物資采購審計實施細則(煙草)

1、物資采購審計實施細則一、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本文件的引用而成為本文件的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本文件，然而，鼓勵根據本文件達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本文件。中國煙草總公司關于印發(fā)煙草行業(yè)工程投資物資采購和宣傳促銷項目管理程序規(guī)定的通知（國煙辦2011435號）。xxx煙草商業(yè)系統(tǒng)物資采購內部審計管理辦法（暫行）二、術語與定義gb/t19000-2008質量管理體系 基礎和術語gb/t24001-2004環(huán)境環(huán)境管理體系 要求及使用指南gb/t28001-201

2、1職業(yè)健康安全管理體系-要求三、工作程序3.1派駐審計辦根據年度、月度計劃安排，由州局（公司）批準開展物資采購審計。3.2制定計劃、準備階段、實施階段、終結階段和檔案管理與項目審計管理程序一致。3.3根據煙草行業(yè)內部審計工作暫行規(guī)定的要求，按照“起點介入、過程監(jiān)督、重點突出”的原則，審計組對物資采購開展審計包括：程序性審計，根據審計重點選擇開展全過程跟蹤審計或實質性抽查審計。3.4審計組開展程序性審計，包含以下內容：3.4.1業(yè)務流程和內控制度的健全性評價。取得或編制采購業(yè)務流程圖并通過觀察和詢問，了解梳理物資采購的業(yè)務流程，對企業(yè)建立的資質認證、供應商管理、預算及計劃管理、采購方式、招標管理

3、、合同管理、質量管理等方面的制度流程健全性進行評價。3.4.2各環(huán)節(jié)制度執(zhí)行的有效性評價。抽取一定數量的采購業(yè)務按照各業(yè)務環(huán)節(jié)對其內控有效性進行符合性測試，重點關注采購業(yè)務中的主要風險點（立項、供應商選擇和價格確定等），是否制訂相應的控制措施并有效執(zhí)行。3.4.3采購業(yè)務后評估的評價。檢查業(yè)務部門是否定期對已完成物資采購項目的采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等業(yè)務進行專項評估和綜合分析，對其采購業(yè)務后評估的效果進行評價。3.5審計組開展全過程跟蹤審計，包含對物資采購申購環(huán)節(jié)、采購實施環(huán)節(jié)、合同簽訂環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)和付款結算環(huán)節(jié)等全過程的審計監(jiān)督與評價：3

4、.5.1審計組開展申購環(huán)節(jié)的過程審計，包含以下內容：審計物資采購業(yè)務是否符合計劃、預算審批程序。是否按審批權限經采購領導機構、辦公會、董事會的批準。申購、審批、執(zhí)行職責是否按規(guī)定相互分離，相互牽制。審計技術上有特殊要求的物資采購業(yè)務，是否經過技術、設備、質量和安全管理等專業(yè)部門確認。審計物資采購業(yè)務是否符合生產經營計劃，是否按計劃需求量結合實際庫存情況審定采購數量，是否在資金預算總額內安排計劃外的采購。審計采購計劃審批程序是否執(zhí)行行業(yè)及企業(yè)管理規(guī)定。專賣品卷煙材料的采購計劃是否按國家局、總公司下達的計劃編制，是否分類別采用不同采購流程；采購計劃的調整是否經過合規(guī)審批；煙機專用零備件采購是否均在

5、交易監(jiān)管網中進行。3.5.2審計組開展采購實施環(huán)節(jié)的過程審計，包含以下內容：審計是否通過資質認證方式對供應商進行評價、認證和管理。審計采購方式的確定與采購對象的金額及特性是否相適應，是否按照管理權限履行相關審批手續(xù)。是否將達到招標規(guī)定額度的項目進行拆分或者以其他任何方式規(guī)避招標采購；達到招標規(guī)定額度的物資采購，采用競爭性談判、單一來源、詢價方式的，是否經過物資采購領導小組審批，是否符合供應商不足三家、涉及行業(yè)安全和秘密、涉及行業(yè)核心技術、采用特定專利專用技術的有關情形；招標代理機構是否按規(guī)定通過招標方式選定。招標代理機構是否在資格認定部門依法認定的資格等級范圍及招標代理合同約定的代理權限范圍內

6、承擔招標事宜；招標代理機構是否接受同一招標項目的投標咨詢服務，是否與有關行政機關存在隸屬關系或其他利益關系；依法必須進行招標的項目，采購人自行辦理招標事宜的，其條件是否符合法律法規(guī)的規(guī)定。3.5.3審計組開展招標實施過程審計，包含以下內容：招標文件的制訂和審批流程是否合規(guī)。是否人為設立了不合理的資格條件限制潛在投標人或明顯傾向個別投標人；是否以專有技術、專利產品、特定品牌等傾向性內容或技術規(guī)格明顯有利于個別投標人產品；是否規(guī)定了參與前期工作（包括但不限于咨詢、規(guī)劃、監(jiān)理、設計）的單位不得參與投標；是否包括招標項目的技術要求、投標人資格審查標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件以及擬

7、簽訂合同的主要條款。邀請招標方式是否通過招標管理部門審批，邀請招標的對象是否符合采購管理規(guī)定，從供應商管理庫中挑選合格的供應商，或者公告報名結束后集體評選；信譽、資質、財務狀況是否滿足招標文件要求；達到條件的投標人是否不少于三家。采購公告發(fā)布、潛在供應商報名、領取標書、投標等時間節(jié)點的規(guī)定是否符合法律法規(guī)；公開招標信息發(fā)布是否達到充分公開的效果。評標小組成員組成是否符合法律法規(guī)規(guī)定，評分細則設定是否科學，資格、商務、性能三部分分值設定是否合理。招標實施機構是否在評標委員會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人中確定中標人；是否按規(guī)定的方式、時間及內容進行公示。發(fā)出中標通知書后，招標實施機構是否按

8、照招投標文件與中標人簽訂書面合同。3.5.4審計組開展競爭性談判過程審計，包含以下內容：談判流程的制訂和審批是否合規(guī)；是否明確談判程序、談判小組人員組成、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。競爭性談判采購對象是否具備談判文件規(guī)定的資質。談判小組成員組成是否符合法律法規(guī)規(guī)定的人員數量及結構；談判小組成員是否集體與單一供應商展開談判，所有供應商談判次數是否均等。是否根據符合采購需要、質量和服務相等的情況下，報價最低的原則確定供應商。3.5.5審計組開展單一來源過程審計，包含以下內容：采購價格的確定依據是否充分，是否經過調研、測算和集體商議。是否組成談判小組集中進行價格談判，與采購同一項目的其他

9、業(yè)主相比，采購價格是否合理。3.5.6審計組開展詢價過程審計，包含以下內容：審查價格信息來源渠道的可靠性、價格構成內容的全面性、可比性和價格信息的充分性。3.5.7審計組開展價格確定過程審計，包含以下內容：價格評議小組人員構成是否合規(guī)，價格審批流程是否合規(guī)，談判或審議過程中的重要事項和參與人員的主要意見是否予以記錄并按照檔案管理要求予以保存。3.5.8審計組開展合同簽訂環(huán)節(jié)的過程審計，包含以下內容：簽訂合同的部門和人員是否得到授權；對方簽約單位是否具備簽約資格、供貨資質、履約能力。合同文本是否經過法規(guī)部門審核，是否遵循前期立項、招標、談判、比價的結果；是否符合采購方的經濟利益，合同權利和義務、

10、違約責任和爭議解決條款是否明確；是否對物資采購項目、數量和質量、采購價款、包裝要求、運輸方式、履約期限、交貨地點、驗收標準、結算方式、履約保證金以及質量保證金等內容予以明確。與合同相關的過程記錄和檔案資料是否全面完整，是否真實可靠；合同重要條款的變更是否經過集體商議或審核。3.5.9審計組開展驗收環(huán)節(jié)的過程審計，包含以下內容：是否按制度規(guī)定組成驗收小組對采購項目按合同進行數量、質量、供貨時間等綜合驗收；對驗收過程中發(fā)現的異常情況，是否向管理機構報告，同時由管理機構查明原因并及時處理。3.5.10審計組開展付款結算環(huán)節(jié)的過程審計，包含以下內容：。是否按合同約定的比例及條件支付貨款，供貨單位、合同

11、單位、發(fā)票出具單位、收款單位名稱是否“四統(tǒng)一”。在合同履行完成后，質量保證金未返還中標人之前，對合同實際履行過程進行審核檢查，對發(fā)現問題發(fā)出整改通知書。退回質保金前，還需對合同履行情況進行最終審核。物資采購業(yè)務規(guī)模或金額超過預算的，是否按規(guī)定程序履行手續(xù)。是否按制度規(guī)定，按“一項一卷”序時整理裝訂采購過程資料。3.6審計組開展實質性抽查審計，包含以下內容：。3.6.1抽查審計的準備工作與項目審計管理程序準備階段一致。3.6.2樣本的抽取由審計部門確定。樣本須主要來源于重點物資采購項目和關鍵風險控制點。抽樣比例要在風險評估結果的基礎上進行確定，樣本要具有代表性，要兼顧不同品種（煙用物資和非煙用物

12、資）、不同采購方式（招標方式和非招標方式）、不同采購層級（集中采購和分散采購）。3.6.3抽查審計要實施適當的審計程序。通過現場詢問、直接觀察、測試、盤點和檢查文件等方式，收集審計證據。對重大的審計發(fā)現和建議記錄在審計工作底稿中，以支持審計結論和建議。3.6.4采購業(yè)務部門要按照“一項一卷”的要求對物資采購相關資料分類歸檔并向審計部門提供以下資料：物資采購的內控制度；采購部門的目標任務及其完成情況總結資料；采購部門內部工作會議記錄；物資采購項目立項報告及批復；物資采購預算明細及批復；招標采購文件審批資料；采購項目清單、供應商選定、價格確定的依據以及審批過程記錄和文件；合同訂立申報表；評標報告、

13、中標通知書；供貨單位的資質證明及報價文件；質量檢驗報告單、入庫單、資產管理部門的有關驗收手續(xù)；存貨收發(fā)存記錄，存貨盤點記錄，存貨報廢和處置記錄；倉庫、使用部門對于質量問題的反饋記錄及其采購部門的處理記錄；物資采購有關的財務賬簿、憑證、報表及結算資料；與招標代理機構、受托審計機構、供應商簽訂的合同；網上交易信息數據等。3.6.5審計組開展抽查審計，審核物資采購管理制度的完善性，包括以下內容：是否建立資質認證、供應商管理、預算及計劃管理、采購方式、招標管理、采購程序、合同管理、質量管理等方面的內控制度并有效執(zhí)行。單位和部門的分工與授權是否符合不相容職務相分離的原則，職責分工、權限范圍與機構設置、人

14、員配備是否科學合理。3.6.6審計組開展抽查審計，審核物資采購決策程序的合規(guī)性，包括以下內容：是否分別成立了物資采購管理機構并明確物資采購領導機構、計劃管理、采購執(zhí)行部門和物資采購監(jiān)督小組職能職責；各職能部門是否履行了規(guī)定的職責。根據全年實際購進和耗用的結果，評價采購依據是否充分可靠；審批程序是否科學合理；審批決策過程是否存在瑕疵。業(yè)務部門是否對進貨時點和批次進行經濟性管理，是否存在超儲積壓存貨。3.6.7審計組開展抽查審計，審核物資采購實施程序的規(guī)范性，包括以下內容：是否嚴格執(zhí)行合同。是否超合同付款、超進度付款；付款是否經過申請、審批；付款是否提前或滯后、付款不實和違規(guī)結算；是否追究了違約責任；是否存在須簽訂合同而沒有簽訂合同的采購事項。是否嚴格物資采購供應過程的管理，采購方式的確定是否合規(guī)，采購申購、采購實施、合同簽訂、驗收付款程序是否規(guī)范；是否建立了質量信息反饋渠道，質量問題是否得到妥善處理；審查短缺物資和不符合質量要求的物資是否查明了原因，有無根據不同情況及時組織索賠；審查對逾期未交貨者，有無按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金；審查對大型或數額較大的物資采購，有無取得供貨商合同的驗收證明，合同中是否規(guī)定了必要的質保內容；驗收人員的組成是否符合規(guī)定，是否由相關技術員及質檢員依據有關規(guī)定、標準共同驗收并出具驗收依據；實際到貨是