行政物資管理流程

1、流程編號：流程名稱：行政物資控制流程生效日期：2011年12月1日第一部分：流程說明1 目的：為加強與完善消耗品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的使用管理，有效降低采購成本，根據(jù)費 用管理制度、固定資產(chǎn)及低值易耗品管理制度，特制定本流程。2 適用范圍：太平洋字號、九龍字號各自營門店及公司各部門。3 流程描述：詳見第二至第五部分。第二部分辦公和門店消耗品1、適用范圍：1.2辦公用品：包括傳真紙、A4紙、收銀紙等；1.2印刷品：包括罰款單、特價標(biāo)簽、POP紙等；1.3售后費用：包括縫紉剪刀、大線、打包針等；1.4企劃費用：包括吊旗、禮花、美工刀片等；1.5維修配件：包括發(fā)電機潤滑油、滅火器充裝等；1.6保潔

2、費用：包括肥皂、垃圾袋、洗潔精等；1.7急救藥品：包括創(chuàng)可貼、風(fēng)油精、云南白藥等；1.8購物袋。具體內(nèi)容參照物資分類表。2、職責(zé)權(quán)限：2.1人事行政部負(fù)責(zé)辦公消耗品的定點、定價、采購、發(fā)放、保管、臺帳等工作。2.2人事行政部負(fù)責(zé)制訂、頒發(fā)物資分類表，并按市場情況和使用需求進(jìn)行不定期修訂。物資分類表由財務(wù)部、監(jiān)察辦、各門店及相關(guān)部門各存一份。物資分類表屬保密文檔，不得對外交流。2.3各門店及部門不得自行采購辦公用品。所需辦公用品須按流程到人事行政部領(lǐng)取、發(fā)放。此前各 部門自行采購的一律截止到 2011年11月底，對供貨單位予以清帳。2.4財務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)票的審核與結(jié)算工作。2.5財務(wù)部、監(jiān)察辦負(fù)責(zé)對

3、采購價格的審核工作。3、價格的確定、維護和傳遞執(zhí)行3.1人事行政部根據(jù)使用情況，對物資分類表中的辦公和門店消耗品進(jìn)行采購，采購后的價格單 由財務(wù)部、監(jiān)察辦進(jìn)行審核，審核后作為采購的價格依據(jù)。3.2非特殊情況不得采購物資分類表外物品。對新增加的物品，人事行政部比價后認(rèn)定價格并由 財務(wù)部、監(jiān)察辦審核，人事行政部依據(jù)實際需要，不定期對物資分類表進(jìn)行修訂。3.3財務(wù)部審定發(fā)票時，必須依據(jù)市場價格進(jìn)行核對，執(zhí)行價格與市場價格不符的不予入賬。4常用消耗品的采購、領(lǐng)用流程4.1計劃申報：每月5日、15日、25日，各門店及部門向人事行政部提交領(lǐng)用計劃。遞交計劃同時，必須同時提交上次領(lǐng)用物品的發(fā)放明細(xì)和現(xiàn)有庫存

4、情況；已發(fā)物品的領(lǐng)料單“財務(wù)部門存查聯(lián)”。人事行政部對各部的領(lǐng)用計劃根據(jù)實際情況進(jìn)行審定、匯總。4.2采購及入庫：人事行政部根據(jù)匯總的采購計劃進(jìn)行采購。貨物抵達(dá)即辦理入庫、做好臺帳，并將 入庫單“財務(wù)結(jié)算聯(lián)”交財務(wù)部。4.3領(lǐng)用及發(fā)放：各部根據(jù)審定后的計劃開具領(lǐng)料單，到進(jìn)行領(lǐng)取、發(fā)放，并辦理入庫，做好領(lǐng)用臺帳。4.4外部結(jié)算：辦公用品由人事行政部統(tǒng)一在財務(wù)結(jié)帳，每月結(jié)算一次。結(jié)算需憑入庫單“送 貨單位憑證聯(lián)”；發(fā)放明細(xì)及備庫明細(xì)；正式發(fā)票4.5內(nèi)部結(jié)算：人事行政部根據(jù)各分公司人事行政部領(lǐng)用的物資，每月匯總耗用清單。按物資耗用數(shù) 量進(jìn)行費用分?jǐn)?，分?jǐn)偯骷?xì)表后面附各門店及部門領(lǐng)料單，明細(xì)表需經(jīng)辦人

5、鑒字，財務(wù)部審核后辦理 入帳。明細(xì)表一式三聯(lián)。第一聯(lián)：人事行政部存根、第二聯(lián)：財務(wù)記帳、第三聯(lián)：各部門及部門記帳。5、非常用物品的請購、領(lǐng)用非常用物品包括：臨時發(fā)生的以及物資分類表中沒有的辦公消耗品。非常用物品須由各單位申請、 人事行政部審定后采購、入庫、領(lǐng)用，并做好相應(yīng)臺帳。6、倉儲管理6.1物流部設(shè)辦公消耗品倉庫。設(shè)專職物資保管員。常用耗材需保持一定數(shù)量的庫存，以備不時之需。6.2所有采購物品必須辦理入庫。物資保管員根據(jù)供應(yīng)商送貨清單上物資明細(xì)與實物核對是否相符， 再對照需求清單上的要求驗收入庫。對辦公設(shè)備耗材、以及維修配件物資入庫時，人事行政部應(yīng)會同 財務(wù)部網(wǎng)管共同驗收。5.3物資保管員

6、應(yīng)對入庫后的物資進(jìn)行分類保管，并及時登卡、記帳，做到帳、卡、物一致。5.4人事行政部物資保管員每月底必須對庫存的物資進(jìn)行徹底盤點，核對帳、卡、物是否一致。對盤 點中差異部分要查找原因，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可調(diào)卡、調(diào)帳，盤點表每月報財務(wù)部存檔備案。第三部分低值易耗品1、使用范圍1.1電腦配件：包括鼠標(biāo)、鍵盤、U盤等；1.2縫紉耗材：包括鎖邊機、撬邊機、蒸汽熨斗等；1.3消防器材：包括滅火器、消防桶、消防水帶等；1.4燈具類：包括節(jié)能燈、T5支架、T5燈管等；1.5輔助類：包括試衣間掛鉤、特價花車等；1.6售后類：包括解碼器、剃毛機、試衣間拖鞋等；1.7企劃類：包括鼓風(fēng)機、喊話器、打氣筒等1.8辦公耗

7、材：包括飲水機、電話機、傳真機等；1.9裝飾擺件：包括中國結(jié)、裝飾柜、花籃等；1.10生活用具：包括電飯煲、電壓力鍋、煤氣灶、床上用品等；1.11維修工具：包括試電筆、螺絲刀、老虎鉗等；1.12維修配件：鎖、水龍頭、電表箱等；1.13福利用品：包括急救箱、員工工作服等；1.14道具類：包括五珠、正掛、衣架等。2、職責(zé)權(quán)限：2.1人事行政部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商定點、定價的采購及采購工作。2.2人事行政部采購員、保管員負(fù)責(zé)物資的驗收與保管工作。2.3財務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)票的審核與結(jié)算工作。2.4財務(wù)部、監(jiān)察辦負(fù)責(zé)對采購價格的備案、稽查工作。3、定價、定點：3.1電腦、復(fù)印機、傳真機、打印機等由人事行政部會同財務(wù)部

8、網(wǎng)管進(jìn)行指定品牌和定點。3.2每次采購由人事行政部負(fù)責(zé)與配套公司聯(lián)系確定價格，并同時報財務(wù)部、監(jiān)察辦進(jìn)行備案存檔及 稽查，以便財務(wù)監(jiān)督管理。4、低值易耗品的申購：4.1各門店及部門不得擅自另行采購低值易耗品。申請部門按審批流程填寫 低值易耗品購置審批表財務(wù)部網(wǎng)管和人事行政部每月公布各檔次電腦配置清單。4.2人事行政部采購員應(yīng)根據(jù)審批后的采購申請單，在規(guī)定時間段內(nèi)通知供應(yīng)商進(jìn)行采購，供應(yīng)商按 采購申請單上名稱、規(guī)格型號、數(shù)量要求進(jìn)行送貨。4.3低值易耗品的領(lǐng)用必須以舊換新。5、入庫和領(lǐng)用：5.1物資送達(dá)后由人事行政部物資保管員驗收辦理入庫手續(xù)。5.2人事行政部物資管理員打印設(shè)備標(biāo)簽，貼在設(shè)備合適

9、處，設(shè)備標(biāo)簽須包括以下內(nèi)容：設(shè)備名稱、設(shè)備配置、使用部門、使用人。5.3各申請部門領(lǐng)用時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)料單，并注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，并由部門領(lǐng)導(dǎo)審 批，同時提供審批過的采購申請單復(fù)印件，一并提交給人事行政部保管員。人事行政部保管員核對后 方能發(fā)貨。5.4所有低值易耗品在以下部門需有臺帳：人事行政部、財務(wù)部、門店及各部門，幾處臺帳必須保持 一致，并定期進(jìn)行盤點核對。6、結(jié)算：6.1供應(yīng)商在結(jié)算貨款時，把入庫單財務(wù)記帳聯(lián)與供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)、檢驗單、采購申請單附在發(fā)票 后面。一并交人事行政部經(jīng)辦人審核。6.2人事行政部經(jīng)辦人在審核發(fā)票時，應(yīng)對供應(yīng)商開來的發(fā)票總額與采購申請單、驗收單、入庫單、

10、領(lǐng)料單的數(shù)量、單價、金額進(jìn)行核對是否一致，審核無誤后在發(fā)票聯(lián)上鑒名。所有單據(jù)報公司財務(wù)部 審核確認(rèn)。6.3經(jīng)核對無誤的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部進(jìn)行入賬，按流程審核、付款。6.4財務(wù)根據(jù)審批完成后的低值易耗品審批表進(jìn)行付款，發(fā)票抵達(dá)后按上述流程入賬。7、維修7.1對電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的發(fā)外維修必須填寫發(fā)外維修申請單，并經(jīng)財務(wù)部網(wǎng)管員（電腦設(shè)備）、部門負(fù)責(zé)人、人事行政部的審批后由人事行政部安排發(fā)外維修。7.2人事行政部采購員應(yīng)根據(jù)審批后的申請單通知供應(yīng)商上門取貨或送貨，必要時要求到現(xiàn)場維修。7.3人事行政部根據(jù)審批的發(fā)外維修申請單開具物品出門證。7.4維修單位對故障設(shè)備檢測后應(yīng)提

11、供設(shè)備維修內(nèi)容確認(rèn)單，人事行政部進(jìn)行更換零部件型號審核。 人事行政部進(jìn)行價格審核或詢價、定價后報財務(wù)部、監(jiān)察辦備案，維修單位根據(jù)審核后的維修確認(rèn)單 進(jìn)行維修。7.5對維修設(shè)備驗收入庫時，人事行政部物資保管員根據(jù)維修供應(yīng)商提供的發(fā)外維修申請單、更換舊 件、設(shè)備維修內(nèi)容確認(rèn)單上物資明細(xì)與實物核對是否相符，按驗收入庫流程辦理入庫手續(xù)。第四部分固定資產(chǎn)1、使用范圍1.1辦公設(shè)備：包括電腦、復(fù)印機、桌椅、會議桌、文件柜等；1.2道具類：包括貨架、展架、模特等；1.3交通運輸設(shè)備：包括車輛導(dǎo)航等；1.4生活設(shè)備：包括洗衣機、電視機、蒸飯柜等；1.5其他設(shè)備：包括電梯、變壓器等。2、固定資產(chǎn)每次按需求依據(jù)物

12、資分類表單獨申請，人事行政部進(jìn)行審核后，供應(yīng)商要求送貨。3、物資送達(dá)后，人事行政部通知申請單位人事行政部驗收后入庫，使用人填寫領(lǐng)料單相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 審批后進(jìn)行領(lǐng)用。及各部人事行政部建好臺帳。4、人事行政部核對發(fā)票、請購單、入庫單和領(lǐng)料單后，審核無誤后在發(fā)票聯(lián)上鑒名。所有單據(jù)報財 務(wù)部審核確認(rèn)。經(jīng)核對無誤的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)經(jīng)事業(yè)部經(jīng)理審批同意后，財務(wù)部進(jìn)行入帳，按流程審 核、付款。5、所有固定資產(chǎn)在以下部門需有臺帳：人事行政部、各部人事行政部，兩處臺帳必須保持一致，并 定期進(jìn)行盤點。第五部分報廢管理1適用范圍：電腦設(shè)備、辦公設(shè)備、維修更換下的配件等的報廢。2、職責(zé)：2.1人事行政部負(fù)責(zé)對廢品收購單位定點

13、、定價的采購及處理工作。2.2人事行政部負(fù)責(zé)低值易耗品和固定資產(chǎn)的報廢評審，公司財務(wù)部網(wǎng)管負(fù)責(zé)電腦設(shè)備的報廢評審工 作。2.3財務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)票的審核與結(jié)算工作。2.4價格財務(wù)部、監(jiān)察辦負(fù)責(zé)對報廢收購價格的備案、稽查工作。3、電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的報廢程序：3.1供應(yīng)商的定點。人事行政部負(fù)責(zé)對電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購單位的定點、定價的采購（每 半年舉行一次）。采購時，收購單位需向人事行政部提供詳細(xì)的電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購價格 清單、信譽保證金，經(jīng)人事行政部審核后信譽好、品牌優(yōu)、價格高的收購單位，確定收購單位定點。3.2物資的定價。定點的收購單位必須向人事行政部提供詳細(xì)的電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報

14、廢品收購價格 明細(xì)表，經(jīng)人事行政部審核確定，雙方并在物資報價表上鑒字蓋章后生效，并上報財務(wù)部、價格財務(wù) 部、監(jiān)察辦進(jìn)行存檔備案及稽查，以便財務(wù)監(jiān)督管理。3.3收購單位應(yīng)根據(jù)電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購價格的變化因素，尤其對部分電腦設(shè)備、辦公設(shè) 備報廢品收購價格下跌，需要調(diào)整價格。收購單位必須向人事行政部提供物資調(diào)價情況表，在征得人 事行政部同意并且調(diào)整后的價格須經(jīng)雙方達(dá)成一致，否則收購單位調(diào)價無效。調(diào)整后的價格表報人事行政部、公司財務(wù)部、公司價格財務(wù)部、監(jiān)察辦存檔備案。3.4電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的報廢必須填寫設(shè)備報廢申請單，通過事業(yè)部部門、事業(yè)部設(shè)備部、事業(yè)部辦公室（辦公設(shè)備）或事業(yè)部網(wǎng)管員（電

15、腦設(shè)備）、事業(yè)部經(jīng)理、公司財務(wù)部網(wǎng)管、人事行政部的審批由人事行政部安排報廢處理。審批簽字后的單據(jù)返回相關(guān)部門及事業(yè)部財務(wù)部辦理設(shè)備臺帳的注 銷。3.5設(shè)備報廢遵循以下原則：3.5.1維修成本大于當(dāng)前購置成本。3.5.2設(shè)備型號已經(jīng)淘汰，無法維修或再利用。3.5.3設(shè)備雖經(jīng)維修也無法達(dá)到當(dāng)前使用要求。3.6辦公室相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)審批后的設(shè)備報廢申請單通知相關(guān)人員把報廢設(shè)備交到人事行政部廢品 庫。3.7保管員對入庫后的報廢設(shè)備進(jìn)行分類保管，并及時登卡、記帳，做到帳、卡、物一致。3.8每半年人事行政部對廢品庫的報廢設(shè)備組織采購，采購結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.9公司財務(wù)部根據(jù)審批后的人事行政部報

16、廢設(shè)備清單開具物品出門證。3.10各分公司不得擅自另外進(jìn)行電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的報廢處理。第六部分：附表1辦公消耗品領(lǐng)用計劃辦公消耗品領(lǐng)用計劃（年 月曰）編號物品申領(lǐng)數(shù)量現(xiàn)有庫存?zhèn)渥M制：審核：2、辦公消耗品發(fā)放明細(xì)辦公消耗品發(fā)放明細(xì)（年 月曰一一年 月曰）編號物品上次領(lǐng)用數(shù)量發(fā)放數(shù)量領(lǐng)用部門/人現(xiàn)有庫存擬制：審核：3、辦公消耗品發(fā)放及備庫明細(xì)辦公消耗品發(fā)放及備庫明細(xì)（年 月曰一一 年 月曰）編號物品領(lǐng)用單位領(lǐng)用數(shù)量現(xiàn)有庫存擬制：審核：辦公室衛(wèi)生管理制度一、主要內(nèi)容與適用范圍本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及檢查與考核。2 此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理二、定義公共區(qū)域：包

17、括辦公室走道、會議室、衛(wèi)生間，每天由行政文員進(jìn)行清掃；2個人區(qū)域：包括個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。1. 公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾點：1）保持公共區(qū)域及個人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。2）保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明一3）保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。4 ）保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5）保持衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在固定（或隱蔽）的地方。6)保持衛(wèi)生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊。7)垃圾簍擺放緊靠衛(wèi)生間并及時清理，無溢滿現(xiàn)象。2. 辦公用品的衛(wèi)生管理應(yīng)做到以下幾點：1) 辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需物品，其它物品應(yīng)放在個人抽屜，暫不需要的物品就擺回柜子里，不用的物品要及時清理掉。2) 辦公文件、票據(jù)：辦公文件、票據(jù)等應(yīng)分類放進(jìn)文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌左上角上。3)辦公小用品如筆、尺、橡皮檫、訂書機、啟丁器等，應(yīng)放在辦公桌一側(cè)，要從哪取使用完后放到原位。4)電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關(guān)機。5)報刊：報刊應(yīng)擺放到報刊架上，要定時清理過期報刊。6)飲食水機、燈具、打印機、傳真機、文具柜等擺放要整齊，保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，規(guī)范，并用護釘固定不可亂搭接臨時線。7)新進(jìn)設(shè)備的包裝和報廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定的程