協(xié)同辦公系統(tǒng)建設方案

1、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)建設方案目錄引言3第一部分企業(yè)面臨的信息化問題3一、企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀4二、企業(yè)面臨的問題5第二部分協(xié)同辦公管理系統(tǒng)理念與解決方案6一、協(xié)同辦公理念與發(fā)展的背景7二、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)整體解決方案7三、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展方向9第三部分協(xié)同辦公管理系統(tǒng)功能模塊介紹10一、管理系統(tǒng)首頁10二、日常辦公11三、人力資源管理12四、行政厲勤管理13五、個人助理14六、系統(tǒng)配置14七、工作流程管理15第四部分協(xié)同辦公管理系統(tǒng)運行環(huán)境及安全性16一、軟件環(huán)境16二、碩件環(huán)境17三、系統(tǒng)安全性17第五部分培訓與服務18一、管理系統(tǒng)實施方法19二、服務20引言在這個競爭異常激烈，客戶需求變

2、換不定的信息時代，企業(yè)不僅需要依靠 降低產(chǎn)品的成本和提高響應速度以確保在激烈的競爭環(huán)境下站穩(wěn)腳跟，更需要 不斷地獲取知識、提升創(chuàng)新能力和深化協(xié)同工作以獲取成功。協(xié)同生產(chǎn)、協(xié)同 設計、協(xié)同辦公、協(xié)同政務“協(xié)同”的概念的產(chǎn)生及其基于此思想設計的 系統(tǒng)的應用將推動信息技術革命進入一個全新的階段。協(xié)同辦公管理系統(tǒng)基于“協(xié)同”的思想，將企業(yè)的內(nèi)外資源，包括企業(yè)內(nèi) 部門與部門之間，以及企業(yè)與外部的供應商、分銷商、服務提供商、客戶及其 他合作伙伴等整合在一個統(tǒng)一的平臺上進行管理，使企業(yè)變成一個電子化的內(nèi) 外部協(xié)同工作的組織。協(xié)同辦公管理系統(tǒng)超出了傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)的內(nèi)涵， 它以企業(yè)內(nèi)外資源的“協(xié)同”和系統(tǒng)各

3、功能模塊之間的“協(xié)同”，以電子商務、 oa系統(tǒng)和供應鏈管理的綜合實現(xiàn)模式，以高度共享、有序、集成和個性化的信 息，高效和規(guī)范的電子化業(yè)務流程，強大的分析統(tǒng)計以及靈活的自定義功能， 獲得對組織準確的宏觀和微觀上的認識和分析，從而提升商業(yè)智能和核心競爭 力。我們擁有卓越的產(chǎn)品，堅實的技術支持，專業(yè)的咨詢服務和豐富的實施經(jīng) 驗。我們以貼切客戶需求和體系化的解決方案、科學規(guī)范和細致周密的項目實 施為客戶提供強有力的系統(tǒng)應用保障。協(xié)同辦公系統(tǒng)為您創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境并實現(xiàn)例如:各種工作流程處理的自動化和處理過程的監(jiān)控；解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作。各種文檔管理的自動化，達到按權限進行

4、查詢和使用，以及提 供方便的查詢手段。提供信息發(fā)布和收集的平臺。支持信息的有效高速傳遞。提供與其它管理信息系統(tǒng)（mis）的信息交流。第一部分 企業(yè)面臨的信息化問題一、企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀隨著企業(yè)競爭的日趨激烈，傳統(tǒng)模式下的外延式和規(guī)?；陌l(fā)展越來越受到挑 戰(zhàn)，企業(yè)的規(guī)?；l(fā)展已經(jīng)遇到了瓶頸，而企業(yè)信息化建設的目的便是通過數(shù)字 神經(jīng)系統(tǒng)對企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)進行控制和反饋，達到知識的積累更新和技術的 創(chuàng)新，從而實現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)涵式和創(chuàng)新式發(fā)展。企業(yè)已經(jīng)在信息化的道路上走了很長的時間，財務管理、人力資源管理、項目管 理、客戶關系管理、物流管理等各種軟件已經(jīng)在普遍的使用，信息化的內(nèi)部要素 已基本建成。但是

5、，這些要素之間仍未被集成起來，每一個信息系統(tǒng)都是孤立的， 信息的流動速度不夠快，信息的共享程度相當?shù)?。這樣就使企業(yè)的信息化出現(xiàn)了 很多新的問題，比較集中的表現(xiàn)在以下幾個方面：1、信息的膨脹大多數(shù)企業(yè)所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每12-18個月就會擴展一倍， 這種幾何級數(shù)的增長速度的確使得很多人員感到無所適從。2、信息的孤島企業(yè)采用各種相互獨立的網(wǎng)絡系統(tǒng)、應用系統(tǒng)，在部分提高了效率的同時，這些 系統(tǒng)的相互獨立性也為企業(yè)的整體管理設置了障礙，它們?nèi)狈σ粋€統(tǒng)一的界面， 沒有相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)通常都被封存在企業(yè)的不同數(shù)據(jù)庫、主機、文件 服務器上，數(shù)據(jù)之間缺少應有的關聯(lián)性。3、信息的非結(jié)構(gòu)化信

6、息的結(jié)構(gòu)化就是需要讓系統(tǒng)內(nèi)的信息按照的一定的方式能方便的被呈現(xiàn)給需 要查詢信息的人員手中。對大多數(shù)企業(yè)來說，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與 知識的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對于 企業(yè)決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會隱藏了非常重要 的信息資源。4、信息的非個性化董事會、企業(yè)領導、企業(yè)員工、客戶、供應商、合作伙伴等等，這些都是企業(yè)信 息的提供者和需求者，他們所切入的角度和關注重點是不一樣的，這種“個性化" 體現(xiàn)在各個方面，女仃：信息內(nèi)容、訪問權限、訪問頻次、門戶差別等等。而現(xiàn)在 的企業(yè)信息化系統(tǒng)往往是“千人一面”，只實現(xiàn)了“如果你

7、肯找，最終反正能找到” 的這樣一種被動式、大眾化的信息提供方式，而沒有實現(xiàn)個性化的信息存取。 企業(yè)面臨的問題信息的膨脹，信息的孤島，信息的非結(jié)構(gòu)化，信息的非個性化將會給我們帶來明顯的問題：整體效率低下高層決策、管理者無法及時準確掌握企業(yè)各方面的信息，從而造成決策管理困 難、決策管理失誤、決策的管理延誤等；任務、工作無法及時、準確進行跟蹤和掌握；傳統(tǒng)事務處理方式手續(xù)煩雜，效率低下；工作運轉(zhuǎn)不暢為執(zhí)行某個任務，但由于信息的不流暢，導致各方在等待中浪費資源。企業(yè)機 構(gòu)分布廣泛，傳統(tǒng)的聯(lián)絡、運轉(zhuǎn)方式已遠不能滿足當前瞬息萬變、高效率、實 時性、低成本的要求；推脫問題，避免責任，抱怨對方導致的結(jié)果是整個工

8、作 鏈的斷缺。信息流通不暢人員之間、部門之間、企業(yè)與客戶、企業(yè)與合作伙伴等之間無法保持緊密聯(lián)系， 信息流通不暢；合適的信息，不能在合適的時候到達合適的人手中，造成很多 信息的延誤。更多問題的提出：如何實現(xiàn)企業(yè)全面地、持續(xù)性的發(fā)展和提高？如何贏得市場？如何使企業(yè)內(nèi)部的知識得到積累，共享和創(chuàng)新？如何保持良好的客戶關系？如何有效地進行成本控制？如何動態(tài)地支持企業(yè)機構(gòu)和流程的變化？如何與客戶、供應商、合作伙伴形成緊密的價值鏈？如何在企業(yè)內(nèi)部形成緊密的協(xié)同工作關系？如何使信息共享化、結(jié)構(gòu)化和個性化？如何將準確的信息第一時間傳遞給準確的人？如何獲得商業(yè)智能和準確決策？如何提升企業(yè)的核心競爭力，從而在高度競

9、爭的全球化經(jīng)濟體系里獲得成功?第二部分 協(xié)同辦公管理系統(tǒng)理念與解決方案一、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)理念與發(fā)展的背景協(xié)同管理的理念是伴隨著“集成”的理念發(fā)展起來的，就協(xié)同管理概念而言，這 里的“集成”有兩層含義：一是對軟件功能的集成。將人力資源管理、知識管理、 工作流管理、項目管理、客戶關系管理、財務管理、資產(chǎn)管理、供應鏈管理等軟 件進行功能上的整合，原先獨立的每一個功能軟件此時變成系統(tǒng)中的一個模塊, 通過在模塊之間形成良好的數(shù)據(jù)接口，使之成為一個軟件系統(tǒng)平臺，從而在功能 上達到高度的關聯(lián)性；另一層含義是指對商業(yè)邏輯的集成。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā) 展，物理意義上的空間距離將不再成為任何障礙，基于遠程操作被大

10、量應用，系 統(tǒng)的門戶日益豐富，應用范圍更為廣闊，這使得協(xié)同管理的軟件系統(tǒng)平臺可以采 取基于架構(gòu)的方式，將行業(yè)的商業(yè)邏輯融會其中，為多個行業(yè)提供解決方案，即 一個協(xié)同管理的軟件不僅是提供了一個單純的工具，同時也給企業(yè)提供了相應的 一套協(xié)同管理模式，一種企業(yè)與供應商、客戶、合作伙伴之間以及企業(yè)員工之間 協(xié)調(diào)工作的業(yè)務模式。這也是與通常的電子商務區(qū)別的一點，也正是通過這一點, 真正為解決企業(yè)信息化過程中所面臨的諸如信息膨脹、信息孤島、非結(jié)構(gòu)化和非 個性化等難題邁出了一大步。企業(yè)實施協(xié)同管理軟件系統(tǒng)，通過門戶區(qū)隔、動態(tài) 更新、遠程支持以及全面的資源整合實現(xiàn)有效的企業(yè)資源管理。協(xié)同管理系統(tǒng)整體解決方案協(xié)

11、同管理系統(tǒng)基于web技術，將一個組織的內(nèi)部資源與外部資源有效結(jié)合，使 企業(yè)內(nèi)部各部門、各員工之間，以及內(nèi)部員工與外部的客戶、經(jīng)銷商、供應商和 各合作機構(gòu)的運作效率大大提升。通過此系統(tǒng)，企業(yè)遠不僅于在網(wǎng)站發(fā)布一份說 明書或通過瀏覽器運行現(xiàn)有的應用程序，還可以體驗到web服務器、文件、用 戶、產(chǎn)品、雇員的內(nèi)部聯(lián)系通過協(xié)同管理系統(tǒng)的高度集成。1、基于web的結(jié)構(gòu)web技術使應用軟件由client/server變成了 browse/server,數(shù)據(jù)及應用可通過 不同平臺、不同網(wǎng)絡存取，與平臺無關，伸縮性大。此模式與原有軟件架構(gòu) client/server相比有以下特點：易用性好：用戶使用單一的bro

12、wser軟件，通過鼠標即可訪本、圖像、聲音、 視頻及數(shù)據(jù)庫等信息，特別適合非計算機人員使用。易于維護：由于用戶端除了標準瀏覽器之外無需專用的軟件，系統(tǒng)的維護工作簡單。信息共享度高：html是數(shù)據(jù)格式的一個開放標準，目前大多數(shù)流行的軟件 均支持html,同時mime技術使得browser可訪問多種格式文件。擴展性好：browse/server模式使用標準的tcp/ip、http,能夠直接接入internet,具有良好的擴展性。安全性好：通過配備防火墻，將保證現(xiàn)代企業(yè)網(wǎng)絡的安全性。廣域網(wǎng)支持：無論是pstn、ddn、幀中繼，x25、isdn ,還是新出現(xiàn)的 catv、adsl, browse/se

13、rver 均能與其共“舞” °保護企業(yè)投資：browse/server模式由于采用標準的tcp/ip、http協(xié)議， 它可以與企業(yè)現(xiàn)有網(wǎng)絡很好的結(jié)合。2、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的特點1、傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)存在下列缺點各部門的信息傳遞和事務交接易出差錯上、下級和部門之間無法適時實現(xiàn)協(xié)同工作和數(shù)據(jù)共享信息和工作流分離，缺少至關重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難 重重2、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的優(yōu)點：無空間和時間限制性利用基于群件的網(wǎng)絡辦公自動化軟件，可實現(xiàn)各部門的協(xié)調(diào)與協(xié)同 工作、無紙化辦公和移動辦公。一年365天，一天24小時，隨時隨地自 由辦公（包括審批、簽字、收文、發(fā)文、內(nèi)部信息查詢等）。不同地

14、區(qū)和 不同部門的數(shù)據(jù)共享，可大大降低重復工作量和提高工作效率。公文傳輸?shù)淖詣踊膫鬏攲⒂上到y(tǒng)自動完成，相關單位只需在計算機前進行簡單的 點擊操作就可以完成公文的收發(fā)任務,解除了交接、簽字、運輸?shù)确彪s的 過程。辦公過程的規(guī)范化通過辦公自動化系統(tǒng)的實施，可理順工作關系，促進管理科學化、 規(guī)范化和信息化，減少人為因素隨意性影響，使公文收發(fā)、簽報、管理 等逐步形成一定的標準和規(guī)范。辦公信息獲取的快速化以前需十天半月才能報送或收到的文件，現(xiàn)在只需幾秒鐘完成。辦公信息內(nèi)容的廣泛化通過企業(yè)內(nèi)部管理網(wǎng)對辦公信息進行瀏覽、傳送、發(fā)布和公布下載, 形式多樣，內(nèi)容廣泛。辦公資源利用的合理化在辦公過程中，人、財?shù)绒k

15、公資源由計算機統(tǒng)一管理。錯誤協(xié)同辦公三、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展方向未來的信息化企業(yè)不僅僅是一個高度集成的電子化組織，更是一個運作良好的生 態(tài)系統(tǒng)，是一個可以通過對內(nèi)外部資源的吸收來進行自身動態(tài)調(diào)整和外部環(huán)境適 應，從而實現(xiàn)整體的創(chuàng)新、成長和進化的生命實體。協(xié)同辦公管理系統(tǒng)以知識管 理為核心營養(yǎng)，協(xié)同運作為進化手段，使企業(yè)的資源融會貫通，吐故納新，始終 以嶄新的形象生機勃勃地面對多變的外界環(huán)境。第三部分 協(xié)同辦公管理系統(tǒng)功能模塊介紹電子郵件 待辦事宜 日程安排 單位大事 公告信息 討論園地 郵政編碼 列車時刻 航班信息 資源鏈接 外部郵局流程管理 公文流轉(zhuǎn) 檔案管理 領導評估 合同管理 往來關系

16、 政策法規(guī) 人事管理 管理制度 考勤管理 辦公用品 圖書管理 車輛資源 會議室資源 會議管理 接待管理 工作計劃 工作總結(jié) 申請管理 通訊名錄 名片管理 信息快遞 h-i -1/6(一)系統(tǒng)配置系統(tǒng)管理部份是整個系統(tǒng)初始化的基點，只有先設定企事業(yè)組織結(jié)構(gòu)，并對 組織結(jié)構(gòu)中每個節(jié)點設置其人員角色，然后將管理員在administrator中注冊的 用戶同人員姓名對應起來后，整個系統(tǒng)的初始工作才算完成。此時你可以建立流 程進行公文流轉(zhuǎn)，建立或完善人員檔案等等。1、組織結(jié)構(gòu)建立可視的層次化的組織結(jié)構(gòu)關系，并通過組織結(jié)構(gòu)圖動態(tài)創(chuàng)建每個組 織單元的角色分配情況和人員組成情況。2、角色設置建立組織結(jié)構(gòu)中每個

17、單元的人員角色，如人事處的角色“處長”、“副處 長”、“科員”等，對于管理人員，還必須選中“具有領導角色”復選框。3、用戶設置建立人員同notes用戶的對應關系，所有的notes用戶必須首先注冊好 并具有internet 口令，建立好的用戶自動生成人力資源中的人員基本信息檔案。4、公共類別建立發(fā)文收文、政策法規(guī)、公告欄目、行業(yè)、單位大事、個人總結(jié)、領導評估、人員狀態(tài)等信息的類別，以便系統(tǒng)分類檢索。(-)系統(tǒng)首頁1、計劃工作管理機關、企事業(yè)單位個人的消息、計劃工作、被指派的工作，公文 處理通知等。實現(xiàn)集中的處理接口，并實時更新。2、電子郵件提供局域網(wǎng)內(nèi)部電子郵件功能，并能同internet郵件進

18、行交互，郵件 到達時，能實時更新。3、大事記管理機關、企事業(yè)單位內(nèi)部大事消息，供員工瀏覽查詢之用。4、公告板管理機關、企事業(yè)單位公告信息，供員工游覽查詢之用。5、討論園地機關、企事業(yè)單位員工交流聊天之用。6、密碼修改管理用戶通過web端修改自己internet 口令的接口。7、資源鏈接管理本系統(tǒng)主頁上的熱點鏈接。8、公共信息管理如郵政編碼、火車時刻表、交通時刻表等公用信息。（三）日常辦公1、流程定制建立企事業(yè)單位特殊的工作流轉(zhuǎn)步驟。主要有流程的定義，流程步驟的 設計，流程流向的設計，審批決策的術語的定制等。2、公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)包括對各種公文（議案，決定，請示，報告，指示，批復，通 扌艮，通告，

19、通知等）進行的收文辦理（傳遞，簽收，登記，分發(fā)，擬辦, 承辦，歸檔等）和發(fā)文辦理（擬稿，審核，簽發(fā)，登記，分發(fā)，立卷， 歸檔等）。所有的文檔能自動歸到檔案管理庫中。3、檔案管理管理公文流轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的文檔、自行添加的文檔，按標準的檔案管理方法 進行分類、歸檔、組卷、合卷、撤卷、移卷功能。并能進行調(diào)閱、查詢、 借閱。4、領導評估管理具有領導角色的人員對員工的工作進行的評估、評定等內(nèi)容。5、合同管理管理機關、企事業(yè)單位的購買合同、銷售合同以及其它類別合同等內(nèi)容, 便于分類檢索。6、往來關系管理機關、企事業(yè)單位的供應商信息、客戶信息以及其它團體的信息， 便于分類檢索。（四）人力資源1、員工名冊管理機關、

20、企事業(yè)單位員工信息、包括組織機構(gòu)、人員基本信息、人員 崗位信息、工作簡歷、家庭信息、學習情況等。2、勞動合同管理機關、企事業(yè)單位員工在職期間的所簽訂的勞動合同情況，便于分 類檢索。3、獎罰記錄管理機關、企事業(yè)單位員工在職期間的獎勵懲罰情況，便于分類檢索。4、職務變動管理機關、企事業(yè)單位員工在職期間的職務變動情況，便于分類檢索。5、績效評估管理機關、企事業(yè)單位員工在職期間的工作績效評估情況，便于分類檢 索。6、規(guī)章制度管理機關、企事業(yè)單位的人事制度、員工手冊、職務說明等規(guī)章制度內(nèi)容，便于分類檢索。（五）行政后勤1、辦公用品管理企事業(yè)單位辦公用品的領取、借用申請、審批、使用、歸還等。對 低于庫存下

21、限的辦公用品，系統(tǒng)自動發(fā)出訂貨通知，對逾期未還的辦公 用品借用記錄，系統(tǒng)自動發(fā)送郵件催還。2、圖書管理管理企事業(yè)單位圖書的借用、審批、使用、歸還等。對逾期未還的圖書 借用記錄，系統(tǒng)自動發(fā)送郵件催還。3、車輛資源管理企事業(yè)單位車輛的預訂、審批、使用情況。系統(tǒng)自動檢索車輛的空 閑狀態(tài)，自動發(fā)送到駕駛員和車輛預訂人員的郵件和消息通知。4、會議室資源管理企事業(yè)單位會議室的預訂、審批、使用情況。系統(tǒng)自動檢索會議室 的空閑狀態(tài)，自動發(fā)送到駕駛員和會議室預訂人員的郵件通知。5、會議紀要管理企事業(yè)單位會議紀要文檔，便于分類檢索等。6、接待管理管理企事業(yè)有關領導、客戶、普通人員來訪的情況，便于分類檢索。（六）自

22、助服務1、計劃工作管理個人的工作活動或群組的日程安排。系統(tǒng)自動提醒。2、工作總結(jié)管理個人按周、半月、月、季度的工作總結(jié)，并送交領導評估。3、申請管理管理個人的請假、采購、培訓等申請。4、通訊名錄管理企事業(yè)單位的公用通訊錄信息，便于分類檢索。5、名片管理管理企事業(yè)單位員工個人的名片夾，便于分類檢索。6、信息快遞管理企事業(yè)單位員工之間互發(fā)消息、留言等的工具。7、電子論壇（七）工作流管理工作流管理是現(xiàn)代企業(yè)最基本的管理因素之一。企業(yè)中通常會存在許多業(yè)務流 程，恰恰是這些流程嚴重制約著企業(yè)的工作效率。通過工作流的功能，可以對企 業(yè)各項管理進行規(guī)范化、透明化運作，提高信息流轉(zhuǎn)和決策的效率。工作流可以對內(nèi)

23、部以及外部業(yè)務處理采取電子化管理動作。工作流管理是提高組 織效率的有效工具。由于采用了電子化的方式處理工作流，工作流的組成因素包括流程完成需要的階 段、每個階段的負責人、流轉(zhuǎn)條件等都可以被固定下來，并且與工作流相關的政 策信息和手續(xù)說明等也可以被鏈接進來做為請求創(chuàng)建和批準的規(guī)范。與傳統(tǒng)的紙張操作相比，每個請求都被可靠地保存而不會丟失。請求一旦被創(chuàng)建, 就會沿著預先定義好的流程被發(fā)送給相應階段的相關負責人，無論是請求的處理 還是信息的反饋都得以高效地進行，即便是相關負責人出差也不會延誤工作的進 展。工作流管理模塊同時也提供了可定制的瀏覽和報告的功能，從這些報告中可以清 晰的了解哪些請求是創(chuàng)建最頻

24、繁的，哪些人處理的請求最多，以及每一個工作流 完成所需要的時間周期。與其他模塊相集成的工作流管理工作流管理模塊與其他模塊相集成，從而可以實現(xiàn)各種類別的工作流定義，包括 報銷及資金申請、項目任務安排、資產(chǎn)領用申請、客戶請求、公文流轉(zhuǎn)、采購申 請、出入庫申請等。與信息門戶相結(jié)合，實現(xiàn)內(nèi)部與外部業(yè)務的高效溝通企業(yè)客戶、供應商、代理分銷商和其他合作伙伴通過信息門戶，遞交各種請求并 隨時查看請求的處理情況，這些請求被迅速地傳送給企業(yè)相關部門及負責人員， 從而達到“協(xié)同工作”的目的。靈活定制組織運作所需的各種工作流類型企業(yè)的組織機構(gòu)和業(yè)務模式可能會經(jīng)常發(fā)生變化，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的實際需求 靈活的定制相關的工作流程，方便企業(yè)進行各種工作流程的動態(tài)維護管理。當工作流程按企業(yè)實際情況的變化而被重新定義后，基于原來工作流程規(guī)則創(chuàng)建 的所有請