《人力資源管理》合資公司總務(wù)管理辦法及制度-二、聲像檔案管理辦法

1、二、聲像檔案管理辦法（一）總則第一條為加強(qiáng)木公司的聲像檔案，特制定木辦法。第貳條木公司的聲像檔案是指木公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄咅、錄像、照片、影片等輔以 文字說(shuō)明的力史記錄。蘆像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）等 文字說(shuō)明兩部分組成。第三條聲像檔案是木公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。（二）聲像檔案資料的收集第四條收集范圍1. 反映木公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；2. 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與木公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；3. 木公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活

2、動(dòng)的聲像資料。4. 涉及木公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。5. 其它單位形成的與木公司有關(guān)的重要聲像資料。6. 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第五條收集時(shí)間1. 聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí) 歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2. 檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。第六條收集要求1. 錄咅帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說(shuō)明要收集齊全, 按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防 散失；2. 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3. 聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條聲像檔

3、案資料的征集1. 檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料；2. 在征集的聲像資料中，凡涉及國(guó)家和全國(guó)郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電 部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。笫八條聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料 按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。（三）聲像檔案的整理eht3笫九條聲像檔案的整理，包扌舌分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。笫十條聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。笫十一條分類、編號(hào)1照片檔案按年代、問(wèn)題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫 其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)

4、。2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問(wèn)題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄 兒盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。3. 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)） 檔號(hào)。笫十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、 有效性等因素，劃定保管期限。笫十三條 文字說(shuō)明的編寫1文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者） 等。2.編寫文字說(shuō)明的要求：（1）準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概描其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；（2）照片的口然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說(shuō)明

5、。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明：(3) 文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；(4) 時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十四條 編制格式1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí) 間-攝制者。2. 2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求 逐項(xiàng)填寫。第十五條 案卷要求1. 將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2. 卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3. 卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照gb3792. 5-85檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。(%1)

6、聲像檔案的保管第十七條聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)己被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十八條保管條件底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15°c之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫(kù)溫應(yīng)保持14-24°c,相對(duì)濕度應(yīng)保持37. 5%-67. 5%；錄音、錄像帶庫(kù) 溫應(yīng)保持18-24°c,相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。第十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開30 奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帯最好不用鐵皮柜。第二十條對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、 消磁和涂

7、改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審 批，登記造冊(cè)。第二十二條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。（五）聲像檔案的開發(fā)利用笫二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十四條建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按中華人民共和 國(guó)專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原 移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十六條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位 借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室