規(guī)范流程打造專業(yè)會議服務

1、規(guī)范流程打造專業(yè)會議服務一、什么是會議服務？ 所謂會議服務，就是為保障會議的召開而提供的全面的服務。包括會議的前期策劃、會議的招商招展工作、會議的接待、現(xiàn)場服務以及會議的善后工作。 會議服務涉及的面非常廣，從落實會場、安排交通、解決食宿再到現(xiàn)場的服務接待，這些都屬于會務服務的范疇。二、會前工作1 1、前期策劃、前期策劃 。 前期策劃主要就是在我們大量搜集相關信息的基礎前期策劃主要就是在我們大量搜集相關信息的基礎上提煉出與本次會議相關的內容。確定本次會議的主題、上提煉出與本次會議相關的內容。確定本次會議的主題、主要內容、擬邀請專家、會議時間、會議地點、會議的主要內容、擬邀請專家、會議時間、會議地

2、點、會議的舉辦形式以及收費標準等內容。舉辦形式以及收費標準等內容。2 2、落實酒店、會場。、落實酒店、會場。 對于開會的酒店和會場應該在前期進行考察，考察對于開會的酒店和會場應該在前期進行考察，考察酒店所能提供給我們的最大房間數(shù)，酒店餐飲，以及有酒店所能提供給我們的最大房間數(shù)，酒店餐飲，以及有沒有合適的會場來容納本次會議的參會人員。在考察的沒有合適的會場來容納本次會議的參會人員。在考察的同時還要注意酒店距離汽車站、火車站以及飛機場的距同時還要注意酒店距離汽車站、火車站以及飛機場的距離。盡量選擇交通比較方便的酒店離。盡量選擇交通比較方便的酒店。二、會前工作3、印發(fā)會議文件。 根據(jù)我們前期策劃的內

3、容，印發(fā)會議文件。會議文件的內容要盡可能的詳盡、明確，包括本次會議的主題、課題、擬邀專家、參會對象、收費標準、會議時間、地點等。印刷完成后要及時通過郵局寄送。此外，印刷時還要同時印好工作證、代表證等。 4、招商工作。 會議文件寄送出以后，要制定出整體項目招商計劃，比如第一周要把手中信息鋪完，第二周回訪并落實部分客戶，第三次回訪就要把能夠落實的客戶信息完全落實。接下來的工作就是將沒有通知到客戶繼續(xù)通知。在打電話的過程中確保一定要找負責人。二、會前工作5、會議現(xiàn)場所需物品打包。 主要物品：報到本、住宿登記本、資料禮品發(fā)放本、收據(jù)、復寫紙、住宿登記卡、紙筆、印泥、發(fā)票機、資料和禮品、插排、需要登記學

4、分時還要準備好電腦。 此外，物品在打包的過程中要確定好清點人和確認人。以確保萬無一失，不會忘記任何需要的東西。三、會中工作（一）報到處。1、簽到。 簽到本是我們事先根據(jù)報名信息整理好的。代表報到時直接根據(jù)代表單位即可找到。2、開具收據(jù)。 代表簽到后開局收據(jù)。收據(jù)一式三聯(lián)。黑色聯(lián)、綠色聯(lián)、紅色聯(lián)。紅色聯(lián)上要體現(xiàn)資料禮品的份數(shù)。三、會中工作3、收款、開具發(fā)票。 財務按照收據(jù)上的數(shù)目收取費用，在收據(jù)上卡現(xiàn)金收訖的章 。然后綠聯(lián)由財務留下，紅聯(lián)交由參會人員，憑紅聯(lián)領取資料與禮品。4、學分辦理。 負責學分辦理的工作人員負責登記參會人員的姓名、職務、職稱、學歷、身份證號等信息，并與參會人員認真核實，以保證

5、信息的準確無誤。三、會中工作5、住宿辦理。 在住宿登記本上找到報到單位，開具住宿登記卡 。住宿登記卡一式兩聯(lián)。一聯(lián)由會務組保管，一聯(lián)交由代表到酒店前臺辦理住宿。住宿登記卡上要體現(xiàn)代表單位、人數(shù)、房間號、入住時間、退房時間。并由代表簽字確認。6、資料禮品領取。 負責資料禮品發(fā)放的工作人員根據(jù)代表手中紅聯(lián)上的標注發(fā)放資料、禮品以及餐票。工作人員將紅聯(lián)收回并由代表在資料禮品發(fā)放本上簽字確認。三、會中工作（二）會場1、會場布置。 會場要在會議開始的前一天晚上布置好。我們一般采取課堂式的會場。會場內一定要懸掛本次會議的條幅，對于規(guī)格比較高的會議還要有本次會議的背景板。主席臺的鮮花、會場內的飲水機、投影儀

6、、等都要提前布置好。并且一定要對會場的音響、投影儀等硬件設備進行提前的檢查與試用，以確保萬無一失。 此外，會場的各種指示牌也應當在會議開始前擺放在合適的位置。三、會中工作2、會議現(xiàn)場。 會議現(xiàn)場至少要有一名工作人員在會場門口負責查好代表證，提醒代表憑代表證入場。一名工作人員負責專家的接送。在會議期間至少有兩名工作人員在會場內巡查，一旦會場出現(xiàn)任何問題，能夠及時聯(lián)系相關人員解決。 此外，會務人員在說話時要掌握分寸，態(tài)度親和。工作人員還要隨時為大會拍照或錄像以備存檔 。三、會中工作（三）會議就餐。 會議的就餐地點要有“就餐處”的標識。負責會議就餐的工作人員要及時確定就餐人數(shù)并跟酒店溝通訂餐，一般采

7、用自助餐形式，這樣可以減少會務組和酒店的工作量。在就餐期間，要有兩名工作人員在餐廳盯餐，了解進餐情況并隨時解決餐廳突發(fā)事件。每餐結束后，同酒店餐廳確認就餐認識，并簽字確認。 四、會后工作1、引導代表退場。 對于一般的會議來說，會議一結束，會務人員就要及時引導與會代表有秩序的離開會場。2、整理會場。 會議結束后，會場的臨時性布置應及時撤除。會場的一切用具、用品要清點清楚。將租用或借用的設備及器材歸還租用或借用單位。會務組自己的用品要及時收好帶走。四、會后工作3、結算費用。 在會議結束后，要列清會議期間的每項開支，如酒店的住宿、餐飲等，要做到及時與酒店對賬，按照事先約定的費用以及實際開支并與酒店結

8、算。結算后有酒店開具發(fā)票以作報銷憑證。4、物品打包。 對于會場的常備物品，要按照來時打包的清單整理好，并且仍由最初負責清點和記錄的人打包并檢查，以防遺漏。四、會后工作5、會議文件備檔。 備檔包括的范圍：會議正式文件、會刊、餐票、贊助相關資料、代表證、工作證、調研表、考試卷等，這些都要做好備檔，以備以后查詢使用。6、總結。 總結一般以總結會的形式進行，每位會務工作人員針對本次會議寫出自己的工作總結，提出本次會議做的較好以及需要改進的地方，并為下一步工作提出建議。最后，由項目經理綜合各方內容作出整體性工作總結報告。此外，會務組還應當向大會主辦方提交工作總結報告。五、會務服務的原則（一）充分準備的原

9、則 任何一次成功的會議，都是建立在充分準備的基礎上的。要做到充分準備，就要做到以下幾點：1、做好會議策劃2、做好物質準備3、責任到人五、會務服務的原則（二）熱情周到的原則 會務服務內容具體，涉及到許多方面。面對的又是不同那個層次、不同領域、不同需求的與會者。因此在會務服務中就要提倡以人為本”的服務理念。有提供予人、安心于人和為人排憂解難的各項服務措施。而且要在實際工作中不斷學習，不斷進步，探索更好的服務標準與方法。五、會務服務的原則（三）講究禮儀的原則 會務服務是比較典型的社交活動。務必要以禮待人、體現(xiàn)素養(yǎng)。在工作過程中，不論與會者來自何方，不分職位高低、不論資歷深淺，我們都應該平等對待、誠懇熱情、不卑不亢、落落大方。因