排版技巧整理

1、第一章 word 排版技巧快速定位到上次編輯位置用wps®輯文件時(shí)有一個(gè)特點(diǎn)，就是當(dāng)你下次打開一 wps文牛時(shí)，光標(biāo)會(huì)自 動(dòng)定位到你上一次存盤時(shí)的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個(gè)功能，但是，當(dāng)我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)快速定位 到你上一次編輯的位置了。提示：其實(shí)Shift+F5的作用是定位到 Word最后三次編輯的位置，即 Word 會(huì)記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下 Shift+F5 鍵，并在 三次編輯位置之間循環(huán)，當(dāng)然按一下 Shift+F5 就會(huì)定位到上一次編輯時(shí)的位置 了。二、快速打印多頁表格標(biāo)題選中表格的主

2、題行， 選擇“表格”菜單下的“ 標(biāo)題行重復(fù) ”復(fù)選框， 當(dāng)你預(yù) 覽或打印文件時(shí)， 你就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁的表格都有標(biāo)題了， 當(dāng)然使用這個(gè)技巧的前 提是表格必須是自動(dòng)分頁的。三、快速定位到上次編輯位置用WPSS輯文件時(shí)有一個(gè)特點(diǎn)，就是當(dāng)你下次打開一 WPS文牛時(shí)，光標(biāo)會(huì)自 動(dòng)定位到你上一次存盤時(shí)的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個(gè)功能，但是，當(dāng)我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)快速定位 到你上一次編輯的位置了。 shang提示：其實(shí)Shift+F5的作用是定位到 Word最后三次編輯的位置，即 Word 會(huì)記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下 Sh

3、ift+F5 鍵，并在 三次編輯位置之間循環(huán) , 當(dāng)然按一下 Shift+F5 就會(huì)定位到上一次編輯時(shí)的位置 了?四、快速對齊段落Ctrl+E：段落居中。Ctrl+L：左對齊。Ctrl+R：右對齊。Ctrl+J：兩端對齊。Ctrl+M：左側(cè)段落縮進(jìn)Ctrl+Shift+M ：取消左側(cè)段落縮進(jìn)。Ctrl+T ：創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)效果。Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進(jìn)量。Ctrl+Q ：刪除段落格式。Ctrl+Shift+D ：分散對齊。五、快速在文章中填加 1）Alt+Ctrl+L六、快速插入日期和時(shí)間的快捷鍵Alt+Shift+D ：當(dāng)前日期Alt+Shift+T ：當(dāng)前時(shí)間七、快速在文檔中

4、插入自己公司的信息公司名稱公司住址聯(lián)系電話聯(lián)系人姓名可以先選定這些內(nèi)容，再單擊 工具一自動(dòng)更正一在替換框中輸入 標(biāo)記名稱（如“公司信息”）T添加一確定，以后凡是在文檔中要用到這個(gè)信息的地方鍵入“公司信息”（不要引號）這幾個(gè)字后就自動(dòng)替換成：公司名稱公司住址聯(lián)系電話聯(lián)系人姓名說明：有些輸入法不支持這個(gè)功能，鍵入標(biāo)記名稱后要按一下空格才行。八、快速轉(zhuǎn)換全角半角標(biāo)點(diǎn)符號的全角 /半的轉(zhuǎn)換用： Ctrl+.數(shù)字字母的全角 /半的轉(zhuǎn)換用： Shift+ 空格九、快速讓W(xué)ord表格一分為二將光標(biāo)定位在分開的表格某個(gè)位置上，按下“ Ctrl+Shift+Enter ”組合鍵。這時(shí)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)表格中間自動(dòng)插入一

5、個(gè)空行， 這樣就達(dá)到了將一個(gè)表格一分為二的目的。十、 快速調(diào)整頁眉橫線長度在 word 插入頁眉后，會(huì)自動(dòng)在此位置添加一條長橫線。如果需要調(diào)整此線 的長度及其水平位置， 可以首先激活頁眉， 選擇格式下的段落命令， 調(diào)整一下左 右縮進(jìn)的字符值，確定可以看到最終效果了！ 十一、快速將字體改為上標(biāo)或下標(biāo)的方法本人在一次無意間發(fā)現(xiàn)了這個(gè)方法， 選定你要下標(biāo)的字， 然后在英文狀態(tài) 下 按住Ctrl，再按一下BASKSPACE的+/=的鍵，就可以了(Ctrl+/=)。上標(biāo)只要 在按 Ctrl 的同時(shí)也按住 Shift ( Ctrl+Shift +/=), 大家可以試試。 十二、批量轉(zhuǎn)換全角字符為半角字符首

6、先全選。然后“格式”-“更改大小寫”，在對話框中先選中“半角”， 確定即可。十三、建立一個(gè)矩形選區(qū)一般的選區(qū)建立可用鼠標(biāo)左鍵， 或用 shift 鍵配合 pgup、pgdn、home、end、 箭頭等功能鍵， 當(dāng)復(fù)制一個(gè)規(guī)則的矩形區(qū)域時(shí)， 可先按住 Alt 鍵，然后用鼠標(biāo)左 鍵來選。我一般用此來刪除段首多余的成塊的空格。十四、代替金山詞霸點(diǎn)工具語言翻譯， 在右邊出現(xiàn)的搜索框中輸入要查的單詞， 回車就 可以翻譯了?？梢赃x擇英語翻成中文或中文翻成英語。第一次使用可能要安裝。 十五、每頁添加水印的操作1. 制作好文檔后，通過“視圖一頁眉頁腳”命令，調(diào)出“頁眉頁腳”工具 欄，單擊其中的“顯示一隱藏文檔

7、正文文字”按鈕，隱藏正文部分的文字內(nèi)容。2. 選擇“插入”菜單中的“文本框”命令，在頁眉的下方插入一個(gè)空文本 框。3. 在文本框內(nèi)加入作為水印的文字、圖形等內(nèi)容，右擊圖片，選擇快捷菜 單中的“設(shè)置圖片格式” 命令，在對話框中“圖片” 選項(xiàng)卡下， 通過“圖像控制” 改變圖像的顏色，對比度和亮度，并手動(dòng)調(diào)整圖片的大小。4. 通過“設(shè)置文本框格式”命令，把文本框的線條色改為無線條色。5. 單擊“頁眉頁腳”工具欄的“關(guān)閉”按鈕，退出“頁眉頁腳”編輯。6. 完成上述步驟的操作，水印制作得以完成，這樣就為每一頁都添加了相 同的水印。十六、刪除網(wǎng)上下載資料的換行符（象這種）在查找框內(nèi)輸入半角Al （是英文狀

8、態(tài)下的小寫L不是數(shù)字1）,在替換框內(nèi)不 輸任何內(nèi)容，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉啦。 十七、將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成中文數(shù)字或序號1、先輸入阿拉伯?dāng)?shù)字 （如 1 234） ，全選中，單擊“插入/ 數(shù)字/數(shù)字類型（壹、 貳）/確定”，即變?yōu)榇髮憯?shù)字（如壹仟貳佰叁拾肆），會(huì)計(jì)朋友非常適用。2、其他像一千二百三十四，甲、乙，子、丑，羅馬數(shù)字等的轉(zhuǎn)換， 可參考上法。十八、三招去掉頁眉那條橫線1、在頁眉中，在“格式”“邊框和底紋”中設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o”， 應(yīng)用于“段落”2、同上，只是把邊框的顏色設(shè)置為白色（其實(shí)并沒有刪的，只是看起來沒 有了，呵呵）3、在“樣式”欄里把“頁眉”換成“正文”就行了強(qiáng)烈推薦！

9、會(huì)多出-（ 兩個(gè)橫杠） 這是用戶不愿看到的 ,又要多出一步作刪除 - 解決方法：替換時(shí)在前引號前加上一個(gè)空格問題就解決了 十九、合理選擇視圖（1）使用“大綱視圖”寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便（2）使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”讓你方便的定位章節(jié)，編輯文章比較方便。（3）WOR的最佳作業(yè)模式：文檔結(jié)構(gòu)圖+頁面視圖。 二十、巧用自動(dòng)更正寫論文時(shí)，常常用到英文大小寫轉(zhuǎn)換，十分不便。使用自動(dòng)更正可以輕易解 決這個(gè)問題。（ 1）菜單“工具”欄點(diǎn)擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)” 。（2）選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”（3）在“替換”欄內(nèi)鍵入全部為小寫的英文，如“ cdna”（4）在“替換為”欄錯(cuò)誤！未找到引用源。內(nèi)鍵入正確的大小寫的

10、英文， 如“cDNA 。（5） 確定，如此可以非常方便地始終使用小寫英文，word自動(dòng)將其轉(zhuǎn) 換成正確格式。二十一、制表位在公式編輯中的應(yīng)用制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數(shù)點(diǎn)對齊和豎線對齊等， 這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據(jù)論文中公式排版的要求和目錄的制 作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細(xì)的說明請參閱Word的幫助文檔。論文里的公式要求單獨(dú)放在一個(gè)段落， 公式居中；按章節(jié)進(jìn)行編號，編號用小括 號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編 號用小括號括起來。然后把光標(biāo)放在公式所在的段落里，點(diǎn)擊頁面左上角的制表 位圖標(biāo)，切換到居中制表位，用

11、鼠標(biāo)在水平標(biāo)尺上大約中間的位置點(diǎn)一下， 這樣 就放置了一個(gè)居中制表位在點(diǎn)擊的地 方，如果位置不合適還可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)進(jìn) 行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標(biāo)切換到右對齊制表位， 用放置居中制表位相同 的方法放置一個(gè)右對齊制表位在行末。設(shè)置好制表位后，把光標(biāo)放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個(gè)制表符，此時(shí)公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標(biāo)移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個(gè)制表符，編號就跑到行末了。用制表位的方法來處理公式的排版， 很簡單也很方 便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個(gè)好處，若公式或編號的長度發(fā)生變化時(shí)， Word會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)以 使公

12、式始終在頁面的中間， 編號始終在行末，不會(huì)因?yàn)楣交蚓幪栕冮L而換行。更簡單的作法是把公式段落的設(shè)置保存為樣式，所有的公式段落應(yīng)用此樣式，即簡單又方便，而且可以保 持所有的公式段落制表位的一致。手工設(shè)置制表位，你能保證每次居中制表位的 位置都一樣嗎？！女口 2. 1、2. 2、2. 3所示。(2. 1)(2. 2)(2. 3)Q（ ） =Q°（1 -e）T。- 0.16（ T。Ti）T =Ti -（韭 0.032n）（Ti -Ta）二十二、參考文獻(xiàn)的編號和引用步驟如下：（1）在word文檔末尾添加幾個(gè)文獻(xiàn)，如：1 楊秀章.Word 2000中文版使用速成.北京：清華大學(xué)出版社，2000

13、.2 Peter Weverka. Diane Poremsky.中文 Word 2002專家.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2002.注意，輸入時(shí)應(yīng)采用word的自動(dòng)編號。如果word沒有自動(dòng)編號，可自己插 入（這個(gè)就不用細(xì)說了 .）（2）給每個(gè)文獻(xiàn)制作成書簽。如，選擇“楊秀章.Word 2000中文版使用速 成”，插入一一書簽，輸入書簽名（楊秀章 _Word 2000中文版使用速成），然 后添加。注意書簽名必須以字母開頭，可包含數(shù)字但不能有空格，可以用下劃線 字符來分隔文字，否則可能無法插入。書簽名最好與文獻(xiàn)名一致，這樣在它位置 變化后，你仍能識別它。如圖1所示。（3）在需要引用文獻(xiàn)的位置，執(zhí)行插

14、入一一引用一一交叉引用，類型選擇 書簽，選擇需要引用的項(xiàng)目，內(nèi)容選擇“段落編號”。至此，弓I用完成！如圖2所示。圖1命名書簽圖2交叉引用在全篇文檔編完后，全選，右鍵選擇“更新域”，編號就會(huì)改變成文獻(xiàn)的最 新位置。本人補(bǔ)充：我本人對此方法思考：（1）在第一個(gè)參考文獻(xiàn)前不能插入新的參考文獻(xiàn)，否則易出借（上標(biāo) 更新域后不能自動(dòng)改變）；如圖3所示。（2）刪除文章后面的參考文獻(xiàn)，更新域后正文的引用上標(biāo)不會(huì)自動(dòng)刪 除，而是報(bào)錯(cuò)；如圖4所示。（出現(xiàn)“錯(cuò)誤！未找到引用源”：交 叉引用所引用的信息從文檔中刪除之后，就會(huì)看到該信息。當(dāng)交 叉引用所引用的信息被編輯的時(shí)候，該信息也會(huì)出現(xiàn)。例如，如 果交叉引用所引用的

15、標(biāo)題中的文字被修改，弓I用該標(biāo)題的交叉引 用將無效來自WOR幫助)1J瞬比帕申嫌餌蹴北京誦軼學(xué)膈缶2000' 用P曲恤航恤譏側(cè)哋普丈*期!專臭北親肌肚業(yè)出廂1，2002y»f1 矗2000i Hogchiifl 前時(shí)pjTTtlmifiuIR) f.WoidZMB中嫌傅用遞剜撩濟(jì)軼戟齟2000， P眄世陰血璽M申文Wd2D01O<Sl業(yè)出熬t 2002圖3參考文獻(xiàn)修改需看麗麗唏甜血也莎亦疝引除側(cè)如橫用書耕t褪顯弗飾皈札解“書*對話凰麻需砂劇 h 岬 /InltNNii Nvidiii t com/(i| 赫|2 PclciWcvrAiflaocPoraiuky.JW&#

16、171;dJ002專竄比克柿匯迦師,b 1001t*Jkb以標(biāo)刪畝沁置或駢的文網(wǎng)亙列圖4引用標(biāo)記(3) 勾選鏈接，雙擊引用上標(biāo)會(huì)自動(dòng)移光標(biāo)到文后參考文獻(xiàn)，反之， 雙擊參考文獻(xiàn)則不能鏈接到正文的引用位置；(4) 參考文獻(xiàn)多時(shí)，制作書簽太麻煩，并且書簽名定義麻煩，在交叉引用時(shí)文獻(xiàn)多了，找起來也麻煩，你試過就知道了；不做成書簽，直接達(dá)到上述效果，優(yōu)劣幾乎同樣，步驟如下(我用的WORD2O03:1 用在末尾添加幾個(gè)文獻(xiàn)，仍然用自動(dòng)編號。如圖5所示。圖5項(xiàng)目符號和編號2 在引用位置執(zhí)行插入一一引用一一交叉引用，引用類型選“編號項(xiàng)”，引用內(nèi)容選“段落編號”，當(dāng)然最下面的引用哪一個(gè)就根據(jù)實(shí)際直接選文獻(xiàn)了。如

17、 圖6所示。1 楊秀覽酗就2000中文版使用速成.北京情華大學(xué)出版初22 PeterDi an占 Pcremsky.甲文 WwdX02 專家”北京:機(jī) I圖6交叉引用3 這種方法我認(rèn)為與前面采用書簽的方式一樣，好處是省去了制定書簽的麻煩，不好處是鼠標(biāo)放在引用上標(biāo)時(shí)，采用書簽則能顯示引用的文獻(xiàn)內(nèi)容，而直接采用“交叉引用”則不能顯示，如圖 7所示。還有，書簽是可以顯示出來的， 如圖8所示。if盤黠文護(hù)，師以后引乩創(chuàng)虬您可llCTRL井單旅標(biāo)彌瞇接SSffliXhZOOOi.bl Dgdhi I |11IwtsS 3F麻提示卿r制翳醐yF7鱷就（D文護(hù)，以便以后引乩例虬您E1堆柚中加文沁打印|保科I

18、安全哇拼弓和語忌圖7書簽方式F祁耕祈 #瀚文半®F水平拎邊 F垂鋼淼 廣圖片構(gòu)®V任務(wù)刪啲胡 城代碼p 隠廉史字) h iipJ /Im 2CMXK hl*莎h M i mm / l可瞇報(bào)妙山揚(yáng)霧豈臥胡2000；中丈版桂匡遠(yuǎn)就北京諸鞅學(xué)出版社，2000.圖8書簽顯示4 編號中如何添加章節(jié)號論文或書籍一般分章節(jié)敘述。圖表編號和索引中添加章節(jié)號并不困難， 注意 通過設(shè)置“多級符號”來定制章節(jié)樣式（點(diǎn)選“格式”菜單-> “項(xiàng)目符號和編號”， 在隨后的對話框中指定樣式）；關(guān)鍵是編號時(shí)在“題注”對話框中，要按“編號” 鍵，在彈出對話框中，鉤上“包含章節(jié)號”，并在“章節(jié)起始樣式”

19、項(xiàng)中選擇對 應(yīng)的樣式。如果需要按照章節(jié)設(shè)置公式編號， 則需首先設(shè)置【項(xiàng)目編號與符號】 -【多級符號】，然后設(shè)置章編號，如圖 9所示：圖9多級符號對于公式， 編號由于不能使用題注， 需在編號中添加章節(jié)索引。 在公式編號 的左側(cè)，點(diǎn)擊“插入”菜單 ->“交叉引用”，選擇“編號項(xiàng)”，確定引用相應(yīng) 的章節(jié)號。隨后索引時(shí)，注意應(yīng)先將公式右側(cè)的章節(jié)號和公式號全部選中，設(shè) 置好標(biāo)簽名稱，然后再索引該標(biāo)簽，效果如圖 3 所示。怎么樣，來試試吧。5 其它有什么不妥還沒想出來，請高手指點(diǎn)。 最后說一句， 對參考文獻(xiàn)的刪除， 最好是整句文獻(xiàn)附帶自動(dòng)編號全部刪除， 而添 加參考文獻(xiàn)， 也最好是自動(dòng)編號的情況下添

20、加。 而整句文獻(xiàn)移動(dòng)， 其引用可以自 動(dòng)更新的，也盡量少用。采用尾注加交叉引用的方法：二十三、 圖表和公式的自動(dòng)編號在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖 11， 表 21，公式 34 等。在插入或刪除圖、表、公式時(shí)編號的維護(hù)就成為一個(gè)大 問題，比如若在第二章的第一張圖（圖 21）前插入一張圖，則原來的圖 21 變?yōu)?-2, 2-2變?yōu)? 3,，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引 用，比如“流程圖見圖 21”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修 改這些編號是一件多么費(fèi)勁的事情， 而且還容易遺漏！ 表格和公式存在同樣的問 題。能不能讓W(xué)ord對圖表公式自動(dòng)編號，

21、在編號改變時(shí)自動(dòng)更新文檔中的相應(yīng) 引用？答案是肯定的！下面以圖的編號為例說明具體的作法。自動(dòng)編號可以通過 Word的“題注”功能來實(shí)現(xiàn)。按論文格式要求，第一章 的圖編號格式為“圖1 X”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入” 菜單選“題注”，新建一個(gè)標(biāo)簽“圖 1-”，編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字（如果不是 點(diǎn)擊“編號”修改），位置為所選項(xiàng)目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個(gè)文本框在圖的下方， 并插入標(biāo)簽文字和序號， 此時(shí)可以在序號后鍵入說明， 比 如“形態(tài)學(xué)膨脹運(yùn)算示例”， 還可以移動(dòng)文本框的位置， 改動(dòng)文字的對齊方式等。 再次插入圖時(shí)題注的添加方法相同， 不同的是不用新建標(biāo)簽了， 直接選擇就可以 了。Word會(huì)自動(dòng)按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號。在文檔中引用這些編號時(shí)，比如“如圖 11 所示”，分兩步做。插入題注 之后，選中題注中的文字“圖 11”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽 名，點(diǎn)“添加”。這樣就把題注文字“圖 11”做成了一個(gè)書簽。在需要引用 它的地方，將光標(biāo)放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜 單選“交叉引用”， 彈出對話框中引用類型選“書簽”， “引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點(diǎn)“插入”，Word