采購管理制度

1、采購管理制度 為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟(jì)效益、特制定本制度。采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié)，針對企業(yè)的實際情況，具體切實做好采購工作。第一條基本原則廉潔自律，嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量，處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事，能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品，在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的原材料、物料、設(shè)備價格信息檔案，做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作，以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量；所有采購, 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計劃并報

2、審核和批準(zhǔn)，除急購?fù)獠坏貌少彛辟徯璋淳o急采購管理流程要求進(jìn)行采購；凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理采購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然后集中辦理采購；采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買， 不得隨意變更供應(yīng)商；科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；第二條 供貨商的確定原則1初選供貨商：要深入細(xì)致的進(jìn)行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業(yè)化程度，貨物來源，價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況，2試用供貨商：對于同類商品找出兩家同時供貨，重點從質(zhì)量、價格、服務(wù)三方面來進(jìn)行比較嘗試。3確定供

3、貨商：在使用兩個月的基礎(chǔ)上、由采購經(jīng)理、總經(jīng)理、廚師長、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定。4簽定供貨合同：確定供貨商后，由采購經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯(lián)：一份供應(yīng)商；一份財務(wù)部；一份倉管員。合同應(yīng)確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等，（詳見合同范本）5供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。第三條 市場調(diào)查原則1由采購經(jīng)理、采購人員、廚師長每月不少于兩次進(jìn)行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員，調(diào)查時間、地點及調(diào)查結(jié)果，由全體人員簽字后存檔

4、。2調(diào)查時間、地點的選擇，每項15天調(diào)查一次，以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準(zhǔn)。3調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時應(yīng)實行看、聞、摸等手段、必要時可進(jìn)行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細(xì)的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進(jìn)行討價還價，切記只記錄買方一口價。4出實地調(diào)查外，當(dāng)?shù)氐膱罂?、雜志、電視等所刊出的價格，同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。5調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進(jìn)行綜合討論通過

5、。6零星物品的調(diào)查由采購經(jīng)理或委托其他人（采購人員除外）實施。第四條 采購的定價原則1. 設(shè)立詢價員：由總經(jīng)理、采購經(jīng)理、廚師長、采購員、組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場詢價，在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，每半月制定一次，零星物品的采購價格不定期進(jìn)行。2. 定價程序：由總經(jīng)理、采購經(jīng)理、廚師長同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價還價后予以確認(rèn)，并由總經(jīng)理、采購經(jīng)理、廚師長、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務(wù)執(zhí)行。3. 價格管理原則：對于供貨價格實行最高限價制，根據(jù)不同的貨品，其最高限價范圍如下：（1） 干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的 %。（2） 低質(zhì)易耗品的價格不得高于

6、市場零售價的平均數(shù)。（3） 零星物品的價格不得高于市場零售價的 %（4） 魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的 %（5） 蔬菜平均在一元以下者，其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的 %。價格在一元以上者，其定價不得高于市場批發(fā)價的 %。4 春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災(zāi)害性天氣持續(xù)時間較長的月份，由于供貨價格波動太大，其定價原則可適當(dāng)放寬。第五條 審購程序(一） 原材料、物品的審購程序1、對于經(jīng)常性項目的采購應(yīng)由所需部門每天、每周、每月固定時間定期報計劃，寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等，經(jīng)總經(jīng)理、總廚、店長、廚師長審批后，交由采購部門辦理。2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單，經(jīng)

7、部門負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經(jīng)理在申購單寫明，限時購買。（二） 供貨商送貨的申購程序：1、需貨部門填寫申購物品清單，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，交采購部門辦理。2、新進(jìn)酒水、物料由總經(jīng)理和采購人員簽字以書面形式通知庫管，不需填寫申購單。3、庫管人員應(yīng)隨時檢查庫存，當(dāng)存貨降到最低存貨點時，庫管人員應(yīng)以書面、傳真、電話形式通知供應(yīng)商送貨。第六條 采購數(shù)量的確定原則為提高經(jīng)濟(jì)效益，降低成本，減少資金占有，應(yīng)根據(jù)勤進(jìn)快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。（一） 鮮貨、蔬菜、水產(chǎn)等貨的采購數(shù)量。1、此類原料實行每日采購，一般要求供貨商送貨。2、用上述原材

8、料的部門每日營業(yè)結(jié)束前，根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數(shù)量。（二） 庫存物品（干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒水、低質(zhì)易耗品等）的采購數(shù)量。1、此類物品的采購數(shù)量應(yīng)綜合考慮經(jīng)濟(jì)批量、采購周期、資金周轉(zhuǎn)、儲存條件等因素，根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過7天的用量，最低不得低于一天的用量。2、庫存量上下限的計算公式：最低庫存量=每日需用量×發(fā)貨天數(shù)最高庫存量=每日需用量×7天第七條：貨物的驗收原則（一） 驗收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)本公司制定的采購收貨質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收（二） 驗收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購人員收取的當(dāng)日采購申請單上寫明的數(shù)量據(jù)實進(jìn)行驗收

9、，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購數(shù)量的上下10%左右。（三） 驗收人員：采購人員、（庫房人員）、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、二人共同驗收。（四） 驗收時間：每日上午7：30-10：00 下午16：30（五） 驗收程序：1、直撥各部門的由用貨部門驗收質(zhì)量，庫管人員填寫收貨單，注明所收商品物資的數(shù)量。入庫的商品物資由庫管人員驗收后在供應(yīng)商送貨單上簽字，將收貨單及供應(yīng)商送貨單上的商品物資按照品名、規(guī)格、實收數(shù)量錄入電腦系統(tǒng)并打印采購入庫單，由采購主管、貨物領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單一式三聯(lián)（供貨商、倉管員、財務(wù)部各一聯(lián)）。2、對不符合采購收貨質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量超過“申購單”的商品物資（菜品），使用部門

10、有權(quán)拒絕收貨。第八條 倉庫管理（一）、負(fù)責(zé)入庫貨物的驗收，保管及發(fā)放工作。（二）、貨物入庫1、認(rèn)真驗收，查核貨物的數(shù)量、質(zhì)量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。2、開出入庫驗收單3、及時登記帳卡，每天結(jié)出數(shù)量合計數(shù)，并錄入電腦。（三）、庫存保管1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。2、做到先進(jìn)先出、防止積壓變質(zhì)。（四）、發(fā)放管理1、直入廚房：以收貨驗收后直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等，憑經(jīng)廚師長簽字的“收貨單”數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)直拔。2 、倉庫發(fā)放，廚房各班組必須填寫領(lǐng)貨單，經(jīng)廚師長簽字認(rèn)可后出貨，店面大堂經(jīng)店長貨經(jīng)理簽字同意后出貨。第九條 采購事項1、采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照“申購單”所列商品物資的數(shù)

11、量和采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及有關(guān)定價原則進(jìn)行采購。在采購過程中，因市場行情發(fā)生變化，而影響采購數(shù)量和質(zhì)量的，要及時與所購商品物資的使用部門聯(lián)系，征得同意后方可購買。2、在采購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應(yīng)逐筆填寫所購菜品的數(shù)量、單價和金額，（預(yù)制已列明菜品的一式二聯(lián)的采購清單，采購人員自留一份，財務(wù)結(jié)賬一份）。菜品要分別堆放裝運，以便領(lǐng)貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放，嚴(yán)禁擠壓，以免影響菜品質(zhì)量。冷藏肉品注意保鮮。3、對商品物資的退貨和積壓商品的處理，采購部門有積極協(xié)助處理的義務(wù)。4、對采購過程中發(fā)生的非正常損失，須單獨列明并說明原因，報總經(jīng)理、采購經(jīng)理批準(zhǔn)方可報賬。5、采購部工作職責(zé)：建立供應(yīng)商與

12、價格記錄；采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查；詢價、比價、議價、訂購工作；送貨進(jìn)度控制與督促；來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；付款整理、審查；提交采購工作報告。采購工作報告至少須包含以下要求和分析圖表：（1）本月采購貨物的類別與比例；（2）本月因采購質(zhì)量不符存在退貨的次數(shù)；（3）本月各供應(yīng)商供貨的金額及分布情況；（4）詢價與議價結(jié)果的差異總金額及各供應(yīng)商的差額分布情況；（5）供應(yīng)商送貨效率；（6）各供應(yīng)商存的問題及改進(jìn)建議；（7）采購中存在的問題及改進(jìn)建議；（8）與各部門勾通，協(xié)調(diào)解決處理的問題分析。6、采購人員職責(zé)：采購人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價物資，做到質(zhì)優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)工作。為掌握瞬息萬