公司管理系統(tǒng)級(jí)會(huì)議管理系統(tǒng)規(guī)章制度

1、公司級(jí)會(huì)議管理制度目次一、目的2二、術(shù)語(yǔ)解釋2三、適用范圍2四、簡(jiǎn)易描述2五、常規(guī)會(huì)議流程描述2六、其他類(lèi)型會(huì)議流程的說(shuō)明 4七、會(huì)議優(yōu)先級(jí)4八、會(huì)議要求4九、費(fèi)用管理5十、其他5十一、附件6附件一：會(huì)議簽到表 6附件二：會(huì)議記錄 7附件三：會(huì)議紀(jì)要8附件四、公司級(jí)會(huì)議流程概述 1目的規(guī)范公司級(jí)會(huì)議管理，實(shí)現(xiàn)公司標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、術(shù)語(yǔ)解釋公司級(jí)會(huì)議：公司總經(jīng)理參加或組織召開(kāi)的會(huì)議。會(huì)議變更：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、 會(huì)議議題發(fā)生變更。會(huì)議取消：原計(jì)劃的會(huì)議不召開(kāi)；三、適用范圍本公司公司級(jí)會(huì)議管理。四、簡(jiǎn)易描述1 會(huì)議類(lèi)型常規(guī)會(huì)議、評(píng)審會(huì)議、例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議。2 會(huì)議組織部門(mén)總經(jīng)理或總經(jīng)理管轄

2、（或兼職管轄）的直接下屬部門(mén)。3 會(huì)議記錄人XXXX4 流程概述見(jiàn)附件“附件一、公司級(jí)會(huì)議流程概述”。五、常規(guī)會(huì)議流程描述1.1 資料準(zhǔn)備會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)議的議題提前1天準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料。1.2 會(huì)議通知會(huì)議組織部門(mén)提前1天落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)部門(mén)、參會(huì)人員，確保一 切可行后，將會(huì)議相關(guān)資料發(fā)送給各位參會(huì)人員，同時(shí)將相關(guān)信息通知會(huì)議記錄人。與會(huì)人員 仔細(xì)查閱材料、分析研究，對(duì)會(huì)議內(nèi)容中提出的問(wèn)題提供解決方案，必要的情況下，可召集相關(guān) 人員進(jìn)行討論。例會(huì)按本文件規(guī)定時(shí)間執(zhí)行，各相關(guān)與會(huì)人員根據(jù)例會(huì)職責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)資料，準(zhǔn)時(shí)參加， 不再通知。1.3 會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)在會(huì)議召開(kāi)前，

3、打掃干凈相應(yīng)的會(huì)議室，布置合適數(shù)量的座位， 檢測(cè)完畢投影等設(shè)備正常工作，制定一份會(huì)議簽到表打印、簽字、放置到“會(huì)議簽到處”。1.4 會(huì)議簽到參會(huì)人員穿工作服，自備紙筆，按照會(huì)議通知要求會(huì)議時(shí)間，提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在會(huì)議簽到 表的“簽到欄”相應(yīng)位置簽署本人姓名及簽到時(shí)間，就坐等待會(huì)議的召開(kāi)。開(kāi)會(huì)前，會(huì)議記錄人收回會(huì)議簽到表，并向會(huì)議組織部門(mén)落實(shí)會(huì)前請(qǐng)假人員并記錄在會(huì)議簽到表。會(huì)議開(kāi)始時(shí)，參會(huì)未簽到的人員，視為遲到，由會(huì)議記錄人提醒其簽到并監(jiān)督其簽到 時(shí)間； 未到會(huì)場(chǎng)人員，由會(huì)議記錄人在會(huì)議簽到表登記缺席人員姓名。1.5 會(huì)議記錄重要會(huì)議或總經(jīng)理安排需要做會(huì)議記錄的，應(yīng)做會(huì)議記錄。會(huì)議記錄人全程參加

4、會(huì)議記錄參會(huì)人員討論的問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)制定會(huì)議記錄并現(xiàn)場(chǎng)與參會(huì)人員核實(shí)，有異議的現(xiàn)場(chǎng) 修改直至無(wú)異議，分歧較大的，可舉手表決，超過(guò)參會(huì)人員半數(shù)同意方可通過(guò)，總經(jīng)理有一票否 決權(quán)；相關(guān)人員未現(xiàn)場(chǎng)提出異議的，視為認(rèn)同。會(huì)議討論完畢，會(huì)議記錄人打印一份會(huì)議記 錄，在“擬制”處簽字，各與會(huì)人員在會(huì)議記錄中相應(yīng)的欄位簽名、確認(rèn)會(huì)議記錄并填寫(xiě) 簽字時(shí)間。1.6 會(huì)議簽退 散會(huì)時(shí)，各與會(huì)人員離場(chǎng)時(shí)在會(huì)議簽到表中“簽退欄”相應(yīng)的欄位簽名并填 寫(xiě)簽退時(shí)間后方可離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，未簽退人員視為早退（早退時(shí)間由會(huì)議記錄人確定填寫(xiě)），會(huì) 議記錄人負(fù)責(zé)監(jiān)督簽退、收回會(huì)議記錄。1.7 紀(jì)要下發(fā)重要會(huì)議，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)依據(jù)會(huì)議記錄擬制、

5、打印會(huì)議紀(jì)要，在“擬 制”處簽字，報(bào)總經(jīng)理審核通過(guò)后，在“審批”處簽字。會(huì)議結(jié)束后2日內(nèi)，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé) 將會(huì)議紀(jì)要報(bào)送與會(huì)人員及會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容中涉及的責(zé)任人簽收、確認(rèn)。普通會(huì)議，會(huì)議記錄人按照“ 5.5會(huì)議記錄”要求，現(xiàn)場(chǎng)制定、打印會(huì)議紀(jì)要（無(wú) 法 當(dāng)場(chǎng)完成的，會(huì)議結(jié)束后1日內(nèi)），在“擬制”處簽字，報(bào)總經(jīng)理審核通過(guò)后，在“審批” 處簽字，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要報(bào)送與會(huì)人員及會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容中涉及的責(zé)任人簽 收、確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要要求事件描述詳細(xì)、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人、措施、目標(biāo)、見(jiàn)證資料、考核方 式、考核人明確、完整。1.8 落實(shí)紀(jì)要各參會(huì)人員或會(huì)議紀(jì)要涉及的責(zé)任人認(rèn)真履行會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容。會(huì)議記錄人按

6、照會(huì)議紀(jì)要落實(shí)管理流程落實(shí)會(huì)議內(nèi)容執(zhí)行情況。1.9 會(huì)議歸檔會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)將每次會(huì)議的：a）會(huì)議簽到表；b）會(huì)議記錄（如有）；c）會(huì)議紀(jì)要。分別按月整理、裝訂，部門(mén)存檔。5 會(huì)議取消由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)通知各與會(huì)人員會(huì)議取消。6 會(huì)議變更7.1 會(huì)議召開(kāi)前變更會(huì)議的，由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)通知所有與會(huì)人員會(huì)議變動(dòng)事項(xiàng)，同時(shí)告知 本次會(huì)議是否取消，會(huì)議取消的由會(huì)議組織部門(mén)重新組織會(huì)議。7.2 會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，特殊情況變更會(huì)議的（即會(huì)議中斷），由會(huì)議記錄人將中斷及下次會(huì)議 安排情況寫(xiě)入會(huì)議記錄（紀(jì)要）。7 會(huì)議請(qǐng)假與會(huì)人員不能參加會(huì)議或參加會(huì)議過(guò)程中需請(qǐng)假的，向會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假， 在取得會(huì)議

7、組織人員同意的情況下可以請(qǐng)假，同時(shí)請(qǐng)假人應(yīng)根據(jù)會(huì)議涉及職責(zé)的相關(guān)性安排人 員替代自己。如請(qǐng)假人員請(qǐng)假導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法正常進(jìn)行的，按“7會(huì)議取消”取消會(huì)議，同時(shí)按“ 8會(huì) 議變更”重新組織會(huì)議。六、其他類(lèi)型會(huì)議流程的說(shuō)明其他會(huì)議流程環(huán)節(jié)見(jiàn)“附件一、公司級(jí)會(huì)議流程概述”，流程環(huán)節(jié)同常規(guī)會(huì)議流程。對(duì)于緊急 召開(kāi)的臨時(shí)會(huì)議，特殊情況下，按流程環(huán)節(jié)，可于會(huì)中或會(huì)后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。七、會(huì)議優(yōu)先級(jí)1、原則上集團(tuán)級(jí)會(huì)議優(yōu)先于公司級(jí)會(huì)議，公司特殊緊急會(huì)議由公司總經(jīng)理與集團(tuán)董事長(zhǎng)協(xié)商調(diào) 整；2、公司級(jí)會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)會(huì)議；3、公司級(jí)會(huì)議優(yōu)先級(jí)：緊急性質(zhì)的臨時(shí)會(huì)議例會(huì)評(píng)審會(huì)議常規(guī)會(huì)議其他臨時(shí)會(huì)議；4、例會(huì)不能按時(shí)召開(kāi)的，由

8、會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)電話通知順延，并在會(huì)議簽到表備注例會(huì)延遲 原因。八、會(huì)議要求1、會(huì)議組織部門(mén)組織會(huì)議不完整（如未落實(shí)地點(diǎn)、人員、議題，未通知到位等）導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法 正常進(jìn)行的，負(fù)激勵(lì)會(huì)議組織人50元/次；2、參會(huì)人員應(yīng)穿著工作服參加會(huì)議，未穿工作服的，負(fù)激勵(lì)當(dāng)事人10元/次；3、代人簽到、簽退會(huì)議簽到表的，負(fù)激勵(lì)代簽人100元/次；4、遲到、早退的，負(fù)激勵(lì)當(dāng)事人50元/次；5、未請(qǐng)假缺席會(huì)議的，負(fù)激勵(lì)缺席人100元/次；6、會(huì)議中，需要出入會(huì)場(chǎng)或接打電話等特殊情況，經(jīng)會(huì)議組織人同意后，及時(shí)處理完畢回會(huì)場(chǎng)，如耽誤會(huì)議正常進(jìn)行的，負(fù)激勵(lì)20元/次；7、會(huì)議中，手機(jī)響鈴、隨意出入會(huì)場(chǎng)、接打電話以及其他擾

9、亂會(huì)場(chǎng)的行為，負(fù)激勵(lì)當(dāng)事人20元/次，一次會(huì)議中，再次出現(xiàn)上述情形，負(fù)激勵(lì)當(dāng)事人50元/次；8、會(huì)議以解決問(wèn)題為目的，討論會(huì)議無(wú)關(guān)的話題、言行過(guò)激、摻雜個(gè)人感情的，由會(huì)議組織人警告一次，再次觸犯的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人50元/次；9、會(huì)場(chǎng)吸煙的，負(fù)激勵(lì)50元/次，強(qiáng)行制止吸煙；10、會(huì)議時(shí)間超1.5小時(shí)的，每1.5小時(shí)休息10分鐘；按時(shí)開(kāi)會(huì)、散會(huì)；如散會(huì)時(shí)間會(huì)議主 題未討論完畢的，對(duì)于后續(xù)有會(huì)議安排的，重新組織會(huì)議討論；對(duì)于后續(xù)無(wú)會(huì)議安排的，會(huì)議 組織人取得與會(huì)人員同意情況下，會(huì)議可以繼續(xù)的，繼續(xù)討論，無(wú)法繼續(xù)的按時(shí)散會(huì)；11 未及時(shí)發(fā)放會(huì)議紀(jì)要導(dǎo)致無(wú)法落實(shí)會(huì)議決議的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人50元/次；12、會(huì)

10、議中評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的工作任務(wù)，責(zé)任人會(huì)后未履行的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人100元/次；13、會(huì)議文檔丟失的，負(fù)激勵(lì)責(zé)任人20元/件；14、弄虛作假，否認(rèn)事實(shí)的，負(fù)激勵(lì)當(dāng)事人10。元/次;15、 其他違反本管理文件的情形，視情節(jié)嚴(yán)重程度不同給予50-200元罰款。九、費(fèi)用管理1、會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)樂(lè)捐費(fèi)用管理，建立費(fèi)用明細(xì)賬，所有會(huì)議人員負(fù)責(zé)監(jiān)督2、樂(lè)捐費(fèi)用可用于愛(ài)心捐款、補(bǔ)助貧困職工、會(huì)議支出等用途。十、其他1、本管理文件由XXX部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)?、本管理文件自XXXX年XX月XX日起實(shí)施。3、本管理文件為存檔文件，帶有文件發(fā)放、回收記錄十一、附件附件一：會(huì)議簽到表編號(hào):會(huì)議主題會(huì)議類(lèi)型日期地點(diǎn)主持人簽到欄簽退欄部

11、門(mén)姓名職務(wù)時(shí)間姓名時(shí)間會(huì)前請(qǐng)假會(huì)中請(qǐng)假曠會(huì)請(qǐng)假人姓名請(qǐng)假人姓名請(qǐng)假人姓名請(qǐng)假人 姓名請(qǐng)假人姓名姓名姓名備注擬訂：附件二：會(huì)議記錄編號(hào):-、會(huì)議主題：二、時(shí)間：年 月 日地點(diǎn)：三、主持人：四、參會(huì)人員：五、依據(jù)文件：依據(jù)會(huì)議簽到表，編號(hào)：。六、發(fā)送部門(mén)：七、會(huì)議記錄內(nèi)容如下：1、XXX部門(mén)年月日文件簽收、退：部門(mén)文件簽收人日期份數(shù)文件簽退人日期份數(shù)1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份備注：打印文件，手寫(xiě)、涂改無(wú)效。擬制：附件三：會(huì)議紀(jì)要編號(hào):一、會(huì)議主題：二、時(shí)間：年 月 日三、主持人：四、參會(huì)人員：，編號(hào):五、依據(jù)文件：依據(jù)口會(huì)議簽到表口會(huì)議記錄六、發(fā)送部門(mén)：七、會(huì)議決定內(nèi)容如下：XXX部

12、門(mén)年月日文件簽收、退：部門(mén)文件簽收人日期份數(shù)文件簽退人日期份數(shù)1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份備注：打印文件手寫(xiě)、涂改無(wú)效。擬制：審批：附件四、公司級(jí)會(huì)議流程概述流程順序常規(guī)會(huì)議評(píng)審會(huì)例會(huì)臨時(shí)會(huì)議時(shí)間要求見(jiàn)證資料時(shí)間要求見(jiàn)證資料時(shí)間要求見(jiàn)證資料時(shí)間要求見(jiàn)證資料1.準(zhǔn)備資料提前1天主題相關(guān)資料提前1天待評(píng)審方案提前1天主題相關(guān)資料當(dāng)天組織主題相關(guān)資料2.通知開(kāi)會(huì)提前1天電話、短信、郵 件、微信等提前1天電話、短信、郵件、微信等/盡可能的提前1天，不能的，及時(shí)通知到位電話、短信、郵件、微信等3.布置會(huì)場(chǎng)提前15分鐘/提前15分鐘/提前15分鐘/4.會(huì)議入場(chǎng)提前5分鐘會(huì)議簽到表提前5分鐘會(huì)議簽到表提前5分鐘會(huì)議簽到表會(huì)前會(huì)議簽到表5.開(kāi)會(huì)按照要求準(zhǔn)時(shí)或人員齊全提前會(huì)議記錄（重 要會(huì)議或總經(jīng)理安 排）會(huì)議紀(jì)要按照要求準(zhǔn)時(shí)或人員齊全提前會(huì)議記錄（重要會(huì)議）會(huì)議紀(jì)要按照要求準(zhǔn)時(shí)或人員齊全提前會(huì)議記錄（重 要會(huì)議或總經(jīng)理安 排）會(huì)議紀(jì)要