某珍珠銷售公司財務管理制度

1、財務管理制度第一節(jié)固定資產管理辦法 2第二節(jié)低值易耗品管理辦法 5第三節(jié)專柜管理辦法 8第四節(jié)應收賬款管理辦法 14第五節(jié)備用金管理辦法 19第六節(jié)差旅費及業(yè)務招待費報銷管理辦法 21第一節(jié)固定資產管理辦法一、固定資產的定義： 固定資產是指同時具有以下特征的有形資產：（一）為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的；（二）使用壽命超過一個會計年度。二、固定資產的分類： 根據(jù)公司實際情況，固定資產分為：運輸設備、辦公設備、專柜三部分。具 體如下：（一）、運輸設備包括：汽車、電動自行車等交通運輸工具； （二）、辦公設備包括：計算機、打印機、傳真機、交換機等單位價值較高 （單 位價值 1500 元

2、以上）的辦公設備（包括組裝設備）；（三）、專柜包括：自營市場專柜和經銷商市場專柜。三、固定資產的管理、核算監(jiān)督部門及相關人員職責：（一）、固定資產的管理部門及相關人員職責： 公司行政部為固定資產的主管部門，全面負責固定資產的購置、調撥、維護維 修、處置、清查工作。各部門、各辦事處作為固定資產的使用部門，須全力配合 行政部的工作，加強對自身所使用固定資產的日常維護和管理。對于相關責任人 具體規(guī)定如下：1、行政部設專人即資產管理員對公司固定資產實行統(tǒng)一管理。資產管理員具 體職責為：保障公司資產的安全完整，記錄固定資產的使用、轉移、維修、處置 情況，定期或不定期的對公司的資產進行清查，將資產的保管落

3、實到具體的責任 人，按照財務核算要求對固定資產進行統(tǒng)一編號并編制固定資產卡片、建立并登 記京潤珍珠固定資產數(shù)量賬；2、部門經理為部門固定資產管理的第一責任人、辦事處負責人為辦事處固定資產管理的第一責任人；3、各部門、各辦事處須結合自身實際情況，指定一名員工對所使用的固定資 產進行管理，與行政部資產管理員具體對接，接受行政部資產管理員相關業(yè)務指 導。其具體職責如下：（1）、遵照管理規(guī)定辦理相關資產的驗收、調撥、維修、處置等；（2）、及時準確上報各種固定資產管理表格；（3）、將行政部發(fā)放的固定資產卡片粘貼到對應的固定資產上、建立并登記 京潤珍珠固定資產數(shù)量臺賬，保證資產賬實相符；（ 4）、做好固定

4、資產的防盜、防損、清潔等日常工作，保證固定資產的正 常、高效運作；（5）、妥善保管各類固定資產的維護手冊、保修單據(jù)等。4、特殊強調：離職人員在辦理離職手續(xù)時，所使用的各類固定資產一律退 還，離職人員所在部門的資產管理員應負責檢查退還資產的配置、配件和相關資 料是否完整，了解退還資產的使用狀況，如有遺失、人為損壞或配置配件缺失， 離職人員應負責賠償。若離職人員未退還所有的固定資產便辦理了離職手續(xù)，其 責任由離職人員所在部門負責人承擔。附件：表京潤珍珠固定資產數(shù)量臺賬（二）、固定資產的核算監(jiān)督部門及相關人員職責； 公司財務部為固定資產的核算監(jiān)督部門，對公司的固定資產進行全面的監(jiān)督 與核算。財務部設

5、置資產管理員崗位，對公司固定資產購置、調撥、維修、處 置、清查等工作進行監(jiān)督管理，建立京潤珍珠固定資產輔助賬、編制京潤珍 珠固定資產報表等報表并及時上報，月末按照企業(yè)會計準則 - 固定資產進行 核算。附件：表京潤珍珠固定資產輔助賬 表京潤珍珠固定資產報表四、管理內容和相關要求： （一）、固定資產的購置： 固定資產的購置，應堅持多方詢價不少于三方的原則，以保證資產購置價格 的經濟合理。具體流程如下：1、使用部門填制京潤珍珠固定資產申購單交由行政部詢價，財務部審核 后，最終上報總經理或董事長批準。京潤珍珠固定資產申購單一式三份，申購 部門、行政部、財務部各一份存檔備案；2、新購置的固定資產使用前須

6、辦理驗收入庫手續(xù)，總部固定資產由行政部和使用部門共同驗收，辦事處固定資產由辦事處資產管理員和使用人共同驗收。固定資產抵達后，由行政部或辦事處資產管理員開具京潤珍珠固定資產入庫單， 驗收合格后由驗收人員簽名確認。京潤珍珠固定資產入庫單是財務部辦理固定 資產付款的重要依據(jù)。驗收不合格的設備由行政部或辦事處辦理退換、索賠事 宜。總部購置的固定資產須于驗收合格后 3日內向財務部報賬，辦事處購置的固定 資產于當月月末報賬；3、入庫的固定資產須記入京潤珍珠固定資產輔助賬，京潤珍珠固定資產輔助賬按固定資產單品登記，記錄每件固定資產的詳細情況；4、入庫的固定資產須粘貼固定資產卡片，由資產管理員打印固定資產卡片

7、交 由使用人粘貼在固定資產上。（按照統(tǒng)一編號原則）。固定資產管理卡片必須記錄 事項有：名稱、資產編號、使用部門、使用日期、責任人五項，卡片必須粘貼在 相應的固定資產上。附件：表京潤珍珠固定資產申購單表京潤珍珠固定資產入庫單（二）、固定資產的調撥：1、部門間調劑使用固定資產，須辦理調撥手續(xù)。由固定資產需求方事先向行 政部提出口頭申請，經行政部確定擬調劑的固定資產后通知調出方填制京潤珍珠 固定資產調撥單，經審批同意后連同固定資產一起交由調入方驗收并簽字確認。京潤珍珠固定資產調撥單一式四份，行政部、財務部、調出、調入部門各一份。各資產管理員根據(jù)調撥單調整相應京潤珍珠固定資產輔助賬；2、部門間臨時借用

8、固定資產，須辦理借用手續(xù)。借入方應填寫京潤珍珠固定資產內部借用通知單，說明借用資產的名稱、借用原因、借用期限（超過1個月借出方申請辦理調撥手續(xù)）等。由借用部門負責人和借出部門負責人簽字，行政 部審批及備案。借出方資產管理員應對借出的固定資產進行登記備案，并負責借 出資產的收回。超過1個月的借用而未辦理調撥手續(xù)的資產，按照資產盤虧處理； 附件：表京潤珍珠固定資產調撥單來目網(wǎng)站兀2m資料搜索網(wǎng) 表京潤珍珠固定資產內部借用通知單3、固定資產的維修：固定資產的維修包括日常維護及各種大小修理。（1）、固定資產的維護：由各固定資產管理專員負責，要求對各自負責的固定 資產做好防盜、防損、清潔等日常工作外，而

9、且要盡量保證其正常高效運作；（2）、固定資產的維修：各類固定資產在使用過程中如需增加器件或進行維修 的，應填寫京潤珍珠固定資產維修申請單，說明所要維修的固定資產名稱、維 修原因、預計費用等，由固定資產使用部門負責人、行政部、財務部簽字后，最 終上報總經理或董事長批準。驗收合格后，財務方予核銷！其中增加器件單位價 值超過 1000 元以上，按照固定資產購置要求辦理相關手續(xù)，行政部和財務部分別 進行固定資產相關記錄的變更。京潤珍珠固定資產維修申請單一式三份，行政 部、財務部、申請部門各一份。附件：表京潤珍珠固定資產維修申請單4、固定資產的處置：固定資產的處置由使用部門填制京潤珍珠固定資產處理申請單

10、，說明處置 資產的名稱、處置原因上報行政部審核，再交由財務部資產管理員注明資產的購 置時間、使用年限、尚可使用年限、預計凈殘值等，最終上報董事長批準。京潤 珍珠固定資產處置申請單一式三份，行政部、財務部、申請部門各一份。附件: 表京潤珍珠固定資產處置申請單5、固定資產的清查： 公司對固定資產實行定期或不定期實物盤點清查，目的是保證固定資產賬、 卡、物相符，摸清資產的實際使用現(xiàn)狀，保證資產的安全完整。固定資產盤點清查由行政部、財務部和各資產使用部門共同進行 （必要時稽核 部參加），對盤點清查中發(fā)現(xiàn)的盈虧和資產毀損，應逐個查明原因，提出處理意 見，報董事長審批，其中涉及的責任人應承擔相應的賠償責任

11、。盤點清查中發(fā)現(xiàn) 的閑置資產要查明情況并制訂處理計劃，賬外資產要做盤盈處理，及時入賬。盤 點后由行政部和財務部共同編制京潤珍珠固定資產盤點表和京潤珍珠固定資 產盤點情況說明書上報董事長。附件：表京潤珍珠固定資產盤點表6、固定資產的核算： 固定資產的核算由財務部資產管理員負責，具體核算按照企業(yè)會計準則- 固定資產內容執(zhí)行。第二節(jié)低值易耗品管理辦法一、低值易耗品的定義：低值易耗品是指單位價值較低，不作為固定資產核算，可多次反復使用的低 值品及一次性使用消耗的易耗品。二、低值易耗品的分類： 根據(jù)公司實際情況，低值易耗品分為：低值品、易耗品兩部分。具體如下： （一）、低值品包括：1、 辦公用具：桌椅、

12、文件柜、檔案柜、貨架等；電話、U盤、路由器、ERP勺KEY等；2、促銷用具：ERP存貨檔案中存貨編碼以4開頭的存貨。（二）、易耗品包括：辦公用品和促銷用品（ERP存貨檔案中存貨編碼以3開頭的存貨）三、低值易耗品的管理、核算監(jiān)督部門及相關人員職責：（一）、低值易耗品（不包括促銷物料，促銷物料是指促銷用具和促銷用品） 的管理部門及相關人員職責；公司行政部為低值易耗品 （不包括促銷物料） 的主管部門，全面負責低值易耗品的購置和清查工作。各部門、各辦事處作為低值易耗品的使用部門，負責管理 各自使用的低值易耗品。對于相關責任人具體規(guī)定如下：1 、低值易耗品由行政部實行統(tǒng)一購置或在行政部授權指導下由辦事處

13、自行購 置。行政部統(tǒng)一購置工作由行政部資產管理專員負責。其職責如下：（1）、負責定期統(tǒng)計總部和辦事處易耗品的申購情況，編制京潤珍珠低值 易耗品申購匯總表（總部和辦事處的辦公用具等低值品的購置通過京潤珍珠辦 公用具申購單完成），經審批通過后，參與低值易耗品的購置與發(fā)放，并進行記 錄和跟蹤，確保及時、準確的發(fā)放到各申請部門；（ 2）、處理臨時低值易耗品申購等突發(fā)事件。 低值易耗品中的低值品參照固定資產進行管理，按照大類和部門錄入京潤珍 珠低值易耗品輔助賬。2、各部門、各辦事處負責人為各自部門、辦事處低值易耗品的第一責任人；3、各部門、各辦事處的資產管理員為所管轄的低值易耗品的具體負責人。其 具體職

14、責如下：（ 1 ）、及時準確上報京潤珍珠低值易耗品申購表；（ 2）、做好管轄低值易耗品的防盜、防損工作，根據(jù)實際情況合理安排使用 低值易耗品；（ 3）、登記京潤珍珠低值易耗品輔助賬。按照低值易耗品的大類錄入。（二）、低值易耗品（促銷物料）的管理部門及相關人員職責：公司促銷物料的購置由市場保障部負責，對促銷物料的監(jiān)管由ERP控制中心負責，各部門、各辦事處作為促銷物料的使用部門，負責各自使用促銷物料的保 管和合理使用。對于相關責任人具體規(guī)定如下：1、促銷物料由ERF控制中心負責，具體職責如下：(1) 、根據(jù)ERP實際庫存情況，編制京潤珍珠促銷物料申購單，及時與 市場保障部溝通跟蹤其購置情況；( 2

15、)、根據(jù)公司規(guī)定或實際情況對各倉庫合理分配物料；( 3)、定期或不定期核查促銷物料的使用和結存情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2、各部門、各辦事處負責人為各自部門、辦事處促銷物料的第一責任人；3、各部門、各辦事處的庫管或內勤為所管轄的促銷物料的具體負責人。其具 體職責如下：(1)、嚴格遵守ERP物流流程，編制ERP相關單據(jù)；( 2)、做好管轄促銷物料防盜、防損工作，根據(jù)實際情況合理安排使用促銷 物料；( 3)、定期或不定期核查促銷物料的使用和結存情況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報， 申請?zhí)幚怼?三) 、低值易耗品的核算監(jiān)督部門及相關人員職責： 公司財務部為低值易耗品的核算部門，對公司的低值易耗品進行全面的監(jiān)督 與

16、核算，由資產管理員負責，核算方式采用領用時一次性攤銷。四、管理內容和相關要求：(一)、辦公用具管理內容和相關要求：1 、辦公用具的購置：(1)、使用部門填制京潤珍珠辦公用具申購單交由行政部詢價，財務部審 核后，最終上報總經理或董事長批準。批準后京潤珍珠辦公用具申購單一式三 份，申購部門、行政部、財務部各一份存檔備案；( 2)、辦公用具購置須辦理驗收入庫手續(xù)。總部辦公用具入庫由行政部和使用 部門共同驗收，辦事處辦公用具由辦事處資產管理員和使用人共同驗收。辦公用具 抵達后，由行政部或辦事處資產管理員開具入庫單或憑對方的送貨單，交由驗 收人員簽名后才能辦理報銷手續(xù)，(由公司統(tǒng)一購買的辦公用品報銷手續(xù)

17、，需有各 辦事處的簽字確認單作為附件)行政部和辦事處資產管理員登記簡易臺賬。2、辦公用具的領用：相關使用人領用時要經固定資產管理員同意，領用人在領用登記本或資產管 理員簡易臺賬上簽名，資產管理員應及時登記簡易臺賬。3、辦公用具的清查：資產管理員應對各自所管轄的辦公用具做定期清查，對于單位價值較高的辦 公用具(辦公桌椅、檔案柜等)，按照固定資產清查規(guī)定執(zhí)行。(二)、促銷贈品管理內容和相關要求：詳見：京潤珍珠貨品管理辦法和京潤珍珠自營市場業(yè)務管理辦法 附件：京潤珍珠辦公用具申購單第三節(jié)專柜管理辦法一、專柜管理的適用范圍： 公司為經銷商和自營商場終端設計制作的所有的柜臺及柜臺相關物品。二、專柜的管理

18、、核算的部門及相關人員的職責： （一）、專柜的管理部門及相關人員的職責：公司市場保障部為專柜的主管部門，全面負責專柜的設計、制作、驗收、維 護維修、處置等工作。各辦事處作為專柜的分管部門，不但全力配合市場保障部 的工作，而且對于各自管轄的專柜，要做日常維護工作。相關責任人具體規(guī)定如 下：1、規(guī)定市場保障部對專柜實行統(tǒng)一管理，對于流程中各個環(huán)節(jié)設置專人管 理。其職責如下：保障公司專柜資產的安全完整，溝通、記錄和管理專柜的設 計、制作、驗收、維護維修、處置、結算等工作；2、各辦事處負責人為各自辦事處專柜資產的第一責任人，全面負責各自使用 的專柜資產；3、各辦事處負責人根據(jù)各自實際情況，對于各自使用

19、的專柜資產制定具體責 任人。其具體職責如下：（1）、及時準確上報公司要求的專柜資產方面的各種表格，并且對所上報的各 種表格負責；（ 2）、自營商場營業(yè)員對各自負責的自營商場專柜資產做好防盜、防損、清潔 等日常維護工作。（二）、專柜資產的核算監(jiān)督部門及相關人員職責： 公司財務部為專柜資產的核算監(jiān)督部門，對公司的專柜資產進行全面的監(jiān)督 與核算。由資產管理員負責，對公司專柜資產購置、驗收、維護維修、處置、清 查等工作進行監(jiān)督管理，同時登記京潤珍珠固定資產輔助賬、編制京潤珍珠 固定資產報表等報表并及時上報，月末按照企業(yè)會計準則 - 固定資產進行核 算。三、管理內容和相關要求：（一）、自營市場專柜管理內

20、容和相關要求：1、自營市場專柜的設計：（ 1）、設計流程：自營市場專柜的設計需填制京潤珍珠專柜設計單，辦事處負責人簽名后傳至市場保障部經理簽名確認后，最終交付到市場保障部設計 師。設計師設計后按照設計單緊急程度，在規(guī)定的時間內將設計圖回復申 請部門。相關流程圖如下：申請人提交設計單4保障部經4設計師設4設計圖回（2）、并關名求：理簽名計復申請人 、設計單的上的相關內容必須填寫清晰、準確、齊全。特別是注明“設計 制作要求”項目涉及的相關參數(shù)，對于未達到要求的設計單，市場保障部可拒 絕受理； 、為了避免工作的反復性，在有特殊要求或尺寸位置無法明確的情況下， 應標明先出效果圖，確定后方可設計施工圖紙

21、； 、京潤珍珠專柜設計單都應提前8天傳到保障部，方便設計師安排工作，及時的完成工作。設計工作可分為：一般（6個工作日完成）、急（4個工作日完 成）、特急（3個工作日完成）； 、設計圖一般通過網(wǎng)絡傳輸?shù)礁魃暾埐块T統(tǒng)一存檔，同時京潤珍珠專柜設 計單和設計圖市場保障部相關設計師存檔。附件：表京潤珍珠專柜設計單2、自營市場專柜的制作：（1）、制作流程：辦事處收到設計圖應與商場聯(lián)系，商場在圖紙上簽字 確認回傳后，辦事處填制京潤珍珠專柜制作申請單，辦事處負責人簽名確認 后，傳至市場保障部，市場保障部將報價單附后并署名意見上報財務部審核價 格，最終上報總經理或董事長批準，批準后簽訂專柜制作合同。（2）、相關

22、要求：報價不少于三家原則，（對于某些辦事處）采用招標的方式確 定制作商： 、自營商場進場簽報批準后，財務資產管理員處存檔備案； 、如果目前公司合作的專柜制作商無法制作專柜而在辦事處當?shù)刂谱?，辦 事處填制京潤珍珠專柜制作申請單同時上報制作商加蓋公章的報價單給市場保 障部； 、保障部根據(jù)圖紙及商場要求，安排現(xiàn)有的專柜制作商報價?？刂苾r格在 合理范圍，并落實制作時間保證按時上柜。同時保障部將加蓋制作商加蓋公章的 報價單作為京潤珍珠專柜制作申請單的附件一起上報財務部審核； 、財務資產管理員對所有專柜資料進行存檔，根據(jù)登記 京潤珍珠固定資產 輔助賬進行“比對”審核簽名； 、專柜制作合同的審批，需填制合同

23、使用審批單附京潤珍珠專柜制作申請單（包括制作商的報價單）和合同文本。以上資料批準后，財務部資產管理 員存檔；（合同存檔原件） 、按審批意見，保障部與專柜制作商簽訂合同制作專柜； 、專柜制作商，專柜制作周期需要 7-15天時間，大型專柜或是專賣店需要 15-30天。如制作工期過于倉促，工藝不精細，會影響質量和效果。3、自營市場專柜的驗收支付：（1）、驗收支付流程：專柜制作安裝完畢并且商場驗收合格后，辦事處應在 三個工作日內，業(yè)務員填寫京潤珍珠專柜驗收單并由辦事處經理簽字確認，連 同專柜照片上報市場保障部審核。市場保障部驗收合格后，信息反饋辦事處。市 場保障部憑“付款審批單”、“發(fā)票”、“驗收單”

24、進入支付流程?！案犊顚徟?單”需市場保障部、財務部、大區(qū)經理 /營銷副總營銷總監(jiān)審批，最終上報總經理 或董事長審批后付款。（2）、相關要求：來自www 了722m資料搜索網(wǎng) 、辦事處按照公司驗收標準即 京潤珍珠專柜驗收單上所注明的事項，辦 事處應在商場驗收合格后三個工作日內填寫京潤珍珠專柜驗收單，連同專柜照 片上報市場保障部； 、市場保障部審核辦事處 京潤珍珠專柜驗收單，檢查專柜照片是否與效 果圖一致。審核通過后反饋辦事處。如需整改，保障部協(xié)助辦事處出具整改意見 表由制作廠家整改（整改時，由該專柜設計師負責整改事宜）； 、市場保障部付款申請書簽字后，將專柜照片和 京潤珍珠專柜驗收單作 為“付款

25、申請書”的附件傳到財務部審核； 、財務部資產管理員進行審核，將專柜照片存檔。最終審批后，登記京潤珍珠固定資產輔助賬。即財務將“付款審批單”（附發(fā)票）和京潤珍珠專柜驗 收單作為原始憑證； 、專柜尾款的支付（如發(fā)票已全額開具），由簽訂專柜制作合同的部門（保障部或辦事處）填制“付款審批單”，市場保障部、財務部、大區(qū)經理/營銷副總、營銷總監(jiān)、總經理批準后付款。發(fā)票沒有全額開具的“付款審批單”后附上 尾款發(fā)票； 、專柜付款流程，由簽訂專柜制作合同的部門發(fā)起。附件：京潤珍珠專柜制作申請單附件：京潤珍珠專柜驗收單4、自營市場專柜的維護與維修：（1）、維修申請流程：營業(yè)員應向辦事處上報專柜維修申請，辦事處核實

26、情況 填制京潤珍珠專柜維修申請單上報市場保障部（含照片），保障部審核并落實 維修事項。維修后辦事處將圖片再次發(fā)送到市場保障部審核。如專柜超過保修 期，京潤珍珠專柜維修申請單市場保障部審核后，經財務部、大區(qū)經理 / 營銷 副總、營銷總監(jiān)審核后，最終上報總經理或董事長批準。市場保障部安排專柜制 作商進行維修。（2）、維修申請相關要求： 、要求辦事處營業(yè)員要對各自所負責的專柜進行日常維護，確保其清潔完 整的同時，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。要求辦事處對即將到保修期的專柜辦事處要進行 檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題（財務資產管理員可做定期提醒）； 、辦事處對于出現(xiàn)問題的專柜，在 3個工作日內填制京潤珍珠專柜維修申 請單和專

27、柜照片上報市場保障部； 、對于超過保修期的專柜，市場保障部根據(jù)維修明細詢價、落實維修制作 商，控制成本。具體維修工作由辦事處協(xié)助專柜制作商完成； 、財務資產管理員審核維修費用，并登記維修記錄； 、京潤珍珠專柜維修申請單批準后，財務部、市場保障部立即存檔。（3）、維修支付流程：專柜維修驗收合格后，辦事處填制京潤珍珠專柜維 修驗收單辦事處負責人簽名確認后，連同維修后的專柜照片傳到市場保障部審 核。市場保障部審核通過后，辦事處填制“付款審批單”附發(fā)票和京潤珍珠專柜 維修驗收單，需經市場保障部、財務部、大區(qū)經理 /營銷副總、營銷總監(jiān)審核，最 終上報總經理或董事長批準后財務付款。（4）、維修支付相關要求

28、： 、對于維護后的專柜，辦事處應按照 京潤珍珠專柜維修驗收單上的標準 進行驗收； 、京潤珍珠專柜維修驗收單維修前后的專柜照片財務資產管理員處進行 存檔，同時登記京潤珍珠固定資產輔助賬； 、財務部將批準的“付款申請書”（附發(fā)票）和京潤珍珠專柜維修驗收 單作為付款的原始憑證，其他資料存檔。附件京潤珍珠專柜維修申請單附件京潤珍珠專柜維修驗收單5、自營市場專柜的處置：（ 1）、專柜處置申請流程：申請撤銷或更換專柜，辦事處首先以簽報形式申請說明原因。經營銷管理部、 市場保障部、財務部、大區(qū)經理 / 營銷副總、營銷總監(jiān)審核后，最終總經理或董事長批準。（2）、專柜處置申請相關要求： 、辦事處在申請簽報上應說

29、明：撤柜原因、撤柜時間、需要產生的相關費 用（拆卸、運輸、人工等費用）等； 、營銷管理部和市場保障部詳細注明處理意見（具體相關的費用，由市場 保障部詢價，并落實指定的專柜制作商撤柜），如專柜暫退回制作商或調撥到其他 網(wǎng)點等。待實際發(fā)生時，通知財務資產管理員，變動京潤珍珠固定資產輔助 賬； 、商場撤柜手續(xù)由辦事處協(xié)助專柜制作商辦理，辦事處要監(jiān)督其工作，確 保所撤專柜安全完整； 、特別強調：如專柜退回專柜制作商倉庫，必須由專柜制作商出具相關證 明文件（加蓋公章）財務資產管理員存檔，以保證專柜的安全完整；調撥到其他網(wǎng) 點，需按照上述“固定資產調撥流程”處理。如違反此規(guī)定，財務部在資產清查 時一律按照

30、資產盤虧處理； 、申請簽報批準后財務資產管理員處存檔，同時與辦事處和市場保障部及 時溝通，對于暫存放到制作商的專柜，及時索要相關文件存檔。（ 3）、專柜處置流程： 專柜處置簽報批準后，辦事處填制固定資產處置申請單，辦事處經理簽名 后，傳到營銷管理部、市場保障部、財務部、大區(qū)經理 / 營銷副總、營銷總監(jiān)審核 后，最終上報總經理或董事長審批。財務資產管理員根據(jù)審批結果，登記京潤珍 珠固定資產輔助賬。（ 4）、專柜處置相關要求： 、如專柜贈送經銷商，處置專柜的一切費用均由經銷商承擔。經銷商收到 專柜后，開具收條，財務資產管理員存檔； 、固定資產處置申請單批準后一式三份，辦事處、市場保障部、財務部 存

31、檔。同時財務資產管理員登記京潤珍珠固定資產輔助賬，辦事處資產管理員 登記固定資產數(shù)量賬。6、自營市場專柜的清查： 本制度將自營市場專柜的清查納入，具體參照上述“固定資產清查”規(guī)定。7、自營市場專柜的核算： 規(guī)定公司的專柜資產核算由財務資產管理員負責，具體核算按照企業(yè)會計準則-固定資產內容執(zhí)行。專柜攤銷期為 1 年，攤銷后的專柜管理方式不變。（二）、日化店經銷商專柜管理內容和相關要求：1、日化店經銷商專柜的設計具體參照上述“自營市場專柜管理”規(guī)定；2、日化店經銷商專柜的制作和支付：具體參照上述“自營市場專柜管理”規(guī)定，驗收單需經銷商本人簽字確 認。3、日化店經銷商專柜的清查： 本制度將日化店經銷

32、商專柜的清查納入，具體參照上述“固定資產清查”規(guī) 定。公司營銷管理部、ERP控制中心、財務部將對所贈送的專柜進行跟蹤管理。對 于未遵守合同相關規(guī)定的經銷商，公司將以扣貨款、扣拓展、扣物料、扣返利或 收回專柜形式對經銷商予以處罰。4、日化店經銷商專柜核算：規(guī)定公司的專柜資產核算由財務資產管理員負責，通過與ERP控制中心和營銷管理部之間溝通，輔助以京潤珍珠固定資產輔助賬進行管理。（三）、非日化店經銷商專柜管理內容和相關要求：1、非日化店經銷商專柜的設計具體參照上述“自營市場專柜管理”規(guī) 定；2、非日化店經銷商專柜的制作和支付具體參照上述“日化店經銷商專柜 管理”規(guī)定；3、非日化店經銷商專柜核算：

33、公司專柜資產核算由財務資產管理員負責，主要以京潤珍珠固定資產輔助賬進行管理。第四節(jié)應收賬款管理辦法一、總則：（一）、應收賬款管理原則：1. 加強日常管理，及時回收應收款項；2辦事處為責任單位，辦事處負責人負管理責任，業(yè)務員負直接責任, 財務部負監(jiān)督責任；3. 回款率、壞賬損失納入辦事處、辦事處經理、業(yè)務員績效考核。（二）、應收賬款管理目標： 1實現(xiàn)銷售貨款及時完整回籠，加快資金周轉； 2降低應收賬款的管理成本（壞賬損失、催收成本等），提高銷售利潤。二、應收賬款管理范疇：（一）、遠期應收賬款，是指從公司配送中心發(fā)貨之日起，辦事處收到貨品鋪貨至終端網(wǎng)點，已經銷售但尚未達到結算時間要求的應收賬款；（

34、二）、即期應收賬款，是指已達到結算時間要求，可以辦理結算， 3 個月內應回 款的應收賬款。包括以下三種情況：一是可以辦理結算但尚未對賬的，二是已對 完賬但尚未開具發(fā)票的，三是已開具發(fā)票但尚未收回貨款的；（三）、逾期應收賬款，是指 3 個月以后仍未收回的應收賬款。按期限分為 3 個 月、 6個月、 1 年、 2年以內；（四）、其他應收賬款，包括無法收回的應收賬款壞賬損失、貨品短缺丟失、租賃 押金、商場質量保證金等。三、應收賬款監(jiān)控管理：（一）、辦事處所管轄的客戶合同原件，須送財務部存檔一份；（二）、對遠期應收賬款，辦事處業(yè)務員須及時做好當月的臺賬記錄，于次月合同 規(guī)定的結算時間內及時與商場對賬，

35、對完賬后將商場結算清單連同開票資料（單位 名稱、地址及電話、稅務識別、開戶行及賬號）等一起交由辦事處內勤進行初審， 內勤審核無誤后傳送至財務部，經財務部審核無誤后開具增值稅專用發(fā)票，將發(fā) 票郵寄給辦事處內勤，辦事處內勤收到發(fā)票后，第一時間簽收回執(zhí)回傳財務部備 案，并將發(fā)票及時分發(fā)給主管業(yè)務員，由業(yè)務員將發(fā)票送至商場辦理結算，同時 索取商場財務人員或采購人員對發(fā)票的簽收。月份終了，內勤須將業(yè)務員交回的 商場發(fā)票簽收回執(zhí)原件寄回財務部存檔；（三）、對即期應收賬款，辦事處應自該筆賬款達到商場結算時間要求之日起3 個月內回款。因故未能按時回款的，應及時向公司財務部提交書面報告。如未及時 回款又沒有書面

36、報告的，辦事處負責人、業(yè)務責任人須按活期存款利率承擔未回 款額相應的利息；（四）、對逾期應收賬款，辦事處須向公司財務部提交逾期書面報告，同時提供有 關客戶詳細材料，包括客戶名稱、地址、法人代表姓名、聯(lián)系電話、逾期應收賬 款情況及催收計劃等。如無法收回貨款，又無逾期書面報告，辦事處負責人、業(yè) 務責任人須按活期存款利率承擔未回款額相應的利息，超過 2 年以上的應收賬款視 同無法收回的貨款按第（五）規(guī)定處理；（五）、其他應收賬款，包括無法收回的應收貨款壞賬損失、貨品短缺損失、租賃 押金、商場質保金 （ 租賃押金、商場質保金主要是指退租及撤柜形成的應收回款項 ） 等。上述款項無法收回或貨品短缺所造成的

37、損失，如屬公司責任的，由公司承 擔；如屬辦事處責任的，由辦事處承擔賠償責任；（六）、對各個自營市場專柜的銷售結算款，不論是否已開出發(fā)票，每月 15 日財 務發(fā)出應收賬款對賬通知單，辦事處應于 5 日內核對后回傳財務部。財務部每 月核對準確的應收款后，編制應收賬款明細表送公司領導。財務部負有對應收賬 款信息的及時反饋責任；（七）、當月出現(xiàn)逾期應收賬款，如業(yè)務人員責任，業(yè)務員當月提成暫發(fā)；如財務 開票造成逾期應收款，對相關責任人進行處罰；（八）、日常管理：1、商場對賬：辦事處自營商場、藥線負責人（以下均簡稱為業(yè)務員）每月應在商場指定對賬 期內及時與商場對賬，并索取商場對賬單。如當月結算為負數(shù)（銷售

38、額未達到商場 保底額），也要與商場對賬同時索取商場對賬單。業(yè)務員應認真核對商場對賬單上 的銷售額、開票結算額、費用等，做好以下幾個方面工作：（1） 商場對賬單上的銷售額應與相應期間營業(yè)員的銷售日報表匯總金額及ERP系統(tǒng)上的銷售匯總金額一致，不一致的，須查明原因；有促銷期間扣點變化的商場，扣點期間的銷售額也應與商場一致，不一致的，須查明原因；（2）商場對賬單上的開票結算額應與合同扣點相核對：有扣點增加的，是否 經我司同意；給予讓利扣點的，結算額是否已經減少扣點，是否有商場的溝通 函；正?？埸c的是否與合同扣點一致；（3）商場對賬單上的扣款費用項目應與合同條款相核對，合同條款外的費用 必須謹慎，要確

39、認該費用是否屬實；金額較大的臨時性費用是否經公司批準；所 扣費用是否以現(xiàn)金繳納，避免重復支付；（4）對不提供對賬單的商場，除遵循以上方式對賬外，辦事處務必要求商場 提供類似商場結算單據(jù)的證明，（有條件的加蓋商場財務章，商場不蓋財務章的也 務必要求商場財務人員簽字確認），方便財務部門的審核；（5）對賬單及商場提供的結算證明，要求列明費用明細，沒有列明費用明細 的業(yè)務對賬時也要求商場提供手寫的費用清單，商場不列明的，業(yè)務員應該自己 手寫費用清單交辦事處經理或負責人簽字后傳到財務部，財務部以所列清單核對 費用并以此作為辦事處報銷費用的依據(jù)；（6）商場對賬工作應在次月 15 日前完成，如有個別商場因故

40、不能及時對賬 的，辦事處須將未對賬商場名稱報財務部備案。不允許出現(xiàn)由于業(yè)務員問題導致 商場結算期延后現(xiàn)象，由于商場的問題導致的暫時性滯后也應由辦事處經理簽字 說明原因上報財務部。以上事項核對無誤后，業(yè)務員在對賬單上簽名確認，再交由辦事處內勤統(tǒng)一 匯總，并填寫自營市場開票申請表傳至財務部進行開票結算。對賬單原件月末 郵寄到財務部統(tǒng)一存檔。2、發(fā)票開具：（1） 需開具發(fā)票結算的商場：辦事處內勤在收到業(yè)務員的對賬單后，應及時 將對賬單、開票申請（注明開發(fā)票的具體內容、數(shù)量、金額，首次開票或開票資料 變更的商場還應提供新的開票資料）和相關資料（商場告知函、簽報、說明等）傳 到財務部，開票申請以電子版的

41、形式發(fā)到財務部，其他資料月末統(tǒng)一匯總郵寄財 務部存檔；（2） 不需要開具發(fā)票結算的商場：辦事處應遵守上述“商場對賬”要求進行 審核，審核無誤后將對賬單簽名傳到財務部，財務部對商場對賬單仔細審核后， 確定應收款金額；（3）辦事處在收到發(fā)票后，應及時檢查發(fā)票是否符合要求。出現(xiàn)不符合要求 或商場拒收情況的，辦事處應立即與財務部聯(lián)系說明原因，并第一時間將發(fā)票寄 回財務部，財務部根據(jù)實際需求重新給予開具發(fā)票。符合要求的發(fā)票業(yè)務員應及 時送交商場辦理結算，已過結算期的，應于下月結算期內及時報送。由于辦事處 自身原因導致發(fā)票逾期不能認證抵扣（稅法規(guī)定：發(fā)票認證抵扣期為發(fā)票開具之日 起 90 天）導致發(fā)票退回

42、的，辦事處須承擔相應責任，公司將進行處罰。稅法規(guī)定：跨月發(fā)票退回的，必須由受票方出具合理的退票證明，否則開票 方稅務局不予受理。超過認證抵扣期的發(fā)票退回的，必須在受票方所在地的國家 稅務機關開具退票證明，否則開票方稅務局不予受理。（九）、催收管理： 業(yè)務員將發(fā)票送達商場后，在商場的結算期內必須主動跟進商場付款事宜， 確保貨款按時回籠到公司指定賬戶。以現(xiàn)金方式結算貨款的網(wǎng)點，辦事處首先要 確保貨款安全，且在收到貨款后 3 日內必須將貨款匯回公司指定賬戶。由于業(yè)務人 員未及時跟進導致貨款未能按時回籠的，或收到貨款后未及時匯回到公司指定賬 戶的，公司將酌情進行處罰，該筆回款將不予享受提成。日常與商場

43、的業(yè)務接觸中，辦事處主管業(yè)務員須密切關注商場特別是連續(xù)兩 個月未正?；乜钌虉龅倪\營狀態(tài)，充分了解商場的資信狀況和持續(xù)經營能力，及 時反饋威脅應收賬款安全的信息，如發(fā)現(xiàn)商場出現(xiàn)財務狀況惡化或經營困難等情 況將導致無法正常結算貨款的，主管業(yè)務員必須及時向辦事處經理報告，辦事處 必須及時將情況書面上報營銷管理部和財務部。1、財務部設專人負責應收賬款的管理，辦事處會計或內勤是財務部應收賬款 管理的具體對接人，辦事處會計或內勤應建立“應收賬款臺賬”制度，格式可參 照財務部核發(fā)的辦事處應收賬款報表，第一時間掌握應收賬款情況，以便財務 部進行核查；2、財務部每月 15 日前將上月辦事處應收賬款報表下發(fā)各辦事

44、處，辦事處 會計或內勤收到報表后須及時核對確認，對逾期 3 個月應收未收的款項須做出說 明，以書面報告形式陳述原因及報告具體的催收計劃。上述報表及說明須由辦事 處經理簽名確認，并于 5 日內回傳財務部。財務部及時整理并于每月 25 日前向公 司領導呈報上月應收賬款情況；3、對催收無效的逾期應收賬款，辦事處必須及時向財務部提交書面報告，并 提供相關客戶的詳細材料，包括客戶名稱、地址、法人代表姓名、聯(lián)系電話、逾 期應收賬款情況、催收計劃等。如無法收回貨款又沒有書面報告的，辦事處負責 人、業(yè)務責任人須承擔相應責任，財務部將情況定期上報公司領導處理；4、對于賬目不清的款項，辦事處如無法與商場核對清楚，

45、可申請財務人員到 商場進行對賬或公司財務與商場財務進行電話對賬；5、辦事處主管自營商場的經理、業(yè)務員離職或調動工作的，須辦理應收賬款 交接手續(xù)。移交人須填寫應收賬款移交清單，詳細列明應收未收貨款明細，并 注明貨款預計回款時間，接交人在交接時對款項進行確認，并且有義務進行催 收，對無法收回的款項，接交人承擔連帶責任。上述交接工作由辦事處經理全程 監(jiān)交。對存在以下情況之一者，須列入重點催收對象，由財務部適時跟進，進一步 與辦事處溝通具體催收辦法，并書面上報處理意見。（ 1）、貨款逾期 6 個月以上，經多次催收仍收不回款的； （2）、債務人財務狀況惡化，出現(xiàn)經營困難，有破產、解散跡象的。四、應收賬款

46、法律事務管理：（一）、訴訟準備 1由辦事處把欠款需要訴訟的客戶情況上報總經理，由其審定是否由公司總部協(xié) 助追款；2對拖欠貨款時間較長（ 1 年內）的客戶進行審查，初步擬定是否要采取法律手 段；3收集準備起訴客戶的相關訴訟材料（各種法律證據(jù)），包括發(fā)貨申請單、 合同副本、對賬單等。（二）、訴訟階段： 對逾期應收賬款，確實催收無效，在完成訴訟準備工作的基礎上，由公司指 定的部門編寫訴訟文書，呈報總經理及總經理審定，提交司法機關，參與訴訟工 作。（三）、其他法律事務：由公司指定的部門負責開展對內對外的起訴應訴等法律事務工作，同時為辦事處 提供相關法律協(xié)助。五、發(fā)布、解釋及實施：（一）、本辦法由深圳京

47、潤珍珠銷售有限公司發(fā)布；（二）、本辦法由深圳京潤珍珠銷售有限公司財務部負責解釋；（三）、本辦法自 2008年1月 1日起執(zhí)行，原辦法同時廢止。第五節(jié)備用金管理辦法一、備用金管理原則： 使用范圍“從嚴”控制、開支額度“從緊”控制、報銷時間“從快”控制。二、備用金的使用范圍： 辦事處差旅費、水電費、電話費、郵寄費、市內送貨費等維持辦事處平時正 常開展工作所需費用。不包括：拓展費、制作費等非日常開支。三、備用金申請流程：辦事處內勤（申請）-財務部（審核）-銷售總監(jiān)（批復）-財務部（執(zhí)行） 一辦事處內勤（建收支臺賬）。規(guī)定每月 28日和次月 3 日，公司統(tǒng)一支付辦事處備用金。具體如下：（一）、每月 2

48、8 日和次月 3 日前，內勤必須把次月的用款計劃和借款 單，一并傳到財務部（申請）；（二）、財務根據(jù) 用款計劃 和上月資金的使用及結余情況核定備用金額額 度，并匯總各辦事處借支備用金。并于每月 28 日和次月 3 日前上報總經理（審 核）；（三）、總經理對辦事處備用金審核表和借款單審核簽字（批復）（四）、每月 28 日和次月 3 日財務部根據(jù)各辦事處備用金審核批復情況支付 備用金，支付后出納以TM消息方式通知辦事處（執(zhí)行）；（五）、辦事處內勤根據(jù)收到的備用金，登記入賬（建賬）。四、備用金報結流程：（一）、報銷注意事項：本著勤儉節(jié)約、艱苦奮斗的精神，辦事處經理須按實 際需要控制開支，上次預借的備

49、用金無法滿足辦事處的工作開展，本次申請借備 用金，需憑上一次備用金使用情況表，可向公司提出申請，由營銷管理部、財 務部審核后，報銷售總監(jiān)批復（當月第二次借備用金）；（二）、報銷時間：必須在每月 28日前將當月的申請核銷單據(jù)郵寄到財務部。逾期申報，追究內勤及辦事處經理責任，跨月費用不再核銷（三）、報銷程序：內勤（初審）T辦事處經理（復核）T財務部（審核）T銷售總監(jiān)（批復）T 財務部（報結）T內勤（建檔）T公司對賬1、內勤將初審無誤的報銷單準時郵寄到財務部，同時編制 核銷申請表 （有 商場費用的同時編制商場費用明細表以電子形式上交財務（申請）；2、財務部對收到的申請核銷單據(jù)進行審核（復核）；3、財

50、務部復核后報銷售總監(jiān)審批（批復）；4、銷售總監(jiān)批復完畢的報銷單據(jù)，由財務部以核銷通知單的形式下發(fā)至各辦事處，沖減辦事處備用金（報結）；5、辦事處將收到核銷通知單存檔，并登記備用金明細賬。同時將當月貨幣資金報表傳到財務核對（建檔）；6、財務收到資金報表后，編制備用金對賬表發(fā)往各辦事處核對余額，辦 事處確認無誤后，內勤和辦事處負責人簽名回傳財務（對賬）。注意：辦事處出差人員憑出差申請表到內勤處借款。返回后，辦事處人員 憑出差總結表（或出差小結）申報費用報銷單據(jù)，繳給內勤初次審核后，由辦 事處經理檢查出差情況認可簽字。后內勤辦理沖賬手續(xù)。（四）、報銷要求：1、對于報銷所需有關要件不全（發(fā)票、收據(jù)、小

51、票、簽報、入庫單等）的報 銷單據(jù)，公司一律不予核銷。如有報銷相關要件，由于內勤工作失誤而未將附在報 銷單上的，內勤要承擔責任，情節(jié)嚴重的將不予核銷；2、報銷單據(jù)填制要求。要求填制字跡工整，摘要必須清楚說明報銷業(yè)務的來龍去 脈，大小寫金額填寫規(guī)范；相關票據(jù)、附件粘貼平整，按照業(yè)務發(fā)生的先后順序或 業(yè)務性質排序粘貼，發(fā)票后有報銷人簽字。同時按照核銷申請單的順序編序排 號。單據(jù)需要有經辦人、內勤、辦事處負責人簽名，報銷單所有簽名必須用正楷字 體，不得寫草書，否則單據(jù)一律無效；3、如果有關票據(jù)丟失或無法索取，用其他票據(jù)頂替的單據(jù)，必須經財務部同 意，否則公司一律不予核銷。有關報銷人員在粘貼票據(jù)時應注意

52、：一筆經濟業(yè)務所 開具的發(fā)票應是同一家單位所開出的，如果一筆經濟業(yè)務有兩家及兩家公司以上的 發(fā)票，將視為替票行為。對于替票財務一經發(fā)現(xiàn)，此筆單據(jù)將不予核銷，同時將替 票行為視為虛報、瞞報行為，并上報公司領導。公司視情節(jié)嚴重程度，給予報銷人 及報銷部門主管領導處罰；4、自營商場各種費用，公司主張以“抵貨款”的方式結算，對于金額較大的 商場臨時費用所要現(xiàn)金形式的支出，必須由財務人員或內勤人員隨同業(yè)務人員一同繳付；5、辦事處應嚴格遵守資金制度的“收支兩條線”，一律不得坐支貨款！要求辦事 處當月必須及時將當月所收的貨款匯到公司指定賬戶，如收到金額較大的貨款， 按照貨款限額的規(guī)定時間，及時匯到公司指定賬

53、戶。五、備用金盤點。辦事處經理定期或不定期對內勤的備用金進行盤點，并把 備用金盤點表傳送財務部；六、對于新成立的辦事處，如果公司不指派內勤人員，辦事處備用金暫由辦 事處負責人負責（相關要求不變），待內勤人員到崗且轉正后，辦事處經理要與內 勤辦理備用金交接手續(xù)。同時內勤辦理新的工行或浦發(fā)行銀行卡，辦事處負責人 和內勤簽名后的賬號傳真至財務部。附件：核銷申請表、用款計劃、資金報表、備用金盤點第六節(jié)差旅費及業(yè)務招待費報銷管理辦法為嚴格控制費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原 則，根據(jù)公司財務管理制度的有關規(guī)定，特制定本辦法。一、差旅費：（一）、定義：出差是指公司員工受公司主管負責

54、人派遣在公司或辦事處辦公 所在地城市以外的地區(qū)履行公務，并根據(jù)本制度的規(guī)定享受相應標準的伙食補貼、交通補貼和電話補貼；在辦公所在地城市市內履行公務不享受伙食補貼、交 通補貼和電話補貼。公司員工出差嚴格履行報批手續(xù)，出差時間、出差考核嚴格按出差管理制 度執(zhí)行。未經批準不得自行出差，自行出差或因私出差所發(fā)生的差旅費均由其本 人自行承擔，公司不予報銷。（二）、出差標準：1、出差人員乘坐飛機、火車、輪船的等級標準:級別飛機火車輪船總經理普通艙空調軟臥二等艙銷售總監(jiān)、財務總監(jiān)、 副總經理、總經理助理普通艙空調硬臥二等艙部門正副經理、辦事處經 理、辦事處負責人、總部培訓師普通艙空調硬臥三等艙業(yè)務主管、促銷主管及業(yè)務員視需要簽批空調硬臥三等艙出差人員乘坐飛機要從嚴控制，一般銷售人員一律不得乘坐飛機，副經理以 上人員出差路途較遠或出差任務緊急的，