公文格式及常見錯誤

1、公文格式及常見錯誤公文格式及常見錯誤 2017年12月版心頁面v公文用紙及版面尺寸 A4紙型210mm297mmv頁面設置 上白邊：371mm 下白邊：351mm 左白邊：281mm 右白邊：261mm 版版 心心: 156mm225mmv排版規(guī)格 一般每頁一般每頁22行，每行行，每行28字字 ，正文用三號仿宋，正文用三號仿宋210mm297mm下白邊：下白邊：351mm上白邊：上白邊：371mm切口：切口：26261mm1mm訂口：訂口：28281mm1mm一、公文格式一、公文格式( (公文版式公文版式) )二、公文格式二、公文格式( (公文結構公文結構) )版版頭頭主主體體版版記記份號、密

2、級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、分隔線標題、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼三、公文格式三、公文格式( (下行文首頁版式下行文首頁版式) )發(fā)文機關標志發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣至版心上邊緣：上邊緣：35mm35mm發(fā)文字號之下發(fā)文字號之下4mm4mm是與版心等寬的紅是與版心等寬的紅色分隔線色分隔線紅色分隔線下紅色分隔線下2 2行是行是正文標題正文標題發(fā)文機關標識下邊發(fā)文機關標識下邊緣發(fā)文字號的距離緣發(fā)文字號的距離是：是：2 2行字。行字。一字線距版心下邊一字線距版心下邊緣緣 7mm7mm， 4 4號半角號

3、半角阿拉伯數(shù)字，單頁阿拉伯數(shù)字，單頁右空右空 1 1字，雙頁左字，雙頁左空空 1 1字。字。上白邊：上白邊：37371mm1mm下白邊：下白邊：351mm訂口：訂口：281mm切口：261mm三、公文格式三、公文格式( (上行文首頁版式上行文首頁版式) )2013號 簽發(fā)人： “簽發(fā)人姓名簽發(fā)人姓名”為為3 3號楷體號楷體, ,發(fā)文字發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名號前、簽發(fā)人姓名后分別空一格。除后分別空一格。除有專門說明外，正有專門說明外，正文其他字體均為文其他字體均為3 3號號仿宋體。仿宋體。三、公文格式(公文末頁版式1)(聯(lián)系人：，電話：)(附件徑送辦公室) 附注居左空附注居左空2 2字，排在成文

4、日字，排在成文日期下一行。期下一行。 單一機關行文時，單一機關行文時，成文日期右空成文日期右空4 4字編排，字編排，以日期為準居中編排以日期為準居中編排發(fā)文機關，印章端正發(fā)文機關，印章端正居中下壓署名及日期，居中下壓署名及日期，并使署名、日期居印并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章中心偏下位置，印章頂端上距正文或附章頂端上距正文或附件件1 1行內(nèi)。行內(nèi)。成文日期用成文日期用阿拉伯數(shù)字阿拉伯數(shù)字 版記中的各要素均為版記中的各要素均為4 4號仿宋體，分隔線與版心號仿宋體，分隔線與版心等寬，首線、末線用等寬，首線、末線用0.35mm0.35mm粗線，中間用粗線，中間用0.25mm0.25mm細線。

5、抄送機關左細線。抄送機關左右各空右各空1 1字編排，回行時對字編排，回行時對齊冒號后的首字，最后用齊冒號后的首字，最后用句號。有句號。有“主送主送”的，主的，主送在抄送前。印發(fā)機關和送在抄送前。印發(fā)機關和日期左右各空日期左右各空1 1字，日期后字，日期后加加“印發(fā)印發(fā)”2 2字。字。三、公文格式三、公文格式 ( (聯(lián)合行文公文版式聯(lián)合行文公文版式1)1) 聯(lián)合行文時，聯(lián)合行文時，主辦機關名稱放在主辦機關名稱放在前，機關后面上下前，機關后面上下居中排居中排“文件文件”。 發(fā)文機關標識發(fā)文機關標識推薦使用小標宋字推薦使用小標宋字體，顏色為紅色，體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊以醒目、美觀、莊重為原

6、則。重為原則。 標題：標題：2 2號小號小標宋發(fā)文機關名稱標宋發(fā)文機關名稱事由文種。事由文種。正文：正文：3 3號仿宋。號仿宋。 頂格，頂格，3 3號號黑體，密級與期黑體，密級與期限用限用“”隔開。隔開。三、公文格式三、公文格式 ( (聯(lián)合行文公文版式聯(lián)合行文公文版式2)2) 簽發(fā)人：2016號 “簽發(fā)人姓簽發(fā)人姓名名”為為3 3號楷體。號楷體。發(fā)文字號前、簽發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名后分別發(fā)人姓名后分別空一格?？找桓?。三、公文格式三、公文格式 ( (聯(lián)合行文首頁版式聯(lián)合行文首頁版式3)3)2013號 簽發(fā)人： 多名簽發(fā)人：多名簽發(fā)人：每一排排兩人，主每一排排兩人，主辦機關排在前。發(fā)辦機關排在前。

7、發(fā)文字號要與最后一文字號要與最后一排對齊。排對齊。 正文中的結正文中的結構層次序數(shù)：構層次序數(shù)：一、黑體(二)楷體3.仿宋(4)仿宋 聯(lián)合行文時，按發(fā)文排列順序?qū)C關聯(lián)合行文時，按發(fā)文排列順序?qū)C關名稱排列在相應位置，印章下壓機關署名，名稱排列在相應位置，印章下壓機關署名，最后一個印章端正居中下壓機關署名和成最后一個印章端正居中下壓機關署名和成文日期。印章排列整齊，不相交，不相切，文日期。印章排列整齊，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章頂端上距正每排印章不超版心，首排印章頂端上距正文或附件說明文或附件說明1 1行內(nèi)。行內(nèi)。 三、公文格式(公文末頁版式2)三、公文格式(公文末頁附件版式1

8、) 正文下空一行左空正文下空一行左空2 2字字 “ “附件附件”，全角冒號，全角冒號后，寫附件名稱，附件名后，寫附件名稱，附件名稱后不加標點符號。附件稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱回行時與上一行附件名稱首字對齊。首字對齊。三、公文格式(公文末頁附件版式2) 版記版記三、公文格式(函首頁版式) 發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關標志使用全稱或規(guī)范簡稱，居中全稱或規(guī)范簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊排布，上邊緣至上頁邊30mm,30mm,推薦使用小標宋推薦使用小標宋字體，紅色。聯(lián)合行文字體，紅色。聯(lián)合行文用主辦機關標志。用主辦機關標志。30mm20mm 發(fā)文機關發(fā)文機關標志下標志下4mm4mm處

9、印處印一條紅色雙線一條紅色雙線( (武文線、上粗武文線、上粗下細下細) )，距下頁，距下頁邊邊20mm20mm處印一處印一條紅色雙線條紅色雙線( (文文武線、上細下武線、上細下粗粗) )，線長均為，線長均為170mm170mm 標題與最后一要素距標題與最后一要素距 2 行字。行字。 首頁不顯示頁碼。版首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關、印發(fā)日記不加印發(fā)機關、印發(fā)日期、分隔線，位于最后一期、分隔線，位于最后一頁版心內(nèi)最下方。頁版心內(nèi)最下方。1.公文的文種使用常見錯誤（1）自制文種：“請示報告”、“建議”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”等。（2）誤用文種?！皼Q定與決議”、“決定與命令”、

10、“公告與通告”、“通知與通告”、“請示與報告”、“請示與函”等分不清。2.公文標題常見錯誤（1）用發(fā)文字號代替文件名稱。如“關于XX2013第X號文的批復”（2）文字累贅。如市衛(wèi)生局關于轉(zhuǎn)發(fā)省衛(wèi)生廳關于轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部關于工作的通知的通知的通知的通知（3）詞義重復。如關于請求解決的請示（4）不合語法。如XX公司關于開展增產(chǎn)節(jié)約的通知（5）濫用標點符號。如關于學習貫徹“某會議”精神的通知（6）長的標題排布不合理，回行時詞意不完整。3.主送機關中的常見錯誤（1）主送機關不規(guī)范（2）主送機關混亂（3）分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號（4）排格不正確。多行排列時在單位名稱處頓開，而不是書寫至行末才回行；

11、回行不頂格。4.附件標識錯誤（1）有附件不標注（2）附件名未標全稱（3）標注不規(guī)范?！案郊倍猪敻駱俗ⅲㄕ_的是左空2字）；只標一個“附”字；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。5.發(fā)文日期：新版已不再使用漢字。6.抄送機關標識中的常見錯誤（1）已廢除“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”等；（2）抄送個人。公文不能抄送個人（3）標識不規(guī)范。抄送機關未分類或標點符號使用不當。7.行文規(guī)則方面 向上級機關行文：原則主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。請示應當一文一事。8.排版方面（1）頁面采用默認值，未按規(guī)定要求設置頁面。（2）字體使用隨意，未按規(guī)定要求。

12、機密1年特急0000001 市 局文件2013015號錯誤：1.份號、密級、緊急程度標示 不規(guī)范2.發(fā)文字號編虛號3.上行文沒人簽發(fā)人4.標題與紅色找色反線距離太近5.正文抬頭與標題距離太近 市局關于開展服務發(fā)展 爭當先鋒活動的報告市人民政府： 根據(jù)市局 拜訪函 (邀請函、承諾函)市局： 為了 市 局文件20168號 市局2016年提高 GDP十大舉措工作總結局機關各科室，局屬各單位： 2016年，我局在市委、市政府和錯誤：1.生造文種2.沒有發(fā)文編號3.成文日期標注不正確4.沒有發(fā)文機關名稱錯誤：1.生造文種，濫用字母詞 2.抬頭不應寫主送機關 3.成文日期標注不正確一四年七月十七日市局20

13、16年07月17日。 附件：1. 。 局 2016年7月17日 (附件徑送市人民政府辦公室)錯誤：1.“抄送”、“主送”字體不對， 前面未空1格2.“抄送”結束用逗號3.主送領導個人4.“主送應排在”抄送”前面5.抄送回行時排列錯誤6.沒有印發(fā)機關和印發(fā)日期錯誤：1.附件與正文中間沒有空1 行2.附件回行對齊方式不對3.附件名稱后不應打句號4.只有一個附件不用打序號5.附注與成文日期間空1 行,居左未空2格6.機關名稱沒有以成文日期為 參照居中編排抄送：、，主送：、副市長、副市長。錯誤：1.版頭錯誤2.發(fā)文字號距紅色反線太近3.上行文沒有簽發(fā)人4.標題沒有發(fā)文單位5.發(fā)文字號用“( )”6.文

14、種錯誤，就用“請示”錯誤：1.發(fā)文字號用“【】”2.標題用黑體字3.副縣級機構越過主管部門向 行署行文錯誤：1.發(fā)文、簽發(fā)人左右分別 空多格2.標題沒有小標宋體字3. 標題啰嗦，一文多請錯誤：1.發(fā)文字號距反線距離較寬2. 標題啰嗦，不精煉3.印章位置太擠，不規(guī)范錯誤： 1.發(fā)文字號用黑體字 2.標題沒有發(fā)文機關名稱，濫用標點符號( “ ”、 ) 3.主送單位用黑體字錯誤： 1.標題用黑體字 2.生造文種 3.文件主送領導個人印章相交印章排列隨意XX關于XX的文種（大標題-方正小標宋2號不加粗）v 頁面設置：采用A4紙，上3.7，下3.5，左2.8，右2.6 ;行間距，固定值，28磅。 v正文

15、：為了進一步做好XX工作，經(jīng)上級研究決定，成立XX(仿宋、仿宋、3 3號、號、首行空兩字符首行空兩字符）v一、一級標題（黑體、3號）v（一）二級標題（楷體、3號、不加粗）v1.三級標題（仿宋、3號、“.”）v (1)XXXXXXv (2)XXXXXX(所有阿拉伯數(shù)字格式為Times New Roman)v落款：單位署名加時間v附件：正文下空一行左空正文下空一行左空2 2字字 “ “附件附件”，全角冒號后，寫附件名稱，全角冒號后，寫附件名稱，附件名稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。附件名稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。 v頁碼：1 （宋體、4號） 對各部

16、門、中心報送文件的要求及注意事項其他注意事項v簽發(fā)人的規(guī)定 條例規(guī)定，上行文必須標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機關條例規(guī)定，上行文必須標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機關的主要負責人，標注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關在處理下級機的主要負責人，標注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關在處理下級機關公文時，上級機關領導人了解下級機關誰對上報的事項負責。關公文時，上級機關領導人了解下級機關誰對上報的事項負責。 公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。因此可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管負責人簽發(fā)。因此

17、可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管領導就可以簽發(fā)，而上行文必須由機關主要負責人簽發(fā)。主要負責人指領導就可以簽發(fā)，而上行文必須由機關主要負責人簽發(fā)。主要負責人指各級機關的正職或主持工作的負責人。因此，上行文標注的也只能是機各級機關的正職或主持工作的負責人。因此，上行文標注的也只能是機關的主要負責人。關的主要負責人。其他注意事項v公文中關于阿拉伯數(shù)字和漢字數(shù)字的用法 在使用數(shù)字進行計量、編號的地方，已定型的含阿拉伯數(shù)字的詞語在使用數(shù)字進行計量、編號的地方，已定型的含阿拉伯數(shù)字的詞語（如（如3G3G、MP3MP3等），應該使用阿拉伯數(shù)字；作為非公歷紀年、概數(shù)（如等），應該使用阿拉伯數(shù)字；作為非公歷紀年、概數(shù)（如三四個月、一二十個）、已定型的漢字數(shù)字的詞語時，應該使用漢字數(shù)三四個月、一二十個）、已定型的漢字數(shù)字的詞語時，應該使用漢字數(shù)字；如果表達計量或編號所需要用到的數(shù)字個數(shù)不多，選擇漢字數(shù)字還字；如果表達計量或編號所需要用到的數(shù)字個數(shù)不多，選擇漢字數(shù)字還是阿拉伯數(shù)字在書寫的簡潔性和辨識的清晰性兩方面沒有明顯差異時，是阿拉伯數(shù)字在書寫的簡潔性和辨識的清晰性兩方面沒有明顯差異時，兩種形式均可使用，如兩種形式均可使用，如1717號樓（十七號樓）、號樓（十七號樓）、3 3倍（三