展，對企 業(yè)的發(fā)展也沒冇起到應冇的作用，面對這些問題，通過分析診斷，只有加 強檔案工作管理意識，充分發(fā)揮其利用價值，加強檔案管理人員的事業(yè)心 和責任感，積極做好宣傳t作，提高群眾對檔案工作重要性的認識程度， 適時宣傳，做好咨詢服務(wù)，利用多渠道向群眾灌輸檔案管理知識，融匯貫 通、以人為本，讓群眾認識到檔案并不是可有可無，它對每個人切身利益、 工作冇著重要影響起著舉足輕重的作用。二、檔案收集工作協(xié)調(diào)與考核并重檔案收集工作一直是檔案管理工作一個難題，檔案管理力量薄弱、水平不 高、手段落后，檔案移交

3、部門對檔案的重要性、移交要求意識淡薄，不及 時移交，資料缺失造成歸檔工作滯后，嚴重影響了檔案管理水平，要做好 檔案收集工作首先，應加強檔案工作重要性的宣傳教育工作，使各檔案資 料提供部門，特別是新聞、宣傳、文化等業(yè)務(wù)部門深入了解自己在檔案業(yè) 務(wù)屮的權(quán)利和義務(wù)，樹立檔案法規(guī)意識、熟悉檔案資料移交流程，自覺支 持、積極參與檔案的收集整理工作。其次，耍提高檔案管理人員的思想認 識，拓寬檔案收集渠道，改變以往在辦公室等檔案觀念，要主動出擊、提 前計劃，根據(jù)企業(yè)年度計劃制定相應檔案收集計劃，并與資料移交部門及 時溝通確定資料移交時限，積極參與設(shè)備開箱驗收、工程竣工驗收、科研 成果研討等重要檔案資料的收集

4、指導工作，主動催交檔案資料，嚴格把關(guān), 規(guī)范每份資料的完整確保檔案歸檔工作順利開展。最示，耍將考核機制貫 穿檔案管理工作中，針對檔案管理工作是難點重點進行分析診斷，找出問 題根源，制定相關(guān)制約措施、管理辦法、考核細則等規(guī)范檔案管理工作各 項內(nèi)容的細節(jié)管理，對與檔案管理部門有業(yè)務(wù)往來的單位、部門進行細化 管理，提出指標要求，通過考核措施使業(yè)務(wù)配合部門積極主動、及時、完 整、規(guī)范移交檔案資料，同時，用考核制約手段達到各業(yè)務(wù)部門重視檔案 管理丁作的目的。采用適時培訓、t作檢查、交流考察學習等手段進行檔 案管理工作的宣傳，可以達到從領(lǐng)導層到執(zhí)行層對檔案管理工作的重視程 度和正確認識，并積極配合檔案部門

5、開展各項管理工作。搭配適當?shù)目己?機制，可以加強檔案管理工作實施力度，使各個與檔案業(yè)務(wù)冇往來的部門 或個人熟悉檔案工作管理流程，對檔案移交相關(guān)耍求及時掌握，也為檔案 管理部門開展各項工作提供有力制度保障。三、提高技術(shù)裝備及管理水平 技術(shù)裝備是檔案管理人員對檔案采取科學管理的有效工具，檔案管理用是 根木，管是手段、收是基礎(chǔ)，把檔案收好、管好、用好是提高檔案管理服 務(wù)水平的基本措施，但是怎樣才能收好、管好、用好檔案？除了有配套的 管理制度和專業(yè)的管理人員，也需要借助相應的技術(shù)設(shè)備將檔案冇效管 理。如利用高端存儲設(shè)備將重要檔案進行存儲備份，妥善保存檔案原件， 將復制件提供利用，這樣不僅有效保存好了檔

6、案原件，也能提高檔案利用 價值，以免檔案原件經(jīng)多次多人借閱利用損壞檔案造成無法彌補的損失。 檔案技術(shù)裝備還包括攝錄設(shè)備、刻錄設(shè)備、庫房監(jiān)測設(shè)備等等，這些設(shè)施 設(shè)備對檔案管理工作和檔案庫房監(jiān)控來說是至關(guān)重要的，在檔案管理人員 參加工程竣工驗收、設(shè)備開箱驗收時，利用攝錄、刻錄設(shè)備進行現(xiàn)場采集 聲像檔案資料，可以取得笫一手影像資料，不但工程檔案資料進行移交指 導，而且對有重大意義的工程竣工過程聲像資料及時收集，對工程檔案和 聲像檔案的基礎(chǔ)材料起到可控、在控的作用，為今后整理歸檔提供完整、 一手的真實資料。檔案庫房是保管檔案的必備設(shè)施，而一此必要的設(shè)施、 設(shè)備對庫房的監(jiān)控顯得尤其重要。因此，庫房溫濕度監(jiān)測、防火、防盜、 防潮、防光、防塵、防蟲、防磁等設(shè)備也要對檔案庫房檔案的保護起到至 關(guān)重要的作用。檔案管理工作要求每口應對庫房