2021年海爾集團檔案管理規(guī)定

1、制度2021年海爾集團檔案管理規(guī)定單位名稱：XXXX部門：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年海爾集團檔案管理規(guī)定海爾集團檔案管理規(guī)定第三十六條管理部門各級綜合部設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負責檔案管理工作。人事、財務(wù)、營銷等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負責管理。第三十七條歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：一、管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責、年度工作總結(jié)和計劃、大事記;各類公文、會議紀要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等;二、立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項目立項的各種批

2、復文件等;三、證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等;四、資信文件：驗資、審計、評估報告等;五、合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等;六、項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等;七、技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)資料等;八、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等九、聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。十、其他需要歸檔的重要文件。第三十八條收集歸檔一、檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。二

3、、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門或單位的資料員應(yīng)在文件辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存;文件的復印件可存于本部門備查。三、以管理中心、籌建處、項目名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由本級綜合部負責收集、整理，按年度立卷歸檔。四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第三十九條分類編目一、檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保

4、證檔案管理工作的順利進行。二、檔案分類編號方法應(yīng)盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構(gòu)的編目方法接軌。第四十條檔案保管一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情，必須立即向公司行政領(lǐng)導報告。二、嚴禁無關(guān)人員進入檔案室;非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。三、檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)給單位所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責任人進行處罰。第四十一條檔案借閱一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù);二、借閱非機密性文件(包括復印件)，須經(jīng)綜合部負責人批準;借出原件，須報管本單位副總經(jīng)理以上人員審批;三、因

5、辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)綜合部負責人批準方可借出;四、借閱機密性文件(包括復印件)，須經(jīng)分管行政副總經(jīng)理批準;絕密性文件(包括復印件)，須經(jīng)總經(jīng)理批準;五、外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)分管行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導批準，方可查閱;六、任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)綜合部負責人批準;七、借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。第四十二條檔案移交若檔案需要向政府部門(專業(yè)檔案館)或外單位移交，應(yīng)將檔案移

6、交的詳細目錄上報行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導審批，方可移交。第四十三條檔案銷毀檔案銷毀需經(jīng)管理中心批準，并需檔案管理員和管理中心綜合部負責人同時在場監(jiān)督。第四十四條其他人事、財務(wù)、營銷等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負責。物業(yè)經(jīng)理人：.pmceO.com 篇2：民盈集團檔案管理制度民盈集團檔案管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范集團公司的財務(wù)檔案管理工作，并參考財政部有關(guān)會計檔案管理規(guī)定制定本制度。第二條 集團公司、直屬單位、成員企業(yè)，應(yīng)當依照本制度管理財務(wù)會計檔案。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的保管、保存、立卷、歸檔、借用和銷

7、毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。第二章 財務(wù)會計檔案的內(nèi)容第三條 財務(wù)會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表報告、查賬報告、驗資報告，各種會計軟盤、軟件，各類存有會計信息的磁盤、光盤，以及由計算機產(chǎn)生的匯總表、賬表、報表等以及各種經(jīng)濟合同、與生產(chǎn)經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件等各種會計資料;所有稅務(wù)證件、申報軟件(含軟體及IP地址)、IC卡、儲存盤、納稅申報表、審計報告、稅務(wù)批復、稅法文件等。第三章 財務(wù)會計檔案的保管、保存第四條 財務(wù)部門應(yīng)指定專人負責妥善保存會計檔案，定期將各種財務(wù)計資料按類別、按順序整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案

8、保管清冊。出納人員不得兼管會計檔案。第五條 保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，保管人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。第六條 公司財務(wù)會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體類別和保管年限詳見附表。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分5年、15年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。財務(wù)會計檔案保管期限表:序號類別檔案名稱保管期限備注1會計憑證類原始憑證15年2會計憑證類記賬憑證15年3會計憑證類匯兌憑證15年4會計賬簿類

9、總賬15年包括日記總賬5會計賬簿類明細賬15年6會計賬簿類日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日 記賬7會計賬簿類固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清 理后保管5年8會計賬簿類輔助賬簿15年9財務(wù)報告類月、季度財務(wù)報告5年包括文字分析10財務(wù)報告類年度財務(wù)報告(決算)永久包括文字分析11預算類各類預算報表5年12合同各類經(jīng)濟合同永久13稅務(wù)類批復、檢查處理決定、 清繳報告永久14稅務(wù)類申報表、內(nèi)部管理報表 等5年15其他類會計移交清冊15年16其他類會計、稅務(wù)檔案保管清 冊永久17其他類會計、稅務(wù)檔案銷毀清 冊永久18其他類銀行余額調(diào)節(jié) 表5年19其他類銀行對賬單5年第七條 會計檔案的保存要求1、會計檔案室應(yīng)選擇

10、在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)得防火器材;2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;3、會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;4、會計檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;5、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。第四章 財務(wù)會計檔案日常管理和整理立卷歸檔第八條 賬冊管理1、當日工作結(jié)束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊，并打印銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬;2、月末結(jié)賬后，須及時打印科目文件，并裝訂成冊;3、月末結(jié)賬后，須及時打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔;4、月末結(jié)賬后，

11、須將銀行存款余額調(diào)節(jié) 表、銀行對賬單及其他應(yīng)歸檔的會計資料及時歸檔;5、年終決算后，須將年度財務(wù)報告及時歸檔。第九條 磁介質(zhì)管理1、軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬后須將明細賬、參數(shù)文件(包括科目文件、部門文件、客戶文件)用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份;2、硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應(yīng)定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份。應(yīng)統(tǒng)一編號，登記入冊，各盤標簽上應(yīng)注明數(shù)據(jù)目錄和日期，由檔案室分開地點保管。3、電算化會計軟件、電算化會計資料應(yīng)由專人嚴格管理，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。第十條 稅務(wù)檔案管理1、將各主管稅務(wù)機關(guān)名稱及具體管轄的所有局(處或科、

12、室)負責人名稱、職務(wù)、主管業(yè)務(wù)及聯(lián)系方式等進行書面登記。2、將所有法定納稅申報表及內(nèi)部稅務(wù)管理報表按月裝訂成冊，并規(guī)范制作文件封面，妥善存檔保管。3、將企業(yè)所得稅匯算清繳審核報告、財產(chǎn)損失審核報告及其他有關(guān)稅務(wù)審核報告規(guī)范裝訂成冊，妥善保管。4、將稅務(wù)機關(guān)出具的各種批復、檢查處理決定等文件裝訂成冊，并規(guī)范制作文件封面，妥善存檔保管。5、單獨建立稅務(wù)檔案保管清冊，對各類歸檔稅務(wù)檔案詳細記錄其中。第十一條 各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當另編目錄，單獨登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。第十二條 從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當取得原開出單位

13、蓋有公章 的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位財務(wù)部門負責人、財務(wù)主管人員和總經(jīng)理批準后，才能代作原始憑證。第十三條 會計年度終了后，對財務(wù)會計資料進行整理立卷歸檔。檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。1、分類標準統(tǒng)一一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;2、檔案形成統(tǒng)一案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;3、管理要求統(tǒng)一建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。第十四條 會計檔案的裝訂會計檔案

14、的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。1、會計憑證的裝訂一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年月妥善保管歸檔。憑證外面要加封面，檢查憑證是否完整連續(xù)。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章 ;在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調(diào)閱。2、會計賬簿的裝訂各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;在賬本的封

15、面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章 。會計賬簿封口要嚴密，封口處要加蓋有關(guān)印章 ;封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬;會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。3、會計報表的裝訂會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂;會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、

16、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;按保管期限編制卷號。第十五條 建立會計檔案保管清冊，設(shè)置財務(wù)會計歸檔案登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;第五章 財務(wù)會計檔案的借用第十六條 原始憑證不得外借。其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本公司財務(wù)主管領(lǐng)導、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復印件，應(yīng)當在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章 。第十七條 本集團財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。第十八條 公司內(nèi)各單位若因工作需查閱財務(wù)會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)

17、導批準證明，經(jīng)財務(wù)主管同意后，方能由檔案管理人員接待查閱。第十九條 外單位人員因公需要查閱公司財務(wù)會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司負責人和財務(wù)主管領(lǐng)導同意后，方能由保管人員接待查閱，并由檔案保管人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。第二十條 歸檔案一般不得帶出保管室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導批準，并限期歸還。第二十一條 查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、折封和抽換。第六章 財務(wù)會計檔案交接第二十二條 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的財務(wù)會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，

18、對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十三條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。第二十四條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理財務(wù)會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊和稅務(wù)檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接

19、雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章 。第二十五條 由于財務(wù)會計檔案保管人員的變動或會計機構(gòu)改變等原因，需要辦理會計檔案移交時，必須按照會計檔案移交清冊或稅務(wù)檔案移交清冊所列內(nèi)容，辦理會計檔案交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人在移交清冊上簽字或蓋章 。第二十六條 移交本單位檔案機構(gòu)保管的財務(wù)會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。財務(wù)會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行：開列清冊，填寫交接清單;在帳簿使用日期欄填寫移交日期;交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章 。

20、第七章 財務(wù)會計檔案的銷毀第二十七條 保管期滿的財務(wù)會計檔案需要銷毀時，由會計檔案保管人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊或稅務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。檔案管理部門負責人和財務(wù)部門經(jīng)理嚴格審查，會簽后，報集團公司分管財務(wù)的領(lǐng)導審查，報請董事長批準后銷毀。第二十八條 銷毀會計檔案時，應(yīng)由內(nèi)部審計、財務(wù)人員共同參加監(jiān)銷。第二十九條 監(jiān)銷人員在銷毀財務(wù)會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊或稅務(wù)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容核對所要銷毀的財務(wù)會計檔案;銷毀后，應(yīng)當在銷毀清冊上簽名或蓋章 ，并將銷毀情況及時報告財務(wù)主管領(lǐng)導。第

21、三十條 保管期滿但是仍未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第八章 附則第三十一條 本制度規(guī)定與國家頒布的財經(jīng)法規(guī)或公司章 程相抵觸時，以國家財經(jīng)法規(guī)、公司章 程的規(guī)定為準。第三十二條 本制度(草案)經(jīng)集團公司董事會審議通過后施行，修訂亦同，本制度解釋權(quán)歸集團財務(wù)管理中心。篇3：裝飾工程公司檔案管理制度裝飾工程公司檔案管理制度第一條歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、技術(shù)資料、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等具有參考價值的文件材料。第二條公司及各部門、員工均有保護檔案的義務(wù)。檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保