2021年海爾集團檔案管理規(guī)定

1、制度2021年海爾集團檔案管理規(guī)定單位名稱：XXXX部門：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年海爾集團檔案管理規(guī)定海爾集團檔案管理規(guī)定第三十六條管理部門各級綜合部設立綜合性檔案室，并指定專人負責檔案管理工作。人事、財務、營銷等專業(yè)檔案可由相應職能部門負責管理。第三十七條歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：一、管理文件：在經營活動中具有重要依據的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責、年度工作總結和計劃、大事記;各類公文、會議紀要、業(yè)務來往函件和傳真件等;二、立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關于項目立項的各種批

2、復文件等;三、證照文件：經營活動中產生的各類證件、執(zhí)照等;四、資信文件：驗資、審計、評估報告等;五、合同文件：經營活動中產生的各類合同、協(xié)議等;六、項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等;七、技術和設備文件：設備、技術資料等;八、國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等九、聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。十、其他需要歸檔的重要文件。第三十八條收集歸檔一、檔案在形成過程中，經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。二

3、、凡屬歸檔范圍的文件，經辦部門或單位的資料員應在文件辦理完畢一個工作日內將原件及時歸檔，不得私自留存;文件的復印件可存于本部門備查。三、以管理中心、籌建處、項目名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由本級綜合部負責收集、整理，按年度立卷歸檔。四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況。經辦人要設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第三十九條分類編目一、檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保

4、證檔案管理工作的順利進行。二、檔案分類編號方法應盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構的編目方法接軌。第四十條檔案保管一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺;一旦出現險情，必須立即向公司行政領導報告。二、嚴禁無關人員進入檔案室;非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。三、檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據給單位所造成損失的大小，按規(guī)定對有關責任人進行處罰。第四十一條檔案借閱一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經檢查無誤方可辦理注銷手續(xù);二、借閱非機密性文件(包括復印件)，須經綜合部負責人批準;借出原件，須報管本單位副總經理以上人員審批;三、因

5、辦理相關政府事務所需的資料，須經綜合部負責人批準方可借出;四、借閱機密性文件(包括復印件)，須經分管行政副總經理批準;絕密性文件(包括復印件)，須經總經理批準;五、外部人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經分管行政副總經理以上領導批準，方可查閱;六、任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復制，須經綜合部負責人批準;七、借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。第四十二條檔案移交若檔案需要向政府部門(專業(yè)檔案館)或外單位移交，應將檔案移

6、交的詳細目錄上報行政副總經理或以上領導審批，方可移交。第四十三條檔案銷毀檔案銷毀需經管理中心批準，并需檔案管理員和管理中心綜合部負責人同時在場監(jiān)督。第四十四條其他人事、財務、營銷等專業(yè)檔案的管理可根據其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負責。物業(yè)經理人：.pmceO.com 篇2：民盈集團檔案管理制度民盈集團檔案管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范集團公司的財務檔案管理工作，并參考財政部有關會計檔案管理規(guī)定制定本制度。第二條 集團公司、直屬單位、成員企業(yè)，應當依照本制度管理財務會計檔案。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的保管、保存、立卷、歸檔、借用和銷

7、毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。第二章 財務會計檔案的內容第三條 財務會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表報告、查賬報告、驗資報告，各種會計軟盤、軟件，各類存有會計信息的磁盤、光盤，以及由計算機產生的匯總表、賬表、報表等以及各種經濟合同、與生產經營管理和投資者權益有關的其他重要文件等各種會計資料;所有稅務證件、申報軟件(含軟體及IP地址)、IC卡、儲存盤、納稅申報表、審計報告、稅務批復、稅法文件等。第三章 財務會計檔案的保管、保存第四條 財務部門應指定專人負責妥善保存會計檔案，定期將各種財務計資料按類別、按順序整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案

8、保管清冊。出納人員不得兼管會計檔案。第五條 保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，保管人員和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第六條 公司財務會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，具體類別和保管年限詳見附表。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分5年、15年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。財務會計檔案保管期限表:序號類別檔案名稱保管期限備注1會計憑證類原始憑證15年2會計憑證類記賬憑證15年3會計憑證類匯兌憑證15年4會計賬簿類

9、總賬15年包括日記總賬5會計賬簿類明細賬15年6會計賬簿類日記賬15年現金和銀行存款日 記賬7會計賬簿類固定資產卡片固定資產報廢清 理后保管5年8會計賬簿類輔助賬簿15年9財務報告類月、季度財務報告5年包括文字分析10財務報告類年度財務報告(決算)永久包括文字分析11預算類各類預算報表5年12合同各類經濟合同永久13稅務類批復、檢查處理決定、 清繳報告永久14稅務類申報表、內部管理報表 等5年15其他類會計移交清冊15年16其他類會計、稅務檔案保管清 冊永久17其他類會計、稅務檔案銷毀清 冊永久18其他類銀行余額調節(jié) 表5年19其他類銀行對賬單5年第七條 會計檔案的保存要求1、會計檔案室應選擇

10、在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應得防火器材;2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;3、會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;4、會計檔案室內保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;5、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。第四章 財務會計檔案日常管理和整理立卷歸檔第八條 賬冊管理1、當日工作結束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊，并打印銀行存款日記賬、現金日記賬;2、月末結賬后，須及時打印科目文件，并裝訂成冊;3、月末結賬后，須及時打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔;4、月末結賬后，

11、須將銀行存款余額調節(jié) 表、銀行對賬單及其他應歸檔的會計資料及時歸檔;5、年終決算后，須將年度財務報告及時歸檔。第九條 磁介質管理1、軟盤數據備份：每月結賬后須將明細賬、參數文件(包括科目文件、部門文件、客戶文件)用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份;2、硬盤數據備份：每年應定期將硬盤數據作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份。應統(tǒng)一編號，登記入冊，各盤標簽上應注明數據目錄和日期，由檔案室分開地點保管。3、電算化會計軟件、電算化會計資料應由專人嚴格管理，確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除。第十條 稅務檔案管理1、將各主管稅務機關名稱及具體管轄的所有局(處或科、

12、室)負責人名稱、職務、主管業(yè)務及聯(lián)系方式等進行書面登記。2、將所有法定納稅申報表及內部稅務管理報表按月裝訂成冊，并規(guī)范制作文件封面，妥善存檔保管。3、將企業(yè)所得稅匯算清繳審核報告、財產損失審核報告及其他有關稅務審核報告規(guī)范裝訂成冊，妥善保管。4、將稅務機關出具的各種批復、檢查處理決定等文件裝訂成冊，并規(guī)范制作文件封面，妥善存檔保管。5、單獨建立稅務檔案保管清冊，對各類歸檔稅務檔案詳細記錄其中。第十一條 各種經濟合同、存出保證金收據以及涉外文件等重要原始憑證，應當另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。第十二條 從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位

13、蓋有公章 的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內容等，由經辦單位財務部門負責人、財務主管人員和總經理批準后，才能代作原始憑證。第十三條 會計年度終了后，對財務會計資料進行整理立卷歸檔。檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。1、分類標準統(tǒng)一一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;2、檔案形成統(tǒng)一案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;3、管理要求統(tǒng)一建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。第十四條 會計檔案的裝訂會計檔案

14、的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。1、會計憑證的裝訂一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年月妥善保管歸檔。憑證外面要加封面，檢查憑證是否完整連續(xù)。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章 ;在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調閱。2、會計賬簿的裝訂各種會計賬簿年度結賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;在賬本的封

15、面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經辦人)簽章 。會計賬簿封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章 ;封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬;會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。3、會計報表的裝訂會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂;會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、

16、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;按保管期限編制卷號。第十五條 建立會計檔案保管清冊，設置財務會計歸檔案登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;第五章 財務會計檔案的借用第十六條 原始憑證不得外借。其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經本公司財務主管領導、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復印件，應當在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章 。第十七條 本集團財務人員因工作需要查閱會計檔案時，及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。第十八條 公司內各單位若因工作需查閱財務會計檔案時，必須經本單位領

17、導批準證明，經財務主管同意后，方能由檔案管理人員接待查閱。第十九條 外單位人員因公需要查閱公司財務會計檔案時，應持有單位介紹信，經公司負責人和財務主管領導同意后，方能由保管人員接待查閱，并由檔案保管人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。第二十條 歸檔案一般不得帶出保管室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經財務主管領導批準，并限期歸還。第二十一條 查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、折封和抽換。第六章 財務會計檔案交接第二十二條 單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的財務會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，

18、對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十三條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。第二十四條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理財務會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊和稅務檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接

19、雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章 。第二十五條 由于財務會計檔案保管人員的變動或會計機構改變等原因，需要辦理會計檔案移交時，必須按照會計檔案移交清冊或稅務檔案移交清冊所列內容，辦理會計檔案交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人在移交清冊上簽字或蓋章 。第二十六條 移交本單位檔案機構保管的財務會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。財務會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：開列清冊，填寫交接清單;在帳簿使用日期欄填寫移交日期;交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章 。

20、第七章 財務會計檔案的銷毀第二十七條 保管期滿的財務會計檔案需要銷毀時，由會計檔案保管人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊或稅務檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。檔案管理部門負責人和財務部門經理嚴格審查，會簽后，報集團公司分管財務的領導審查，報請董事長批準后銷毀。第二十八條 銷毀會計檔案時，應由內部審計、財務人員共同參加監(jiān)銷。第二十九條 監(jiān)銷人員在銷毀財務會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊或稅務檔案銷毀清冊所列內容核對所要銷毀的財務會計檔案;銷毀后，應當在銷毀清冊上簽名或蓋章 ，并將銷毀情況及時報告財務主管領導。第

21、三十條 保管期滿但是仍未結清的債權、債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第八章 附則第三十一條 本制度規(guī)定與國家頒布的財經法規(guī)或公司章 程相抵觸時，以國家財經法規(guī)、公司章 程的規(guī)定為準。第三十二條 本制度(草案)經集團公司董事會審議通過后施行，修訂亦同，本制度解釋權歸集團財務管理中心。篇3：裝飾工程公司檔案管理制度裝飾工程公司檔案管理制度第一條歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、技術資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等具有參考價值的文件材料。第二條公司及各部門、員工均有保護檔案的義務。檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保