流程設(shè)計(jì)：倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀分析及改進(jìn)建議ppt課件

1、倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀分析倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀分析及改良建議及改良建議物流集團(tuán)管理部物流集團(tuán)管理部二零零五年五月二零零五年五月易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討2綱要倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 2主要存在問題和緣由解析主要存在問題和緣由解析 10一點(diǎn)想法和改良建議一點(diǎn)想法和改良建議 19易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討3任務(wù)回想第一周第二周第三周 到達(dá)倉儲(chǔ)公司 客服部走訪：唐丹、蔡淑萍、熊英、龔國柱、黎梅梅 報(bào)關(guān)部走訪：南青青 結(jié)算部走訪：楊梅、小錢2005.5.105.135.165.205.235.27時(shí)間時(shí)間任務(wù)內(nèi)容任務(wù)內(nèi)容任務(wù)成果任務(wù)成果 任務(wù)

2、內(nèi)容及方案闡明 任務(wù)目的任務(wù)目的 倉管部走訪：蔡建軍、鄧仕秀、劉忠輝、胡發(fā)才 調(diào)度部走訪：郭彬 整理調(diào)研走訪內(nèi)容，撰寫分析改良報(bào)告 了解客服部作業(yè)流程 了解報(bào)關(guān)部作業(yè)流程 了解結(jié)算部作業(yè)流程 了解倉管部作業(yè)流程 了解調(diào)度部作業(yè)流程 公司業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析 向張總等公司管理人員匯報(bào) 市場部走訪 公司市場時(shí)機(jī)討論 撰寫公司宣傳資料 倉儲(chǔ)公司現(xiàn)場任務(wù)終了 易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討4倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作組織架構(gòu)和人員配置xx倉儲(chǔ)倉儲(chǔ)客服部調(diào)度部報(bào)關(guān)部結(jié)算部倉管部市場部營運(yùn)部客服文員客服經(jīng)理調(diào)度經(jīng)理香港調(diào)度國內(nèi)調(diào)度報(bào)關(guān)經(jīng)理1人5人1人1人1人報(bào)關(guān)員報(bào)檢員EDI制單2人1人1人1人報(bào)關(guān)經(jīng)理系

3、統(tǒng)維護(hù)文員QA員倉管員理貨員搬運(yùn)工1人2人2人8人3人5人1人結(jié)算員易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討5到達(dá)倉庫國內(nèi)出貨香港出貨客服下單客服接單客戶下單收貨流程現(xiàn)狀客戶客戶客服部客服部報(bào)關(guān)報(bào)關(guān)倉管倉管調(diào)度調(diào)度結(jié)算單據(jù)結(jié)算單據(jù)調(diào)度訂車預(yù)備打單錄入進(jìn)倉明細(xì)客戶委托書PACKING LISTINVOICE碼頭提柜紙進(jìn)貨通知書客戶委托書 PACKING LIST INVOICE碼頭提柜紙進(jìn)貨通知書碼頭提柜紙進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE核銷單、合同普通貿(mào)易進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE托運(yùn)單車牌信息反響接納車牌信息系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)實(shí)物收發(fā)實(shí)物收發(fā)預(yù)備收

4、貨進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE提早打EDI單2號(hào)通道進(jìn)區(qū)，轉(zhuǎn)關(guān)業(yè)務(wù)有些需等車到達(dá)保稅區(qū)后，憑出口報(bào)關(guān)單原件制造EDI單收貨單 (一式三聯(lián)1號(hào)通道進(jìn)境，可以提早打EDI單收貨單 (一式三聯(lián)倉庫實(shí)物收點(diǎn)收貨單 簽收 (一式三聯(lián)收貨單三聯(lián)分別給客服、結(jié)算、倉庫系統(tǒng)添加庫存?zhèn)}庫做手工庫存臺(tái)帳客服做手工進(jìn)倉記錄進(jìn)貨通知書客戶委托書客戶其他原始資料托運(yùn)單額外實(shí)踐發(fā)生費(fèi)用發(fā)票查車記錄表結(jié)算清查車單商檢單EDI單進(jìn)出貨物記帳表服控表收貨單N-1)天N天N1)天客戶了解當(dāng)天貨物進(jìn)倉情況車牌信息告知工廠日報(bào)表客服跟進(jìn)、控制效力過程車牌錄入系統(tǒng)司機(jī)交司機(jī)本、托運(yùn)單報(bào)關(guān)異常運(yùn)輸異常收貨異?？蛻舾膯?/p>

5、EDI單號(hào)錄入系統(tǒng)進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討6出貨流程現(xiàn)狀車到達(dá)倉庫出區(qū)國內(nèi)出境香港客服下單客服接單客戶下單客戶客戶客服部客服部報(bào)關(guān)報(bào)關(guān)倉管倉管調(diào)度調(diào)度結(jié)算單據(jù)結(jié)算單據(jù)調(diào)度訂車預(yù)備打單錄入出倉明細(xì)客戶委托書PACKING LISTINVOICE出貨通知書客戶委托書 PACKING LIST INVOICE出貨通知書碼頭提柜紙出貨通知書PACKING LISTINVOICE核銷單、合同普通貿(mào)易出貨通知書PACKING LISTINVOICE托運(yùn)單車牌信息反響接納車牌信息系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)實(shí)物收發(fā)實(shí)物收發(fā)預(yù)備揀貨出貨通知書PACK

6、ING LISTINVOICE提早打EDI單2號(hào)通道出區(qū)，轉(zhuǎn)關(guān)業(yè)務(wù)需等到預(yù)告關(guān)單之后再制造EDI單出貨單(一式四聯(lián)1號(hào)通道出境，可以提早打EDI單出貨單 (一式四聯(lián)倉庫理貨出貨單四聯(lián)分別給司機(jī)、客服、結(jié)算、倉庫系統(tǒng)核減庫存?zhèn)}庫做手工庫存臺(tái)帳客服做手工出倉記錄出貨通知書客戶委托書客戶其他原始資料托運(yùn)單額外實(shí)踐發(fā)生費(fèi)用發(fā)票查車記錄表結(jié)算清查車單商檢單EDI單進(jìn)出貨物記帳表服控表出貨單N-1)天N天N1)天客戶了解當(dāng)天貨物出倉情況車牌信息告知工廠日報(bào)表客服協(xié)調(diào)處理異常事故車牌錄入系統(tǒng)司機(jī)交司機(jī)本、托運(yùn)單接納車牌信息裝車報(bào)關(guān)異常運(yùn)輸異常庫存異?？蛻舾膯蜤DI單號(hào)錄入系統(tǒng)出貨通知書PACKING LIS

7、TINVOICE易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討7業(yè)務(wù)指令單證傳送流程倉庫實(shí)物收發(fā)倉庫系統(tǒng)維護(hù)客戶客服部調(diào)度報(bào)關(guān)客戶委托書PACKING LISTINVOICE碼頭提柜紙進(jìn)貨通知書碼頭提柜紙進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE核銷單、合同普通貿(mào)易進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE進(jìn)貨通知書PACKING LISTINVOICE3334第一步第二步第三步第四步1收貨單出貨單12進(jìn)/出貨通知書業(yè)務(wù)指令單托運(yùn)單EDI單收/出貨單倉庫憑此單據(jù)進(jìn)展實(shí)物備貨車走之后，憑此單據(jù)做庫存，并核對EDI庫存客戶下單客服下指令各業(yè)務(wù)口操作實(shí)踐進(jìn)出倉庫作業(yè)Question1：

8、客服只起到信息傳送作用：客服只起到信息傳送作用Question2：下單指令模糊：下單指令模糊易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討8庫存記錄維護(hù)過程客服客服報(bào)關(guān)報(bào)關(guān)倉庫系統(tǒng)維護(hù)倉庫系統(tǒng)維護(hù) 文員文員倉庫實(shí)物收發(fā)倉庫實(shí)物收發(fā)系統(tǒng)帳系統(tǒng)帳 迪辰倉儲(chǔ)迪辰倉儲(chǔ)信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)進(jìn)根據(jù)客戶委托書錄入表頭信息根據(jù)packing錄入入倉明細(xì)記錄出根據(jù)客戶委托書錄入出貨表頭信息根據(jù)packing揀出倉明細(xì)記錄結(jié)余系統(tǒng)自動(dòng)核減庫存手工帳手工帳進(jìn)根據(jù)做入倉臺(tái)帳根據(jù)做入倉臺(tái)帳出根據(jù)做出倉臺(tái)帳根據(jù)做出倉臺(tái)帳結(jié)余每次出貨終了，扣數(shù)得到手工節(jié)余每次出貨終了，扣數(shù)得到手工節(jié)余EDI帳帳H2000進(jìn)根據(jù)packing

9、 /invoice制造進(jìn)境EDI單根據(jù)客戶報(bào)關(guān)單制造進(jìn)區(qū)EDI單出根據(jù)packing /invoice制造出境EDI單根據(jù)客戶報(bào)關(guān)單制造出區(qū)EDI單結(jié)余海關(guān)系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)余庫存的核對：目前，系統(tǒng)帳和手工帳沒有做核對，只是核對手工帳和EDI帳。報(bào)關(guān)每天復(fù)印EDI單給倉管，和倉管的進(jìn)出貨單核對；倉管月底制造出庫存報(bào)表，給報(bào)關(guān)核對EDI庫存Q1：系統(tǒng)維護(hù)文員和倉管員反復(fù)做同樣的報(bào)表，只是為了核對之用Q2：目前系統(tǒng)形同虛設(shè)，不信任系統(tǒng)庫存Q3：EDI庫存和手工庫存核對任務(wù)量大易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討9各部門作業(yè)現(xiàn)狀大家都做得很苦楚，也非常疲憊，為什么？大家都做得很苦楚，也非常疲憊，

10、為什么？主要任務(wù)主要任務(wù)客服部客服部 下指令單給調(diào)度、報(bào)關(guān)、倉管 協(xié)調(diào)處置大量內(nèi)部各部門之間以及和外部客戶的溝通和突發(fā)事件主要擔(dān)憂和憂慮主要擔(dān)憂和憂慮 擔(dān)憂沒車 擔(dān)憂報(bào)關(guān)、收貨、運(yùn)輸途中等突發(fā)事件倉儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)對其的作用倉儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)對其的作用 下單功能 調(diào)度部調(diào)度部 按照客服部指令將適宜車型的車按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)收發(fā)貨 客服下單信息不準(zhǔn)確什么時(shí)候要車、要什么車、收發(fā)貨地址等 預(yù)留訂車時(shí)間不夠 客服改單 填寫車牌信息報(bào)關(guān)部報(bào)關(guān)部 制造進(jìn)出保稅區(qū)的EDI單 現(xiàn)場報(bào)檢、報(bào)關(guān) 擔(dān)任EDI庫存和實(shí)物庫存核對 客服下單信息不確切 一旦客戶貨物規(guī)格較多，制造EDI單需求合并記錄，耗費(fèi)時(shí)間太長 錄入EDI

11、單號(hào)倉管部倉管部 擔(dān)任系統(tǒng)庫存的維護(hù) 擔(dān)任實(shí)物收發(fā)作業(yè) 擔(dān)任庫存手工臺(tái)帳 客服下單信息模糊車什么時(shí)候到，最遲什么時(shí)候裝車等 完全的人工傳統(tǒng)作業(yè)組織方式，系統(tǒng)滯后于實(shí)踐作業(yè) 大量人工精神花在庫存臺(tái)帳的維護(hù) 缺乏倉庫揀貨環(huán)節(jié) 、只是作為簽收、做臺(tái)帳的一個(gè)憑證 系統(tǒng)有庫存記錄，但權(quán)威性不夠 系統(tǒng)做不到對倉庫庫位的管理，全憑手工臺(tái)帳結(jié)算部結(jié)算部 整理、追蹤結(jié)算單據(jù) 計(jì)費(fèi) 對帳 制造各種報(bào)表 手任務(wù)業(yè)任務(wù)量太大，且準(zhǔn)確性不能保證，需求反復(fù)錄入,多道審核 系統(tǒng)暫未有此功能易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討10綱要倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 2主要存在問題和緣由解析主要存在問題和

12、緣由解析 10一點(diǎn)想法和改良建議一點(diǎn)想法和改良建議 19易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討11客服部每天都在忙什么？客服部、效力過程客服部、效力過程客戶客戶運(yùn)輸部運(yùn)輸部報(bào)關(guān)部報(bào)關(guān)部倉管部倉管部市場部市場部結(jié)算部結(jié)算部客客服服部部訂單訂單處置處置接單接單下單下單效力效力過程過程以以入倉入倉為例為例工廠裝貨工廠裝貨在途運(yùn)輸在途運(yùn)輸福保海關(guān)福保海關(guān)倉庫卸貨倉庫卸貨結(jié)算結(jié)算客戶資料審核收貨時(shí)間確認(rèn)客戶訂單追加合同條款訊問報(bào)價(jià)訊問下指令下指令下指令告知車輛信息裝貨異常處置運(yùn)輸異常壓車運(yùn)輸異常溝通運(yùn)輸額外費(fèi)用確認(rèn)報(bào)關(guān)異常查車報(bào)關(guān)異常溝通報(bào)關(guān)額外費(fèi)用確認(rèn)收貨異常外包裝破損、數(shù)量短少收貨異常溝通

13、破損照片傳送日報(bào)表各種額外費(fèi)用單簽字回傳指令單客戶委托單據(jù)額外費(fèi)用單車牌信息告知客服易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討12客服部主要的時(shí)間、精神花在效力過程的跟蹤與控制客服是整個(gè)效力過程的指揮、組織、控制、協(xié)調(diào)者。在公司內(nèi)部代表客戶的利益，并且是獨(dú)一對客戶的效力窗口，在運(yùn)作效力過程中遇到任何的問題和異常都必需第一時(shí)間告知客戶，協(xié)商獲得一致的處置意見之后再?zèng)Q議詳細(xì)的舉措客服部的職責(zé)客服部的職責(zé)客服部每天的任務(wù)內(nèi)容以及時(shí)間分配客服部每天的任務(wù)內(nèi)容以及時(shí)間分配效力過程跟蹤與控制效力過程跟蹤與控制6565日報(bào)表反響日報(bào)表反響1010結(jié)算單據(jù)整理結(jié)算單據(jù)整理5 5接納客戶指令接納客戶指令1

14、010下單下單1010客戶資料接納fax、)客戶資料整理委托書、p/L、Invoice客戶資料審核能否有脫漏、錯(cuò)誤收發(fā)貨地址、時(shí)間確認(rèn)錄入系統(tǒng)指令下發(fā)給調(diào)度、關(guān)務(wù)、倉庫手工做發(fā)送給客戶結(jié)算單據(jù)整理交結(jié)算人員內(nèi)部溝通倉庫、關(guān)務(wù)、運(yùn)輸客戶溝通報(bào)關(guān)異常、運(yùn)輸異常、收貨異常、客戶改單易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討13客服部為什么每天都這么忙碌？n流程設(shè)計(jì)緣由流程設(shè)計(jì)緣由n如關(guān)鍵作業(yè)時(shí)間點(diǎn)確實(shí)定，減少作業(yè)隨意性，加強(qiáng)如關(guān)鍵作業(yè)時(shí)間點(diǎn)確實(shí)定，減少作業(yè)隨意性，加強(qiáng)規(guī)范性。如在合同談判時(shí)，就與客戶講解福保作業(yè)規(guī)范性。如在合同談判時(shí)，就與客戶講解福保作業(yè)要求和我司的作業(yè)時(shí)間，與客戶嚴(yán)厲協(xié)商接單

15、截止要求和我司的作業(yè)時(shí)間，與客戶嚴(yán)厲協(xié)商接單截止時(shí)間；時(shí)間；n信息系統(tǒng)緣由信息系統(tǒng)緣由n信息系統(tǒng)應(yīng)該發(fā)揚(yáng)指點(diǎn)作業(yè)、提高效率的作用，而信息系統(tǒng)應(yīng)該發(fā)揚(yáng)指點(diǎn)作業(yè)、提高效率的作用，而不是事后補(bǔ)單，添加人員雙倍作業(yè)量如反復(fù)錄入不是事后補(bǔ)單，添加人員雙倍作業(yè)量如反復(fù)錄入貨物信息、反復(fù)做庫存等貨物信息、反復(fù)做庫存等n業(yè)務(wù)熟練程度緣由業(yè)務(wù)熟練程度緣由n要求客服人員需求對運(yùn)輸、通關(guān)、報(bào)檢等專業(yè)技藝要求客服人員需求對運(yùn)輸、通關(guān)、報(bào)檢等專業(yè)技藝的熟練掌握，快速解答客戶提問的熟練掌握，快速解答客戶提問n個(gè)人溝通、協(xié)調(diào)以及臨機(jī)應(yīng)變才干緣由個(gè)人溝通、協(xié)調(diào)以及臨機(jī)應(yīng)變才干緣由n客服很大部分任務(wù)是要和內(nèi)外的溝通、協(xié)調(diào)，對突

16、客服很大部分任務(wù)是要和內(nèi)外的溝通、協(xié)調(diào)，對突發(fā)時(shí)間的臨機(jī)應(yīng)變才干，要平衡客戶利益和公司利發(fā)時(shí)間的臨機(jī)應(yīng)變才干，要平衡客戶利益和公司利益之間的問題益之間的問題緣由分析緣由分析問題與景象問題與景象客戶下單時(shí)間不固定，預(yù)留操作如訂車、錄入系統(tǒng)庫存、制造EDI單時(shí)間不充分書面下單指令書寫不明晰，或太過于簡單如給調(diào)度的指令：什么時(shí)候要車，要多大的車、什么道路？給倉庫的指令：什么時(shí)候裝車，能否急單，客戶對裝車的特殊要求等，呵斥指令下發(fā)后，需接受其他業(yè)務(wù)部門再次確認(rèn)一切客服人員下單都要經(jīng)過經(jīng)理的審核，假設(shè)經(jīng)理不在或者太忙就審核不了，影響下單的時(shí)效性不信任系統(tǒng)庫存，對主要客戶都做手工貨物進(jìn)出記錄系統(tǒng)帳不準(zhǔn)確、

17、本人總結(jié)習(xí)慣系統(tǒng)不能自動(dòng)生成對客戶的日報(bào)表， 需求手工做指令單發(fā)送各個(gè)業(yè)務(wù)口較早，假設(shè)客戶有改單景象，需求逐個(gè)通知、修正，反復(fù)協(xié)調(diào)溝通下單之后，對效力過程控制力弱，只需異常事故被告知后才會(huì)跟進(jìn)，自動(dòng)監(jiān)控認(rèn)識(shí)薄弱對較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)方式如皇崗、文錦渡口岸普通貿(mào)易，監(jiān)控難度更大，而且還要到現(xiàn)場跟進(jìn)較為復(fù)雜的普通貿(mào)易報(bào)關(guān)過程遞單、交稅費(fèi)易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討14倉管部每天都在忙什么車到達(dá)倉庫之后，實(shí)物點(diǎn)收、入出庫車到達(dá)倉庫之后，實(shí)物點(diǎn)收、入出庫4040入出倉確認(rèn)、臺(tái)帳記錄入出倉確認(rèn)、臺(tái)帳記錄2020結(jié)算單據(jù)整理結(jié)算單據(jù)整理1010接納客服下單接納客服下單1010入出倉前預(yù)備入出

18、倉前預(yù)備2020系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)實(shí)物收發(fā)實(shí)物收發(fā)系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)實(shí)物收發(fā)實(shí)物收發(fā)客戶資料接納、整理、審核客戶要求確認(rèn)下派分發(fā)資料給倉管員客戶資料接納、整理、審核客戶要求確認(rèn)分單給擔(dān)任該客戶的倉管員錄入系統(tǒng)入出倉貨物明細(xì)資料打印接納調(diào)度車牌信息手工入出倉庫存臺(tái)帳信息記錄出倉貨物理貨接納系統(tǒng)維護(hù)文員的車牌信息司機(jī)交司機(jī)本，拿進(jìn)出貨單到倉庫指揮車輛靠臺(tái)、卸貨根據(jù)客戶資料原始單據(jù)清點(diǎn)貨物驗(yàn)收終了，放到指定倉位司機(jī)、倉管員在進(jìn)出貨單上簽字確認(rèn)入出倉終了，系統(tǒng)添加核減庫存司機(jī)本蓋章，簽發(fā)放行條入出倉終了，倉管在臺(tái)帳記錄上填寫倉位，添加扣數(shù)庫存量填寫查找EDI單和車牌號(hào)，填寫完好單單據(jù)上交結(jié)算人員系統(tǒng)維護(hù)文

19、員系統(tǒng)維護(hù)文員(倉管員、理貨員、搬運(yùn)工、QA(倉管員、理貨員、搬運(yùn)工、QA由于倉儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)和作業(yè)完全脫節(jié)，系一致套帳，手工一套帳，憑空多添加一倍任務(wù)量，且依托由于倉儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)和作業(yè)完全脫節(jié)，系一致套帳，手工一套帳，憑空多添加一倍任務(wù)量，且依托手工臺(tái)帳的庫存管理方式傳統(tǒng)、落后手工臺(tái)帳的庫存管理方式傳統(tǒng)、落后易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討15倉管部為什么每天都這么忙？問題與景象問題與景象系統(tǒng)和作業(yè)完全脫節(jié)，系一致套帳，手工一套帳，任務(wù)量憑空添加一倍，對倉庫的管理完全憑仗倉管手中的臺(tái)帳進(jìn)出倉收貨、備貨信息來自于最原始的客戶資料單據(jù)，即packing list ，而系統(tǒng)生成的

20、只是作為簽收、結(jié)算單據(jù)、倉庫實(shí)物臺(tái)帳的憑證為什么兩套資料不能合并？客服有時(shí)給倉庫下達(dá)的指令不明晰：車什么時(shí)候到倉庫、什么時(shí)候裝車，能否急單，客戶對裝車的特殊要求等。呵斥指令下發(fā)后，需求向客服再次確認(rèn)，添加了溝通頻次倉管部最大的任務(wù)量在于倉庫庫存手工臺(tái)帳的記錄，而且反復(fù)做兩套一樣的這本來應(yīng)該是倉庫系統(tǒng)可以處理的問題倉庫除寶潔之外的客戶，系統(tǒng)都沒有做到庫位管理對未來引進(jìn)一些規(guī)格型號(hào)較多的客戶，憑臺(tái)帳管理庫位是相當(dāng)困難的倉庫庫存手工臺(tái)帳壓單較嚴(yán)重，普通平均會(huì)壓23天，直接影響到不能及時(shí)給出客戶庫存報(bào)表n信息系統(tǒng)緣由信息系統(tǒng)緣由n信息系統(tǒng)應(yīng)該發(fā)揚(yáng)指點(diǎn)作業(yè)、提高效率的作用，而信息系統(tǒng)應(yīng)該發(fā)揚(yáng)指點(diǎn)作業(yè)、提

21、高效率的作用，而不是事后補(bǔ)單，添加人員雙倍作業(yè)量如反復(fù)錄入不是事后補(bǔ)單，添加人員雙倍作業(yè)量如反復(fù)錄入貨物信息、反復(fù)做庫存等貨物信息、反復(fù)做庫存等n流程設(shè)計(jì)方面的緣由流程設(shè)計(jì)方面的緣由n要做到系統(tǒng)先行，出、入倉原始明細(xì)資料的錄入任要做到系統(tǒng)先行，出、入倉原始明細(xì)資料的錄入任務(wù)就一定要提早，參考其他同類公司的閱歷，普通務(wù)就一定要提早，參考其他同類公司的閱歷，普通都是放在客服部門，而且客服擔(dān)任庫存的維護(hù)，都是放在客服部門，而且客服擔(dān)任庫存的維護(hù)，n倉庫每天的進(jìn)、出貨記錄與倉庫每天的進(jìn)、出貨記錄與EDI數(shù)據(jù)的核對能否數(shù)據(jù)的核對能否應(yīng)該放在倉管，有待商榷應(yīng)該放在倉管，有待商榷主要緣由分析主要緣由分析易初

22、蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討16結(jié)算部每天都在忙什么結(jié)算是整個(gè)效力過程非常重要的任務(wù)，之前一切部門、一切人員的辛勞付出和努力都是為了經(jīng)過這個(gè)環(huán)節(jié)把我們應(yīng)收、應(yīng)付的工程作確切的核算和統(tǒng)計(jì)，不能錯(cuò)、漏、多、少，結(jié)算任務(wù)能否及時(shí)也直接決議了應(yīng)收帳款的回收結(jié)算部的職責(zé)結(jié)算部的職責(zé)結(jié)算部每天的任務(wù)內(nèi)容以及時(shí)間分配結(jié)算部每天的任務(wù)內(nèi)容以及時(shí)間分配核對帳目核對帳目1010制造月結(jié)統(tǒng)計(jì)報(bào)表制造月結(jié)統(tǒng)計(jì)報(bào)表5 5整理結(jié)算單據(jù)整理結(jié)算單據(jù)3030計(jì)算費(fèi)用計(jì)算費(fèi)用5555接納各個(gè)業(yè)務(wù)口的原始結(jié)算單據(jù)按每票貨整理單據(jù)追蹤、討要欠缺的單據(jù)如查車單等根據(jù)每個(gè)合同的報(bào)價(jià)計(jì)算費(fèi)用手寫錄入電腦的帳單報(bào)表單票收入

23、、支出、毛利情況當(dāng)月票數(shù)統(tǒng)計(jì)月底做與財(cái)務(wù)部相互對帳月底做易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討17缺乏系統(tǒng)輔助的結(jié)算任務(wù)義務(wù)非常繁重一切客戶進(jìn)、出貨指令一切客戶進(jìn)、出貨指令50票票客服110票 客服210票 客服310票 客服410票 客服510票調(diào)度50票報(bào)關(guān)50票倉管50票結(jié)算結(jié)算50票票結(jié)算單據(jù)量計(jì)算結(jié)算單據(jù)量計(jì)算單證流轉(zhuǎn)表示圖單證流轉(zhuǎn)表示圖前提：假設(shè)平均每天客戶50個(gè)訂單；都由公司擔(dān)任運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、入出倉；客服人員：10票/人3進(jìn)出貨通知書、P/L、INVOICE)調(diào)度：50票3托運(yùn)單、額外費(fèi)用發(fā)票、查車單)報(bào)關(guān)：50票2EDI單、商檢單倉管：50票2服控表、進(jìn)出貨單結(jié)算：結(jié)算

24、：50票票3322500張張/天天結(jié)算每天都要面臨至少結(jié)算每天都要面臨至少10倍于客戶指令的結(jié)算原始憑證單據(jù)，因此，僅整理單據(jù)就需求破費(fèi)大量的時(shí)間倍于客戶指令的結(jié)算原始憑證單據(jù)，因此，僅整理單據(jù)就需求破費(fèi)大量的時(shí)間托運(yùn)單額外費(fèi)用發(fā)票查車單EDI單商檢單服控表進(jìn)出貨單進(jìn)出貨通知單Packing listInvoice客戶其他原始單證易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討18綜上，目前效力過程主要存在以下幾個(gè)問題n部門職責(zé)權(quán)限界定和流程設(shè)計(jì)方面的緣由部門職責(zé)權(quán)限界定和流程設(shè)計(jì)方面的緣由n客服部僅起到信息傳送的作用，其他業(yè)務(wù)部門都要根據(jù)原始單據(jù)從頭進(jìn)展數(shù)據(jù)處置，組織效率較客服部僅起到信息傳

25、送的作用，其他業(yè)務(wù)部門都要根據(jù)原始單據(jù)從頭進(jìn)展數(shù)據(jù)處置，組織效率較低低n職責(zé)界定不清，容易呵斥相互推諉、扯皮，如保稅區(qū)外其他口岸普通貿(mào)易的跟進(jìn)究竟是客服還是職責(zé)界定不清，容易呵斥相互推諉、扯皮，如保稅區(qū)外其他口岸普通貿(mào)易的跟進(jìn)究竟是客服還是報(bào)關(guān)的職責(zé)？報(bào)關(guān)的職責(zé)？n信息系統(tǒng)滯后，導(dǎo)致任務(wù)量增大一倍信息系統(tǒng)滯后，導(dǎo)致任務(wù)量增大一倍n系統(tǒng)信息流滯后于實(shí)踐進(jìn)出倉作業(yè)，事后補(bǔ)單，沒有發(fā)揚(yáng)系統(tǒng)先導(dǎo)的作用，長期而言，這將是制系統(tǒng)信息流滯后于實(shí)踐進(jìn)出倉作業(yè)，事后補(bǔ)單，沒有發(fā)揚(yáng)系統(tǒng)先導(dǎo)的作用，長期而言，這將是制約倉儲(chǔ)公司進(jìn)一步開展的根本問題約倉儲(chǔ)公司進(jìn)一步開展的根本問題n人員素質(zhì)和自動(dòng)效力認(rèn)識(shí)人員素質(zhì)和自動(dòng)效

26、力認(rèn)識(shí)n客服部是整個(gè)效力過程的指揮控制中心，客服人員的作業(yè)效率和準(zhǔn)確性將直接影響到整個(gè)效力客服部是整個(gè)效力過程的指揮控制中心，客服人員的作業(yè)效率和準(zhǔn)確性將直接影響到整個(gè)效力過程的效率，要求客服人員不僅要熟練掌握業(yè)務(wù)，而且要有對突發(fā)事件，要有迅速做出正確判別過程的效率，要求客服人員不僅要熟練掌握業(yè)務(wù)，而且要有對突發(fā)事件，要有迅速做出正確判別和果斷決策的才干和果斷決策的才干n源頭指令不及時(shí)、不明晰，導(dǎo)致溝通頻次增大經(jīng)過多次開會(huì)之后，現(xiàn)已有所改善源頭指令不及時(shí)、不明晰，導(dǎo)致溝通頻次增大經(jīng)過多次開會(huì)之后，現(xiàn)已有所改善n 客服在接到客戶委托指令后，確認(rèn)指令和下發(fā)指令內(nèi)容模糊、對各部門預(yù)留處置時(shí)間不充分，

27、導(dǎo)客服在接到客戶委托指令后，確認(rèn)指令和下發(fā)指令內(nèi)容模糊、對各部門預(yù)留處置時(shí)間不充分，導(dǎo)致反復(fù)確認(rèn)指令致反復(fù)確認(rèn)指令易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討19綱要倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀倉儲(chǔ)公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 2主要存在問題和緣由解析主要存在問題和緣由解析 10一點(diǎn)想法和改良建議一點(diǎn)想法和改良建議 19易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討20業(yè)務(wù)流程改良原那么80/20法那么個(gè)人利益與集體利益本位主義與全局觀念短期做事便利與長期公司可繼續(xù)開展責(zé)任心、溝通、協(xié)調(diào)物流公司的業(yè)務(wù)流程改良，牽涉到幾乎一切的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員，在任務(wù)內(nèi)容同等的前提下，一個(gè)部門任務(wù)量的減少，就必然意味著另一

28、個(gè)部門任務(wù)量的添加。但改善之后的結(jié)果一定是能提高公司整體的效力效率，減少部門反復(fù)勞動(dòng)。這就要求一切業(yè)務(wù)人員，特別是部門經(jīng)理級(jí)人員要有全局觀的理念和認(rèn)識(shí)：設(shè)計(jì)開發(fā)、推行信息系統(tǒng)的時(shí)候，是以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為根底；待推行一段時(shí)間之后，業(yè)務(wù)要在系統(tǒng)的指點(diǎn)下實(shí)現(xiàn)優(yōu)化、固化、常態(tài)化； 信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的關(guān)系信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的關(guān)系易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討21改良的空間效力過程跟蹤與控制65日報(bào)表反響10結(jié)算單據(jù)整理5接納客戶指令10下單10客服部車到達(dá)倉庫之后，實(shí)物點(diǎn)收、入出庫40入出倉確認(rèn)、20臺(tái)帳記錄結(jié)算單據(jù)整理10接納客服下單10入出倉前預(yù)備20倉管部核對帳目10制造月結(jié)統(tǒng)計(jì)

29、報(bào)表5整理結(jié)算單據(jù)30計(jì)算費(fèi)用55結(jié)算部提高內(nèi)部溝通效率提高內(nèi)部溝通效率改善信息系統(tǒng)改善信息系統(tǒng)客服部一致整理客服部一致整理易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討22總體改良想法改良想法改良想法一個(gè)月內(nèi)一個(gè)月內(nèi)改良重點(diǎn)改良重點(diǎn) 改善源頭提高客服部人員下單作業(yè)的時(shí)效性、明晰性和準(zhǔn)確性 加強(qiáng)部門之間的溝通、協(xié)作，減少相互扯皮和推諉詳細(xì)建議詳細(xì)建議 加強(qiáng)業(yè)務(wù)技藝和溝通才干的培訓(xùn)，加強(qiáng)熟練度和對突發(fā)事件的處置才干 加強(qiáng)各部門的責(zé)任心、提高全員客戶效力認(rèn)識(shí)三個(gè)月內(nèi)三個(gè)月內(nèi) 調(diào)整部門職責(zé)使流程運(yùn)轉(zhuǎn)更為順暢 逐漸實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)先導(dǎo)，杜絕事后補(bǔ)單半年內(nèi)半年內(nèi) 信息系統(tǒng)的改善 信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程的改良，作業(yè)

30、效率提高 對現(xiàn)信息系統(tǒng)的評(píng)價(jià)改良特別是倉庫管理模塊 結(jié)算功能模塊的盡快開發(fā)n在目前資源和客觀要素限定系統(tǒng)沒有大的改善、人員不添加、業(yè)務(wù)量不添加條件下，流程不適宜做大的調(diào)整，否那么會(huì)把整個(gè)作業(yè)全部打亂n信息系統(tǒng)是公司長久可繼續(xù)開展的重要工具，借助于先進(jìn)的系統(tǒng)，才可以真正實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)口從大量手任務(wù)業(yè)中解放出來，信息資源共享，提高任務(wù)效率。同時(shí)，借助系統(tǒng)，才干有效推進(jìn)業(yè)務(wù)流程的改造n客服是整個(gè)效力過程的指揮、協(xié)調(diào)控制者，相當(dāng)于公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的神經(jīng)中樞，單證處置，單證跟蹤、系統(tǒng)錄入等根底的任務(wù)嘗試在這個(gè)部門完成，然后再根據(jù)各個(gè)部門的需求下發(fā)指令和所需求的單證 進(jìn)一步明晰確定各業(yè)務(wù)部門的職責(zé) 進(jìn)出貨物原始單

31、據(jù)明細(xì)的錄入任務(wù)提早，建議放在客服部 結(jié)算單據(jù)憑證的整理、追蹤建議放在客服部，由客服人員整理齊全各自擔(dān)任客戶的一切單證之后，再上交結(jié)算易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討23對目前進(jìn)出貨通知書業(yè)務(wù)指令單的改良建議指令對象指令對象對象關(guān)注的要點(diǎn)對象關(guān)注的要點(diǎn)調(diào)度部調(diào)度部報(bào)關(guān)部報(bào)關(guān)部倉管部倉管部n詳細(xì)要車時(shí)間：以小時(shí)計(jì)n訂車車型噸位：n運(yùn)輸起止道路：n收出貨地址明細(xì)：n收出貨工廠聯(lián)絡(luò)人及：n能否要求司機(jī)協(xié)助卸貨：n其他承運(yùn)要求：n清關(guān)方式：n報(bào)關(guān)口岸：n估計(jì)報(bào)關(guān)時(shí)間：n能否報(bào)檢：n估計(jì)車輛到達(dá)倉庫時(shí)間進(jìn)：n估計(jì)裝車時(shí)間出n客戶裝卸要求：對各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)時(shí)間和作業(yè)內(nèi)容的準(zhǔn)確把握是客服人員下

32、達(dá)一份完好、明晰指令單的中心，這就要求我們對各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)時(shí)間和作業(yè)內(nèi)容的準(zhǔn)確把握是客服人員下達(dá)一份完好、明晰指令單的中心，這就要求我們的客服人員需求經(jīng)過和客戶的溝通和本身的專業(yè)判別來下達(dá)指令的客服人員需求經(jīng)過和客戶的溝通和本身的專業(yè)判別來下達(dá)指令n制造EDI的貨物數(shù)據(jù)明晰n其他報(bào)關(guān)闡明：n倉庫附加作業(yè)內(nèi)容：n其他倉儲(chǔ)要求：易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討24對客戶下單規(guī)范性的建議客戶下單規(guī)范性委托單的格式下單時(shí)間單證完好性單證準(zhǔn)確性情況一：嚴(yán)厲按客戶指令情況二：根據(jù)客戶委托書由客服安排出貨市場部在洽談新客戶的時(shí)候，首先要向客戶解釋福保的作業(yè)要求和時(shí)間，再講解我司的作業(yè)流程，最適

33、宜的接單時(shí)間點(diǎn)，比如頭一天下午16：00之前處置第二天的指令,當(dāng)天下的指令原那么上不予處置，除非加急。這樣就可以從源頭上防止客戶在下班之后才發(fā)指令，導(dǎo)致大家加班處置單證在出倉作業(yè)情況下，客戶下達(dá)委托書之后，普通由客服人員和詳細(xì)的收貨方聯(lián)絡(luò)對方收貨時(shí)間之后，才下作業(yè)指令。在這種情況下，就要求客服人員盡量按照我司的作業(yè)時(shí)間要求收貨方，包括對方及早提供裝箱單、發(fā)票、預(yù)告資料等，待單證齊全之后，再下指令第一步，逐漸規(guī)第一步，逐漸規(guī)范客戶下單時(shí)間范客戶下單時(shí)間第二步，逐漸規(guī)范客第二步，逐漸規(guī)范客戶下單委托書格式戶下單委托書格式根據(jù)口岸海關(guān)報(bào)關(guān)要求和我們的作業(yè)流程，需求客戶采用我們的模板提供貨物委托信息，

34、這樣就可以防止因客戶委托信息不全而導(dǎo)致指令模糊景象易初蓮花物流合作模式探討易初蓮花物流合作模式探討25對作業(yè)流程修訂的建議以入倉為例流程修訂建議流程修訂建議改良之后的整體效益改良之后的整體效益流程改良后，各部門添加流程改良后，各部門添加/減少的作業(yè)量減少的作業(yè)量添加：客服：錄入系統(tǒng)入倉數(shù)據(jù)明細(xì)添加：客服：錄入系統(tǒng)入倉數(shù)據(jù)明細(xì)減少：倉庫：錄入系統(tǒng)入倉數(shù)據(jù)明細(xì)減少：倉庫：錄入系統(tǒng)入倉數(shù)據(jù)明細(xì)添加：客服：制造明確添加：客服：制造明確EDI錄入數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)減少：報(bào)關(guān)：手工計(jì)算打減少：報(bào)關(guān)：手工計(jì)算打EDI數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)添加：客服：逐單核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和添加：客服：逐單核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和EDI數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)減少：倉庫：逐單

35、核對收貨單數(shù)據(jù)和減少：倉庫：逐單核對收貨單數(shù)據(jù)和EDI單單添加：客服：打印收貨單一式四聯(lián)添加：客服：打印收貨單一式四聯(lián)減少：倉庫：打印收貨單一式四聯(lián)減少：倉庫：打印收貨單一式四聯(lián)減少：客服：指令單和客戶原始資料的四減少：客服：指令單和客戶原始資料的四次復(fù)印量次復(fù)印量減少：倉庫：庫存手工臺(tái)帳的維護(hù)減少：倉庫：庫存手工臺(tái)帳的維護(hù)添加：客服：實(shí)物與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，入倉確認(rèn)添加：客服：實(shí)物與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，入倉確認(rèn)減少：倉庫：庫存系統(tǒng)的維護(hù)減少：倉庫：庫存系統(tǒng)的維護(hù)添加：客服：結(jié)算單證的整理添加：客服：結(jié)算單證的整理減少：結(jié)算：結(jié)算單證的整單環(huán)節(jié)減少：結(jié)算：結(jié)算單證的整單環(huán)節(jié)客服接到客戶原始委托資料客服錄入系統(tǒng)入倉數(shù)據(jù)明細(xì)系統(tǒng)自動(dòng)打印出入倉預(yù)處置報(bào)關(guān)單要求系統(tǒng)必需有此功能，報(bào)關(guān)憑此或者客戶的報(bào)關(guān)單資料制造EDI單客服根據(jù)EDI修正系統(tǒng)入倉數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)打印收貨單，交倉庫收貨車輛到達(dá)，倉庫